Phân công công việc đóng vai trò quan trọng trong mọi công ty. Nhân viên sẽ dựa vào phân công của nhà quản lý để xác định vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó có kế hoạch làm việc phù hợp. Điều này đảm bảo tính công bằng và sự hài lòng của tập thể trong quá trình làm việc, nhờ đó nâng cao hiệu suất làm việc như mong đợi. Vậy làm thế nào để phân công công việc cho nhân viên hợp lý? Bài viết dưới đây của Việc Làm 24h sẽ gợi ý các cách thực hiện hiệu quả và các bảng phân công được sử dụng phổ biến hiện nay.
Phân công công việc là gì?
Phân công công việc là quá trình phân tích, sắp xếp và bàn giao các nhiệm vụ hoặc quyền hạn thực hiện công việc cho từng thành viên trong nhóm. Phân công là một nhiệm vụ thiết yếu trong công tác quản lý dự án và các hoạt động trong dây chuyền. Người chịu trách nhiệm phân chia phải đảm bảo công bằng và minh bạch để gia tăng sự gắn kết của tập thể cũng như nâng cao hiệu suất làm việc. Đồng thời người quản lý còn phải tạo điều kiện thuận lợi nhất và hỗ trợ đầy đủ nguồn lực, phương tiện để nhân viên thực hiện công việc.
Phân công công việc bằng các hình thức nào?
Nhà quản lý cần trao đổi rõ ràng với nhân viên về yêu cầu kết quả công việc để nhân viên hiểu và nắm rõ, có phương hướng hành động phù hợp. Có thể thực hiện bằng các hình thức như sau:
- Bằng văn bản hoặc bằng lời nói
- Theo tiêu chuẩn hóa hoặc theo tình huống
- Trực tuyến hoặc ngoại tuyến
Vai trò của phân công công việc là gì?
Đối với nhân viên
- Nâng cao tinh thần làm việc khi có thêm nhiều đầu việc để phát huy năng lực.
- Có cơ hội trau dồi các kỹ năng chuyên môn và nâng cao kinh nghiệm.
- Nâng cao giá trị bản thân khi hoàn tất nhiệm vụ.
- Có cơ hội thách thức bản thân và chinh phục những mục tiêu quan trọng trong công việc.
- Định hướng cụ thể trước khi làm việc và có trách nhiệm hơn với những công việc được phân công.
Đối với nhà quản lý
- Hoàn thành công việc nhanh chóng.
- Giảm bớt áp lực trong công việc.
- Có thêm nhiều thời gian cho những công việc khác.
- Nâng cao năng lực nhân viên để xây dựng đội ngũ nhân sự đắc lực cho công ty.
- Xây dựng tầm ảnh hưởng của bản thân đối với lòng tin của nhân viên.
- Thể hiện năng lực quản lý.
Tầm quan trọng của việc phân công mà bạn không thể bỏ qua
Quản lý tốt tiến độ hoàn thành công việc
Với cách phân công công việc hợp lý, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi nhiệm vụ của từng cá nhân rõ ràng và chi tiết. Điều này giúp nhà quản trị dễ dàng giám sát tiến độ hoàn thành công việc hơn bao giờ hết.
Khai thác năng lực nhân viên
Nhà quản lý sẽ dựa vào khả năng và điểm mạnh riêng biệt của từng nhân viên để phân công phù hợp. Với cách này, năng lực của nhân viên sẽ được khai thác tối đa, nhờ đó hiệu suất làm việc sẽ được nâng cao. Với cương vị là nhà quản lý, bạn cần phải tỏ ra thiện chí khi bàn giao công việc, nhằm giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng để hoàn thành tốt công việc được giao.
Phát huy năng lực nhân viên
Khi nhà quản lý hiểu rõ năng lực của từng nhân viên và giao các nhiệm vụ phù hợp sẽ tạo cơ hội giúp nhân viên phát huy năng lực. Được giao những nhiệm vụ đúng với năng lực sẽ giúp nhân viên sẽ tích lũy kiến thức và phát triển những kỹ năng chuyên môn cần thiết. Nhờ đó, nhân viên sẽ có thêm động lực làm việc cũng như hài lòng về chính mình khi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tránh sự quá tải hoặc cảm thấy nhàm chán khi làm việc.
Tối ưu chi phí và thời gian
Nhờ phân công công việc khoa học và hiệu quả, thời gian hoàn thành sẽ được tối ưu và chất lượng công việc cũng được nâng cao hơn. Với cách này, đảm bảo công việc sẽ theo đúng kế hoạch đã đặt ra và nhờ đó mà nhà quản lý có thể tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, sau khi giao việc cho nhân viên nhà quản lý sẽ giảm được áp lực đến từ khối lượng công việc khổng lồ và có thêm thời gian để hoàn thành các công việc quan trọng khác.
Nhấn mạnh vai trò quản lý
Nhờ phân công đúng người đúng việc, nhà quản lý sẽ tạo được sự ảnh hưởng nhất định đối với từng nhân viên. Mỗi nhiệm vụ được hoàn thành, sức mạnh cộng tác càng ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt là vai trò của nhà quản lý sẽ được thể hiện rõ nét khi xác định phương hướng làm việc của tập thể mang đến thành công nhất định. ĐIều này, sẽ giúp nhà quản lý nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của tập thể, nhờ đó môi trường làm việc ngày càng gắn kết.
Nguyên tắc khi phân công công việc
Để phân công công việc phù hợp và đạt hiệu quả, nhà quản lý cần nắm rõ các nguyên tắc sau đây:
- Đảm bảo chọn đúng người và đúng thời điểm.
- Đảm bảo quá trình phân công được công bằng, minh bạch và rõ ràng.
- Giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện công việc.
- Yêu cầu nhân viên phải thường xuyên phản hồi và báo cáo công việc.
Bỏ túi 10 bước lập kế hoạch phân công công việc mang lại hiệu quả cao
Bước 1: Thiết lập mục tiêu công việc
Đề ra mục tiêu cho từng công việc sẽ giúp nhà quản lý làm chủ được quá trình phân công công việc được khoa học hơn. Nhà quản lý cần giải thích rõ ràng cho nhân viên về nội dung công việc, cũng như xác định rõ những công việc cần được ưu tiên.
Bước 2: Phân công dựa trên năng lực
Nhằm đảm bảo phân công công bằng và không xảy ra bất kỳ tranh cãi nào giữa các thành viên, nhà quản lý cần tìm hiểu và đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên. Nhờ đó, nhân viên có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và công ty cũng hạn chế trường hợp hao phí chất xám.
Bên cạnh đó, người quản lý cũng có thể xây dựng danh sách công việc với yêu cầu cụ thể để mọi người được quyền lựa chọn những nhiệm vụ phù hợp. Điều này giúp nâng cao tính tự chủ và phát huy khả năng sáng tạo của nhân viên trong công việc. Đồng thời, để đảm bảo quá trình làm việc được suôn sẻ, nhà quản lý nên lập kế hoạch dự phòng để tránh trường hợp nhân viên được phân công không thể thực hiện công việc được giao.
Bước 3: Tính toán thời gian hoàn thành công việc
Người quản lý cần xác định các mốc thời gian hoàn thành công việc của mỗi nhân viên tương ứng với các đầu việc trong dự án. Khi đã xác định deadline cụ thể cho từng nhân viên, người quản lý có thể theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và có cái nhìn bao quát hơn về quy trình làm việc của đội ngũ nhân sự.
Xem thêm: Cách lập thời gian biểu hiệu quả cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Bước 4: Hướng dẫn và cung cấp thông tin cần thiết
Người quản lý cần phải chủ động trao đổi, hướng dẫn cách thực hiện công việc và cung cấp những thông tin cần thiết cho nhân viên. Ngoài truyền tải mục tiêu công việc và đưa ra những kỳ vọng về kết quả, người quản lý cần phải theo dõi quá trình làm việc và đưa ra nhắc nhở cần thiết để xử lý kịp thời những sai sót có thể xảy ra. Nhờ đó, nhân viên không phải rơi vào tình trạng lúng túng khi phải yêu cầu thông tin cần thiết khi làm việc.
Bước 5: Chia sẻ công việc
Người quản lý không nên ôm đồm quá nhiều bởi điều này chỉ mang đến kết quả không như mong đợi. Chia sẻ công việc giúp nhà quản lý giảm bớt khối lượng công việc và trao cơ hội để nhân viên được thể hiện năng lực làm việc. Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc, người quản lý nên hạn chế những can thiệp không cần thiết vào nhiệm vụ của nhân viên, điều này chỉ khiến nhân viên cảm thấy không được tin tưởng. Hãy để nhân viên được thoải mái thể hiện năng lực làm việc và cải thiện những kỹ năng mềm còn thiếu sót để tiếp thu kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
Xem thêm: Bỏ túi 8 kỹ năng làm việc nhóm cần phải biết để làm việc hiệu quả
Bước 6: Trao quyền cho nhân viên
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất để nhân viên hoàn thành công việc, người quản lý cần phải trao quyền làm việc cũng như cung cấp nguồn lực và công cụ hỗ trợ cần thiết.
Bước 7: Duy trì mối liên kết giữa các thành viên
Mỗi nhân viên sẽ được giao những nhiệm vụ cụ thể riêng biệt, tuy nhiên trong môi trường làm việc nhóm, các công việc này đều có mối liên kết với nhau. Do đó, người quản lý cần đảm bảo duy trì sự tương tác và đề cao tinh thần giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên khi thực hiện nhiệm vụ.
Bước 8: Linh hoạt điều phối
Trong quá trình thực hiện công việc, người quản lý cần xem xét và đưa ra đánh giá rõ ràng để linh hoạt điều phối nhân lực khi xuất hiện những rủi ro không mong muốn ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.
Bước 9: Đánh giá kết quả
Dựa vào kết quả hoàn thành công việc, nhà quản lý sẽ đưa ra đánh giá về điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên để có biện pháp điều chỉnh phù hợp. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về năng lực bản thân để rút kinh nghiệm và cải thiện chất lượng công việc tốt hơn.
Bước 10: Trân trọng những cố gắng
Khi hoàn thành công việc, người quản lý cần đánh giá cao những việc mà nhân viên đã hoàn thành tốt và gửi lời cảm ơn tinh thần cống hiến của nhân viên. Nhờ đó, nhân viên cảm thấy được trân trọng hơn, đồng thời tự tin vào năng lực của mình và có động lực cho các nhiệm vụ khác trong tương lai.
Những thông tin trong một bảng phân công cần phải có
Bảng phân công công việc gồm 4 phần thông tin quan trọng như sau:
- Những công việc cần thực hiện dựa trên mức độ ưu tiên
- Mục đích thực hiện nhiệm vụ.
- Mô tả các tiêu chuẩn cần đạt được như việc đánh giá công việc sau khi hoàn thành hoặc thời gian yêu cầu,…
- Báo cáo tiến độ công việc: Yêu cầu nhân viên phải thường xuyên thông báo tiến độ hoàn thành công việc hoặc những khó khăn gặp phải khi thực hiện công việc cho người quản lý.
Một số bảng phân công công việc phổ biến nhất hiện nay
Mẫu 1: Bảng phân công theo tháng
CÔNG TY:….. CỘNG HOÀ – XÃ HỘI – CHỦ NGHĨA – VIỆT NAM
PHÒNG:……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢNG PHÂN CÔNG TRONG THÁNG 10/2022
PHÒNG BAN: ………………..……………………………………………………….
Người thực hiện: ………………………………………………………………………..
| STT | NỘI DUNG CÔNG VIỆC | NGƯỜI THỰC HIỆN | THỜI GIAN | KẾT QUẢ | GHI CHÚ | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BẮT ĐẦU | KẾT THÚC | |||||
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
Mẫu 2: Bảng phân công theo tuần cho từng nhân viên
CÔNG TY:….. CỘNG HOÀ – XÃ HỘI – CHỦ NGHĨA – VIỆT NAM
PHÒNG:……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG TUẦN
PHÒNG BAN: ………………..……………………………………………………….
Người thực hiện: ……………………………………………………………………..
Nhân viên ……………………………………………………………………………..
| THỜI GIAN | NỘI DUNG CÔNG VIỆC | GHI CHÚ | ĐÁNH GIÁ | |
|---|---|---|---|---|
| GIỜ | NGÀY | |||
| 17h | Thứ 2 | |||
| 18h | Thứ 3 | |||
| 10h | Thứ 4 | |||
| 20h | Thứ 5 | |||
Kết luận
Với cương vị nhà quản lý, phân công công việc là một nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện để khai thác năng lực làm việc của từng nhân viên và nâng cao hiệu suất làm việc. Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu hơn về phân công công việc là gì cũng như những cách thực hiện hợp lý và hiệu quả. Tùy vào mục đích công việc, các bạn có thể áp dụng những các mẫu bảng phân công công việc để quá trình quản lý mang lại kết quả như mong đợi nhé!
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Việc Làm 24h để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Đây là giải pháp đơn giản giúp nâng cao năng lực nhân viên nhà quản lý cần nắm
