1. Trello
Đây có thể được gọi là ứng dụng có cách sử dụng độc đáo và dễ hiểu nhất hiện nay. Cách thức hoạt động của nó là sẽ cho phép bạn tạo ra nhiều Board (ngầm hiểu là một dự án) và trên mỗi board đó bạn sẽ tạo ra các list việc cần làm, trong mỗi list việc làm đó sẽ có nhiều công việc cần xử lý để bạn quản lý từng việc làm.
Không chỉ có vậy, nó còn hỗ trợ làm việc theo nhóm rất tốt bởi vì nó cho phép bạn gửi lời mời (invite friend) không giới hạn vào tham gia làm việc chung với dự án, bạn có thể ủy quyền họ theo dõi một list nào đó hoặc họ có thể tự tạo thêm các list và bổ sung công việc vào.
Đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí mà hiện tại họ chưa công bố các tính năng trả phí, nên bạn có thể sử dụng thoải mái nhé. Đây cũng là một trong số các ứng dụng mới được nhiều người sử dụng trên thế giới, có thể áp dụng vào các dự án nhỏ hoặc lớn.
2. Asana
Asana không phải là một ứng dụng quản lý dự án thuần túy mà nó kiêm luôn nhiệm vụ quản lý các việc cần làm (To do list), do vậy cách sử dụng của nó cũng có phần đơn giản hơn các ứng dụng khác rất nhiều.
Tuy có giao diện đơn giản nhưng Asana đã giúp mình giải quyết tốt các công việc hàng ngày lẫn những việc quan trọng. Bạn có thể tạo ra nhiều dự án khác nhau và bổ sung việc cần làm cho mỗi dự án, nó cũng có thể cho phép bạn thêm những thông báo nhắc nhở khi đến thời gian làm việc và hỗ trợ làm việc nhóm thông qua tính năng ủy quyền từng việc cần làm đến một thành viên khác và hỗ trợ viết bình luận cho từng việc cần làm, phải nói là rất đơn giản để sử dụng nhưng vô cùng mạnh mẽ.
Ứng dụng này gần như là miễn phí nếu bạn sử dụng để giải quyết các công việc hàng ngày và có thể làm việc với 10 người khác nhau. Bạn chỉ có thể cần trả tiền nếu bạn cần giải quyết một lượng lớn công việc hơn.
Khuyến khích dùng: Dùng cho học sinh, sinh viên và các dự án có quy mô nhỏ và vừa.
3. Microsoft OneNote
Microsoft OneNote là một sản phẩm mới có trong bộ Microsoft Office nổi tiếng mà họ đã bổ sung vào phiên bản Microsoft Office 2010 trở đi.
Nếu bạn là một tín đồ của Microsoft Office thì OneNote có thể sẽ vô cùng có ích cho bạn khi nó đã được cài sẵn vào máy trong bộ cài Microsoft Office, vừa tiện lợi để sử dụng mà vừa không cần phải đăng ký bất kỳ tài khoản nào.
Chức năng chính của phần mềm này là giúp bạn tạo ra các ghi chú việc làm từ đơn giản đến chuyên nghiệp cho bất kỳ công việc nào bạn cần ghi nhớ. Sở dĩ nó được nhiều người thích bởi vì nó có rất nhiều các tính năng đặc thù cho việc tạo note mà chưa có bất kỳ ứng dụng nào có thể so sánh được.
4. Evernote (3+)
Đây là một trong các ứng dụng ưa thích của mình mà hiện tại hầu như mình đang sử dụng nó mỗi ngày để giải quyết tất cả các công việc: học hành, việc nhà và việc làm,…
Bạn có thể gọi nó là một phần mềm hỗ trợ tạo ghi chú cũng được mà gọi là phần mềm quản lý dự án cũng không sai vì bạn hầu như có thể làm bất cứ thứ gì với nó.
Một cách ứng dụng rất hay với Evernote đó là hãy cài nó vào điện thoại di động, sau đó sử dụng tính năng chụp ảnh có sẵn để chụp các tài liệu mà bạn cần ghi nhớ và lưu lại. Bạn cũng có thể truy cập vào website http://evernote.com để tạo ra các ghi chú và lưu lại hoặc tải phần mềm Evernote về máy tính để cài đặt.
Nếu bạn đang là sinh viên giống mình, thì Evernote chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng vì ứng dụng của nó phải nói là rất lớn vì hầu như nó hỗ trợ hoạt động trên mọi hệ điều hành (Windows, iOS, Android, Mac,…).
5. Myxteam (3++)
Công cụ quản lý dự án trực tuyến có một số lợi thế đáng kể so với các phần mềm máy tính để bàn vì chi phí rẻ hơn, nhanh hơn, và nâng cấp dễ dàng hơn.
Không cần cài đặt hay cập nhật
Các công cụ quản lý dự án này phát triển trên nền tảng web nên không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào, vì vậy ngay cả những máy tính cấu hình yếu cũng có thể sử dụng công cụ này. Tất cả những điều kiện cần được đáp ứng là một kết nối internet và một trình duyệt. Không chỉ có vậy, khi các công cụ này được nâng cấp và các tính năng mới được phát hành, không cần phải cập nhật đĩa hay driver phức tạp, chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của bạn, và các phiên bản mới nhất đã sẵn sàng cho bạn sử dụng!
Dễ dàng quản lý các nhóm thuê ngoài
Nhiều công ty đã thực sự nhận ra giá trị của việc thuê các nhóm bên ngoài thực hiện những công việc tiêu tốn nhiều thời gian của các dự án – nhưng việc quản lý các nhóm đã trở thành một thách thức. Phần mềm và phần cứng khác nhau nghĩa là các công cụ khác nhau, các múi giờ khác nhau có nghĩa là giữ cho các dự án đúng hạn khó hơn, với phần mềm trên máy tính, có rất nhiều vấn đề có thể xuất hiện và trì hoãn dự án. Tuy nhiên mọi thứ lại dễ dàng hơn với các ứng dụng quản lý dự án dựa trên web. Tất cả các nhóm nhìn thấy cùng một phiên bản, quản lý dự án có thể cập nhật tất cả một cách nhanh chóng, và mọi người có thể thấy ngay những gì họ cần phải làm, bất kể múi giờ của họ hoặc vị trí địa lý.
Không mất mát dữ liệu
Với các công cụ trên máy tính, bạn cần phải bảo trì nhiều thứ hơn không chỉ là không gian làm việc mà còn phải bảo trì phần cứng cho các công cụ hoạt động, bạn cũng phải có phần cứng dự phòng để giữ cho mọi thứ được sao lưu. Nếu có một vấn đề với cơ sở dữ liệu của bạn, bạn sẽ phải rất vất vả để tạo lại các dự án trên bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào bạn đang sử dụng. Với các công cụ quản lý dự án dựa trên nền tảng điện toán đám mây, bạn không cần phải lo lắng về việc sao lưu – tất cả mọi thứ được tự động sao lưu trong các máy chủ từ xa. Trong trường hợp khẩn cấp, mọi dữ liệu được phục hồi nhanh chóng, vì vậy tất cả các dự án của bạn vẫn trong tầm kiểm soát.
Tiết kiệm chi phí
MyXteam hoàn toàn miễn phí, không có giới hạn. Một lợi ích rất lớn cho các công ty, hoặc những dự án khởi nghiệp đang bắt đầu với những dự án đầu tiên của mình. Bạn có thể quản lý bao nhiêu dự án tùy thích và thêm bao nhiêu thành viên vào tùy theo nhu cầu của bạn. Chúc bạn có những trải nghiệm vui vẻ!
Tóm lại:
Dù đã có rất nhiều công cụ tốt để quản lý công việc như vậy nhưng thực tế là có rất nhiều người đã bỏ cuộc nửa chừng vì chưa thích nghi với cuộc sống có sự can thiệp của những công cụ này.
Không có một công cụ nào tối ưu nhất để giúp bạn hoàn thành tốt các công việc cả mà chính bản thân bạn là “công cụ” tốt nhất. Ngoài việc sử dụng các công cụ hỗ trợ, bạn cũng nên có thói quen sắp xếp các công việc cần làm lại cho thêm khoa học để có một cuộc sống vui tươi và thoải mái hơn nhé.
