Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng các công cụ trợ giúp quá trình tuyển dụng đang trở thành xu hướng phổ biến được các nhà tuyển dụng ưa chuộng. ATS – Applicant Tracking System là một trong những phần mềm đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý hồ sơ ứng viên và chọn lọc nhân tài phù hợp với nhu cầu của công ty. Vậy ATS là gì? Cách thức áp dụng ATS tuyển dụng như thế nào? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu.
ATS là gì?
ATS – Applicant Tracking System được hiểu là hệ thống theo dõi ứng viên, đây là phần mềm theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động diễn ra trong quy trình tuyển dụng. Hệ thống này giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ xin việc của ứng viên một cách tối ưu, rút ngắn thời gian tìm được ứng viên phù hợp cho các vị trí trống và tự động hoá các hoạt động tuyển dụng nói riêng và hoạt động nhân sự của doanh nghiệp nói chung.
ATS hoạt động như thế nào? Vì sao nhiều ứng viên cho rằng ATS là hung thần tuyển dụng?
Sử dụng câu hỏi loại trừ
Khi ứng viên nộp CV qua cổng thông tin doanh nghiệp, ứng viên sẽ được yêu cầu trả lời một vài câu hỏi bắt buộc. Những câu hỏi này được gọi là “câu hỏi loại trừ” và mục đích của chúng là thu hẹp số lượng ứng viên tiềm năng. Nếu câu trả lời của ứng viên không đạt yêu cầu, CV của bạn sẽ bị ATS “gắn cờ” hoặc tự động từ chối. Nếu câu trả lời của ứng viên được chấp thuận, hồ sơ xin việc của bạn sẽ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Sàng lọc hồ sơ ứng viên bằng từ khóa liên quan
Để tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng, phần mềm Applicant Tracking System thường sử dụng phương pháp sàng lọc qua các từ khóa liên quan đến mô tả công việc. Quy trình này giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm các kỹ năng hoặc chức danh có liên quan đến vị trí cần tuyển dụng. Đối với ATS tuyển dụng, từ khóa là một trong những yếu tố quan trọng nhất.
Phần mềm ATS phân tích và lưu trữ thông tin ứng viên dựa trên các từ khóa. Do đó, công ty có thể dễ dàng tìm kiếm các từ khóa có liên quan đến vị trí tuyển dụng và lọc ra những ứng viên có chứa các từ khóa này trong hồ sơ xin việc. Nếu hồ sơ của ứng viên không có các thuật ngữ chính xác thể hiện theo JD – mô tả công việc, hồ sơ đó có thể bị loại bỏ. Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ xem xét kỹ hơn từng hồ sơ đã được lựa chọn và đưa ra quyết định ứng viên phù hợp nhất.
Xem thêm: 5 bước sàng lọc CV ứng viên nhanh chóng, hiệu quả dành cho nhà tuyển dụng
Xếp hạng hồ sơ ứng viên
Khi CV/Resume được gửi đến, Applicant Tracking System sẽ tiến hành so sánh và đánh giá mức độ phù hợp của từng hồ sơ. Việc xếp hạng ứng viên giúp cho quá trình sàng lọc trở nên nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ những hồ sơ không phù hợp với yêu cầu công việc mà không cần sự can thiệp của con người. Những ứng viên có điểm số cao hơn sẽ được xem xét đầu tiên. Điều này giúp nhà tuyển dụng tập trung vào những ứng viên có khả năng phù hợp với yêu cầu công việc.
Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ xác định các hồ sơ ứng viên đảm bảo phù hợp với yêu cầu nhất và chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong quá trình tuyển dụng.
Vì sao Applicant Tracking System “được lòng” nhiều nhà tuyển dụng?
Việc chọn sử dụng phần mềm ATS trong quá trình tuyển dụng mang lại nhiều lợi ích cho các nhà tuyển dụng hơn các quy trình truyền thống:
- Tiết kiệm thời gian: ATS giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian sàng lọc hàng trăm cho đến hàng nghìn hồ sơ xin việc của ứng viên, đặc biệt là các tập đoàn lớn với bộ máy nhân sự phức tạp.
- Dễ dàng quản lý hồ sơ ứng viên: ATS giúp nhà tuyển dụng quản lý hồ sơ ứng viên một cách dễ dàng và hiệu quả, từ đó đảm bảo tính tăng chính xác trong quá trình tuyển dụng nhiều vị trí trong cùng một thời điểm.
- Tìm kiếm nhân tài phù hợp: ATS giúp tìm kiếm và sàng lọc những ứng viên ưu tú nhất, phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của công ty.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Sử dụng ATS giúp nhà tuyển dụng xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân cũng như công ty với ứng viên, từ đó thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả.
Đặc biệt, hiện nay, nhiều phần mềm ATS phát triển đã tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) trong việc sàng lọc và xác định ứng viên tiềm năng. Trong tương lai, hứa hẹn ATS sẽ được tích hợp với các nền tảng mạng xã hội như LinkedIn để xác định ứng viên phù hợp với các vị trí tuyển dụng của công ty. Ngoài ra, sự kết hợp giữa AI và ATS có thể được sử dụng để tạo ra các buổi phỏng vấn sơ lược hoặc trả lời những thắc mắc của ứng viên về quá trình ứng tuyển.
Nhà tuyển dụng nên chọn CRM hay ATS là gì?
Vậy doanh nghiệp nên ứng dụng Hệ thống theo dõi ứng viên (Applicant Tracking System – ATS) hay hệ thống quản lý quan hệ ứng viên (Customer Relationship Management – CRM)?
ATS là phần mềm thường được sử dụng trong quá trình tuyển dụng với các tính năng như phân tích, sàng lọc và công cụ đánh giá, xếp loại hồ sơ ứng viên. Phần mềm ATS thực sự hữu ích với các doanh nghiệp hoặc tập đoàn lớn với bộ máy nhân sự phức tạp cần tuyển nhiều vị trí cùng một lúc. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, nộp hồ sơ ứng tuyển trực tuyến đang thay thế cho phương thức ứng tuyển truyền thống, phần mềm này giúp nhà tuyển dụng xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn hồ sơ ứng viên tiết kiệm thời gian hơn.
Trong khi đó, CRM cho phép nhà tuyển dụng đưa ứng viên tiềm năng vào “tầm ngắm” và xây dựng mối quan hệ với họ trước khi nộp đơn vào công ty. CRM cung cấp các tính năng cần thiết cho quá trình tuyển dụng như email marketing, lập lịch và các công cụ liên lạc để tăng cường mối quan hệ với các ứng viên tiềm năng. Trong khi ATS chỉ cung cấp dữ liệu mà ứng viên nộp vào, CRM cho phép nhà tuyển dụng chủ động cập nhật thông tin khám phá được về ứng viên để đi đến bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên, điểm hạn chế của CRM là hệ thống này không cung cấp các tính năng phân tích hồ sơ và sàng lọc ứng viên như ATS.
ATS và CRM là hai phần mềm có tính năng và ứng dụng khác nhau trong quá trình tuyển dụng. Do đó, nhà tuyển dụng có thể sử dụng cả hai phần mềm để cải thiện quá trình tuyển dụng và tìm ra những nhân tài.
Độ chính xác của Applicant Tracking System có thực sự hoàn hảo?
Mặc dù ATS thực sự hữu ích trong quá trình tuyển dụng tuy nhiên cũng có nhiều bất cập khi sử dụng phần mềm này. Một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy 88% nhà tuyển dụng cảm thấy các ứng viên đủ năng lực đã bị ATS bỏ qua do hồ sơ không phù hợp với các tiêu chí chính xác được thiết lập bởi mô tả công việc. Điều này cho thấy rằng ATS đặt quá nhiều trọng tâm vào các từ khóa và không cân nhắc đến kỹ năng mềm, kinh nghiệm hoặc trình độ của ứng viên. Do đó, nhiều ứng viên tiềm năng bị bỏ qua chỉ vì CV không chuẩn ATS do không chứa đúng các từ khóa cần thiết!
Để khắc phục điều này, ứng viên nên chủ động xây dựng CV tiêu chuẩn ATS chứa đúng các từ khóa trọng tâm mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm cho vị trí công việc.
Chinh phục nhà tuyển dụng với CV chuẩn ATS là gì?
Thông thường, ứng viên sẽ sử dụng các mẫu CV có sẵn để apply. Tuy nhiên để đảm bảo “lọt” vào “mắt xanh” của phần mềm ATS được các doanh nghiệp áp dụng vào quá trình sàng lọc hồ sơ tuyển dụng, ứng viên nên xây dựng CV tiêu chuẩn ATS.
1. Chọn đúng định dạng CV
Định dạng CV đơn giản, dễ đọc và có cấu trúc rõ ràng là yếu tố quan trọng khi bạn muốn tạo một CV thân thiện với phần mềm ATS. CV tiêu chuẩn ATS nên được thiết kế các tiêu đề như thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kỹ năng, chứng chỉ/thành tích và kinh nghiệm làm việc.
Phần mềm ATS sẽ đọc CV theo trình tự up-to-date, tức là từ thông tin mới nhất đến thông tin cũ nhất. Vì vậy, khi trình bày kinh nghiệm làm việc, hãy bắt đầu với thông tin về vị trí công việc mới nhất, sau đó đến các vị trí làm việc trước đó theo thứ tự thời gian đảo ngược.
2. Sử dụng từ khóa liên quan đến JD công việc
Khi tìm kiếm ứng viên, nhà tuyển dụng không chỉ dựa theo chức danh công việc mà còn sử dụng các từ khóa liên quan để tìm kiếm theo kỹ năng cần thiết. Để sử dụng hiệu quả các từ khóa này vào CV, ứng viên có thể phân tích JD và tìm các từ hoặc cụm từ xuất hiện nhiều lần. Tuy nhiên, tránh sử dụng quá nhiều từ khóa một cách không tự nhiên.
Các từ khóa có thể chia thành 2 loại gồm kỹ năng và động từ cho các đầu việc. Các kỹ năng mà bạn có thể liệt kê như phân tích dữ liệu, giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian,… Động từ cho các đầu việc mà bạn nên nhấn mạnh vào CV như tạo, tối ưu hóa, tối đa hóa, phát triển, giải quyết, thực hiện,… Khi sử dụng các từ khóa này trong CV, bạn cần phải điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu của vị trí ứng tuyển. Trên hết, hãy nhớ rằng mỗi vị trí đều yêu cầu kinh nghiệm và kỹ năng khác nhau, vì vậy không nên sử dụng một CV cho nhiều vị trí.
3. CV được thiết kế tương thích với phần mềm ATS là gì?
Để đảm bảo CV của bạn được ATS đọc và hiểu đúng thông tin, cần tuân thủ một số nguyên tắc thiết kế nhất định.
- Câu văn đơn giản, rõ ràng.
- Không chứa các ký tự đặc biệt
- Sử dụng font chữ phổ biến như Times New Roman, Arial,…
- Sử dụng 11 – 12pt đối với kích thước văn bản thông thường và 14 – 16pt cho tiêu đề văn bản.
- Các lề cách nhau khoảng 1 inch cho tất cả các mặt CV.
Cuối cùng, không quên kiểm tra và đọc lại CV trước khi gửi đi để tránh những lỗi chính tả hay ngữ pháp ảnh hưởng đến cơ hội của bạn.
4. Không sử dụng hình ảnh hoặc định dạng phức tạp
CV chuẩn ATS nên hạn chế sử dụng hình ảnh hoặc định dạng phức tạp, do phần mềm ATS không thể đọc được những thông tin này và có thể gây ra các vấn đề cho việc sàng lọc và đánh giá hồ sơ ứng viên.
5. Chọn loại tệp tải xuống
Việc sử dụng định dạng PDF là một lựa chọn phù hợp để đảm bảo rằng ATS có thể đọc được CV của bạn, đồng thời giữ nguyên định dạng và thiết kế của CV. Nếu hệ thống ATS không yêu cầu định dạng tệp cụ thể, hãy sử dụng tệp .docx để đảm bảo rằng ATS có thể phân tích cú pháp thông tin một cách chính xác.
Thu phục nhà tuyển dụng với các lưu ý quan trọng khi thiết kế ATS CV Template
Thiết kế đơn giản và truyền thống là cách tốt nhất để đảm bảo rằng CV của bạn được hệ thống ATS đọc và hiểu nội dung chính xác. Một số ứng viên muốn thêm hình ảnh, biểu đồ hoặc các thông tin thú vị để CV sáng tạo và bắt mắt hơn, tuy nhiên điều này có thể gây khó khăn khi ATS quét thông tin. ATS sẽ cắt xén hoặc loại bỏ hình ảnh, biểu đồ,… và chuyển đổi tất cả thành văn bản.
Ngoài ra, ứng viên nên tránh sử dụng các cột để chia nhỏ thông tin, cách bố trí thông tin này sẽ làm cho ATS gặp khó khăn khi đọc từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Thay vào đó, hãy sắp xếp thông tin theo dạng tiêu đề và các dòng liền kề để ATS có thể đọc qua dễ dàng hơn.
Đặc biệt, hãy nhớ rằng các hệ thống ATS lưu trữ các từ khóa liên quan và dựa vào đó để phân tích CV. Vì vậy, việc sử dụng các từ khóa liên quan đến vị trí ứng tuyển giúp CV của bạn sẽ được xếp hạng cao hơn trong quá trình phân tích của ATS.
Kết luận
Hiện nay, việc sử dụng ATS trong quá trình tuyển dụng ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết hơn bao giờ hết. Để đảm bảo thiết kế CV chuẩn ATS là gì, ứng viên nên cần có những kiến thức và kỹ năng cần thiết. Hy vọng những thông tin hữu ích mà Việc Làm 24h chia sẻ đã giúp bạn, dù là người tìm việc hay nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về Applicant Tracking System.
Xem thêm: ROI là gì? Hướng dẫn cách tính ROI chuẩn nhất hiện nay
