Chốt sổ bảo hiểm xã hội là vấn đề được nhiều người quan tâm, trong đó có cả người lao động và người sử dụng lao động. Chốt sổ bảo hiểm xã hội ở đâu, chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những gì và chốt sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu các vấn đề này, đặc biệt là thủ tục báo giảm và chốt sổ BHXH với thành phần hồ sơ, quy trình, thời gian và quy định chốt sổ bảo hiểm xã hội chính xác và đầy đủ nhất theo Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành nhé!
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là thủ tục mà người sử dụng lao động tại các công ty hoặc doanh nghiệp cần thực hiện tại cơ quan bảo hiểm xã hội khi người lao động nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc khi người sử dụng lao động chuyển địa chỉ hoạt động dẫn đến việc phải thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội.
Để dễ hiểu hơn, chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc xác nhận quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại công ty, doanh nghiệp. Cụ thể khi người lao động làm việc ở đâu, quá trình làm việc phải được ghi lại và đóng mộc tròn đỏ để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội tại đó.
Bên cạnh đó, khi người lao động làm việc ở công ty A, khi nghỉ việc sẽ được xác nhận chốt sổ BHXH và có mộc xác nhận của cơ quan quản lý BHXH quận/huyện nơi công ty A đóng BHXH. Khi người lao động làm việc tại công ty B, công ty B không thể thay công ty A xác nhận quá trình mà người lao động làm trước đó, mà chỉ xác nhận quá trình làm tại công ty B. Tương tự với các công ty, doanh nghiệp sau đó.
Tờ rời bảo hiểm xã hội là gì?
Tờ rời gồm tờ rời chốt sổ và tờ rời hàng năm. Trong đó:
- Tờ rời chốt sổ được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp khi người tham gia ngừng đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp để bảo lưu quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp di chuyển ngoài tỉnh, cũng như giải quyết các chế độ liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
- Tờ rời bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp hàng năm khi người sử dụng lao động tham gia và nộp đủ tiền bảo hiểm xã hội cũng như bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động tính đến 31/12 năm tài chính. Người lao động có thể nắm được quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp thông qua tờ rời hàng năm.
Thực hiện thủ tục báo giảm và chốt sổ BHXH bằng cách nào?
1. Điều kiện thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH
Để thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động cần đảm bảo các điều kiện dưới đây:
- Người sử dụng lao động đã tham gia BHXH cho người lao động.
- Người sử dụng lao động không nợ tiền BHXH người lao động, tính đến thời điểm người lao động nghỉ việc.
2. Chốt sổ bảo hiểm xã hội ở đâu và bằng hình thức nào?
Trước khi báo chốt sổ BHXH thì người sử dụng lao động phải tiến hành báo giảm lao động và thông báo đến Cơ quan quản lý BHXH của công ty, doanh nghiệp bằng hình thức:
- Qua mạng tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam (nếu không phải đính kèm thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng)
- Qua đường bưu điện
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý nơi công ty, doanh nghiệp đặt trụ sở chính (tùy quận huyện).
3. Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những gì?
Để tiến hành thủ tục báo giảm và chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ kê khai các giấy tờ đi kèm theo mẫu 602.
- 01 Bản kê khai danh sách người lao động cần thực hiện chốt sổ bảo hiểm theo mẫu D02-TS.
- Sổ BHXH của người lao động.
- 01 Bản sao quyết định nghỉ việc, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc các giấy tờ chứng minh công ty, doanh nghiệp chuyển địa chỉ đối với trường hợp công ty, doanh nghiệp chuyển Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
- 01 Bản kê khai những thông tin cần thay đổi đối với trường hợp người lao động cần điều chỉnh thông tin theo mẫu TK01-TS.
- Thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng của người lao động.
4. Chốt sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu?
Thời hạn Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ báo chốt BHXH là 10 ngày kể từ ngày chốt sổ BHXH. Sau khi chốt xong, Cơ quan BHXH sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH (nếu có) cho người lao động.
Cách chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất 2024
Bước 1: Báo giảm lao động
Khi chốt sổ hoặc cắt bảo hiểm xã hội của người lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động rồi mới thực hiện hồ sơ chốt sổ. Thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH cần có các hồ sơ sau:
- Danh sách người lao động tham gia BHXH và BHYT theo mẫu D02-TS QĐ 595/QĐ-BHXH năm 2017
- Biên bản trả thẻ bảo hiểm y tế đối với trường hợp công ty, doanh nghiệp đã nộp trước đó (nếu có)
- Thẻ BHYT của người lao động còn thời hạn sử dụng (01 bản/người)
- Quyết định nghỉ việc hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Người sử dụng lao động hoàn thiện tất cả hồ sơ trên rồi gửi đến cho Cơ quan BHXH quản lý. Mỗi cơ quan BHXH quản lý tại các quận, huyện sẽ tiếp nhận hồ sơ chốt sổ BHXH khác nhau, do đó để tránh mất thời gian, người sử dụng lao động nên liên hệ trước với cơ quan BHXH quản lý để xác nhận hình thức nộp hồ sơ.
Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
Người lao động chuẩn bị các hồ sơ như sau
- 01 Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620:
– Xác nhận quá trình đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ – BNN) cho người lao động đối với trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH quản lý rà soát, trả sổ.
– Xác nhận và in tờ rời sổ BHXH bổ sung đối với trường hợp người sử dụng lao động đã nộp đủ số tiền nợ
– Xác nhận quá trình đóng BHXH đối với trường hợp người tham gia BHXH tự nguyện.
- Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội
- Các tờ rời của sổ BHXH (nếu có hoặc trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người sử dụng lao động nộp qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Lưu ý gì khi thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân viên nghỉ việc?
Trong trường hợp người sử dụng lao động thực hiện báo giảm và báo chốt sổ BHXH cho người lao động luôn thì BHXH sẽ giải quyết 2 bước trên nếu:
- Hồ sơ báo giảm và chốt sổ BHXH hợp lệ
- Người sử dụng lao động đã thanh toán tất cả tiền đóng BHXH.
Khi người lao động nghỉ việc, trong vòng 7 ngày (chậm nhất là đến 30 ngày) người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ báo giảm lao động và chốt sổ BHXH lên Cơ quan BHXH quản lý. Nếu người sử dụng lao động báo giảm lao động và báo chốt sổ BHXH trễ hơn so với thời gian người lao động nghỉ thực tế thì công ty, doanh nghiệp sẽ bị truy thu lãi suất nộp chậm hồ sơ theo quy định của BHXH.
1. Có chốt sổ BHXH nếu thiếu tờ rời BHXH không?
Người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ BHXH và trả lại tờ rời BHXH quá trình người lao động tham gia BHXH khi chấm dứt hợp đồng lao động. Khi làm thủ tục chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động phải gửi lại cho cơ quan BHXH quản lý sổ và tờ rời BHXH quá trình tham gia trước đó của người lao động. Chính vì vậy, công ty, doanh nghiệp sau sẽ không thể chốt sổ BHXH cho người lao động nếu người lao động thiếu tờ rời BHXH của công ty, doanh nghiệp trước đó.
2. Người lao động nghỉ việc trong bao lâu thì chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Trong vòng 14 đến 30 ngày, kể từ ngày người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ báo giảm lao động lên cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý để làm thủ tục chốt sổ BHXH.
3. Người lao động chưa chốt sổ BHXH tại công ty cũ có được đóng BHXH tại công ty mới không?
Hiện nay, Luật Bảo hiểm xã hội không có quy định cụ thể về vấn đề này. Bên cạnh đó, người lao động tham gia BHXH bắt buộc phải có thời hạn lao động theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên. Đồng thời, người lao động chỉ cần cung cấp mã số BHXH cho người sử dụng lao động để tham gia BHXH mà không cần cung cấp việc đã chốt hoặc chưa chốt sổ BHXH. Chính vì vậy, người lao động chưa chốt sổ BHXH tại công ty cũ vẫn có thể tham gia đóng BHXH tại công ty mới.
4. Doanh nghiệp có cần chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân viên nghỉ việc hay không?
Thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân viên nghỉ việc thuộc về người sử dụng lao động và không phụ thuộc vào việc người lao động nghỉ việc có đúng quy định hay không. Nếu người sử dụng lao động cố tình không trả sổ BHXH lại cho người lao động thì người lao động có quyền làm đơn khiếu nại và gửi đến Công đoàn; thanh tra lao động của Sở lao động – thương binh và xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội để giải quyết, đồng thời buộc người sử dụng lao động phải thực hiện chốt cũng như trả sổ BHXH lại cho người lao động. Ngoài ra, người lao động cũng có quyền trực tiếp khởi kiện người sử dụng lao động ra Tòa án quận hoặc huyện nơi công ty, doanh nghiệp đặt trụ sở.
5. Làm cách nào kiểm tra quá trình chốt sổ bảo hiểm xã hội online?
Người lao động có thể tra cứu quá trình online theo 2 cách sau:
Cách 1: Tra cứu quá trình tham gia đóng BHXH trực tuyến
Cách này chỉ áp dụng trong trường hợp người lao động đã đăng ký đúng số điện thoại đang sử dụng với cơ quan BHXH quản lý. Hệ thống BHXH sẽ yêu cầu người lao động nhập mật khẩu bằng cách gửi mã OTP về số điện thoại đã đăng ký để xác thực người dùng. Các bạn có thể truy cập và thực hiện tra cứu bằng đường dẫn: Tại đây và chọn “Tra cứu trực tuyến”.
Cách 2: Tra cứu bằng ứng dụng VssID
Người lao động có thể tải ứng dụng VssID của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (sử dụng được trên Android và iOS) để tra cứu thông tin liên quan đến quá trình đóng BHXH của mình bằng cách nhập mã số BHXH và mật khẩu để xem quá trình đóng BHXH.
Kết luận
Hy vọng bài viết trên của Việc Làm 24h đã giúp người đọc có cái nhìn toàn diện về chốt sổ bảo hiểm xã hội và thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân viên nghỉ việc. Các bạn có thể tham khảo cách chốt sổ bảo hiểm xã hội đầy đủ và chi tiết trên để đảm bảo hoàn tất thủ tục báo giảm và chốt sổ BHXH được diễn ra suôn sẻ.
Mọi người có thể theo dõi các bài viết hữu ích khác của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để cập nhật những thông tin mới nhất liên quan đến bảo hiểm xã hội để đảm bảo quyền lợi cho mình nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn cách tính BHXH 1 lần cập nhật mới nhất cho người lao động
