Nhiều người cho rằng việc mời ứng viên nhận lời phỏng vấn rất đơn giản, chỉ cần soạn thảo vài ba tin nhắn hoặc gửi một email ngắn gọn, sau đó đề xuất thời gian gặp mặt là được. Tuy nhiên, viết một lá thư mời phỏng vấn qua Email không hề đơn giản như bạn nghĩ. Vì đây là cách thể hiện mức độ chuyên nghiệp và sự tôn trọng của công ty dành cho ứng viên. Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h xem ngay 3 mẫu thư mời phỏng vấn qua email chuyên nghiệp giúp chiêu mộ nhân tài hiệu quả trong bài viết sau!
Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn trình bày dưới dạng Email là một bức thư chuyên nghiệp được gửi đi từ nhà tuyển dụng đến một ứng viên cụ thể. Đặc trưng của thư mời phỏng vấn là tính cá nhân hóa, hướng đến một đối tượng mục tiêu nhất định.
Vai trò của bức thư này là mời nhân viên tham gia buổi thảo luận chính thức về vị trí công việc. Nhà tuyển dụng có thể mời ứng viên phỏng vấn qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.
Tuy không có một quy tắc cơ bản nào, nhưng Email mời phỏng vấn cần phải cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho các ứng viên. Trong Email, bạn có thể chia sẻ về: thời gian gặp mặt, thời lượng và một số vấn đề khác xoay quanh ứng viên.
Thư mời phỏng vấn chính là “ngòi pháo” thúc đẩy ứng viên đưa ra quyết định có đồng hành cùng doanh nghiệp hay không. Bên cạnh đó, thông qua Email, ứng viên sẽ có thời gian chuẩn bị những kỹ năng cần thiết trước khi bắt đầu công việc.
Xem thêm: Reference Check là gì? Có cần thiết phải Reference Check khi phỏng vấn không?
Vì sao viết thư mời phỏng vấn qua Email lại quan trọng?
Tất nhiên, chẳng có ai đánh giá cao khi nhận được một thư mời phỏng vấn sáo rỗng, thiếu thành ý. Một ứng viên giỏi luôn biết cách đề cao giá trị của mình. Vì vậy, họ có thể từ chối lời mời phỏng vấn nếu cảm thấy Email của bạn chưa đủ sâu sắc và thuyết phục.
Một Email mời phỏng vấn mang tính cá nhân hoặc và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tích cực trong tâm trí của ứng viên. Họ sẽ có cái nhìn thiện cảm hơn về công ty bạn. Bên cạnh đó, thư mời phỏng vấn còn cung cấp cho ứng viên những thông tin quan trọng để họ có thể chuẩn bị tốt cho phần phỏng vấn của mình.
Email mời phỏng vấn có khả năng cải thiện trải nghiệm của ứng viên vì họ cảm thấy mình được tôn trọng. Đây chính là “nấc thang” đầu tiên giúp bạn thành công trong quá trình chinh phục nhân tài.
Cách viết thư mời phỏng vấn chuẩn nhất qua Email
Khởi động bằng dòng tiêu đề phù hợp
Một “chiếc” Email lạ hoắc và không rõ thông tin rất dễ bị ứng viên “đưa thẳng” vào “sọt rác” hoặc đánh dấu spam. Vì vậy, đặt một tiêu đề phù hợp là cách giúp bạn thu hút sự chú ý của ứng viên. Bạn có thể áp dụng một vài dòng tiêu đề như:
- “Thư mời phỏng vấn với Công ty [Tên công ty]”
- “Thư mời phỏng vấn: Vị trí Chuyên viên Marketing tại Công ty [Tên công ty]”.
Đây là cách tốt nhất để ứng viên nhận ra bạn là ai giữa vô số Email rác. Khi đặt tiêu đề, bạn lưu ý tập trung vào nội dung cần truyền tải, tránh dài dòng, lan man.
Tỏ thái độ biết ơn khi ứng viên đã ứng tuyển
Một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ không ngần ngại bày tỏ lòng biết ơn của mình đối với ứng viên. Trên thực tế, việc tìm kiếm nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp không hề đơn giản.
Bộ phận nhân sự cần trải qua quy trình sàng lọc, phân tích và đánh giá để chọn ra ứng cử viên nổi bật nhất. Vì vậy, trong Email, bạn có thể gửi lời cảm ơn đến ứng viên vì những nỗ lực họ đã bỏ ra khi ứng tuyển vào vị trí bạn đang tuyển dụng.
Sắp xếp một cuộc hẹn phỏng vấn
Bạn cần thông báo với ứng viên của mình rằng họ đã được chọn và bước tiếp vào các “vòng đấu” tiếp theo. Và đây chính là nội dung cốt lõi của một Email mời phỏng vấn.
Dù là cuộc gặp gỡ trực tiếp hay trò chuyện qua điện thoại, bạn vẫn cần cung cấp thông tin cụ thể về hình thức phỏng vấn. Sử dụng giọng văn chuyên nghiệp nhưng vẫn đủ thân mật và ấm áp khi viết thư mời chính là giải pháp tối ưu dành giúp bạn thuyết phục ứng viên.
Cung cấp thông tin cần thiết về cuộc phỏng vấn
Đây chính là phần trọng tâm và quan trọng nhất trong thư mời phỏng vấn của bạn. Để không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào, bạn có thể liệt kê ra một danh sách các thông tin cụ thể đưa vào Email, như:
- Thông tin cơ bản: Tên công ty, vị trí ứng tuyển, các chủ đề mà bạn định đề cập trong cuộc phỏng vấn.
- Thời gian: Nhà tuyển dụng có thể đề xuất một vài khung giờ khác nhau hoặc yêu cầu ứng viên chỉ định thời gian để thuận tiện cho cuộc phỏng vấn.
- Địa điểm: Nếu gặp mặt trực tiếp, bạn cần cung cấp đầy đủ địa chỉ công ty. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ liên kết đến bản đồ để giúp ứng viên xác định vị trí văn phòng tốt hơn. Trong trường hợp phỏng vấn online, bạn cần gửi URL cuộc họp cá nhân của mình trước cuộc phỏng vấn chính thức vài ngày.
- Thông tin của nhà tuyển dụng: Trong Email mời phỏng vấn, bạn có thể đề cập rõ thông tin chi tiết về những người tuyển dụng, bao gồm: tên và chức vụ. Từ đó, ứng viên có thể chủ động hơn trong việc tra cứu nền tảng, tìm hiểu về thông tin của công ty.
- Hình thức phỏng vấn: Bạn có thể cung cấp chi tiết về cấu trúc của buổi phỏng vấn, như: thảo luận 1 – 1, cuộc gọi phỏng vấn, thuyết trình,…
- Thời lượng: Để hỗ trợ ứng viên có sự chuẩn bị thích hợp, bạn cần cung cấp thông tin về thời lượng phỏng vấn trung bình.
Xem thêm: Bật mí 3 cách mời ứng viên đến phỏng vấn thu hút dành cho nhà tuyển dụng
Đừng quên nhắc nhở ứng viên phản hồi Email
Trước khi kết thúc Email, bạn đừng quên bày tỏ mong đợi nhận được phản hồi xác nhận từ ứng viên. Bạn có thể đặt ra một khung thời gian cụ thể để ứng viên gửi thư phản hồi. Khi quy định về mặt thời gian, ứng viên sẽ chủ động hơn trong việc đưa ra quyết định và gửi thư phản hồi sớm nhất.
3 mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn nhất qua Email
1. Thư mời phỏng vấn qua điện thoại
Tiêu đề: PHỎNG VẤN QUA ĐIỆN THOẠI VỚI CÔNG TY [Tên công ty]
Chào A [Tên ứng viên],
Cảm ơn A đã ứng tuyển vào vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại Công ty [Tên công ty],
Mình là [Tên người gửi] đang đảm nhiệm chức vụ [Tên chức vụ] tại [Tên công ty]. Sau khi xem xét hồ sơ của A, mình muốn có cuộc thảo luận nhanh qua điện thoại cùng bạn. Mình muốn biết cho A biết thêm về Công ty [Tên công ty] và hiểu rõ hơn về A. Không biết A có sẵn sàng nhận cuộc gọi giới thiệu ngắn vào đầu tuần sau không?
Mong nhận được hồi âm của A.
Trân trọng,
Ký tên
[Chức vụ tại Công ty]
[Tên công ty]
2. Thư mời phỏng vấn trực tiếp
Tiêu đề: THƯ MỜI PHỎNG VẤN VỚI CÔNG TY [Tên công ty] CHO VỊ TRÍ [Vị trí ứng tuyển]
Chào A,
Cảm ơn bạn đã đăng ký ứng tuyển vào Công ty [Tên công ty].
Hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Vị trí ứng tuyển] của bạn khiến công ty rất ấn tượng và chúng tôi mong muốn gặp bạn trực tiếp tại văn phòng để tham gia buổi phỏng vấn.
Bạn sẽ gặp trưởng bộ phận của Công ty – Anh/Chị [Tên trưởng bộ phận]. Buổi phỏng vấn có thể kéo dài khoảng 45 phút. Qua buổi phỏng vấn, bạn sẽ có cơ hội hiểu thêm về vị trí và Công ty của chúng tôi.
Công ty mong muốn thực hiện cuộc phỏng vấn trong tuần này. Vui lòng cho mình biết khoảng thời gian nào thuận tiện cho A. Mình có thể gửi qua Email xác nhận vào:
- Thứ…, ngày… tháng… năm… lúc…
- Hoặc thứ…, ngày… tháng… năm…, lúc.
Nếu cảm thấy khung thời gian trên không thuận tiện, A vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại [Số điện thoại] hoặc Email [Địa chỉ Email] để mình sắp xếp một cuộc hẹn khác.
Công ty [Tên công ty] nằm tại số [Địa chỉ Công ty].
Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
Ký tên
[Vị trí đang đảm nhiệm]
[Tên Công ty].
3. Thư mời phỏng vấn online
Tiêu đề: THƯ MỜI PHỎNG VẤN VỊ TRÍ [Vị trí ứng tuyển] với Công ty [tên Công ty].
A thân mến,
Chúng tôi đã nhận được đơn đăng ký ứng tuyển của bạn tại vị trí [Vị trí ứng tuyển] và muốn lên lịch một cuộc phỏng vấn online để thảo luận chi tiết hơn về vị trí ứng tuyển với bạn.
Bạn có thể sắp xếp thời gian phỏng vấn vào tuần tới được không? Sau khi lên lịch, tôi sẽ gửi lại thời gian chính xác và hướng dẫn bạn tham gia buổi phỏng vấn online. Nếu gặp bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào vào ngày phỏng vấn, bạn hãy gọi trực tiếp cho tôi qua số điện thoại … hoặc gửi Email về địa chỉ …
Trước ngày… tháng… chúng tôi hy vọng sẽ nhận được Email xác nhận phỏng vấn của bạn.
Một lần nữa, cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí [Vị trí ứng tuyển] và mong nhận lời phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
Ký tên
[Chức vụ đang đảm nhiệm]
[Tên công ty]
Nhìn chung, một bức thư mời phỏng vấn qua Email là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp sau khi xem xét hồ sơ ứng tuyển của ứng viên. Thư mời phỏng vấn chính là phương tiện giúp bạn lần nữa khẳng định mức độ chuyên nghiệp và sự tôn trọng của doanh nghiệp dành cho ứng viên.
Nếu mong muốn trở thành một nhà tuyển dụng tuyệt vời, được làm việc, trao đổi trực tiếp với ứng viên và tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp, bạn có thể ứng tuyển vào các vị trí nhân sự tại Vieclam24h.vn. Chúng tôi tự tin sẽ giúp bạn tìm được công việc ưng ý và phù hợp với mong ước của mình.
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Top 5 phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả
