Bạn đã bao giờ cảm thấy choáng ngợp bởi vô số công việc cần hoàn thành mà không biết bắt đầu từ đâu? Bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn? Backlog chính là giải pháp cho những vấn đề này. Backlog là gì? Backlog gồm những loại nào, có vai trò gì? Làm cách nào xây dựng Backlog hiệu quả? Bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ cho bạn câu trả lời chính xác nhất.
Backlog là gì?
Backlog là danh sách các công việc, nhiệm vụ, tính năng hoặc yêu cầu tồn đọng, chưa được hoàn thành và cần được xử lý. Backlog thường được sử dụng trong các dự án Agile và Scrum, để theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo các yêu cầu đều được đáp ứng.
Backlog bao gồm yêu cầu khách hàng, lỗi cần sửa chữa, vấn đề cần giải quyết, tính năng cần được phát triển hoặc những nhiệm vụ liên quan đến mục tiêu và phạm vi dự án. Các công việc trong Backlog được sắp xếp theo mức độ ưu tiên, đảm bảo rằng những hạng mục công việc quan trọng nhất được thực hiện trước tiên.
Nội dung cơ bản của Backlog là gì?
Có 5 nội dung cơ bản trong Backlog, bao gồm:
Danh sách công việc: Liệt kê các công việc, nhiệm vụ hoặc yêu cầu cần hoàn thành trong dự án. Mỗi nhiệm vụ được mô tả rõ ràng và chi tiết.
Kỳ hạn hoàn thành: Thời gian hoàn thành nhiệm vụ được xác định rõ ràng và cụ thể để có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án, đảm bảo việc báo cáo quá trình thực hiện công việc chính xác.
Người thực hiện: Thông tin về cá nhân hoặc nhóm được giao trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể. Xác định người thực hiện giúp công việc được phân chia rõ ràng, thiết lập trách nhiệm cá nhân cụ thể.
Mức độ ưu tiên: Cần xác định mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ trong Backlog. Thông qua đó, xác định công việc ưu tiên và cần được hoàn thành trước.
Tình trạng nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng công việc như “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành”, “đã hủy”,… Việc theo dõi tình trạng nhiệm vụ giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ công việc và nắm rõ những công việc đang được ưu tiên.
Backlog được sử dụng khi nào?
Backlog thường được sử dụng trong các dự án Agile như Scrum hoặc Kanban, giúp doanh nghiệp xác định và thu thập danh sách công việc cần thực hiện. Bên cạnh đó, Backlog còn được sử dụng như phương tiện giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan. Thông qua các mục công việc tồn đọng, việc theo dõi tiến độ của dự án trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, Backlog giúp nhà quản lý dự đoán các nguy cơ xuất hiện trong quá trình thực hiện dự án.
Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng Backlog?
Backlog đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh bán hàng, phát triển ứng dụng, phần mềm hoặc cung cấp các giải pháp Marketing cho khách hàng.
Xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ
Backlog thể hiện đầy đủ danh sách các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Nhờ vậy, mọi người trong nhóm có thể nắm rõ toàn bộ công việc cần làm và tránh bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng. Backlog chứa các thông tin quan trọng về mỗi nhiệm vụ như mô tả công việc, thời gian ước tính hoàn thành, mức độ khó khăn, mức độ ưu tiên, người chịu trách nhiệm,… Những thông tin này giúp nhóm phát triển đánh giá tầm quan trọng và khả năng thực hiện từng nhiệm vụ, từ đó đưa ra thứ tự ưu tiên hợp lý.
Backlog không phải là một danh sách cứng nhắc, nhóm phát triển có thể điều chỉnh theo thời gian thực tế để phản ánh những thay đổi trong môi trường kinh doanh, nhu cầu khách hàng hoặc tiến độ dự án. Nhờ đó, nhóm phát triển đảm bảo rằng họ đang tập trung vào những nhiệm vụ “chạy nước rút” nhất.
Hỗ trợ nhóm làm việc có kế hoạch
Backlog được tạo ngay khi bắt đầu dự án với những hạng mục công việc chi tiết và mục tiêu sản phẩm rõ ràng. Nhờ vậy, nhân sự tham gia chủ động theo dõi để nắm rõ mục tiêu chung và hiểu rõ vai trò.
Backlog chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ cụ thể, dễ quản lý hơn. Nhờ vậy, các thành viên có thể dự trù thời gian và sắp xếp thứ tự thực hiện các nhiệm vụ hợp lý. Kể cả có phát sinh nhiệm vụ mới thì mọi người vẫn có thể theo dõi và nắm bắt tiến độ thực hiện, từ đó điều chỉnh kế hoạch hiệu quả nhất.
Lưu trữ, quản lý ý tưởng theo chu kỳ
Backlog tạo điều kiện để các nhân sự tham gia dự án thảo luận sâu hơn và đạt được sự đồng thuận của tất cả các bên. Backlog cho phép lưu trữ tất cả các ý tưởng dự án để nhóm nhìn lại và tìm ra điểm mấu chốt. Đây là căn cứ quan trọng để phát triển ý tưởng về yêu cầu, tính năng, kế hoạch phát triển sản phẩm mỗi khi đến một chu kỳ phát triển. Việc này cũng giúp các thành viên trong nhóm bắt kịp thông tin thảo luận.
Đáp ứng linh hoạt trước các thay đổi
Nhu cầu khách hàng luôn thay đổi, Backlog giúp nhóm điều chỉnh các hạng mục công việc và sắp xếp mức độ ưu tiên giữa các nhiệm vụ dễ dàng. Nhờ đó, thích nghi trước những thay đổi xuất phát từ khách hàng hoặc chủ sở hữu sản phẩm.
Các loại Backlog phổ biến
Product Backlog là gì?
Product Backlog là danh sách sản phẩm được Product Owner (chủ sở hữu sản phẩm) tạo ra và duy trì để quản lý các yêu cầu và tính năng của sản phẩm. Product Backlog thường được sử dụng trong Agile và Scrum, chứa tất cả công việc từ thiết kế, phát triển, kiểm thử, triển khai để phát triển sản phẩm.
Danh sách sản phẩm chứa tất cả yêu cầu của khách hàng, người dùng và các bên liên quan. Dựa vào giá trị kinh doanh, mọi yêu cầu trong Product Backlog được sắp xếp theo mức độ ưu tiên.
Sprint Backlog là gì?
Sprint Backlog là một phần của Product Backlog, bao gồm các nhiệm vụ kỹ thuật và các hạng mục công việc cần được thực hiện để đạt được mục tiêu chạy nước rút. Sprint Backlog được tạo ra dựa trên mức độ ưu tiên được đặt ra bởi chủ sở hữu sản phẩm và được nhóm phát triển cập nhật liên tục trong một chu kỳ phát triển. Chủ sở hữu sản phẩm hay các điều phối viên (Scrum Master) đều không có quyền cập nhật, chỉnh sửa Sprint Backlog.
Backlog Grooming
Backlog Grooming hay Backlog Refinement là một quy trình đánh giá thường xuyên trong quản lý dự án Agile và Scrum. Trong quá trình này, nhóm phát triển và chủ sở hữu sản phẩm sẽ họp lại để xem xét, tinh chỉnh và ưu tiên các mục trong Product Backlog. Mục đích là đảm bảo Product Backlog luôn được cập nhật và sẵn sàng để thực hiện các công việc trong chu kỳ phát triển sắp tới.
Các bước xây dựng Backlog chất lượng
1. Xác định mục tiêu và phạm vi sản phẩm
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ mục tiêu sản phẩm. Mục tiêu ở đây chính là giá trị mà dự án sản phẩm mang lại cho khách hàng. Bên cạnh đó, việc xác định phạm vi sản phẩm với những tính năng và chức năng cốt lõi cũng là điều mà bạn cần quan tâm.
2. Phân chia nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên
Bạn cần thiết lập chi tiết danh sách nhiệm vụ và phân chia thành các hạng mục công việc dựa theo mức độ ưu tiên và phụ thuộc lẫn nhau trong Backlog. Chẳng hạn như nhiệm vụ “Phát triển ứng dụng di động giúp người dùng đặt lịch hẹn với bác sĩ dễ dàng hơn.” Bạn có thể thiết lập nhiệm vụ chi tiết hơn như “Phát triển tính năng đặt lịch hẹn”, từ đây chia thành các hạng mục nhỏ hơn như “Thiết kế giao diện đặt lịch hẹn”, “Lập trình chức năng đặt lịch hẹn”, “Kiểm thử tính năng đặt lịch hẹn.”,… Các yếu tố cần cân nhắc khi sắp xếp mức độ ưu tiên gồm có giá trị kinh doanh, tính cấp bách, tính phức tạp, khả năng thực hiện và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
3. Ước tính tiến độ hoàn thành
Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án. Đo lường thời gian cần dựa trên kinh nghiệm và khả năng của các thành viên trong nhóm, sự phức tạp và tính cấp bách của công việc.
4. Quản lý nguồn nhân lực
Nhà quản lý cần xác định nguồn nhân lực cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong Backlog. Phân công trách nhiệm và phân bổ tài nguyên cho từng thành viên trong nhóm dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm của họ. Backlog nên được chia sẻ với tất cả các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và vai trò của họ trong dự án.
5. Theo dõi và cập nhật Backlog thường xuyên
Backlog là một tài liệu “sống” và cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong mục tiêu sản phẩm, tiến độ thực hiện và các yếu tố khác. Điều này giúp kiểm soát tiến trình thực tế và đảm bảo Backlog đáp ứng kịp thời những phản hồi hoặc thay đổi nhu cầu của khách hàng. Nhà quản lý cũng có thể tổ chức các buổi họp định kỳ sau mỗi giai đoạn phát triển để đánh giá Backlog.
Các phương pháp quản lý Backlog là gì?
Ứng dụng Excel
Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, sử dụng Excel hoặc Google Sheet là phương pháp đơn giản để tạo và quản lý Backlog. Nhà quản lý có thể tạo bảng, danh sách công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và ghi chú người thực hiện, thời gian dự tính theo các cột và hàng trong Excel. Excel cung cấp tính năng lọc, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu, giúp các thành viên dễ dàng tìm kiếm và quản lý thông tin. Tuy nhiên, phương pháp này lại thiếu hiệu quả cho các dự án lớn, yêu cầu quản lý phức tạp.
Phương pháp Agile và Scrum
Agile và Scrum cung cấp một khung công việc hiệu quả để quản lý Backlog, được ứng dụng nhiều trong quản lý dự án phát triển phần mềm. Backlog được quản lý theo 2 hình thức là Product Backlog và Sprint Backlog.
Phương pháp đánh giá ưu tiên MoSCoW
Đây là phương pháp đánh giá mức độ ưu tiên các yêu cầu trong Backlog dựa trên sự quan trọng và tính khẩn cấp. Mô hình MoSCoW viết tắt của 4 thành phần:
- Must Have (Phải có): Những mục yêu cầu bắt buộc phải có trong sản phẩm và phải được hoàn thành để sản phẩm hoạt động đúng chức năng.
- Should Have (Nên có): Những mục quan trọng nhưng có thể trì hoãn nếu cần thiết. Các mục này mang lại giá trị cho sản phẩm nhưng không phải là yếu tố quyết định.
- Could Have (Có thể có): Những mục có ý nghĩa nhưng không thực sự cần thiết cho sản phẩm, có thể được thực hiện nếu có thời gian và nguồn lực.
- Won’t Have (Không cần có): Những mục không quan trọng và không được thực hiện trong phiên bản hiện tại của sản phẩm. Các mục này có thể được xem xét cho các phiên bản sau.
Phương pháp quản lý Kanban
Kanban là phương pháp quản lý công việc trực quan giúp theo dõi tiến độ công việc và tối ưu hóa luồng công việc. Phương pháp này sử dụng hệ thống bảng Kanban với các cột và thẻ để hiển thị trạng thái hiện tại của các nhiệm vụ như To-do, In Progress, Done,… Kanban cho phép quản lý Backlog bằng cách theo dõi và điều chỉnh công việc theo trạng thái, mức độ ưu tiên.
Xem thêm: Phương pháp Kanban là gì, ứng dụng thế nào để đạt chất lượng trong công việc?
Kết luận
Backlog là một công cụ vô cùng quan trọng giúp quản lý dự án và phát triển sản phẩm hiệu quả. Việc áp dụng các phương pháp quản lý Backlog phù hợp sẽ giúp tối ưu quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng. Hy vọng bài viết trên của Vieclam24h.vn đã giúp bạn đọc hiểu rõ Backlog là gì và cách xây dựng Backlog hiệu quả. Chúc bạn thành công.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Bucket list là gì? Cách tạo bucket list để sống một cuộc đời trọn vẹn hơn!
