Brief là thuật ngữ quen thuộc trong marketing, kể cả khi bạn làm cho client hay agency. Tuy nhiên nếu bạn là người mới hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm chinh chiến thì brief có thể làm khó bạn khi được yêu cầu viết bản brief. Vậy thì hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu kỹ hơn brief là gì và cách viết brief hiệu quả thông qua bài viết dưới đây nhé.
Brief nghĩa là gì?
Brief được hiểu là bản tóm tắt, hướng dẫn hoặc lập luận được sử dụng để trình bày những thông tin chính cho các bên liên quan. Brief có thể trình các sự kiện, mục tiêu, thách thức và các nội dung khác. Nội dung cụ thể này sẽ phụ thuộc vào mục đích mà brief cần đáp ứng.
Lĩnh vực sử dụng từ brief phổ biến nhất có thể kể đến là marketing. Trong marketing, brief là văn bản mà client (khách hàng) cung cấp cho agency (công ty dịch vụ marketing). Brief bao gồm các thông tin cần thiết, là cơ sở để client cùng agency hiểu ý nhau. Đồng thời còn đóng vai trò như một kế hoạch mà các bên liên quan sử dụng để thực hiện chiến dịch. Có nhiều loại brief khác nhau dựa theo mục đích như communication brief, creative brief, production brief…
Xem thêm:
- Client là gì? Sự khác biệt cơ bản giữa Client và Agency trong Marketing?
- Agency là gì? Khám phá những loại hình Agency phổ biến tại Việt Nam
Tầm quan trọng của brief là gì?
Ông bà ta có câu “chén trà là đầu câu chuyện” thì brief cũng như là “chén trà” để client và agency tiến đến những bước tiếp theo. Client là những người tạo ra brief, mọi yêu cầu, mong muốn đều được trình bày trong brief. Agency đóng vai trò là người nhận, thấu hiểu brief và tạo nên những chiến dịch để khớp với nhu cầu của client. Do vậy brief là không thể thiếu trong bất kỳ một chiến dịch hay thương vụ hợp tác nào giữa các bên. Vậy tầm quan trọng của brief là gì?
– Thể hiện được mục tiêu của chiến lược tiếp thị.
– Xác định khách hàng mục tiêu của dự án, chiến dịch.
– Thể hiện kết quả mong muốn của các hoạt động tiếp thị, quảng cáo.
– Đưa ra thời gian thực hiện để dễ dàng theo dõi.
– Là kim chỉ nam cho mọi hoạt động sáng tạo sau đó.
Làm thế nào để đưa và nhận brief hiệu quả trong công việc?
Bởi vì brief được truyền đạt qua lại giữa các bên, cá nhân liên quan nên cần có sự chỉn chu và đảm bảo thông tin để tất cả đều hiểu được thông tin truyền tải. Nếu brief thiếu chính xác hoặc không đầy đủ thông tin thì rất dễ dẫn đến sự nhầm lẫn, làm mất thời gian trong quá trình làm việc. Do vậy để tối ưu hơn trong quá trình nhận brief thì bản thân brief phải trọn vẹn. Vậy nguyên tắc của một bản brief tốt là gì?
Đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết
Mỗi ngành nghề, mỗi thời điểm, mỗi doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu khác nhau cho các hoạt động marketing. Bản brief cũng vì vậy mà không có mẫu cố định phải tuân theo. Tuy nhiên sẽ có những thông tin cần phải có, đó là:
– Vấn đề hiện tại: hiểu nôm na đây là lý do vì sao lại có bản brief này, vì sao doanh nghiệp lại nghĩ đến việc thực hiện những hoạt động quảng cáo. Nên mô tả vấn đề và định hướng giải pháp. Ví dụ, doanh nghiệp đang gặp vấn đề về thương hiệu chưa được phổ biến, doanh nghiệp muốn kích cầu cho dịp lễ sắp tới…
– Mục tiêu hướng tới: thông thường mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua các hoạt động tiếp thị liên quan đến thương hiệu và doanh thu. Dù hình thức của mục tiêu có nhiều cách thể hiện (tăng 15% doanh thu, đạt 100.000 người tham gia sự kiện…) nhưng cuối cùng vẫn hướng về 2 yếu tố này.
– Chân dung khách hàng mục tiêu: sẽ không ai có thể hiểu được client muốn làm gì, cho ai nếu thiếu thông tin này. Chân dung khách hàng mục tiêu sẽ bao gồm thông tin (giới tính, độ tuổi, vị trí địa lý, sở thích, nhu cầu…) và insight của họ. Cần nêu rõ động lực và trở ngại của khách hàng khi thực hiện quyết định mua sản phẩm, dịch vụ.
Xem thêm: Insight là gì? Hướng dẫn cách tìm insight khách hàng dễ thực hiện nhất
– Tính cách thương hiệu: là những đặc tính mà doanh nghiệp mong muốn thương hiệu được nhìn nhận bởi khách hàng. Tích cách thương hiệu sẽ giúp client và agency định hình những hoạt động quảng cáo sao cho phù hợp với đặc tính này.
– Ngân sách: có thể đây là một thông tin nhạy cảm cho cả client và agency ở những lần đầu trao đổi vì client thường lo lắng đến khả năng chi tiêu “vung tay quá trán” của agency. Tuy nhiên nếu không rõ ràng ở ngân sách, sẽ rất khó khăn để có những giải pháp phù hợp nhất. Agency sẽ khó có thể hình dung về mức độ chi trả của client để có định hướng cho những ý tưởng. Vì vậy, ngân sách là thông tin bắt buộc phải có của brief để tiến đến những bước hợp tác thành công tiếp theo.
– Thời gian: một bản brief tốt thì không thể thiếu thời gian. Để agency có thể cân đối sao cho phù hợp với thời gian của client thì việc thể hiện thời gian hợp lý ở brief là điều cần thiết. Đối với một số dự án lớn, không thể nào ngày một ngày hai để hoàn thiện hoặc yêu cầu agency bắt đầu ngay khi nhận brief. Do vậy cần cân nhắc về thời gian để hai bên đều đáp ứng tốt nhất nhu cầu của nhau.
Rõ ràng và súc tích
Bạn không thể gửi những thông tin chủ quan và trình bày một cách lan man cho agency, mặc họ tự bơi để cố gắng hiểu được mong muốn của bạn. Tuy brief không phải là văn bản chính thống nhưng lại đại diện cho người gửi. Brief càng chất lượng, chứng tỏ client là những người dày dặn kinh nghiệm và có năng lực. Bởi chỉ có client mới là người hiểu rõ nhất thương hiệu hay doanh nghiệp đang cần gì và đã có gì. Client thể hiện điều đó qua brief và mong muốn sẽ hợp tác thành công với agency. Điều này không có nghĩa là giao toàn bộ cho agency. Đây là 2 vấn đề khác nhau. Do đó, bản brief cần rõ ràng, đơn giản nhưng súc tích, chất lượng.
Có thể bạn chưa biết cách viết bản brief là gì?
Để viết một bản brief tốt không phải là điều dễ dàng. Bên cạnh việc hiểu rõ về thương hiệu, doanh nghiệp thì bạn cũng cần những kiến thức chuyên ngành, kiến thức thực tế cùng các kỹ năng khác như phân tích, kỹ năng tư duy… Đồng thời biết rõ điều doanh nghiệp muốn và cần rất quan trọng. Điều này không có nghĩa viết brief công việc cao siêu, không thể thực hiện. Bạn có thể bắt đầu viết brief bằng cách thực hiện những tips dưới đây. Khi luyện tập càng nhiều, bạn sẽ trau dồi kỹ năng mềm tốt hơn và viết brief chất lượng hơn.
Cung cấp thông tin về doanh nghiệp, thương hiệu và lý do thực hiện chiến dịch
Hãy bắt đầu bản brief bằng việc giới thiệu tóm tắt công ty và thương hiệu. Tiếp đến là thảo luận về lý do, vấn đề hiện tại. Ví dụ: công ty có dự định giới thiệu sản phẩm mới hoặc chiếm thị phần lớn hơn…
Đưa ra mục tiêu rõ ràng, cụ thể
Tiếp theo hãy nêu mục tiêu chính của brief là gì. Mục tiêu này nên đi kèm số liệu hoặc bối cảnh cụ thể và cách đo lường hiệu quả của chiến dịch. Phần này sẽ giúp xác định mức độ thành công của chiến dịch. Ví dụ: tăng khả năng nhận diện thương hiệu của khách hàng khu vực nông thôn lên 15%, doanh thu tăng 20% so với năm ngoái…
Xác định đối tượng mục tiêu
Bởi vì các chiến dịch tiếp thị được thực hiện để thu hút và tiếp cận một nhóm người cụ thể, do đó bản brief cũng cần giải thích về đối tượng mục tiêu. Thông tin này trong brief là gì? Đó là nhân khẩu học, mong muốn, nhu cầu, nỗi đau của khách hàng… Nếu khách hàng đã có một số nhân vật đại diện điển hình, bạn có thể thu thập thông tin từ họ.
Đề cập đến thông điệp chính
Mặc dù các chiến dịch tiếp thị – quảng cáo thể hiện nhiều lợi ích của sản phẩm, dịch vụ nhưng tốt nhất là tập trung vào USP (unique selling point). Ở phần này nên mô tả điều gì làm cho công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ trở nên đặc biệt.
Xác định đối thủ cạnh tranh
Bên cạnh việc liệt kê danh sách đối thủ cạnh tranh thì việc phân tích họ đang làm gì và có điểm mạnh, điểm yếu so với doanh nghiệp là điều cần thiết. Những thông tin này sẽ giúp agency đưa ra chiến lược và ý tưởng mới cho chiến dịch.
Thời gian và ngân sách
Bạn cần đề cập đến thời gian diễn ra các hoạt động tiếp thị để agency phân bổ và sắp xếp nguồn lực.
Đối với ngân sách, nên đưa ra con số tối đa bạn có thể chi trả và chia thành nhiều khoản nhỏ nếu đây là chiến dịch lớn, có sự kết hợp của nhiều hoạt động khác nhau. Ví dụ: một chiến dịch quảng cáo có thể bao gồm ngân sách riêng cho báo cáo – truyền hình, social media, paid media…
Viết brief có thể ai cũng viết được. Tuy nhiên để viết brief tốt thì cần rất nhiều yếu tố mà trong đó sự rèn luyện, nỗ lực học hỏi và cố gắng là không thể thiếu. Để trở thành marketer tài năng thì không thể không “nếm mùi” brief. Với bài viết trên, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng sẽ giúp bạn đọc định hướng được viết brief là gì và bắt đầu từ đâu. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm công việc Marketing – PR mới, hãy truy cập Việc Làm 24h ngay với rất nhiều cơ hội đang chờ đợi bạn.
Xem thêm: Bệnh nghề nghiệp là gì, cách tính hưởng bảo hiểm theo chế độ bệnh nghề nghiệp
