Kinh doanh giống như việc xây nhà, bạn không thể hoàn tất nếu không có bản vẽ kiến trúc. “Bản vẽ kiến trúc” trong lĩnh vực kinh doanh đó chính là AOP – kế hoạch hoạt động hằng năm. Vậy chính xác AOP là gì? AOP là viết tắt của từ gì? Làm thế nào xây dựng AOP trong kinh doanh? Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn về thuật ngữ này qua bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu đôi nét về AOP
AOP là gì?
AOP trong kinh doanh là gì? Thuật ngữ AOP (Annual Operating Plan – tạm dịch: bản kế hoạch hằng năm) là kế hoạch hoạt động hằng năm của tổ chức, doanh nghiệp hoặc phòng ban cụ thể. Định hướng của AOP là xác định các mục tiêu, hoạt động, kế hoạch tài chính cho một năm tới. Xây dựng AOP hoàn chỉnh giúp đảm bảo sự thành công, phát triển của tổ chức.
AOP được xem như một công cụ quản lý chiến lược. Công cụ này cho phép các bộ phận trong tổ chức cùng tạo ra một kế hoạch hoạt động chung, bài bản. Khi xây dựng AOP, bạn sẽ thiết lập một khung thời gian hoàn chỉnh, chỉ đạo nhiệm vụ và mục tiêu cho từng bộ phận trong tổ chức.
AOP đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược, đảm bảo sự hài hoà giữa mục tiêu chiến lược và hoạt động hằng ngày của tổ chức. Ngoài ra, AOP còn tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng khi quản lý nguồn lực, hoạt động kinh doanh. Bằng cách triển khai AOP, bạn sẽ đo lường, đánh giá hiệu suất hoạt động của tổ chức chính xác hơn.
Xem thêm: Chạy KPI là gì? Cách chạy KPI hiệu quả đưa doanh nghiệp đi đến thành công
Những thành phần chính của AOP là gì?
Khi đã hiểu rõ AOP là gì, bạn cần nắm vững những thành phần cơ bản của kế hoạch hằng năm. Dưới đây là 5 thành phần quan trọng của AOP.
1. Kế hoạch doanh thu
Kế hoạch doanh thu chính là thành phần quan trọng nhất trong AOP. Thành phần này giúp xác định mục tiêu về doanh thu mà tổ chức đặt ra trong năm tới. Kế hoạch doanh thu bao gồm các yếu tố: dự đoán doanh số bán hàng, giá thành, khách hàng mục tiêu, hoạt động tiếp thị,…
2. Kế hoạch chi phí
Đây là thành phần giúp tổ chức xác định những khoản chi phí dự trù để thực hiện kế hoạch doanh thu. Kế hoạch chi phí bao gồm: các khoản chi tiêu cho vật liệu, lao động, quảng cáo, tiếp thị, nghiên cứu và phát triển,…
3. Kế hoạch đầu tư
Kế hoạch đầu tư là thành phần xác định các dự án đầu tư và vốn được phân bổ cho những hoạt động phát triển trong năm tới. Bản kế hoạch này bao gồm: mua sắm tài sản cố định mới, nâng cấp cơ sở hạ tầng, mở rộng quy mô hoặc phát triển sản phẩm/dịch vụ mới,…
4. Kế hoạch nhân sự
Đây là thành phần liên quan đến lực lượng lao động và nguồn nhân sự của tổ chức. Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự cần thiết, phân bổ nguồn lực theo từng bộ phận và vị trí, đào tạo và phát triển nhân viên, thực hiện các chính sách và quy trình liên quan đến nhân sự.
5. Chỉ số hiệu suất và mục tiêu
Thành phần này giúp doanh nghiệp xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng và mục tiêu được đặt ra cho từng phòng ban hoặc hoạt động trong tổ chức. Các chỉ số hiệu suất bao gồm: thước đo định lượng như lợi nhuận, tỷ suất sinh lời, thị phần, chỉ số chất lượng,…
Vai trò của AOP là gì trong kinh doanh?
Xác định mục tiêu tài chính và hoạt động hằng năm
AOP giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu tài chính như lợi nhuận, doanh thu, tỷ suất sinh lời,…, trong năm tiếp theo. Đồng thời, công cụ này cũng cung cấp cho tổ chức một hướng đi rõ ràng, xác định mục tiêu cần đạt được trong tương lai gần. AOP là “kim chỉ nam” giúp định hình những hoạt động và kế hoạch cụ thể để chinh phục mục tiêu.
Quản lý và phân bổ nguồn lực hiệu quả
Vai trò tiếp theo của AOP trong doanh nghiệp là quản lý và phân bổ nguồn lực hiệu quả. AOP giúp tổ chức quản lý nguồn lực bằng cách định hình rõ kế hoạch, bản dự định kế hoạch nguồn lực cần thiết. Đồng thời, AOP cũng xác định các mức đầu tư, chi phí và nguồn nhân lực phù hợp cho từng hoạt động. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hoá việc sử dụng nguồn lực, phân bổ chúng theo phương hướng tốt nhất.
Đo lường và đánh giá hiệu suất hoạt động
AOP cung cấp khung thời gian và chỉ định các chỉ số hiệu suất quan trọng cho từng hoạt động. Với AOP, doanh nghiệp có thể đo lường, đánh giá hiệu suất hoạt động so với kế hoạch đã đề ra. Nhờ đó, từng bộ phận trong tổ chức có thể dễ dàng xác định điểm mạnh, điểm yếu và vấn đề cần giải quyết. Việc này giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Xem thêm: Giải mã mô hình ASK: Công cụ hữu hiệu để đánh giá, cải thiện năng lực nhân sự
Thiết lập khung thời gian và chỉ đạo cho các bộ phận trong tổ chức
AOP tạo ra một khung thời gian, chỉ đạo rõ ràng cho các bộ phận trong tổ chức thực hiện những nhiệm vụ của mình. Bản kế hoạch này định rõ lịch trình, tiến độ và trách nhiệm của từng bộ phận. AOP giúp tạo ra sự phối hợp đồng điệu, nhất quán trong hoạt động của tổ chức. Ngoài ra, AOP còn tạo ra những chỉ đạo và mục tiêu cụ thể, đảm bảo mọi người trong tổ chức đều đồng thuận về hướng đi và phương pháp thực hiện công việc. Yếu tố này cũng tạo điều kiện cho sự tương tác, giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận, đảm bảo mọi người đang làm việc với một mục tiêu chung.
Ưu điểm và hạn chế của AOP là gì?
Ưu điểm
- Giúp xác định mục tiêu, chiến lược cho năm tới, tạo ra một khuôn khổ rõ ràng để tập trung vào những hoạt động của các bộ phận trong tổ chức.
- Đảm bảo tất cả các bộ phận trong tổ chức đều làm việc theo mục tiêu chung và phù hợp với chiến lược tổng thể.
- Tạo điều kiện cho sự phối hợp và tăng tính hiệu quả giữa các bộ phận khác nhau.
- Quản lý nguồn lực hiệu quả bằng cách xác định những yêu cầu về tài chính, nhân lực và các nguồn lực khác trong năm tới.
- Cung cấp một cơ chế đánh giá và theo dõi tiến độ hoạt động trong năm, tạo điều kiện cho việc so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra.
Hạn chế
- Không thể dự đoán mọi tình huống và biến động trong lĩnh vực kinh doanh.
- Khá cứng nhắc và khó thích nghi với những thay đổi nhanh chóng của thị trường.
- Chỉ tập trung vào những yếu tố cụ thể như tài chính, doanh thu, lợi nhuận, biên lợi nhuận,… Điều này ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của tổ chức.
7 bước xây dựng kế hoạch AOP cho doanh nghiệp
Thông thường, AOP được xây dựng dựa trên các tiền đề về tình hình thị trường, tài chính và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Xây dựng AOP là quá trình quan trọng trong kinh doanh.
Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược
Trước tiên, bạn cần xác định mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Dựa vào mục tiêu này, bạn có thể định rõ chiến lược tổng thể, các ưu tiên chiến lược cho những năm tiếp theo. Trong bước đầu tiên, các yếu tố bạn cần xác định là: thị trường mục tiêu, phạm vi sản phẩm/dịch vụ, đối tác,…
Bước 2: Đánh giá môi trường ngoại vi
Trong bước tiếp theo, bạn cần nắm vững thông tin về môi trường kinh doanh bên ngoài như thị trường, kinh tế, chính sách, cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng. Tốt nhất, bạn nên đánh giá thận trọng các yếu tố này để hiểu rõ cơ hội và thách thức.
Bước 3: Định lượng các mục tiêu tài chính và phi tài chính
Bạn tiếp tục xác định những mục tiêu cụ thể liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất sinh lời,… Các mục tiêu phi tài chính bao gồm: thị phần, tỷ lệ hài lòng khách hàng, chất lượng sản phẩm… cũng cần được định lượng.
Bước 4: Xác định các hoạt động chiến lược
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, bạn cần phân tích và xác định các hoạt động chiến lược cần thiết. Các hoạt động này có thể là: phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, nâng cao năng lực sản xuất hoặc cải thiện quy trình kinh doanh.
Bước 5: Phân bổ tài nguyên
Bước tiếp theo bạn cần làm là xác định các tài nguyên cần thiết để thực hiện các hoạt động chiến lược đã xác định. Hoạt động này bao gồm: xác định nguồn lực tài chính, nhân lực, vật liệu và thiết bị. Ngoài ra, bạn cũng nên đảm bảo sự cân đối và hợp lý trong việc phân bổ tài nguyên để hoạt động diễn ra hiệu quả.
Bước 6: Xây dựng kế hoạch hoạt động
Dựa trên các hoạt động chiến lược đã xác định, bạn hãy xây dựng kế hoạch hoạt động chi tiết cho từng bộ phận và chức năng trong doanh nghiệp. Kế hoạch hoạt động này bao gồm: lập lịch, xác định trách nhiệm và phân công công việc cho các thành viên trong tổ chức. Để tăng hiệu quả, bạn nên thiết kế kế hoạch hoạt động rõ ràng, có thời gian, phạm vi và mục tiêu cụ thể.
Bước 7: Đánh giá và theo dõi tiến độ
Thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện AOP là bước cuối cùng bạn cần thực hiện. Bạn có thể sử dụng các chỉ số và tiêu chí đo lường để đánh giá hiệu quả, đảm bảo các mục tiêu đề ra sẽ đạt được. Thông qua việc đánh giá và theo dõi tiến độ, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo AOP phù hợp với mục tiêu cũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Ngoài các bước trên, quá trình xây dựng AOP còn đòi hỏi sự tương tác và phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Sự tham gia của các bên liên quan như các nhà quản lý cấp cao, nhân viên kinh doanh, nhân viên tài chính, các chuyên gia chức năng sẽ đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của AOP.
Nhìn chung, AOP không chỉ là một tài liệu tĩnh mà cần được cập nhật và điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp. Không chỉ định hình chiến lược và hướng đi của doanh nghiệp, quá trình xây dựng AOP còn tạo ra sự tập trung và phối hợp giữa các bộ phận. Đây chính là tiền đề để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động của mình trong suốt một năm.
Qua bài viết trên, Việc Làm 24h tin rằng bạn đã hiểu rõ AOP là gì cũng như cách xây dựng bản kế hoạch AOP hoàn chỉnh. Chúc bạn thành công trong chặng đường kinh doanh sắp tới!
Xem thêm: IPO là gì? Điều kiện nào để doanh nghiệp được lên sàn chứng khoán?
