Meta: Kịch bản phỏng vấn hiệu quả là yếu tố then chốt để tìm đúng nhân tài. Khám phá các bước cần thiết giúp bạn tối ưu hóa quá trình tuyển dụng trong bài viết này.
Bí quyết xây dựng kịch bản phỏng vấn chuẩn để chọn đúng nhân tài
Xây dựng kịch bản phỏng vấn chỉn chu là bước đầu tiên để tìm kiếm và chọn đúng ứng viên cho doanh nghiệp. Một kịch bản phỏng vấn hiệu quả không chỉ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ về năng lực, phẩm chất của ứng viên mà còn giúp đảm bảo sự công bằng trong quá trình đánh giá. Bài viết này sẽ giới thiệu những bí quyết để bạn có thể xây dựng một kịch bản phỏng vấn chuẩn, hỗ trợ tối ưu trong việc chọn ra những nhân tài phù hợp nhất!
Tìm hiểu đôi nét về kịch bản phỏng vấn
Kịch bản phỏng vấn là gì?
Kịch bản phỏng vấn là danh mục các câu hỏi và vấn đề cần giải quyết mà người phỏng vấn sẽ đưa ra cho người được phỏng vấn. Về cơ bản, phỏng vấn là một cuộc đối thoại, trò chuyện được thực hiện giữa một hoặc một số người về chủ đề cụ thể. Thông qua đó, mọi người sẽ tiếp nhận được thông tin và vấn đề mình quan tâm. Phỏng vấn có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua điện thoại hay Internet.
Xem thêm: Mẫu thư mời phỏng vấn qua email chuyên nghiệp giúp chiêu mộ nhân tài hiệu quả
Thông thường, kịch bản phỏng vấn sẽ chứa những câu hỏi có cấu trúc, được viết trước đó; bán cấu trúc (một số câu hỏi đã được chuẩn bị nhưng có chỗ đặt câu hỏi mở) và câu những câu hỏi sâu sắc hơn (câu hỏi phát sinh dựa trên câu trả lời của người được phỏng vấn).
Kịch bản phỏng vấn tuyển dụng là gì?
Kịch bản phỏng vấn tuyển dụng là loại tài liệu cung cấp một loạt câu hỏi và câu trả lời trong cuộc phỏng vấn. Loại tài liệu này thường được ứng viên cũng như nhà tuyển dụng soạn thảo trước để chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn sắp tới. Dù các ứng viên không biết trước được những câu hỏi, nhưng kịch bản phỏng vấn tuyển dụng vẫn giúp họ cảm thấy thoải mái, tự tin hơn. Trên thực tế, mỗi bộ phận nhân sự sẽ có kịch bản phỏng vấn tuyển dụng khác nhau nhằm tìm ra ứng viên phù hợp.
Để tạo ra một kịch bản phỏng vấn tuyển dụng, bạn cần đảm bảo nội dung được sắp xếp đúng trình tự, logic. Một kịch bản hoàn hảo sẽ bao gồm cả câu hỏi của nhà tuyển dụng và câu trả lời của ứng viên.
Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn tuyển dụng
Nếu là một đại diện nhân sự, bạn phải biết cách chuẩn bị và viết kịch bản phỏng vấn xin việc chuyên nghiệp. Dưới đây là 5 bước đơn giản giúp bạn thực hiện và hợp lý hoá quy trình phỏng vấn.
Bước 1: Nhận định các yêu cầu của vị trí ứng tuyển
Trước khi bắt đầu viết kịch bản phỏng vấn xin việc tuyển dụng, bạn cần dành thời gian tìm hiểu các yêu cầu về vị trí tuyển dụng. Thông tin này chính là tiền đề để bạn quyết định đưa ra những câu hỏi cho kịch bản phỏng vấn tuyển dụng. Đồng thời, bạn cũng nên chú ý đến các kỹ năng cốt lõi của ứng viên lý tưởng mình đang tìm kiếm.
Bước 2: Thông tin chính của ứng viên
Khi soạn kịch bản phỏng vấn tuyển dụng, bạn đừng quên bổ sung thông tin của ứng viên. Các thông tin này bao gồm: vị trí ứng tuyển, tên ứng viên, phương thức liên lạc ứng viên, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng hiện có…
Bước 3: Viết lời giới thiệu
Trong bước tiếp theo, bạn cần viết lời giới thiệu ngắn gọn. Thông qua lời giới thiệu, bạn có thể kết nối tốt hơn với ứng viên, giúp họ đỡ căng thẳng và phần nào hiểu hơn về môi trường làm việc cũng như văn hoá công ty.
Bước 4: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn
Một trong những nhiệm vụ tốn nhiều thời gian khi viết kịch bản phỏng vấn tuyển dụng là chuẩn bị câu hỏi. Tuỳ vào kỳ vọng của doanh nghiệp, yêu cầu về vị trí tuyển dụng đối với ứng viên, bạn có thể chuẩn bị nhiều loại câu hỏi khác nhau, cụ thể như:
Câu hỏi mở
Đây là những câu hỏi có chiều sâu, đòi hỏi tư duy và tính linh hoạt của ứng viên. Câu hỏi mở thường dựa trên kỹ năng mềm, kinh nghiệm sống của người được phỏng vấn. Bên cạnh đó, một số câu hỏi mở còn đóng vai trò như “cầu nối” giúp ứng viên cảm thấy thoải mái và hiểu rõ hơn về doanh nghiệp.
Lợi ích của câu hỏi mở là giúp bạn ghi nhận được nhiều dữ liệu có giá trị hơn, nắm rõ quan điểm của từng ứng viên. Một số ví dụ về câu hỏi mở mà bạn có thể đưa vào kịch bản phỏng vấn của mình:
- Tại sao bạn lại ứng tuyển vào công ty này?
- Phương pháp làm việc bạn thường xuyên áp dụng là gì?
- Nếu có thể thay đổi điều gì đó về tính cách của mình, bạn sẽ thay đổi điều gì?
- Bạn có thể cho tôi biết thành tựu mà bạn đã đạt được trong thời gian qua là gì không?
- Bạn tự hào nhất về kỹ năng nào của mình?
- …
Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng thường yêu cầu ứng viên trả lời ngắn gọn, xúc tích. Những câu hỏi này có vai trò truyền đạt thông tin thực tế về ứng viên cũng như kinh nghiệm làm việc của họ. Một số ví dụ về câu hỏi đóng khi tuyển dụng là:
- Trước đây, bạn đã làm ở vị trí này bao nhiêu năm?
- Bạn đã hoàn thành bao nhiêu chiến dịch truyền thông xã hội?
- Bạn có kinh nghiệm lãnh đạo một team làm việc từ xa không?
- …
Câu hỏi “Outside-the-box”
Những câu hỏi “bên ngoài chiếc hộp” hay mang tính đột phá giúp bạn đánh giá khả năng sáng tạo hoặc tư duy phản biện của ứng viên. Thông thường, đây là những câu hỏi mang tính thử thách cho ứng viên.
Ví dụ:
- Bạn có thái độ như thế nào với ổ gà hoặc cục gạch trên đường đi làm?
- Bạn sẽ chiến đấu với một con ma cà rồng như thế nào?
- Có bao nhiêu chiếc xe đạp ở London?
- …
Bước 5: Ghi chú lại những thông tin quan trọng
Sau khi hoàn tất các bước trên, nhiệm vụ cuối cùng của bạn là ghi chú lại những suy nghĩ hoặc thông tin quan trọng trong cuộc phỏng vấn. Những thông tin này chính là cơ sở để bạn đánh giá lại khả năng của họ trong giai đoạn tuyển dụng sau này.
Lưu ý khi xây dựng kịch bản phỏng vấn
Để xây dựng một kịch bản phỏng vấn hiệu quả, nhà tuyển dụng cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu. Những yếu tố này giúp xác định rõ tiêu chí, đảm bảo tính nhất quán và tạo điều kiện để ứng viên thể hiện tốt nhất khả năng của mình trong buổi phỏng vấn:
Nghiên cứu yêu cầu công việc
Để xây dựng một kịch bản phỏng vấn chuẩn, nhà tuyển dụng cần xác định rõ trách nhiệm và yêu cầu cho vị trí tuyển dụng nhằm đưa ra câu hỏi đánh giá phù hợp. Trước hết, bạn lập danh sách các tiêu chí cần có như kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và nhiệm vụ chính của vị trí.
Sau đó, bạn nghiên cứu môi trường làm việc, các yếu tố ngành nghề bằng cách tìm hiểu văn hóa và mục tiêu của công ty. Nghiên cứu xu hướng phát triển ngành qua tài liệu, trang web công ty hoặc thảo luận với chuyên gia sẽ giúp bạn có được thông tin chính xác và toàn diện cho quy trình phỏng vấn.
Phân nhóm câu hỏi
Để xây dựng kịch bản phỏng vấn toàn diện, bạn nên phân chia câu hỏi thành các nhóm nhằm đảm bảo bao quát mọi khía cạnh quan trọng của vị trí tuyển dụng. Việc này giúp tạo ra các chủ đề chính, từ đó đánh giá ứng viên toàn diện hơn theo từng yêu cầu cụ thể của vị trí.
Một số nhóm câu hỏi thường dùng có thể bao gồm:
- Câu hỏi về quá trình đào tạo và kinh nghiệm làm việc.
- Câu hỏi về kỹ năng chuyên môn.
- Câu hỏi về kỹ năng giao tiếp và khả năng làm việc nhóm.
- Câu hỏi đánh giá kỹ năng quản lý thời gian và phân chia công việc.
- Câu hỏi về mục tiêu và định hướng nghề nghiệp của ứng viên.
- Câu hỏi về tinh thần ham học hỏi, sự linh hoạt và khả năng thích ứng.
Tạo cấu trúc kịch bản chuyên nghiệp
Khi tạo cấu trúc kịch bản phỏng vấn, bạn cần chú trọng các điểm sau:
- Xác định các giai đoạn và thứ tự phỏng vấn: Bao gồm các bước và thứ tự thực hiện để buổi phỏng vấn diễn ra mạch lạc.
- Giai đoạn giới thiệu: Nhà tuyển dụng tự giới thiệu, đồng thời chia sẻ về công ty, môi trường làm việc.
- Kiểm tra kinh nghiệm và đào tạo: Đặt câu hỏi liên quan đến quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc của ứng viên.
- Đánh giá chuyên môn: Đưa ra các câu hỏi về kiến thức và kỹ năng chuyên ngành phù hợp với vị trí.
- Kiểm tra kỹ năng mềm: Đặt câu hỏi về khả năng giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề.
- Đánh giá khả năng thích ứng và học hỏi: Chuẩn bị những câu hỏi về tinh thần học hỏi và khả năng thích nghi của ứng viên với môi trường mới.
- Xác định mục tiêu cá nhân và đóng góp: Tìm hiểu về mục tiêu, định hướng nghề nghiệp và mức độ cam kết của ứng viên đối với vị trí.
Sắp xếp câu hỏi logic
Sắp xếp thứ tự các câu hỏi một cách logic trong từng giai đoạn phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm bắt thông tin ứng viên một cách toàn diện, dễ dàng theo dõi và phân tích câu trả lời của họ.
Bên cạnh đó, kịch bản phỏng vấn cần đảm bảo đánh giá đầy đủ các khía cạnh quan trọng của vị trí, tập trung vào yêu cầu công việc và những phẩm chất cần có ở ứng viên để khai thác thông tin một cách chi tiết, chính xác nhất.
Mẫu kịch bản phỏng vấn xin việc chuyên nghiệp
Mẫu kịch bản phỏng vấn tuyển dụng
- Người được phỏng vấn: [Họ và tên ứng viên], [số điện thoại], [địa chỉ email].
- Người phỏng vấn: [Họ và tên người phỏng vấn], [số điện thoại], [địa chỉ email].
Thời gian: Thứ…, ngày … tháng … năm …
Địa điểm gặp mặt: Phòng …
Xin chào, tên tôi là [Họ và tên] và tôi là chuyên viên tuyển dụng cấp cao tại [tên công ty]. Hôm nay, tôi sẽ là người trực tiếp phỏng vấn bạn. Như đã đề cập trong email, công ty tôi đang tìm kiếm một Social Media Manager để tham gia bộ phận truyền thông và tiếp thị kỹ thuật số của chúng tôi.
Cuộc phỏng vấn sẽ mất khoảng 30 đến 45 phút. Nếu có thắc mắc gì, bạn cứ mạnh dạn bày tỏ.
- Trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn, bạn hãy cho tôi biết thêm thông tin về bạn?.
- Tại sao bạn quyết định nộp đơn cho vai trò này?
- Bạn đã từng thực hiện bao nhiêu chiến dịch truyền thông xã hội?
- Bạn sử dụng công cụ nào để lập lịch và tạo nội dung?
- Bạn có kinh nghiệm làm việc với những KOLs, KOCs chưa?
- Đối với cách đăng bài trên fanpage công ty, bạn có muốn thay đổi hay điều chỉnh gì không?
- Bạn có đề xuất nào về các chiến dịch truyền thông sắp tới cho công ty không? Bạn nghĩ chiến dịch truyền thông ấy có đủ sức hút người tiêu dùng không?
- Bạn đã có kinh nghiệm làm việc từ xa chưa?
- Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?
Cảm ơn về những câu trả lời của bạn. Phòng Nhân sự của chúng tôi có một cuộc phỏng vấn khác trong tuần này, nhưng dự kiến bạn có thể sẽ nhận phản hồi từ chúng tôi vào thứ Hai tới.
[Kết thúc phỏng vấn].
Mẫu kịch bản gọi điện thoại mời phỏng vấn
- Ứng viên: Alo
- Nhà tuyển dụng: Chào [tên ứng viên], tôi là [tên người gọi] gọi từ [ công ty]. Hiện tại, bạn có tiện nghe điện thoại không?
- Ứng viên: Không vấn đề gì ạ!
- Nhà tuyển dụng: Cảm ơn bạn! Tôi gọi đến để thông báo cho bạn biết rằng công ty tôi đã xem xét CV của bạn cho vị trí [chức danh công việc] và cảm thấy bạn khá phù hợp với vị trí này. Chúng tôi muốn mời bạn đến buổi phỏng vấn để có thể trao đổi chi tiết hơn được không?
- Ứng viên: Dạ được ạ!
- Nhà tuyển dụng: Trong tuần này bạn có thể dành thời gian tham gia không nhỉ? Chúng tôi có các buổi phỏng vấn vào Thứ Hai, Thứ Tư, Thứ Năm hoặc Thứ Sáu, vào lúc 3 giờ chiều.
- Ứng viên: Vâng, tôi có thể đến vào lúc 3 giờ chiều ngày Thứ Tư.
- Nhà tuyển dụng: Tốt quá. Vậy tôi sẽ gửi thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn, thời gian, địa điểm qua email của bạn nhé.
- Ứng viên: Dạ!
- Nhà tuyển dụng: Tôi sẽ gửi đến bạn thông tin chi tiết sớm nhất. Nếu có thắc mắc, bạn đừng ngại phản hồi qua Email nhé! Chúc bạn có một ngày tốt lành.
- Ứng viên: Cảm ơn anh/chị.
- Nhà tuyển dụng: Tạm biệt! Hẹn gặp lại bạn tại buổi phỏng vấn nhé!.
[Kết thúc cuộc gọi]
Xây dựng một kịch bản phỏng vấn chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp chọn đúng người, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình tuyển dụng. Việc Làm 24h hy vọng các bí quyết trong bài sẽ hỗ trợ bạn đánh giá và thu hút ứng viên hiệu quả, giúp đội ngũ của công ty ngày càng vững mạnh.
