Không chỉ là nhiệm vụ cơ bản, quản lý hồ sơ nhân sự còn là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức. Vậy hồ sơ nhân sự cần những gì? Quản lý hồ sơ sao cho hiệu quả? Quy định về hồ sơ nhân sự như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp bạn hiểu rõ về hồ sơ nhân sự cũng như những thông tin xoay quanh yếu tố này. Mời bạn cùng đón đọc nhé!
Hồ sơ nhân sự là gì?
Đây là một bộ tài liệu chứa thông tin của nhân sự trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Bộ tài liệu này được biên soạn và lưu trữ theo những quy định cụ thể. Không đơn thuần là một “bộ sưu tập” thông tin về nhân viên, hồ sơ nhân sự còn là cơ sở dữ liệu quan trọng giúp doanh nghiệp nhận định và phát huy tối đa khả năng của đội ngũ nhân sự.
Bộ hồ sơ này cung cấp đa dạng thông tin, từ đánh giá năng lực, mô tả công việc đến quá trình tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo nhân viên, thăng chức, lương thưởng và chế độ phúc lợi. Ngoài ra, hồ sơ nhân sự còn bao gồm:
- Sơ yếu lý lịch.
- Thông tin về bảo hiểm.
- Hợp đồng lao động.
- Lịch sử công tác.
- Chế độ lương thưởng.
- Lịch nghỉ phép.
- …
Những thông tin này đều liên quan đến quá trình làm việc và mối quan hệ giữa doanh nghiệp với người lao động. Hơn hết, hồ sơ nhân sự còn giúp doanh nghiệp duy trì các quy trình hành chính hiệu quả, hỗ trợ việc tính toán lương và quản lý chấm công. Do đó, doanh nghiệp cần có giải pháp quản lý hồ sơ để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin.
Hồ sơ nhân sự gồm những gì?
Tuỳ vào quy định của từng tổ chức hay doanh nghiệp, hồ sơ nhân sự sẽ gồm những tài liệu khác nhau.
Người lao động dưới 15 tuổi
- Văn bản đồng ý của người đại diện pháp luật.
- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân của người đại diện, được photo công chứng.
Người lao động trong thời gian thử việc
- Đơn xin việc.
- Sơ yếu lý lịch.
- CMND bản photo đã công chứng.
- Giấy tờ bằng cấp đã photo công chứng.
- Đối với người nước ngoài: Giấy phép lao động và Visa lưu trú.
Người lao động là nhân viên chính thức
- Hợp đồng lao động chính thức, có chữ ký xác nhận của cả người sử dụng lao động và người lao động.
- Phụ lục hợp đồng lao động.
- Thông tin các khoản đóng bảo hiểm dựa trên mức lương đã thỏa thuận.
- Quyết định nội bộ về tăng lương hoặc thăng chức nếu có.
Quy trình thiết lập hồ sơ nhân sự
Giai đoạn 1: Thu thập thông tin cá nhân
Trong quá trình tuyển dụng, bạn cần thiết lập file lưu hồ sơ nhân sự bằng cách thu thập thông tin cá nhân từ sơ yếu lý lịch của nhân viên hoặc qua form đăng ký. Các thông tin cần được ghi nhận bao gồm: tên, tuổi, ngày sinh, tình trạng hôn nhân, trình độ học vấn và địa chỉ hiện tại.
Giai đoạn 2: Cập nhật đầy đủ thông tin liên hệ
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc, hồ sơ nhân sự cần phải cập nhật thông tin liên lạc của nhân viên, bao gồm: số điện thoại, địa chỉ Email, địa chỉ thường trú. Ngoài ra, bạn cũng cần ghi rõ người liên lạc khẩn cấp, như số điện thoại, địa chỉ để giải quyết các vấn đề nhanh chóng. Bạn cũng nên thông báo đến nhân viên hãy cập nhật lại thông tin liên hệ ngay khi có sự thay đổi.
Giai đoạn 3: Đính kèm mô tả công việc chi tiết
Một hồ sơ hoàn chỉnh cần đính kèm bản mô tả chi tiết về công việc mà nhân viên sẽ đảm nhận. Thông tin này thường bao gồm: mô tả công việc cụ thể, chuyên môn yêu cầu, nhiệm vụ,…
Giai đoạn 4: Kinh nghiệm làm việc
Kinh nghiệm làm việc của nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng, cần được ghi vào hồ sơ nhân sự. Thông tin bao gồm:
- Các vai trò và tổ chức nhân viên đã làm việc trước đó.
- Thư giới thiệu từ các quản lý, đồng nghiệp cũ (nếu có).
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thêm danh sách công việc nhân sự đã làm, thời gian làm việc và tình trạng công việc của nhân sự tại các tổ chức trước.
Giai đoạn 5: Các thông tin về lương
Các thông tin về lương của nhân viên cũng là mục không thể thiếu trong hồ sơ nhân sự. Đây là thông tin giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ với các quy định pháp luật. Những thông tin này bao gồm: giờ làm việc, mức lương, thưởng, bảng chấm công, các khoản khấu trừ, thông tin bảo hiểm, thuế.
Việc lưu trữ dữ liệu này cần tuân theo các quy định và nên được giữ ít nhất trong 3 năm. Đồng thời, bạn cần đảm bảo thông tin về lương và sự tham gia của nhân viên được lưu trữ đồng bộ trên một hệ thống, giúp nhân sự dễ dàng truy cập và quản lý.
Xem thêm: Tìm hiểu các hình thức trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp hiện nay
Quy định về hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp
Như đã đề cập, hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp cần thiết lập quy định cụ thể về lưu trữ hồ sơ.
1. Liên kết hồ sơ nhân sự với hồ sơ lương
Khi nộp hồ sơ cho các cơ quan thuế hoặc kiểm tra quyết toán, hồ sơ nhân sự cần được gắn kết chặt chẽ với hồ sơ lương. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp hồ sơ phục vụ cho mục đích kiểm tra, bảo đảm tính minh bạch trong quản lý.
2. Liên kết hồ sơ nhân sự với quá trình lao động
Hồ sơ nhân sự cần phản ánh đầy đủ quá trình lao động trong công ty. Đó có thể là: thông tin về thời gian làm việc, các thay đổi về vị trí công việc, thông tin liên quan đến quản lý nhân sự.
3. Tuân thủ quy trình quản lý nhân sự
Quy trình quản lý hồ sơ cần tuân thủ theo những tiêu chí cụ thể sau:
- Quy chế lao động bao gồm: Các quy định về giờ làm việc, điều kiện làm việc, quyền lợi nhân viên.
- Quy chế lương: Mô tả cách tính lương, thưởng và các chế độ khác liên quan đến thu nhập của nhân viên.
- Loại lao động: Phân biệt giữa nhân viên chính thức, nhân viên thử việc và những nhóm lao động khác.
- Hình thức trả lương: Xác định phương thức trả lương, ví dụ như theo giờ, tháng hoặc theo sản phẩm.
4. Linh hoạt khi lưu trữ hồ sơ
Do mỗi doanh nghiệp có quy chế riêng, phòng nhân sự cần linh hoạt trong việc lưu trữ hồ sơ theo từng quy chế cụ thể. Để quá trình lưu trữ được triển khai hiệu quả, trưởng bộ phận nhân sự cần có kiến thức về các quy định lao động và lương trong doanh nghiệp.
Bí quyết lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả, tiết kiệm thời gian
1. Chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng phù hợp
Việc lựa chọn tủ hồ sơ phải dựa trên quy mô và đặc điểm tổ chức của doanh nghiệp. Tủ phải đảm bảo đủ chỗ cho việc lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ.
2. Phân loại hồ sơ
- Theo chủ đề: Phân loại hồ sơ theo các chủ đề chính như lương, chế độ, vị trí giúp tạo ra sự ngăn nắp và dễ quản lý.
- Theo cụm: Nhóm hồ sơ cùng loại vào các cụm để tối ưu hóa quá trình tra cứu và sử dụng thông tin.
- Theo nhóm: Sắp xếp hồ sơ dựa trên từng nhóm nhân sự, đặc điểm công việc để tạo sự hợp nhất và thuận lợi cho việc quản lý.
Xem thêm: Cách sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả nhất giúp tuyển dụng đúng người tài
3. Sắp xếp hồ sơ
- Dựa vào thời gian: Lưu trữ hồ sơ theo thứ tự thời gian giúp theo dõi sự phát triển và thay đổi trong quá trình làm việc của nhân viên. Điều này rất hữu ích trong việc đánh giá hiệu suất và thực hiện các chính sách nhân sự.
- Dựa vào mẫu tự: Sắp xếp hồ sơ theo một mẫu tự cụ thể giúp tạo ra sự đồng nhất và dễ nhận biết giữa các hồ sơ.
- Dựa vào tính chất: Phân loại hồ sơ dựa trên tính chất công việc, ví dụ như nhân viên chính thức hoặc thử việc. Việc phân loại này giúp quản lý hiệu quả và nhanh chóng.
4. Lập danh mục hồ sơ
Tạo danh mục chi tiết, ghi rõ vị trí chính xác của từng hồ sơ trong tủ. Đây là cách giúp bạn nhanh chóng định vị và lấy hồ sơ khi cần thiết. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hệ thống số hoá và mã hóa để tăng khả năng quản lý.
5. Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự
Excel
- Ưu điểm: Excel là công cụ quản lý dữ liệu phổ biến, giúp tạo bảng tính linh hoạt cho việc lưu trữ hồ sơ. Khi quản lý hồ sơ bằng Excel, người dùng có thể tùy chỉnh bảng tính theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Hạn chế: Hạn chế trong việc tự động hóa quy trình, khả năng tìm kiếm và theo dõi thông tin có thể không hiệu quả.
HrOnline
- Ưu điểm: Nền tảng trực tuyến giúp quản lý linh hoạt. Cung cấp tính năng đồng bộ và truy cập từ mọi nơi, đồng thời hỗ trợ theo dõi và cập nhật thông tin tức thì.
- Hạn chế: Yêu cầu kết nối internet liên tục, có thể đòi hỏi chi phí sử dụng dịch vụ và đào tạo cho nhân sự.
AMIS thông tin nhân sự
- Ưu điểm: Là phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ quản lý đầy đủ các khía cạnh của hồ sơ, từ quản lý lương đến đào tạo. Cung cấp tính năng tích hợp và báo cáo chi tiết.
- Hạn chế: Tốn nhiều chi phí và thời gian triển khai. Cần đào tạo nhân viên để sử dụng hiệu quả.
1Office
- Ưu điểm: Cung cấp giải pháp tích hợp cho việc quản lý và lưu trữ hồ sơ. Tích hợp nhiều chức năng để tối ưu hóa quy trình làm việc và tương tác giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
- Hạn chế: Tốn thời gian và chi phí đầu tư khi triển khai. Cần có sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp.
SV-HRIS
- Ưu điểm: Hệ thống giúp tự động hóa quy trình quản lý hồ sơ và tiết kiệm thời gian. Dữ liệu được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy xuất, đồng thời hỗ trợ theo dõi các chỉ số hiệu suất nhân sự.
- Hạn chế: Cần đào tạo nhân sự để có thể sử dụng hiệu quả. Đòi hỏi người dùng phải cập nhật liên tục để đảm bảo tính tương thích và bảo mật.
Trên đây là những thông tin cơ bản về hồ sơ nhân sự. Đừng quên theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Reference Check là gì? Có cần thiết phải Reference Check khi phỏng vấn không?
