1. Chọn không gian và thời gian phù hợp để nói chuyện
Mỗi người thường sẽ cảm thấy thoải mái ở một không gian khác nhau, vì vậy, bạn nên tìm hiểu và chọn địa điểm mà người đó có thể thẳng thắn chia sẻ cùng bạn vấn đề mà cả hai đang gặp phải. Đó có thể là phòng họp hoặc ban công yên tĩnh.
Đồng thời bạn cần đảm bảo rằng cả hai đều có thời gian để giải quyết xong mâu thuẫn hiện tại. Một vấn đề thường không thể được xử lý chóng vánh trong vài phút vì vậy đừng bao giờ chọn khung giờ ít ỏi vào lúc nghỉ trưa. Cả hai nên xác định khoảng thời gian nhất định sẽ dành cho cuộc trò chuyện và cho nhau một cuộc hẹn.
2. Lắng nghe quan điểm của đối phương
Điều quan trọng là cả hai phía đều cần chia sẻ chân thành và lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp, liệu đồng nghiệp có đang hiểu lầm bạn điều gì không? Sau khi nắm rõ nguyên nhân mâu thuẫn, từng người hãy giải thích và tháo gỡ nút thắt của vấn đề. Cuộc trao đổi này cần sự thành thật và chia sẻ với thái độ cởi mở và trên tinh thần góp ý tích cực.
Lưu ý, bạn không nên để cuộc nói chuyện đi quá xa đến những vấn đề không liên quan và mâu thuẫn càng thêm nghiêm trọng. Khi bắt đầu, bạn nên xác định rõ ràng và chính xác đâu là nguồn cơn của mâu thuẫn và đi thẳng vào mấu chốt vấn đề. Nhiều người sẽ tránh né, không muốn giải quyết mâu thuẫn nên bạn cần khéo léo dẫn dắt cuộc nói chuyện. Cả hai phía cần loại bỏ cảm xúc tiêu cực ra khỏi cuộc trao đổi.
3. Lắng nghe chân thành, góp ý tích cực
Để đạt được kết quả tích cực trong việc chia sẻ giải quyết các mâu thuẫn tại nơi làm việc, điều quan trọng là chúng ta cần nhớ không áp đặt ý kiến của mình lên người khác và thay vào đó là nỗ lực phối hợp để lắng nghe những gì đang được truyền đạt.
Trên tinh thần thấu hiểu lẫn nhau, bạn nên cố gắng nắm bắt suy nghĩ và cảm xúc của đối phương, đặt mình và vị trí của người khác để dễ dàng thông cảm hơn.
4. Đi đến thỏa thuận hợp lý
Sau cuộc nói chuyện, nhiều ý tưởng sẽ được đưa ra, bạn nên liệt kê trong đầu và cùng với đối phương thống nhất quan điểm. Cả hai nên kết thúc bằng sự thấu hiểu và đừng quên đưa ra cách giải quyết hợp tình hợp lý nhất nếu mâu thuẫn tương tự có thể xảy ra trong tương lai.
Nên nhớ, khi một mâu thuẫn xảy ra, đừng né tránh điều đó mà hãy sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề đó càng sớm càng tốt. Mâu thuẫn đôi khi lại là cơ hội để bạn và đồng nghiệp hiểu và gắn kết với nhau, từ đó có sự tương tác và phối hợp làm việc hiệu quả hơn!
