Nếu bạn là người thường xuyên có hàng tá các công việc khác nhau cần xử lý trong ngày, luôn cảm thấy thiếu thời gian làm việc thì việc lập thời gian biểu là rất cần thiết cho bạn. Lập thời gian biểu sẽ giúp bạn sắp xếp để làm việc trong khoảng thời gian sẵn có một cách triệt để, hiệu quả nhất. Không chỉ thế, lập thời gian biểu hiệu quả còn giúp bạn dành ra được khoảng cân bằng để nghỉ ngơi. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về cách lập thời gian biểu hiệu quả với Việc Làm 24h trong bài viết dưới đây nhé.
Thời gian biểu là gì?
Thời gian biểu là bảng danh sách các công việc bạn cần thực hiện mỗi ngày và được sắp xếp theo trình tự ưu tiên thực hiện hợp lí. Danh sách các công việc này không giới hạn, bao gồm tất cả các hoạt động từ công việc tại công ty, công việc cá nhân, hoạt động ngoại khoá, ăn uống, nghỉ ngơi, giải trí,…
Việc lập thời gian biểu một cách hợp lý sẽ giúp chúng ta dễ dàng nhìn ra các công việc quan trọng, cần ưu tiên thực hiện, tránh trường hợp bỏ sót, chậm trễ hạn hoặc quá thiếu thời gian, mất cân bằng giữa công việc và cá nhân. Làm việc và sinh hoạt theo thời gian biểu cũng giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống.
Khi biết trước danh sách mọi việc cần làm trong ngày, khoảng thời gian còn trống để điền vào công việc khác, chúng ta sẽ dễ dàng sắp xếp, ứng biến trong các tình huống cần thiết. Sự chủ động, nắm được toàn bộ công việc, lịch trình cũng có thể giảm thiểu được áp lực, căng thẳng trong cuộc sống của người lên thời gian biểu.
Thời gian biểu giúp mỗi người tăng kỹ năng quản lý thời gian, tận dụng, sử dụng quỹ thời gian trong ngày một cách hiệu quả nhất. Không những thế khi sinh hoạt khoa học theo thời gian biểu đã được sắp xếp trước, bạn có thể cân bằng được chế độ làm việc, nghỉ ngơi, mang lại lợi ích về cả sức khoẻ thể chất và tinh thần. Bởi thời gian biểu giúp chúng ta tránh được những áp lực, căng thẳng có thể xảy đến khi quá tải công việc, cảm thấy thiếu thời gian. Không những tốt cho sức khoẻ mà điều này cũng giúp loại bỏ được những thói quen xấu như trì hoãn, làm nhiều việc gây tiêu tốn, lãng phí thời gian.
Cách lập thời gian biểu hiệu quả
Bước 1: Lựa chọn một công cụ để điền thời gian biểu
Bước đầu tiên khá quan trọng mà nhiều bạn có thể không để ý tới khi lập thời gian biểu đó chính là lựa chọn công cụ hợp lý. Bạn có thể lập thời gian biểu ra một quyển sổ tay mà bạn thường xuyên đem theo. Hoặc bạn cũng có thể điền vào các bảng tính online trên điện thoại, máy tính để truy cập và xem được dù bất kể nơi đâu. Tuy nhiên bất kể bạn sử dụng công cụ nào, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ dễ dàng xem được thời gian biểu mình đã lập ra.
Việc này để tránh trường hợp ví dụ bạn là người ít dùng các công cụ điện tử như điện thoại, máy vi tính nhưng lại lập thời gian biểu trên đó. Ngược lại, nếu bạn dùng rất nhiều loại sổ tay khác nhau và tới khi cần kiểm tra nhanh danh sách công việc của mình, bạn lại không thể nhớ được mình đã lập thời gian biểu ở cuốn sổ tay nào cũng là điều nên tránh.
Bước 2: Liệt kê tất cả các công việc
Để bắt đầu lập thời gian biểu, hãy liệt kê ra tất cả các danh sách đầu việc bạn cần làm hằng ngày và thậm chí cả những đầu việc có thể phát sinh. Những công việc này không giới hạn trong bất kỳ phạm vi nào. Đó có thể là ngủ, ăn uống, vệ sinh cá nhân, mua sắm, tập thể dục, gặp gỡ bạn bè, học thêm, đi làm công việc chính, các công việc phụ bên ngoài,… Đừng ngại bỏ bớt công việc nào ra khỏi danh sách nhé vì sau đó bạn sẽ đưa các công việc đó vào từng nhóm việc khác nhau sau.
Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc đến các công việc mang tính dài hạn để đưa vào thời gian biểu tháng, thời gian biểu năm.
Bước 3: Phân chia, điền các công việc trên theo khoảng thời gian
Sau khi đã lên được danh sách các đầu việc, hãy tạo một bảng tính có các khung thời gian như ngày, giờ và điền các công việc vào.
Để việc điền đầu việc vào khung thời gian dễ dàng hơn, bạn có thể ghi chú thêm về mức độ ưu tiên hoặc tính chất của công việc. Ví dụ các công việc cần sự tập trung cao độ để hoàn thành thì hãy cân nhắc xếp vào khung giờ buổi sáng. Nếu đó là các hoạt động nghỉ ngơi, giải trí, bạn có thể xếp xen kẽ vào các công việc cần làm trong ngày hoặc vào cuối ngày. Chẳng hạn 5 phút giãn gân cốt giữa 2 công việc lớn hoặc 30 phút – 1 tiếng xem phim cuối ngày.
Xem thêm: 7 bộ phim truyền cảm hứng “sạc” năng lượng tích cực cho dân văn phòng
Bên cạnh đó bạn cũng có thể chia tỷ lệ các nhóm công việc cần làm trong ngày để đảm bảo cân bằng cuộc sống. Trong một ngày nếu bạn có đến 10 – 12 tiếng làm việc và chỉ 1-2 tiếng cho các hoạt động nghỉ ngơi, giải trí thì rất có thể bạn sẽ sớm rơi vào tình trạng quá tải, căng thẳng do mất cân bằng.
Bước 4: Rà soát, tuân thủ thời gian biểu một cách chặt chẽ
Mọi thời gian biểu dù có được chuẩn bị, lên kế hoạch kỹ càng đến đâu mà không được thực hiện nghiêm chỉnh, chặt chẽ thì đều là vô ích. Do đó việc tuân thủ theo thời gian biểu đã lập cực kỳ quan trọng để đánh giá bạn đã làm việc hiệu quả hay chưa.
Sau khi kết thúc công việc hãy rà soát lại danh sách để ghi chú trạng thái công việc như hoàn thành/ chưa hoàn thành/ chuyển lịch,… Nếu bạn là một người kỹ tính thì bạn còn có thể ghi chú thêm khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc để rà soát tiến độ thực hiện đã đúng với thời gian biểu hay chưa. Bởi cũng không ít trường hợp một người dù thực hiện đầy đủ theo các đầu việc thế nhưng lại không đúng theo khung giờ, lệch giờ đã lên kế hoạch.
Một số lưu ý trong quá trình lập thời gian biểu
Linh hoạt, điều chỉnh thời gian biểu
Trong quá trình sinh hoạt, làm việc, bạn có thể dễ dàng gặp phải tình trạng chậm trễ, chưa theo được thời gian biểu đã định. Khi đó đừng nên quá bối rối mà làm xáo trộn, ảnh hưởng cả đến những công việc tiếp theo trong thời gian biểu. Lúc đó bạn hãy bình tĩnh đánh giá tình hình để xem công việc đó liệu có thể được điều chỉnh để lùi lại sau hay cần kéo dài thời gian, tạm thời lấn sang khung thời gian của công việc khác để được hoàn thành. Điểm quan trọng ở đây là bạn vừa cần có sự nghiêm chỉnh trong việc thực hiện thời gian biểu mà vừa nên linh hoạt để sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý nhất.
Phân bổ khoảng thời gian hợp lý
Đây là một lưu ý chúng tôi đã đề cập ở mục số 2 nhưng khá quan trọng nên sẽ được nhắc lại. Việc phân bổ khoảng thời gian hợp lý là rất quan trọng để đảm bảo cân bằng cuộc sống cho bạn về mọi mặt như giữa công việc và gia đình, làm việc và nghỉ ngơi, các mối quan hệ và cá nhân, sức khoẻ và tài chính,…Nếu như không có một thời gian biểu với chi tiết các công việc kèm khung thời gian để dễ dàng nhìn được một cách tổng quan, việc đánh giá sự phân bổ này khó khăn hơn.
Sau khi đã thực hiện xong cách bước liệt kê công việc, điền khung thời gian, hãy xem xét lại tổng quan để xem bạn có đang bị mất cân bằng giữa các nhóm công việc hay không.
Giữ ra khoảng thời gian dự phòng, trừ hao
Để đề phòng trong một số trường hợp phát sinh, khó tránh khỏi, bạn có thể cân nhắc đến việc giữ ra một khoảng thời gian trống trong ngày, không có đầu việc nào để dự phòng. Khoảng thời gian này có thể chỉ từ 1 tiếng/ ngày. Ví dụ đơn giản như bạn sống ở thành phố lớn, vào những ngày trời mưa lượng người sử dụng ô tô tham gia giao thông sẽ tăng lên rất nhiều và kéo theo tình trạng tắc nghẽn giao thông. Khi này có thể 20 phút di chuyển đi làm của bạn mỗi ngày bị tăng lên thành 40 phút hoặc thậm chí 1 tiếng đồng hồ.
Áp dụng đồng thời các phương pháp quản lý công việc, thời gian khác
Nếu chịu khó tìm hiểu, không khó để bạn tìm thấy có rất nhiều phương pháp về quản lý công việc, thời gian được nghiên cứu bởi những nhà khoa học trên thế giới. Bạn có thể lựa chọn lên thời gian biểu một cách đơn giản theo cách của riêng mình hoặc áp dụng thêm những phương pháp khoa học khác như ma trận Eisenhower về cách phân chia tính quan trọng, cấp thiết của công việc,…
Trên đây là chi tiết về phương pháp lập thời gian biểu hiệu quả cùng với một số lưu ý mà Việc Làm 24h cho rằng sẽ rất hữu ích cho bạn. Khoảng thời gian mỗi ngày mà một người có đều là 24 giờ thế nhưng có những người thì làm được rất nhiều việc mà vẫn cân đối được thời gian nghỉ ngơi.v
Ngược lại, có những người sau 24 giờ lại không thể hoàn thành được các đầu việc mà thời gian nghỉ ngơi, thư giãn, gặp gỡ bạn bè cũng không có nhiều. Sự khác nhau đều nằm ở việc quản lý, sắp xếp lên thời gian biểu ra sao. Hãy cùng thử thực hiện lên thời gian biểu theo các bước đã hướng dẫn ở trên nhé.
Đừng quên truy cập vào blog Việc Làm 24h để tìm thêm các thông tin hữu ích liên quan đến nghề nghiệp và lên website để tìm kiếm các cơ hội việc làm hấp dẫn đến từ doanh nghiệp uy tín!
Bên cạnh đó, Việc Làm 24h cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV thực tập hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
