Đã từ lâu, vấn đề củng cố và phát triển nguồn nhân sự luôn là yếu tố cốt lõi quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Vì thế, nhiều doanh nghiệp tìm đến OKR như một phương pháp quan trọng cung cấp hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả. Câu hỏi được nhiều người đặt ra OKR là gì? Liệu phương pháp này có thật sự tác động tích cực lên hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự?
Nếu bạn đang tìm hiểu định nghĩa đúng nhất về phương pháp OKR là gì, lợi ích của phương pháp OKR đối với doanh nghiệp và cách ứng dụng phương pháp này trong quản lý nguồn nhân sự, hãy cùng Việc Làm 24h theo dõi qua bài viết này ngay nhé!
OKR là gì?
OKR được viết tắt bởi cụm từ Objective and Key Results. OKR được sử dụng như một công cụ hỗ trợ quá trình làm việc giữa các cá nhân, bộ phận, nhóm, tổ chức,… được diễn ra xuyên suốt và đi đúng mục tiêu đã đề ra. Cụ thể, phương pháp này tập trung quản lý và đo lường các nỗ lực đóng góp và hợp tác của đội ngũ nhân viên nhằm đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.
Phương pháp OKR được sáng tạo bởi Andy Grove vào cuối những năm 1970 và được áp dụng để thiết lập chiến lược quản trị nhân sự ở nhiều cấp. Hiện nay, các doanh nghiệp sẽ sử dụng phương pháp OKR để thiết lập và ban hành các chiến lược nhằm theo dõi tiến độ, đo lường mức độ cống hiến, tạo mối liên kết và khuyến khích sự tương tác của đội ngũ nhân viên.
Cấu trúc của OKR
OKR được viết tắt bởi cụm từ Objective and Key Results, trong đó:
- Objectives (O) – Mục tiêu bạn muốn hướng đến, luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực. Objective cần đảm bảo tính quan trọng, định hướng hành động rõ ràng, truyền cảm hứng và có thời hạn cụ thể.
- Key results (KR) – Các kết quả then chốt đạt được, được gắn với các mốc có thể đo lường được. Key Results cần đảm bảo tính quyết liệt nhưng vẫn phải thực tế, có thời hạn, đo lường và chứng minh được.
Cấu trúc của phương pháp OKR là “I will (Objective) as measured by (Key Results)” được hiểu là “Tôi sẽ đạt được (Mục tiêu) được đo lường bằng (Các kết quả chính)”
Công thức viết: OKR = Objective + (3-5) Key Results
Doanh nghiệp sẽ sử dụng OKR để kết nối mỗi mục tiêu (O) với 3 – 5 kết quả chính (KR). Khi doanh nghiệp đạt được những kết quả then chốt (KR), tỷ lệ hoàn thành Mục tiêu (O) sẽ tăng lên, vì thế doanh nghiệp có thể theo dõi tiến trình hoàn thành mục tiêu
Nguyên tắc hoạt động OKR là gì?
Phương pháp OKR sẽ hoạt động dựa theo công thức: Nguyên tắc/Nguyên lý + Thực tiễn tốt nhất (Best Practice). Trong đó, yếu tố Nguyên tắc/nguyên lý là yếu tố bất biến còn thực tiễn tốt nhất là yếu tố có thể tùy biến sao cho phù hợp với mục tiêu của mỗi doanh nghiệp.
Các nguyên tắc của OKR sẽ cung cấp cho doanh nghiệp chiến lược quản trị phù hợp để nhân viên thi hành và nỗ lực hoàn thành công việc.
1. Giới hạn mục tiêu
Nguyên tắc đầu tiên của OKR là làm ít hơn nhưng hiệu quả hơn. Để tránh xao nhãng, doanh nghiệp nên thiết lập 3-5 Kết quả then chốt (Key Results) để các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và tập trung hoàn toàn mục tiêu thật sự hiệu quả. Doanh nghiệp nên giới hạn số mục tiêu để đảm bảo chiến lược cấp trên ban hành được áp dụng cho nhiều cấp độ như cá nhân, nhóm, bộ phận, công ty tập trung hết mức với công việc.
2. Minh bạch mục tiêu
Không chỉ mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp mà mục tiêu của từng cá nhân, nhóm, bộ phận,… được công khai sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc hơn. Mỗi nhân viên sẽ hiểu được vai trò, nhiệm vụ và vị trí của mình có ý nghĩa gì đối với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nhờ đó, mọi người dễ dàng kết nối và phối hợp nhịp nhàng trong công việc để hướng đến mục tiêu chung.
3. Thiết lập mục tiêu đa chiều
Cấp trên thiết lập Key Result (KR) với những yêu cầu và nguyên tắc rõ ràng, sau đó cấp dưới sẽ nhận mục tiêu và trực tiếp làm việc với những người liên quan. Nhân viên sau khi nhận được Key Result (KR) sẽ chủ động xây dựng mục tiêu cá nhân, phụ thuộc vào vị trí và vai trò của mình trong doanh nghiệp.
Sau khi nhận được sự đồng ý của cấp trên, nhân viên sẽ hợp tác với đồng nghiệp liên quan để hành động nhằm hoàn thành mục tiêu cá nhân, nhưng vẫn đảm bảo đích đến mục tiêu chung. Điều này giúp mỗi thành viên rèn luyện và nâng cao tư duy chủ động, kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề. Trong đó, cấp trên đóng vai trò người quản lý quan sát quá trình nhân viên thực hiện OKR.
4. Không lợi dụng OKR để đánh giá nhân viên
OKR cung cấp cho doanh nghiệp công cụ quản lý hiệu suất khi ghi nhận, đo lường và thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên theo thời gian thực, chứ không dùng để đánh giá hay xếp hạng nhân viên. Qua đó, chủ doanh nghiệp tập trung vào quá trình xử lý công việc và khai thác điểm mạnh của nhân viên, đánh giá khách quan và tách bạch thưởng phạt nhân viên dựa trên sự nỗ lực của mỗi người.
5. Vòng lặp OKR
OKR giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình: thiết lập mục tiêu – hành động – rút kinh nghiệm – học hỏi – phát triển, đi từ những mục tiêu nhỏ hơn đến mục tiêu cao hơn. Tư duy thử nghiệm giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất bại khi triển khai các bước ngắn hạn trước khi triển khai các bước hướng đến mục tiêu dài hạn.
Quy trình này cần được thực hiện đều đặn để tạo ra các vòng lặp giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Đồng thời, doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu (Key Result) sau táo bạo hơn mục tiêu trước, thúc đẩy đội ngũ nhân viên sẵn sàng trước những thử thách và phấn đấu đạt được hiệu suất cao nhất.
5 bước ứng dụng OKR trong quản lý nhân sự đạt hiệu quả cao!
Bước 1: Thống nhất mục tiêu cốt lõi
Ban lãnh đạo sẽ chủ trương xác định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp hoặc thu thập ý tưởng từ phía nhân viên để xây dựng mục tiêu dưới nhiều góc nhìn. Dựa vào tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp cũng như chuyên môn của mình, ban lãnh đạo sẽ chọn tối đa 5 mục tiêu đảm bảo tính cụ thể, rõ ràng và cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Sau đó, công bố với toàn thể nhân viên và giải thích rõ lý do tại sao lựa chọn mục tiêu này và nó có ý nghĩa như thế nào.
Khi đã thống nhất các mục tiêu cốt lõi, ban lãnh đạo phải viết ra Key Results cho các mục tiêu đó.
Ví dụ: CEO sẽ đưa ra OKR cho cả công ty như sau:
- O – Mở rộng quy mô doanh nghiệp
- KR1: Team marketing phân tích hành vi khách hàng
- KR2: Team sales cải thiện chỉ số trong quy trình bán hàng
- KR3: Team phát triển sản phẩm nghiên cứu và sản xuất 3 sản phẩm mới
- KR4: Team thiết kế hỗ trợ các team khác hoàn thiện các sản phẩm thiết kế
- KR5: Team RnD/Engineering đảm bảo quy trình testing trước khi sản phẩm ra mắt thị trường
Bước 2: Xây dựng OKR theo các cấp
Tùy vào vị trí và nhiệm vụ trong doanh nghiệp, nhân viên sẽ chủ động xây dựng OKR của riêng mình dựa vào các mục tiêu đã được công bố. Do tính chất công việc có sự kết nối giữa các phòng ban với nhau, giữa các cá nhân trong một bộ phận mà các nhân viên có thể tham khảo và tìm ra các OKR liên kết chéo với người khác. Sau khi tất cả nhân viên đều đã xác định OKR của riêng mình, trưởng nhóm/bộ phận sẽ kiểm tra lại toàn bộ OKR để đánh giá và sửa chữa cho phù hợp.
Đồng thời, người quản lý sẽ thu thập các OKR của nhân viên để điều chỉnh bộ OKR của cả nhóm và chia sẻ với nhân viên. Sau cùng, ban lãnh đạo sẽ căn cứ vào các OKR này để nắm được bức tranh tổng thể và tạo ra các Kết quả chính (Key Results) của doanh nghiệp.
Ví dụ:
- O – Team thiết kế hỗ trợ các team khác hoàn thiện các sản phẩm thiết kế
- KR1: Thiết kế bao bì sản phẩm cho team phát triển sản phẩm
- KR2: Thiết kế banner phục vụ truyền thông cho team marketing
- KR3: Thiết kế catalogue để team sales chia sẻ đến các đối tác khách hàng
Bước 3: Công bố OKR tới toàn doanh nghiệp
Nội dung chính thức của OKR sẽ được công bố và thống nhất trong cuộc họp toàn công ty. Ban quản trị sẽ trao quyền đến các cấp quản lý, ban quản lý sẽ trao quyền đến từng nhân viên để chủ động sắp xếp và thi hành các công việc nhằm đáp ứng mục tiêu chung của doanh nghiệp. Toàn bộ nhân viên cần giữ cam kết hoàn thành đúng OKR của mình theo thời gian yêu cầu. Đây là công đoạn quan trọng giúp bộ máy nhân sự phối hợp nhịp nhàng với nhau và thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.
Bước 4: Theo dõi và quản lý OKR
Trong thời gian thực hiện OKR, ban quản lý sẽ liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của từng nhân viên để đảm bảo đi đúng định hướng ban đầu. Nhà quản lý và nhân viên có thể chủ động phản hồi, trao đổi liên tục để nâng cao hiệu suất hoàn thành các Kết quả then chốt (KR) và Mục tiêu (O) đề ra. Đồng thời, bước này còn giúp ban quản lý dự đoán và tránh những rủi ro không lường trước được ảnh hưởng đến Kết quả then chốt (KR).
Bước 5: Đánh giá tiến độ hoàn thành và rút kinh nghiệm
Ban lãnh đạo và ban quản lý sẽ tiến hành cuộc họp nhằm mục đích thảo luận và đánh giá tiến độ hoàn thành OKR của từng phòng ban, bộ phận, cá nhân. Trong đó, ban lãnh đạo sẽ rà soát lại toàn bộ quá trình, phân tích dữ liệu hiệu suất làm việc và đưa ra mức điểm OKR đạt được, rút kinh nghiệm cho những mục tiêu chưa thực hiện được và đưa ra đề xuất tối ưu hóa cho những mục tiêu tiếp theo.
Ví dụ:
- O: Team sales cải thiện chỉ số trong quy trình bán hàng
- KR1: Tăng số cuộc gọi của cả team lên 5000 cuộc => Không đạt
- KR2: Mỗi nhân viên có ít nhất 300 cuộc gọi/tháng => Đạt
- KR3: Đảm bảo 50% người dùng đăng ký trực tuyến được gọi lại => Đạt
- KR4: Mỗi nhân viên sử dụng công cụ support chat ít nhất 100 giờ/tháng => Đạt
Xem thêm: KPI là gì, phân loại và cách xây dựng KPI cho nhân viên hiệu quả
Lợi ích của OKR trong hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp
Đối với chủ doanh nghiệp
OKR giúp chủ doanh nghiệp thực hiện và làm rõ những kỳ vọng của đội ngũ nhân sự. Phương pháp này được thực hiện với sự đồng bộ từ bộ máy cấp cao, ban quản lý phòng ban đến từng cá nhân. OKR giúp chủ doanh nghiệp tạo dựng mối liên kết chặt chẽ giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau để cả doanh nghiệp đi cùng một chí hướng. OKR đòi hỏi tất cả các nhân viên đều hợp tác làm việc để tạo ra giá trị tác động đến sự thành công của doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa sự gắn kết giữa các cá nhân trong tổ chức. Nhờ thế mà có thể xây dựng văn hóa doanh nghiệp khi cộng hưởng mọi nguồn nhân lực đi đến mục tiêu then chốt.
Không những thế, OKR cung cấp công cụ giúp chủ doanh nghiệp thống nhất phương hướng quản trị. Người quản trị sẽ dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động, nhanh chóng nhận ra những nguyên nhân tác động đến tiến độ OKR và chủ động giải quyết những vấn đề còn thiếu sót.
Có thể nói, OKR là ngôn ngữ chung tạo cảm hứng giúp cả doanh nghiệp đoàn kết, hợp tác và phát triển. OKR giúp chủ doanh nghiệp tập trung hơn cho những mục tiêu hàng đầu, tác động trực tiếp đến quá trình phát triển. Đặc biệt là phương pháp quản trị nhân sự này còn giúp nhà lãnh đạo dự đoán trước những bước ngoặt quan trọng để điều hành và tập hợp sức mạnh của đội ngũ nhân lực sẵn sàng cho các chiến lược mở rộng quy mô.
Đối với các cấp quản lý
OKR giúp các cấp quản lý phân công, sắp xếp, hướng dẫn và giải thích công việc cho nhân viên ổn thỏa, từ đó nâng cao hiệu suất lao động. Người quản lý sẽ lập kế hoạch, định hướng, phân bổ nguồn lực,… phù hợp với vị trí và năng lực của từng nhân viên trong phòng ban, bộ phận theo thời hạn cụ thể. Nhờ đó, ban quản lý sẽ rèn luyện và nâng cao khả năng phân quyền khi giao đúng việc đúng người. Tránh lãng phí tài nguyên và nguồn lực của doanh nghiệp mà không mang lại giá trị gì.
Đồng thời, người quản lý còn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu công việc của từng cá nhân để cung cấp kịp thời sự hỗ trợ cần thiết. Qua đó, đánh giá năng lực làm việc của từng nhân viên để đo lường sự đóng góp của từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Đối với nhân viên
Mỗi nhân viên sẽ biết chính xác mục tiêu của mình để xây dựng và cam kết thực thi OKR cá nhân đúng thời hạn. Đồng thời, nhân viên sẽ chủ động yêu cầu sự hỗ trợ từ cấp trên để đảm bảo tính liên kết mục tiêu với OKR của mọi người trong nhóm. Nhờ đó mà quá trình giao tiếp, trao đổi, đồng bộ giữa các nhân viên với nhau được diễn ra suôn sẻ, nhịp nhàng hơn.
Nhân viên sẽ nắm vững các mục tiêu và các kết quả then chốt của tổ chức và hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của mình. Nhân viên sẽ sẵn sàng đưa ra những phản hồi mang tính chất xây dựng để cùng đồng lòng thực hiện OKR tốt hơn. Chắc chắn rằng, khi hiểu được năng lực của mình thực sự có ý nghĩa và là một phần quan trọng của kế hoạch phát triển của doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên cố gắng phấn đấu hơn trong công việc.
Hơn nữa, OKR được công khai với toàn bộ nhân viên, nên từng thành viên trong nhóm/bộ phận có thể nắm thông tin và cập nhật tiến trình hoàn thành OKR của mọi người với nhau. Nhờ đó, mọi người sẽ đồng lòng thực hiện và chủ động giúp đỡ lẫn nhau để nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Kết luận
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng phương pháp OKR trong việc quản trị mục tiêu để gia tăng hiệu suất làm việc tổng thể. Hy vọng những thông tin mà Nghề Nghiệp Việc Làm 24h chia sẻ trên sẽ giúp mọi người có góc nhìn tổng quát về định nghĩa OKR là gì, cấu trúc và nguyên tắc của OKR. Đặc biệt là cách áp dụng phương pháp OKR vào thực tiễn để đạt được hiệu quả trong thời gian ngắn nhất.
