Chi phí (Expense) là một khái niệm quen thuộc và quan trọng trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Trong doanh nghiệp, chi phí bao gồm nhiều yếu tố phức tạp hơn và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động cũng như lợi nhuận. Expense là gì? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. Expense là gì?
Expense là chi phí, các khoản tiền hoặc nguồn lực mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân phải bỏ ra để duy trì hoạt động hàng ngày, sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Trong kế toán, expense được ghi nhận khi một khoản chi phí phát sinh và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ kế toán đó.
2. Đặc điểm chung của Expense là gì?
Để một khoản chi được xem là chi phí doanh nghiệp và được phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, cần thỏa mãn các điều kiện sau:
- Có sự giảm sút về lợi ích kinh tế trong tương lai, liên quan đến giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả.
- Mức giảm đó phải được xác định tin cậy.
- Khoản chi phí đó phải tuân theo nguyên tắc phù hợp với thu nhập.
- Phải được định lượng bằng tiền và xác định trong một khoảng thời gian cụ thể.
3. Các loại Expense phổ biến
Chi phí cố định (Fixed Expenses) & Chi phí biến đổi (Variable Expenses)
Chi phí cố định là những khoản chi đã được xác định trước và không thay đổi trong suốt một khoảng thời gian cụ thể, bất kể sự thay đổi về sản lượng, quy mô kinh doanh hoặc cách thức hoạt động. Ví dụ điển hình của chi phí cố định bao gồm tiền thuê nhà xưởng và lương của nhân viên quản lý.
Chi phí biến đổi là những khoản chi thay đổi tương ứng với sự biến động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, như chi phí nguyên liệu sản xuất, chi phí lao động trực tiếp và chi phí vận chuyển.
Chi phí cố định đảm bảo sự ổn định trong cơ sở hạ tầng và các hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, trong khi chi phí biến đổi mang lại sự linh hoạt để thích ứng với biến động của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
Chi phí hoạt động (Operating Expenses) & Chi phí khác (Non-operating Expenses)
Chi phí hoạt động bao gồm những khoản chi mà doanh nghiệp phải chi trả để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh. Đây là các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, như chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý tổng quát, và chi phí bảo trì, sửa chữa. Các chi phí cố định như tiền lãi vay, thuế, phí bảo hiểm không được tính vào chi phí hoạt động.
Chi phí khác là những khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, như chi phí lãi vay, chi phí thuế thu nhập, chi phí hủy bỏ nợ, các chi phí từ các giao dịch tài chính và hoạt động ngoài luồng.
Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (Deductible Expenses) & Chi phí không được trừ (Non-deductible Expenses)
Chi phí được trừ là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể khấu trừ từ doanh thu khi tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Những chi phí này liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi, như chi phí lương nhân viên sản xuất, chi phí quảng cáo sản phẩm, và chi phí vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến điểm bán hàng.
Có 3 nguyên tắc để một khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:
- Khoản chi phát sinh thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.
Ngược lại, chi phí không được trừ là những khoản chi không được coi là hợp lý để khấu trừ từ doanh thu khi tính thuế TNDN. Đây thường là những chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi, như chi phí du lịch cá nhân, chi phí mua sắm đồ cá nhân của giám đốc.
Chi phí được trừ thuế TNDN có tác dụng giảm lượng thu nhập chịu thuế, từ đó giảm số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp, trong khi chi phí không được trừ thì ngược lại. Do đó, doanh nghiệp cần quản lý chi phí cẩn thận.
4. Lợi ích của việc quản lý Expense là gì?
Tăng cường lợi nhuận
Quản lý chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm bớt các khoản chi không cần thiết và tối ưu hóa nguồn lực.
Cải thiện dòng tiền
Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
Tăng cường khả năng cạnh tranh
Doanh nghiệp quản lý chi phí tốt có thể định giá sản phẩm hoặc dịch vụ cạnh tranh hơn, từ đó thu hút khách hàng và tăng thị phần.
Cải thiện hiệu quả hoạt động
Việc theo dõi và phân tích chi phí giúp doanh nghiệp xác định các khu vực cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình hoạt động.
Ra quyết định chính xác hơn
Thông tin về chi phí là cơ sở quan trọng để đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược. Quản lý chi phí hiệu quả cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn về đầu tư, mở rộng hay cắt giảm hoạt động.
Tăng cường sự minh bạch và tuân thủ pháp luật
Quản lý chi phí chặt chẽ giúp doanh nghiệp duy trì sổ sách kế toán minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật về tài chính và thuế.
Tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững
Quản lý chi phí không chỉ tập trung vào việc cắt giảm mà còn giúp doanh nghiệp sử dụng tài nguyên bền vững, bao gồm việc đầu tư vào các công nghệ và quy trình thân thiện với môi trường, từ đó xây dựng hình ảnh doanh nghiệp có trách nhiệm.
5. Các cách kiểm soát Expense
Thiết lập ngân sách
Các bước cơ bản để thiết lập ngân sách chi phí bao gồm:
- Xác định mục tiêu chi phí: Đặt ra các mục tiêu chi phí cụ thể và rõ ràng, phản ánh chiến lược và kế hoạch phát triển.
- Xác định người quản lý ngân sách: Chọn ra một người hoặc nhóm người để quản lý ngân sách, có thể là thành viên của bộ phận tài chính hoặc đội ngũ quản lý.
- Phân phối ngân sách: Phân bổ ngân sách cho từng bộ phận và dự án cụ thể.
- Ước tính chi phí dự kiến: Xác định và ước lượng chi phí dự kiến cho mỗi hoạt động và dự án cụ thể.
- Kiểm soát chi phí biến đổi: Dự trù một phần ngân sách cho các chi phí biến đổi hoặc chi phí phát sinh.
- Theo dõi ngân sách thường xuyên: Giám sát ngân sách để có thể điều chỉnh kịp thời.
Đánh giá hiệu suất chi phí thường xuyên
Sau khi thiết lập ngân sách, việc theo dõi chi tiêu trong một khoảng thời gian tài chính cụ thể là cần thiết. Quá trình này giúp xác định nguyên nhân của chi phí và hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.
Để đánh giá chính xác hiệu quả kiểm soát chi phí, cần xác định rõ các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI). Một số KPI phổ biến bao gồm:
- Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh (Operating cash flow/budgeted cash balances)
- Nguyên vật liệu (Materials)
- Nhân công (Labor)
- Chi phí bán hàng (Sales expenses)
- Vòng quay hàng tồn kho (Inventory turnover)
- Chi phí hành chính (General & administrative costs)
Tối ưu hóa chi phí nhân sự
Nhân viên có kỹ năng cao thường thực hiện công việc hiệu quả hơn, giảm thời gian làm việc và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Linh hoạt trong giờ làm việc cũng góp phần vào quá trình tối ưu hóa này. Áp dụng mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp (hybrid-working) giúp doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến không gian làm việc.
Tối ưu hóa quy trình làm việc
Quy trình làm việc tối ưu giúp giảm thiểu nguồn lực (nhân lực, thời gian, công sức) cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc dự án, từ đó giảm chi phí hoạt động.
Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp
Duy trì mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp là chiến lược quan trọng giúp kiểm soát chi phí hiệu quả. Một mối quan hệ tốt thường mang lại nhiều lợi ích, như được nhận ưu đãi và chiết khấu đặc biệt giúp giảm tổng chi phí mua hàng.
6. Những cơ hội và thách thức liên quan đến Expense
Cơ hội của Expense là gì?
Cắt giảm chi phí nhờ áp dụng mô hình quản trị tinh gọn
Để tăng doanh thu, nhiều doanh nghiệp đang tìm cách cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí không đúng cách có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và giảm hiệu suất nhân sự. Việc áp dụng mô hình quản trị tinh gọn, như mô hình Lean, giúp doanh nghiệp giảm lãng phí bằng cách nhận diện và loại bỏ các chi phí ẩn không cần thiết.
Tối ưu hóa chi phí vận hành thông qua công nghệ
Sự chuyển đổi số và phát triển công nghệ đã mang lại cơ hội lớn cho doanh nghiệp trong việc sử dụng phần mềm quản lý để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc. Các phần mềm quản lý công việc, quy trình, mục tiêu, tài sản giúp giảm thời gian và công sức cần thiết cho các nhiệm vụ hàng ngày, cho phép nhân viên tập trung vào công việc quan trọng hơn.
Thách thức của Expense là gì?
Tăng chi phí hoạt động do cạnh tranh bán hàng
Trong một môi trường kinh doanh cạnh tranh, doanh nghiệp đối mặt với thách thức lớn trong việc kiểm soát chi phí. Để cạnh tranh với các đối thủ, doanh nghiệp có thể phải giảm giá sản phẩm hoặc dịch vụ, dẫn đến giảm lợi nhuận trên mỗi đơn hàng. Để duy trì lợi nhuận tổng, doanh nghiệp cần tăng doanh số bán hàng, điều này kéo theo việc gia tăng chi phí bán hàng, chi phí phân phối, chi phí vận chuyển, và chi phí phục vụ khách hàng.
Các chương trình khuyến mãi đi kèm với chiến lược marketing làm tăng chi phí hoạt động. Cạnh tranh có thể tạo ra yêu cầu cải tiến chất lượng, buộc doanh nghiệp phải đầu tư thêm vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm, làm tăng thêm chi phí.
Tăng chi phí nhân sự để giữ chân nhân tài
Với thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, doanh nghiệp phải cung cấp mức lương, phúc lợi và quyền lợi hấp dẫn để giữ chân nhân viên tài năng. Việc này yêu cầu doanh nghiệp tăng chi phí nhân sự, nhưng đồng thời cũng giảm thiểu chi phí liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.
Xem thêm: Giữa thời buổi khan hiếm nhân sự, làm thế nào để giữ chân nhân tài?
7. Sự khác nhau giữa Expenditure và Expense là gì?
Chi phí (Expense) và chi tiêu (Expenditure) thường bị nhầm lẫn, dù chúng là hai khái niệm khác biệt trong lĩnh vực kế toán và tài chính.
Chi phí đề cập đến các khoản chi mà doanh nghiệp cần thực hiện để duy trì hoạt động kinh doanh. Ví dụ, chi phí bao gồm tiền lương nhân viên, chi phí nguyên liệu, hoặc chi phí thuê văn phòng.
Chi tiêu là số tiền đã được doanh nghiệp chi ra để mua tài sản, trả lương, thanh toán nợ, hoặc thực hiện các hoạt động khác.
Sự khác biệt chính giữa hai khái niệm này là: chi phí là khoản thanh toán đã xảy ra, trong khi chi tiêu là tổng số tiền chi ra hoặc cam kết thanh toán, không nhất thiết phải xảy ra ngay lập tức. Một khoản chi phí có thể phát sinh mà không yêu cầu thanh toán ngay lập tức, trong khi chi tiêu luôn liên quan đến việc thanh toán.
Mỗi khoản chi tiêu không nhất thiết là một khoản chi phí. Một khoản chi phí chỉ được ghi nhận khi giá trị của tài sản hoặc nghĩa vụ giảm xuống. Ví dụ, vào đầu năm, công ty có thể thanh toán chi tiêu 30 triệu đồng tiền thuê văn phòng cho quý I. Trong tháng 1, công ty chỉ ghi nhận 10 triệu đồng vào chi phí của tháng đó; 20 triệu đồng còn lại được phân bổ cho các tháng tiếp theo như chi phí trả trước.
Chi phí được sử dụng để tính toán thu nhập ròng (net income), trong khi các chi tiêu khác, chẳng hạn như mua sắm thiết bị, thường được phân loại là chi phí vốn (capital expenditures) và ghi nhận trên bảng cân đối kế toán như tài sản.
| Chi phí (Expense) | Chi tiêu (Expenditure) |
| Đề cập đến giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ đã sử dụng để tạo doanh thu | Đề cập đến tiền mặt chảy ra khỏi doanh nghiệp hoặc tài sản cần thiết cho việc mua hàng |
| Được ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh | Được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán |
| Ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp | Ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp |
| Phát sinh khi doanh thu được tạo ra | Phát sinh khi tiền mặt được thanh toán |
| Có thể được khấu trừ thuế | Không phải lúc nào cũng được khấu trừ thuế |
Tạm kết
Mong rằng với những chia sẻ về Expense là gì trong bài viết trên có thể giúp bạn hiểu hơn về thuật ngữ này để áp dụng vào trong doanh nghiệp Chúc bạn luôn thành công!
Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn nhé!
_170295172452.jpg?v=220513)
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Turnover là gì? Làm sao để giảm tỷ lệ Turnover ở doanh nghiệp?
