JD đóng vai trò quan trọng trong công tác tuyển nhân sự doanh nghiệp. Vậy JD là gì? Làm sao để viết được một bản JD tuyển dụng hấp dẫn? Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu kỹ hơn về JD qua bài viết sau.
JD là gì?
JD (Job description) là văn bản mô tả công việc. Thông qua JD, người đọc sẽ nắm bắt được chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể của vị trí công việc.
Với ứng viên, JD là bảng thông báo giúp họ nhận diện được vị trí này có phù hợp với năng lực của bản thân hay không. Với doanh nghiệp, cụ thể là người quản lý và người làm nhân sự, JD giúp chi tiết hoá những nhiệm vụ, yêu cầu cần có của công việc cũng như chế độ đãi ngộ với nhân sự tại một vị trí. Từ đó, doanh nghiệp có phương án quản trị, sắp xếp phù hợp.
JD được trình bày ngắn gọn, ngôn từ dễ hiểu. Mục đích là nhằm giúp ứng viên hiểu chính xác và rõ ràng về nội dung, yêu cầu công việc, đãi ngộ. Từ đó, ứng viên tự đánh giá được mức độ phù hợp của công việc với năng lực lẫn mong muốn của bản thân. JD chất lượng có thể giúp nhà tuyển dụng sàng lọc ứng viên hiệu quả.
Vì sao JD quan trọng?
Cụ thể, trong tuyển dụng, ý nghĩa của JD là gì?
- Với nhà tuyển dụng:
+ JD thể hiện sự chuyên nghiệp, chỉnh chu, mô tả bản sắc doanh nghiệp và gây ấn tượng cho ứng viên.
+ Cơ sở quản lý lương, thưởng, cũng là căn cứ để doanh nghiệp so sánh được mức đãi ngộ cho cùng một vị trí trên thị trường việc làm.
+ Căn cứ để phân bố nhân sự và phân công khối lượng công việc hợp lý.
+ Giúp doanh nghiệp nhìn được tổng thể nhiệm vụ, chức năng của các vị trí, từ đó quản lý hiệu quả hơn.
+ JD tốt giúp doanh nghiệp sàng lọc được ứng viên phù hợp về kinh nghiệm, văn hoá làm việc…
+ Là tham chiếu để đánh giá chất lượng nhân sự.
- Với ứng viên
+ JD giúp đem đến cái nhìn tổng quan về vị trí công việc (quyền hạn, trách nhiệm, đãi ngộ…) khi gia nhập tổ chức.
+ Nắm bắt được yêu cầu cho một vị trí, từ đó đánh giá độ phù hợp trước khi ứng tuyển.
+ Giúp định hướng mục tiêu công việc.
+ Ứng viên hướng tới vị trí nào đó trong tương lai có thể xem trước JD và tự rèn luyện thêm các kỹ năng.
+ Căn cứ để ứng viên so sánh về lương thưởng, đãi ngộ.
+ Đọc kỹ JD giúp ứng viên chuẩn bị cho buổi phỏng vấn chu đáo hơn.
Xem thêm: Nắm vững cách xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng để thu hút CV chất lượng
Các lưu ý khi viết JD cho nhà tuyển dụng
Hẳn bạn đã hiểu JD là gì cũng như vai trò của JD với quá trình tuyển dụng. Quá trình biên soạn JD không hề đơn giản. Vieclam24h.vn gợi ý một số điểm nhà tuyển dụng nên lưu ý khi viết JD.
Nội dung cần có của JD công việc là gì?
- Tên (hoặc chức danh) của vị trí tuyển dụng: Vị trí này thuộc sự quản lý của bộ phận nào.
- Mô tả công việc: Mô tả công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng cùng các yêu cầu của công việc. Mục này nhằm giúp ứng viên có cái nhìn bao quát về tổng thể công việc họ cần đảm nhận, khối lượng công việc họ cần thực hiện nếu ứng tuyển cho vị trí này.
- Trách nhiệm công việc: Nhiệm vụ cốt lõi hay tầm quan trọng của vị trí này tới chất lượng chung của cả tập thể (đội nhóm) cùng làm việc. Phần trách nhiệm công việc cũng giúp ứng viên hình dung được mức độ kỳ vọng của cấp trên đối với vị trí này.
- Yêu cầu kinh nghiệm: Đây được xem là điều kiện cần cho một vị trí. Doanh nghiệp cần nêu rõ kỹ năng cứng, kỹ năng mềm, số năm kinh nghiệm cần thiết cho vị trí này. Từ đó ứng viên có thể đánh giá liệu mình có đáp ứng đủ các yêu cầu về kỹ năng cần có để thực hiện công việc hay không.
- Trình độ học vấn: Tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp, từng công việc mà trình độ học vấn được nêu kỹ trong JD hoặc không. Thông thường, những ứng viên có chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực tuyển dụng cũng thường có lợi thế khi đảm nhận công việc được giao. Đặc biệt những công việc như giáo viên, bác sĩ, nghiên cứu… thường sẽ có yêu cầu ứng viên có bằng cấp và trình độ học vấn liên quan.
- Quyền hạn: Đây là mục nêu rõ quyền hạn của vị trí công việc này với các bộ phận khác trong cơ cấu tổ chức của phòng ban doanh nghiệp.
- Thu nhập: doanh nghiệp cần nêu rõ mức lương cụ thể ứng viên có thể nhận được tại vị trí công việc này, gồm lương cơ bản, phụ cấp, các khoản thưởng (nếu có) khi hoàn thành tốt công việc.
- Môi trường làm việc: Mô tả về môi trường làm việc giúp cho ứng viên hiểu rõ hơn về văn hoá công ty.
- Phúc lợi, đãi ngộ: Phần đãi ngộ này nên được nêu rõ ngay trong bản JD bởi đây là một trong những lợi thế cạnh tranh với các công ty khác. Doanh nghiệp nên nêu minh bạch về chế độ bảo hiểm, chế độ nghỉ phép, trợ cấp ăn trưa, gửi xe cùng các chương trình đào tạo, hoạt động ngoại khoá…
- Thông tin liên hệ: Khi ứng viên muốn nộp hồ sơ thì cách thức nộp hồ sơ ra sao, hoặc ứng viên cần biết thêm thông tin về vị trí tuyển dụng, có thể liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp theo cách nào.
Xem thêm: Làm sao để thu hút ứng viên vào mùa cao điểm tuyển dụng?
Những lưu ý để có JD hấp dẫn
- Viết ngắn gọn: JD nên được viết ngắn gọn, tập trung vào các nội dung trọng tâm, tránh viết lan man, dài dòng gây hiểu nhầm hoặc sai lệch thông tin.
- Cập nhật thường xuyên (ngay cả khi vị trí đó đã tuyển được người): Việc cập nhật thường xuyên giúp cho thông tin mô tả công việc lúc nào cũng sát với yêu cầu thực tế, đảm bảo sự chi tiết, chuẩn xác. Đồng thời, doanh nghiệp có thể sử dụng bất cứ khi nào cần, ngay cả trong những tình huống khẩn cấp như điều chuyển nhân sự hoặc cần tuyển thêm, tuyển gấp.
- Nên thêm tổng quan về công ty: Giúp tăng nhận diện thương hiệu, tăng sự uy tín đối với doanh nghiệp.
- Đúng ứng viên mục tiêu: Phong cách viết JD cũng thể hiện đặc điểm của công việc. Nếu bạn muốn tuyển dụng những ứng viên năng động, sáng tạo, trẻ trung, JD cũng nên dùng ngôn ngữ trẻ trung, thể hiện sáng tạo. Nếu bạn muốn hướng đến những ứng viên chuyên nghiệp, JD cần được thể hiện bằng văn phong chuyên nghiệp.
- Tránh viết chung chung: JD cụ thể, chi tiết chắc chắn sẽ đáng tin cậy hơn những bản JD chung chung, mù mờ. JD càng cụ thể càng cho thấy rõ sự chuyên nghiệp của đơn vị tuyển dụng, bởi doanh nghiệp biết rõ ứng viên họ mong muốn là ai. Với ứng viên, JD chi tiết cũng giúp đánh giá công việc tốt hơn và có tính sàng lọc cao hơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng.
- Tránh ngôn từ sáo rỗng, hoa mỹ: Ngôn từ hoa mỹ hay sáo rỗng thường dễ gây hiểu lầm. Hầu hết ứng viên khi đọc JD đều mong hiểu rõ về yêu cầu, trách nhiệm, vai trò cùng mức lương, đãi ngộ. Bạn chỉ nên tập trung vào những điểm chính này.
- Đừng quên giới thiệu về văn hoá doanh nghiệp: Hãy mô tả về văn hoá doanh nghiệp nếu điểm khác biệt của bạn nếu không nằm ở chính sách đãi ngộ. Ứng viên nào cũng mong muốn môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, phù hợp với tính cách cá nhân. Do đó, bạn có thể nói ngắn gọn về sự khác biệt trong văn hoá doanh nghiệp, giúp các ứng viên hình dung trước về công ty và lựa chọn xem liệu đó có phải là văn hoá phù hợp với họ hay không.
Quy trình xây dựng JD trong tuyển dụng là gì?
Để xây dựng một bản JD chuẩn, đầy đủ thông tin, thể hiện sáng tạo, người làm nhân sự cũng cần có thời gian chuẩn bị chu đáo. Vậy các bước xây dựng hoàn chỉnh một bản JD là gì?
- Bước 1: Xác định yêu cầu tuyển dụng
Đây là bước xác định số lượng, vị trí cần tuyển. Yêu cầu về công việc cụ thể với các vị trí này. Thời gian cần tuyển đủ nhân sự là bao nhiêu, nguồn (hoặc kênh) tuyển dụng nào là phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị nội dung JD tốt hơn.
- Bước 2: Thu thập thông tin cần thiết từ các phòng ban liên quan
Ở bước này, nhân sự phụ trách tuyển dụng cần làm việc trực tiếp với các bộ phận liên quan có nhu cầu tuyển dụng. Bạn có thể tham khảo ý kiến từ người quản lý trực tiếp với vị trí tuyển dụng, các cộng sự làm việc cùng vị trí cần tuyển để hiểu hơn về yêu cầu, nhiệm vụ công việc.
- Bước 3: Phác thảo JD
Bạn xây dựng bản JD hoàn chỉnh với đầy đủ các đầu mục cần thiết, mô tả chi tiết về nhiệm vụ, yêu cầu của vị trí tuyển dụng.
- Bước 4: Phê chuẩn JD bởi phòng ban cần tuyển dụng
Sau khi hoàn thành, JD cần được phê chuẩn bởi người quản lý của bộ phận cần tuyển dụng và cấp trên của các bộ phận liên quan khác. Mục đích là đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ.
- Bước 5: Sửa chữa JD
Sau bước phê duyệt, bạn chỉnh sửa để hoàn tất bản JD cuối cùng, đảm bảo độ chính xác, không sai sót. Khâu sửa chữa cũng giúp đảm bảo tính nhất quán giữa các JD trong một tổ chức, khớp với các quy trình, chính sách tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Bước 6: Cập nhật JD
Sau khi hoàn thành bước 5, bạn đã có thể đăng tải JD lên các kênh tuyển dụng của doanh nghiệp. Đồng thời, nhân sự cần thường xuyên cập nhật JD. Việc cập nhật giúp đảm bảo JD luôn phù hợp với yêu cầu, mục tiêu của doanh nghiệp, đồng thời bắt kịp với xu hướng tuyển dụng của thị trường.
Nên thường xuyên cập nhật JD để bắt kịp yêu cầu thực tế và xu hướng tuyển dụng. Ảnh: workable.com
Mẫu JD tuyển dụng
Như vậy, hẳn bạn đã hiểu JD là gì và các bước tạo nên một bản JD. Để giúp bạn dễ hình dung hơn, Vieclam24h.vn giới thiệu một số mẫu JD cơ bản cho các vị trí thường tuyển dụng để bạn tham khảo.
- Mẫu JD cho nhân viên kinh doanh
- Mẫu JD cho nhân viên content marketing
- Mẫu JD cho nhân viên kế toán
- Mẫu JD cho nhân viên tuyển dụng.
Lời kết
Bài viết trên của Vieclam24h.vn mong rằng đã giúp bạn hiểu hơn về JD là gì cũng như những lưu ý để xây dựng được bản JD hấp dẫn. Mong rằng qua bài viết, bạn đã có thể tự tin xây dựng được JD giúp doanh nghiệp tìm được người tài phù hợp trong mùa tuyển dụng sắp tới.
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Talent Pool là gì? 4 bước đơn giản để tạo và quản lý Talent Pool hiệu quả
