Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường kinh doanh, đặc biệt là áp lực tối ưu hóa hiệu suất hoạt động. Để đáp ứng mục tiêu này, nhiều doanh nghiệp đã nắm bắt cơ hội từ việc sử dụng dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing) để cải thiện quy trình kinh doanh và tập trung vào các nhân tố cốt lõi. Bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ chia sẻ về dịch vụ BPO là gì cũng như vai trò quan trọng của BPO Company trong cơ cấu tổ chức hiện đại.
Dịch vụ BPO là gì?
BPO, viết tắt của Business Process Outsourcing; trong tiếng Việt BPO có thể dịch là “Thuê ngoài quy trình kinh doanh”, “Gia công quy trình kinh doanh”, “Dịch vụ nghiệp vụ doanh nghiệp”, “Dịch vụ thuê ngoài” hoặc “Hoạt động thuê ngoài”. BPO là khái niệm để chỉ quá trình mà một doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể bên ngoài để thực hiện khối lượng công việc mà doanh nghiệp cần.
Mục tiêu của BPO là giảm gánh nặng công việc, cải thiện hiệu suất hoạt động và tập trung vào các khía cạnh cốt lõi nhất. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp quyết định chọn thuê dịch vụ BPO bởi các công ty này có thể xử lý một số nhiệm vụ kinh doanh chuyên nghiệp hơn.
BPO Company là gì?
BPO Company là công ty chuyên cung cấp dịch vụ BPO cho các doanh nghiệp. Các công ty BPO thường có chuyên môn trong nhiều lĩnh vực khác nhau như quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng,… Bằng cách tập trung vào chuyên môn và kinh nghiệm, các công ty BPO có khả năng cung cấp các giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp khách hàng.
Khi sử dụng dịch vụ BPO, các doanh nghiệp thường sắp xếp khối lượng công việc thuê ngoài thành 2 loại như sau:
- Back-office outsourcing: Giải quyết các nhu cầu thiết yếu trong nội bộ doanh nghiệp như bảng lương, thanh toán,…
- Front office BPO: Giải quyết các dịch vụ khách hàng như tiếp thị, hỗ trợ kỹ thuật,…
3 hình thức chính của BPO Company là gì?
Mỗi hình thức BPO sẽ có những ưu và nhược điểm riêng, phụ thuộc vào yêu cầu doanh nghiệp. Hiện nay có 3 hình thức dịch vụ BPO phổ biến bao gồm:
1. Onshore BPO
Trong hình thức này, các quy trình kinh doanh được chuyển giao tới các đối tác BPO ở cùng quốc gia với doanh nghiệp. Onshore BPO có thể giúp doanh nghiệp duy trì sự tiếp xúc, giao tiếp dễ dàng hơn và dễ quản lý hơn, nhưng có thể chi phí cao hơn so với Offshore BPO hoặc Nearshore BPO.
Ví dụ: Một doanh nghiệp ở Việt Nam có thể thuê một đối tác BPO ngay tại Việt Nam để thực hiện quy trình kinh doanh.
2. Nearshore BPO
Đây là hình thức BPO tương tự như Offshore BPO, nhưng các quy trình được chuyển giao tới các đối tác ở các quốc gia gần vùng địa lý của doanh nghiệp. Nearshore BPO giúp duy trì quá trình giao tiếp và quản lý, vì thời gian phản hồi nhanh hơn và có sự gần gũi về văn hóa.
Ví dụ: Một doanh nghiệp ở Việt Nam có thể thuê đối tác BPO ở Thái Lan để thực hiện quy trình kinh doanh.
3. Offshore BPO
Đây là hình thức dịch vụ BPO được thực hiện khi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp được chuyển giao cho các đối tác ở các quốc gia khác, thường là quốc gia có chi phí lao động thấp hơn. Offshore BPO có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tận dụng lợi ích từ sự khác biệt về múi giờ, nhưng có thể gặp phải thách thức trong việc quản lý từ xa và giao tiếp.
Ví dụ: Một doanh nghiệp ở Việt Nam có thể thuê đối tác BPO ở Philippines để thực hiện quy trình kinh doanh.
Những lợi ích và rủi ro khi sử dụng dịch vụ BPO là gì?
Sử dụng dịch vụ BPO mang lại nhiều lợi ích và cơ hội cho doanh nghiệp, nhưng cũng đi kèm với một số rủi ro nhất định.
Lợi ích của dịch vụ BPO là gì?
Giảm chi phí: Một trong những lợi ích chính của BPO là khả năng tiết kiệm chi phí vận hành. Bằng cách chuyển giao các quy trình kinh doanh cho các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn, doanh nghiệp có thể giảm được các chi phí liên quan đến nhân lực, cơ sở hạ tầng và công nghệ.
Tăng lợi thế cạnh tranh: Bằng việc outsourcing (thuê ngoài), doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, thúc đẩy sự phát triển và tạo ra giá trị đặc biệt trên thị trường cạnh tranh.
Nâng cao hiệu suất: Các công ty BPO thường có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, giúp tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất đáng kể.
Mở rộng phạm vi kinh doanh: Các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai tổng đài cuộc gọi 24/7 có thể sử dụng dịch vụ BPO hoạt động 24/24 và xuất hiện được ở nhiều vị trí địa lý.
Khả năng đáp ứng linh hoạt: Các công ty BPO thường có đội ngũ chuyên gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Do đó, doanh nghiệp có thể tận dụng chuyên môn, nghiệp vụ mà họ không có trong nội bộ để điều chỉnh nhu cầu dịch vụ. Khi có sự thay đổi về nhu cầu dịch vụ, BPO trở nên linh hoạt, cho phép doanh nghiệp thay đổi quy mô dịch vụ mà không cần có giai đoạn tạm ngừng trong quá trình hoạt động.
Rủi ro của dịch vụ BPO là gì?
Rủi ro an ninh mạng: Chuyển giao dịch vụ và thông tin cho đối tác BPO có thể gây rủi ro về quyền riêng tư, tạo cơ hội cho các tác nhân xấu thâm nhập. Việc bảo vệ dữ liệu và đảm bảo an toàn thông tin trở thành một yếu tố quan trọng khi sử dụng dịch vụ BPO.
Giao tiếp và quản lý từ xa: Nếu doanh nghiệp và đối tác BPO ở các quốc gia khác nhau, việc giao tiếp và quản lý có thể gặp khó khăn. Khác biệt về múi giờ, ngôn ngữ và văn hóa có thể gây ra sự hiểu lầm và trì hoãn.
Xem thêm: Bí quyết của sự thành công đến từ nghệ thuật giao tiếp với cấp trên
Ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ: Mất khả năng kiểm soát trực tiếp có thể dẫn đến một số khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ doanh nghiệp. Để khắc phục điều này, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế kiểm soát và quản lý rõ ràng để đảm bảo rằng dịch vụ được cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn phù hợp.
Tăng khả năng bị gián đoạn: Trong trường hợp các BPO gặp phải các vấn đề rủi ro về tài chính hoặc bất ổn kinh tế, chính trị, thiên tai… ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải xem xét và đưa ra các chiến lược phù hợp để mọi thứ không rơi vào trường hợp bị gián đoạn.
Phụ thuộc quá nhiều vào BPO: Sự phụ thuộc quá mức vào đối tác BPO có thể mang đến rủi ro về quy trình vận hành doanh nghiệp. Nếu có sự cố xảy ra với đối tác hoặc họ không thể cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn.
Kết luận
Trong thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc áp dụng chiến lược BPO có thể là một lựa chọn thông minh. Tuy nhiên, việc chọn đối tác BPO phải được thực hiện cẩn thận, dựa trên quá trình phân tích kỹ lưỡng về chất lượng dịch vụ, kinh nghiệm và mức độ uy tín của công ty BPO. Hy vọng bài viết trên của Việc Làm 24h đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện về dịch vụ BPO là gì cũng như những lợi ích quan trọng mà BPO mang lại. Hãy nhớ rằng, BPO không chỉ đơn giản là việc chuyển giao quy trình kinh doanh cho đối tác thứ ba, mà còn là một chiến lược nâng cao khả năng cạnh tranh và tập trung vào những yếu tố cốt lõi nhất để phát triển bền vững.
Xem thêm: Roadshow là gì? Các bước tổ chức Roadshow thế nào để đạt hiệu quả cao?
