Các chính sách bảo hiểm xã hội (BHXH) luôn được các doanh nghiệp chủ động thực hiện để bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Báo giảm BHXH là một trong những nghiệp vụ quan trọng doanh nghiệp phải thực hiện khi có sự thay đổi nhân sự. Vậy báo giảm khi nào và cách báo giảm ra sao? Trong bài viết dưới dây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h, các bạn sẽ được hướng dẫn báo giảm bảo hiểm xã hộichi tiết nhất và mốc thời hạn báo tăng giảm BHXH để thực hiện đúng quy trình. Cùng theo dõi nhé!
Báo giảm bảo hiểm xã hội khi nào?
Khoản 1, Điều 98, Luật BHXH năm 2014 quy định: “Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.”
Ngoài ra Điểm 2.1, Khoản 2, Điều 50 Quy trình thu BHXH, Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN); Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, quy định trách nhiệm của các đơn vị, doanh nghiệp như sau: “Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.”
Theo đó, các trường hợp mà người sử dụng lao động phải báo giảm bảo hiểm xã hội như sau:
- Người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động;
- Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;
- Người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
- Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng;
- Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;
Mốc thời hạn báo tăng giảm
Thời hạn báo tăng
Điều 99 Luật BHXH năm 2014 quy định: “Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan BHXH.”
Ví dụ: Nếu người lao động ký hợp đồng với doanh nghiệp vào ngày 20/5 thì từ ngày 20/5 đến ngày 20/6, doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo tăng BHXH cho người lao động.
Thời hạn báo giảm
Điều 10 Công văn số 1734/BHXH-QLT hướng dẫn thời gian thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động quy định thời hạn khai báo hồ sơ như sau: “Đơn vị có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh đơn vị có thể thực hiện mỗi tháng một lần.”
Khi có phát sinh giảm lao động thì doanh nghiệp phải báo giảm từ ngày 01 của tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì doanh nghiệp có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.
Ví dụ: Hồ sơ tháng 5/2023 thì doanh nghiệp lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/05 đến ngày 31/05/2023. Khi có phát sinh giảm BHXH thì doanh nghiệp báo giảm BHXH từ ngày 01 tháng sau.
Xem thêm: Cách tra cứu quá trình đóng BHXH đơn giản, nhanh chóng nhất hiện nay
Hồ sơ báo giảm gồm những gì?
Tuỳ thuộc vào cách thức báo giảm bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội bằng cách chuẩn bị đầy đủ hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ giấy.
Tại Điều 23 Nghị quyết 595/QĐ-BHXH, để thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHYT, BHXH, BHTN,… (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Hướng dẫn báo giảm BHXH đơn giản nhất hiện nay
1. Cách báo giảm qua mạng
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lập hồ sơ và thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử. Lưu ý: trước khi nộp hồ sơ báo giảm, doanh nghiệp phải đảm bảo có tài khoản đăng ký giao dịch với cơ quan BHXH.
Cách báo giảm bảo hiểm xã hội qua mạng như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang Dịch vụ công BHXH và đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử.
Bước 2: Đăng ký thành công, doanh nghiệp tiến hành tải phần mềm BHXH điện tử về máy tính và kê khai BHXH.
Bước 3: Doanh nghiệp xuất file hồ sơ, sử dụng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH tiếp nhận đầy đủ hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội từ phía doanh nghiệp, cơ quan BHXH sẽ tiến hành giải quyết và xác nhận trên hệ thống. Báo giảm bảo hiểm xã hội thông qua phần mềm BHXH điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức cũng như hạn chế các sai sót khi lập hồ sơ kê khai. Bên cạnh đó, nếu không sử dụng phần mềm BHXH điện tử, các doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội trực tiếp tại cơ quan BHXH tại địa bàn.
2. Cách báo giảm bảo hiểm xã hội trực tiếp qua hồ sơ giấy
Doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm BHXH trực tiếp qua hồ sơ giấy dựa theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ báo giảm BHXH
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm BHXH, sau đó nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đăng ký nộp qua bưu điện.
- Doanh nghiệp có thể đến trực tiếp tại cơ quan BHXH đang quản lý ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp đầy đủ hồ sơ.
- Trong trường hợp chọn nộp qua bưu điện, doanh nghiệp ra bưu cục gần nhất để gửi hoặc đăng ký để nhân viên bưu điện đến tận nơi để nhận hồ sơ.
Bước 2: Doanh nghiệp chờ cơ quan BHXH giải quyết
Sau khi nộp hồ sơ theo đúng quy định, doanh nghiệp chờ cơ quan BHXH giải quyết. Điều 99, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định, thời hạn giải quyết báo giảm bảo hiểm xã hội trong vòng 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH tiếp nhận được đầy đủ hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả
Sau thời hạn giải quyết hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo kết quả từ cơ quan BHXH. Khi này các dữ liệu mới liên quan đến báo giảm bảo hiểm xã hội sẽ được cập nhật đầy đủ trên thống quản lý của cơ quan BHXH. Khi nộp tiền BHXH cho người lao động doanh nghiệp được trừ đi khoản đóng BHXH của người lao động đã được báo giảm.
Báo giảm chậm có sao không?
Khi có phát sinh giảm lao động, doanh nghiệp cần lập danh sách báo giảm bảo hiểm xã hội gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội ngay trong tháng (được tính đến ngày cuối cùng của tháng). Nếu doanh nghiệp báo giảm bảo hiểm xã hội sau ngày cuối cùng của tháng thì được coi là báo giảm bảo hiểm xã hội chậm.
Theo khoản 2 Điều 50 Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Công văn 1734/BHXH-QLT quy định: “Trường hợp doanh nghiệp lập danh sách báo giảm bảo hiểm xã hội chậm, doanh nghiệp phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo báo giảm chậm và thẻ BHYT sẽ có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.”
Kết luận
Báo giảm bảo hiểm xã hội là một trong những quy trình quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng quan tâm để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như cho chính doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin hữu ích mà Nghề Nghiệp Việc Làm 24h chia sẻ về cách báo giảm bảo hiểm xã hội trong bài viết trên sẽ giúp bạn hoàn toàn tự tin khi thực hiện quy trình này. Đừng quên theo dõi các chủ đề hấp dẫn khác về bảo hiểm trên trang Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: Tờ rời bảo hiểm xã hội là gì? Mất tờ rời BHXH có xin cấp lại được không?
