Offboarding là quy trình quan trọng không thể thiếu trong một công ty chuyên nghiệp. Quy trình nghỉ việc suôn sẻ không chỉ giúp cho quá trình nghỉ việc của nhân viên thuận lợi mà còn để lại ấn tượng tốt về doanh nghiệp trong lòng nhân sự. Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu kỹ hơn về Offboarding là gì và như thế nào là một quy trình nghỉ việc chỉn chu qua bài viết sau.
Offboarding là gì?
Offboarding (quy trình nghỉ việc) là quá trình chấm dứt quan hệ lao động đối với một nhân sự trong công ty hoặc doanh nghiệp. Thủ tục Offboarding bao gồm tất cả các hạng mục công việc từ thủ tục pháp lý, hoàn tất công nợ, bàn giao công việc, thông báo chia tay, phỏng vấn thu thập thông tin, bàn giao thiết bị, vật tư… Quy trình nghỉ việc bài bản và chuyên nghiệp thể hiện rõ văn hoá doanh nghiệp cũng như để lại dấu ấn tốt đẹp, vui vẻ trong lòng nhân sự rời đi và giúp doanh nghiệp ghi điểm với những nhân sự còn ở lại và những ứng viên tương lai.
Tầm quan trọng của quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp
Những lợi ích to lớn mà quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp mang tới cho doanh nghiệp như sau:
- Bằng chứng thể hiện sự tuân thủ đúng theo pháp luật của doanh nghiệp khi nhân sự nghỉ việc.
Cụ thể: Khoản 2, Điều 37 Luật Lao động 2012 quy định, khi người lao động (NLĐ) dừng làm việc tại công ty:
+ Nếu lỗi phát sinh từ doanh nghiệp, nhân viên phải được báo trước ít nhất 03 ngày.
+ Nếu nhân sự nghỉ việc do hết hợp đồng (HĐ) lao động có thời hạn, nhân viên phải báo trước với doanh nghiệp tối thiểu 30 ngày.
+ Nếu nhân sự nghỉ việc ký HĐ lao động không có thời hạn, nhân viên phải báo trước với doanh nghiệp tối thiểu 45 ngày.
- Quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp sẽ giúp giảm thiểm sự gián đoạn trong công việc.
- Giảm thiểu những tình huống tiêu cực có thể xảy ra khi nhân sự nghỉ việc. Đặc biệt là giảm rủi ro pháp lý hoặc các tranh chấp lao động…
- Đảm bảo thu hồi tài sản công ty an toàn, khóa các quyền truy cập vào hệ thống nội bộ, đảm bảo sự an toàn và bảo mật dữ liệu cho tổ chức.
- Nâng cao trải nghiệm cho nhân sự ngay cả khi rời đi. Nhân sự này rất có thể sau đó trở thành khách hàng tiềm năng hoặc giới thiệu những nhân sự mới phù hợp cho doanh nghiệp.
- Thể hiện văn hoá doanh nghiệp, sự chuyên nghiệp và thân thiện.
- Góp phần nâng cao danh tiếng, hình ảnh công ty.
- Tạo dựng lòng tin, khích lệ nhân sự ở lại thêm gắn bó với công ty
- Thông qua phỏng vấn nghỉ việc, lãnh đạo doanh nghiệp có thể hiểu hơn về môi trường làm việc, nhân viên, từ đó giúp cải thiện chế độ phúc lợi hoặc chính sách giúp thu hút và duy trì nhân viên trung thành cũng như nâng cao hiệu suất lao động cho doanh nghiệp.
Quy trình offboarding chuyên nghiệp
Như vậy hẳn bạn đã hiểu quy trình nghỉ việc là gì và tầm quan trọng của một quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp. Sau đây sẽ là 6 bước có bản giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp.
- Bước 1: Xử lý yêu cầu xin nghỉ việc.
Bước này gồm các các đầu việc như:
+ Tạo hồ sơ kết thúc HĐ
+ Nhân viên ký xác nhận vào hồ sơ kết thúc HĐ
+ Lên kế hoạch phỏng vấn sau nghỉ việc
+ Gửi thông báo cho bộ phận, phòng ban liên quan
+ Bộ phận nhân sự có kế hoạch điều chuyển hoặc tuyển dụng nhân sự bổ sung cho vị trí thiếu.
Xem thêm: 6 điều cần chuẩn bị trước khi nghỉ việc mà người lao động cần biết
- Bước 2: Chuẩn bị thủ tục nghỉ việc
Ở bước này, nhân sự và các bộ phận liên quan chuẩn bị các loại giấy tờ, văn bản liên quan đến quá trình nhân sự nghỉ việc như:
+ Cam kết bảo mật thông tin
+ Biên bản bàn giao (bàn giao tài liệu, máy móc, đầu việc, thiết bị…)
+ Các giấy tờ liên quan đến thuế, nợ, bảo hiểm… cho nhân sự nghỉ việc
+ Giấy mời liên hoan chia tay.
- Bước 3: Bàn giao công việc cho nhân sự mới
- Bước 4: Phỏng vấn nghỉ việc
Đây là cơ hội để doanh nghiệp, công ty có thể hiểu được quan điểm, ý kiến của nhân sự về môi trường làm việc, các chính sách… Từ đó, doanh nghiệp hiểu hơn về nhân sự, có những thay đổi trong quản lý, chính sách phúc lợi hoặc môi trường làm việc để tạo nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, thân thiện hơn.
- Bước 5: Thu hồi tài khoản và quyền truy cập hệ thống
Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin, các tài liệu nội bộ cũng như nền tảng làm việc của doanh nghiệp. Các đầu việc gồm:
+ Thu hồi lại thẻ di chuyển nội bộ, thẻ tên, thẻ gửi xe…
+ Thu hồi tài khoản nội bộ.
+ Huỷ bỏ quyền truy cập vào các nền tảng nội bộ.
+ Đổi mật khẩu tất cả các tài khoản đã được cấp quyền cho nhân viên nghỉ việc trước đó.
+ Xoá tên của nhân sự khỏi hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
+ Thông báo với khách hàng về sự thay đổi nhân sự để không ảnh hưởng tới quá trình hợp tác.
- Bước 6: Hoàn tất quy trình nghỉ việc
Quy trình nghỉ việc có thể kết thúc bằng bữa tiệc chia tay nhỏ giữa nhân sự nghỉ việc với đồng nghiệp. Ở bước này, doanh nghiệp có thể gửi thư cảm ơn tới nhân sự nghỉ việc để tri ân sự đóng góp và gắn bó với công ty trong thời gian qua.
Với một số vị trí đặc biệt, sau khi nhân sự nghỉ việc, công ty còn có chính sách như mời tham gia các chương trình Team Building, tiệc Year End Party hoặc quay lại chia sẻ và tham gia các Workshop…
Một số lưu ý khi làm offboarding checklist
Mỗi doanh nghiệp trên thực tế có những chính sách nghỉ việc riêng tuỳ theo nhiều yếu tố như: quy mô doanh nghiệp, văn hoá doanh nghiệp, vị trí nhân sự nghỉ việc…
Ngoài ra, để đảm bảo quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ, bạn có thể chuẩn bị một checklist quy trình nghỉ việc gồm cách đầu việc cũng như những nội dung cần thu hồi theo từng giai đoạn.
Lưu ý khi làm offboarding checklist:
+ Liệt kê các đầu việc cần thiết và chi tiết theo từng giai đoạn.
+ Nếu có thể, quy trình hoá chi tiết các bước trong quy trình nghỉ việc thành văn bản và lưu trữ trên hệ thống nội bộ.
+ Thường xuyên cập nhật những cải tiến của quy trình nghỉ việc theo những đầu việc thực tế để có được quy trình hoàn thiện nhất.
+ Có thể quy định rõ về các bước và chính sách nghỉ việc cho từng đối tượng nhân sự (theo từng vị trí, mức độ đóng góp, thâm niên…) để tránh sự so sánh và tạo ra môi trường minh bạch trong doanh nghiệp.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của Việc Làm 24h về quy trình offboarding là gì cũng như các bước giúp doanh nghiệp xây dựng được quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp. Mong rằng bài viết phần nào giúp bạn tự tin hơn khi đảm nhiệm công việc xây dựng quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Nâng cấp bản thân với các khóa học online free có chứng chỉ cực hữu ích
