Trong kinh doanh những sự kiện hay tác động bất ngờ bên ngoài có thể xảy ra và gây ra sự gián đoạn, ảnh hưởng đến danh tiếng, lợi nhuận của doanh nghiệp. Theo Servicenow, trong một cuộc khảo sát năm 2019 đối với các lãnh đạo, 83% cho biết ưu tiên hàng đầu của họ là đảm bảo hoạt động liên tục trong giai đoạn khủng hoảng. Kế hoạch BCP chính là giải pháp để doanh nghiệp duy trì hoạt động và vượt qua những rủi ro do bối cảnh bên ngoài gây ra. BCP là gì? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
BCP là gì?
BCP là viết tắt của Business Continuity Plan có nghĩa là kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây là bản phác thảo các phương hướng, quy trình mà công ty sẽ tuân theo để phòng ngừa, phục hồi trong trường hợp gặp khủng hoảng như bị tấn công mạng, thiên tai…
Business Continuity Plan sẽ bao gồm các thông tin như:
– Xác định mức độ ảnh hưởng của những rủi ro tiềm ẩn.
– Thực hiện biện pháp phòng tránh và giảm thiểu rủi ro.
– Kiểm tra đảm bảo các quy trình, hệ thống trong doanh nghiệp hoạt động bình thường.
– Cập nhật những tính năng, cách thức mới theo từng giai đoạn khác nhau.
Đặc điểm của BCP là gì?
Khi một rủi ro bất ngờ xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, BCP có thể giúp mọi thứ trở lại đúng hướng. Để làm được điều này, kế hoạch kinh doanh liên tục phải bao gồm các đặc điểm sau:
Tính toàn diện
Để BCP phát huy hiệu quả thì cần có khả năng giải quyết mọi tình huống bất ngờ. Các công ty thường ưu tiên kế hoạch kinh doanh liên tục trong các trường hợp như mất điện, thiên tai, lỗi của con người… kèm với tác động và khả năng xảy ra. Đồng thời tạo các kế hoạch dự phòng trong trường hợp kế hoạch chính không thành công. BCP thích hợp cho các nhiệm vụ truyền thông khủng hoảng, quản lý khủng hoảng, khắc phục thảm họa, truyền thông nhân viên.
Tính thực tế
BCP phải là kế hoạch mà doanh nghiệp thực sự có thể triển khai khi cần. Do đó, cần thực tế khi lập kế hoạch và đảm bảo tính đến khả năng liên lạc của tổ chức, nhân viên.
Hiệu quả
Trong những tình huống khẩn cấp, sự phức tạp chính là kẻ thù. Do đó, BCP cần rõ ràng, đi vào trọng tâm để những người phụ trách thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng với các nguồn lực sẵn có.
Khả năng thích ứng
Các kế hoạch kinh doanh liên tục phải toàn diện nhưng cũng cần có chỗ cho khả năng thích ứng. Rủi ro có xu hướng diễn biến bất ngờ, do đó cần linh hoạt điều chỉnh cách tiếp cận ngay lập tức để ứng phó hiệu quả.
Sự khác nhau giữa DRP và BCP là gì?
DRP – Disaster Recovery Plan là kế hoạch khắc phục thảm họa. Mặc dù DRP và BCP thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng mỗi kế hoạch thể hiện những cách tiếp cận riêng biệt để quản lý gián đoạn trong kinh doanh và đảm bảo khả năng phục hồi của doanh nghiệp.
| Yếu tố | BCP | DRP |
| Mục tiêu | Giảm thiểu tác động của sự gián đoạn đối với hoạt động, danh tiếng và hiệu suất tổng thể của tổ chức. BCP liên quan đến việc phát triển các chiến lược, thủ tục và cơ chế để ứng phó, phục hồi sau nhiều sự cố như thiên tai, lỗi công nghệ, tấn công mạng, đại dịch và các sự kiện không lường trước khác. | Giảm thiểu thời gian gián đoạn và mất dữ liệu bằng cách nhanh chóng khôi phục các hệ thống công nghệ, dữ liệu và cơ sở hạ tầng để tiếp tục hoạt động kinh doanh nhanh nhất sau thảm họa hoặc lỗi hệ thống. |
| Hoạt động | BCP bao gồm: – Đánh giá rủi ro, phân tích tác động kinh doanh. – Phát triển kế hoạch ứng phó, phục hồi. – Chương trình đào tạo, nâng cao nhận thức cũng như thử nghiệm và bảo trì liên tục. Các hoạt động đều liên quan đến việc tạo ra các hệ thống dự phòng và các cơ sở thay thế để đảm bảo sự gián đoạn khi xảy ra sự cố. | DRP chủ yếu giải quyết các khía cạnh kỹ thuật của quá trình khôi phục, bao gồm: – Các chiến lược sao lưu, phục hồi dữ liệu – Dự phòng hệ thống và lưu trữ dữ liệu quan trọng bên ngoài cơ sở. Nhìn chung các hoạt động liên quan đến việc xác định thời gian phục hồi và các mục tiêu khôi phục cho từng hệ thống hoặc thành phần, dựa trên mức độ quan trọng của chúng. |
| Đối tượng tham gia | BCP yêu cầu sự tham gia và phối hợp tích cực giữa các bộ phận khác nhau trong một tổ chức. | DRP yêu cầu chuyên môn kỹ thuật đặc thù và sự phối hợp giữa bộ phận CNTT cùng các bên liên quan. |
Lợi ích của việc lập BCP
Những lợi ích đáng chú ý mà BCP mang đến như:
Duy trì hoạt động kinh doanh
Một kế hoạch kinh doanh liên tục đáng tin cậy sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ngay cả trong trường hợp khẩn cấp, vạch ra các bước cần thực hiện để giảm mức độ nghiêm trọng và thời gian gián đoạn. Bằng cách đưa ra các phân tích kỹ lưỡng về các mối đe dọa tiềm ẩn, danh sách thông tin liên hệ khẩn cấp cũng như chiến lược, trách nhiệm với từng sự kiện, doanh nghiệp sẽ có hướng đi cần thiết và giảm thiểu thiệt hại.
Giữ gìn uy tín thương hiệu
Việc xử lý hiệu quả các tình huống khẩn cấp mà không làm gián đoạn các dịch vụ chăm sóc khách hàng hay giới thiệu sản phẩm sẽ khẳng định uy tín doanh nghiệp và cải thiện sự hài lòng của người dùng trong quá trình này.
Xem thêm: Brand Essence là gì? Đi tìm những gì tinh túy nhất của thương hiệu có khó không?
Xây dựng niềm tin của đối tác
Đối tác phụ thuộc vào doanh nghiệp về nhiều thứ như thông tin cá nhân, thanh toán. Hoạt động kinh doanh liên tục của doanh nghiệp sẽ giúp các quy trình với đối tác diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, các đối tác cũng nhận thức rõ hơn bao giờ hết về nhu cầu bảo mật dữ liệu. Khi sự gián đoạn xảy ra, họ kỳ vọng doanh nghiệp sẽ nhanh chóng phục hồi. Vì vậy, tính liên tục trong kinh doanh thể hiện cam kết của tổ chức đối với các đối tác.
Xây dựng niềm tin của nhân viên
Khi nhân viên hiểu được các bước cần thực hiện trong trường hợp khẩn cấp, họ sẽ tự tin hơn vào khả năng lãnh đạo cũng như tin tưởng vào các quyết định của công ty. Nhân viên cũng sẽ thành thạo hơn trong việc giải quyết những gián đoạn và ít căng thẳng hơn khi chịu áp lực từ khủng hoảng.
Giảm thiểu rủi ro tài chính
Tổn thất tài chính do gián đoạn kinh doanh như do lỗi hệ thống, mất điện, vi phạm dữ liệu có thể tác động tiêu cực đáng kể đến doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý tính liên tục trong kinh doanh sẽ giúp ngăn ngừa, giảm bớt rủi ro này.
Cách để lập BCP
1. Xác định mục tiêu, phạm vi
– Mục tiêu chính của BCP: bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro và giảm thiểu thiệt hại.
– Phạm vi: phạm vi nội dung, quy trình và nguồn lực cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh trong trường hợp khẩn cấp.
2. Xác định rủi ro, đánh giá tác động
– Phân tích các rủi ro tiềm ẩn và xác định các yếu tố có thể gây ra sự cố như thảm họa tự nhiên, sự cố kỹ thuật, tác động từ môi trường xã hội…
– Đánh giá tác động của các rủi ro tiềm ẩn đối với hoạt động kinh doanh cũng khả năng phục hồi.
3. Phát triển kế hoạch phòng ngừa, ứng phó
– Xác định các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu rủi ro và ngăn chặn sự cố như nguồn lực phân bổ như thế nào, chi phí phục hồi bao nhiêu…
– Phát triển kế hoạch ứng phó để xử lý sự cố bao gồm cả các quy trình khẩn cấp và kế hoạch dự phòng.
– Đảm bảo sẵn có cơ sở hạ tầng và nguồn lực cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh trong trường hợp khẩn cấp, bao gồm các hệ thống máy chủ dự phòng, dịch vụ lưu trữ dự phòng và các tài nguyên nhân sự dự phòng.
4. Thực hiện và kiểm tra
– Triển khai BCP, đào tạo nhân viên về các quy trình và biện pháp ứng phó.
– Kiểm tra, đánh giá và cập nhật BCP để đảm bảo tính phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi.
– Lắng nghe phản hồi từ các bộ phận và nhân viên để cải thiện BCP theo thời gian.
Lưu ý khi triển khai BCP là gì?
Để tránh thất bại khi triển khai BCP, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
Thiếu nhận thức, hiểu biết
Nhiều công ty đánh giá thấp tầm quan trọng của BCP hoặc không hiểu hết phạm vi và ý nghĩa của kế hoạch kinh doanh liên tục. Các cấp lãnh đạo có thể không ưu tiên lập kế hoạch kinh doanh liên tục, dẫn đến không đủ chi phí và nguồn lực.
Đánh giá rủi ro chưa đầy đủ
Đánh giá rủi ro kỹ lưỡng là nền tảng của một BCP hiệu quả. Tuy nhiên, một số công ty không tiến hành đánh giá rủi ro toàn diện hoặc đánh giá thấp những mối đe dọa tiềm ẩn mà họ gặp phải. Điều này có thể dẫn đến sự hiểu biết không đầy đủ về các rủi ro dẫn đến thiếu các chiến lược phù hợp.
Nhân viên không hợp tác
Việc triển khai BCP thành công đòi hỏi sự tham gia và gắn kết tích cực từ tất cả các cấp trong tổ chức. Nhân viên cần nhận thức được kế hoạch, hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, đồng thời nhận được các chương trình đào tạo cũng như nâng cao hiểu biết thường xuyên. Nếu nhân viên không được thông báo, đào tạo hoặc động viên đầy đủ để tuân theo các quy trình BCP, có thể làm giảm hiệu quả của BCP.
Kiểm tra và bảo trì không đầy đủ
Kế hoạch kinh doanh liên tục yêu cầu kiểm tra và cập nhật thường xuyên. Một số công ty không tiến hành các cuộc diễn tập hoặc mô phỏng thường xuyên để kiểm tra tính hiệu quả của kế hoạch và xác định lỗ hổng. Điều này có thể khiến BCP trở nên lỗi thời khiến tổ chức không thể chuẩn bị trước một cuộc khủng hoảng thực sự.
Nguồn lực hạn chế
Việc phát triển và triển khai BCP đòi hỏi thời gian, công sức và nguồn tài chính. Một số doanh nghiệp có những hạn chế về nguồn lực, hạn chế khả năng đầu tư vào cơ sở hạ tầng, công nghệ hoặc chuyên môn cần thiết để phát triển một kế hoạch toàn diện.
Thực hiện BCP là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết từ toàn bộ tổ chức để đảm bảo tính linh hoạt và khả năng ứng phó trong mọi tình huống khẩn cấp. Hiểu BCP là gì, cách thức hoạt động ra sao sẽ giúp doanh nghiệp có nền tảng vững chắc hơn trong việc triển khai.
Qua bài viết này, hy vọng bạn đọc đã hiểu hơn về BCP là gì và đừng quên theo dõi blog của Vieclam24h.vn để cập nhật thông mới mỗi ngày nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
