Trong quá trình làm việc, giấy đề nghị thanh toán là một trong những văn bản quan trọng giúp các hoạt động phát sinh liên quan đến chi phí chung của cơ quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp,… được diễn ra thuận lợi. Bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp các bạn hiểu rõ khái niệm này, cách viết và mẫu giấy đúng chuẩn hiện nay. Cùng theo dõi nhé!
Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Giấy đề nghị thanh toán là loại giấy tờ được sử dụng trong trường hợp cá nhân muốn cơ quan, đơn vị, công ty, doanh nghiệp thanh toán các khoản tiền đã chi nhưng chưa được thanh toán, những khoản tạm ứng hoặc tổng hợp các khoản đã chi có kèm theo chứng từ cụ thể (nếu có).
Trong quá trình làm việc, giấy được coi là hợp lệ khi cá nhân tự bỏ tiền để chi cho các hoạt động được thực hiện vì mục đích chung của tập thể và phát sinh liên quan đến chi phí của cơ quan, đơn vị, công ty, doanh nghiệp,… với sự đồng ý hoặc chỉ đạo từ cấp trên.
Ngược lại, nếu cá nhân tự ý chi tiền mà không có sự cho phép của cấp trên thì đề nghị thanh toán đó được coi là không hợp lệ và đương nhiên, cá nhân đó sẽ không được thanh toán các khoản tiền đã bỏ ra. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp chậm trả lương cho nhân viên thì nhân viên có thể sử dụng giấy để yêu cầu doanh nghiệp thanh toán tiền lương cho mình.
Sử dụng giấy đề nghị thanh toán trong trường hợp nào?
Giấy đề nghị thanh toán được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Người lao động đã chi nhưng chưa nhận được thanh toán hoặc tạm ứng.
- Tổng hợp các khoản mà người lao động đã chi kèm theo chứng từ (nếu có).
- Làm căn cứ thanh toán, thủ tục thanh toán và ghi vào sổ kế toán.
Ai là người có trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán?
Sau khi thực hiện các nhiệm vụ hoặc các hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp như đi công tác, mua sắm các trang thiết bị, vật liệu, văn phòng phẩm,… thì người mua hàng hoặc người chi tiêu sẽ là người lập giấy.
Cá nhân muốn nhận được tiền thanh toán hoặc tạm ứng cần thực hiện theo trình tự như sau:
- Giấy cần được điền đầy đủ nội dung cũng như danh sách các khoản đã chi và kèm theo hóa đơn hoặc chứng từ có liên quan. Ví dụ: phiếu giao nhận hàng, phiếu xuất hàng, giấy biên nhận giao tiền…
- Nhân viên nộp giấy cho kế toán trưởng của cơ quan, đơn vị, công ty, doanh nghiệp.
- Kế toán trưởng nộp giấy lên giám đốc, tổng giám đốc hoặc người có thẩm quyền xem xét và ký duyệt.
- Sau khi được chấp thuận, kế toán trưởng sẽ lập phiếu chi gửi kèm với văn bản yêu cầu thanh toán cho nhân viên và chuyển xuống bộ phận thủ quỹ để xuất tiền.
Nội dung cần có trong giấy đề nghị thanh toán
Thông thường, giấy phải có đầy đủ những nội dung sau:
- Tên cơ quan, đơn vị, công ty, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán.
- Họ tên, bộ phận mà cá nhân đề nghị thanh toán đang làm việc.
- Tổng số tiền mà cá nhân đề nghị thanh toán bằng số và chữ.
- Số lượng chứng từ gốc được nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.
Xem thêm: Quyết toán thuế là gì? Hướng dẫn kê khai thông tin trên tờ khai quyết toán thuế TNCN
Các mẫu giấy đề nghị đúng chuẩn
1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133
Mẫu giấy theo Thông tư 133: Tải về
2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 107
Mẫu theo Thông tư 107: Tải về
3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 79
Mẫu thanh toán theo Thông tư 79: Tải về
4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 200
Mẫu thanh toán theo Thông tư 200: Tải về
5. Mẫu giấy thanh toán công nợ
Mẫu thanh toán công nợ: Tải về
Cách viết
Giấy được lập theo mẫu của Bộ Tài chính, người lập chỉ cần điền đầy đủ thông tin theo các mẫu giấy đề nghị như trên, trong đó lưu ý:
- Phía bên trái giấy đề nghị: Ghi rõ họ tên, đơn vị và bộ phận
- Ghi rõ họ và tên, chức vụ của người có thẩm quyền xét duyệt giấy đề nghị như tổng giám đốc hoặc tổng giám đốc.
- Ghi rõ thông tin họ và tên, chức vụ người đề nghị thanh toán.
- Ghi rõ nội dung thanh toán.
- Số tiền cần thanh toán được ghi bằng số và chữ.
- Ghi rõ phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu phương thức thanh toán bằng chuyển khoản thì phải ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng.
- Nguồn kinh phí: Chẳng hạn như chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án…
- Số lượng chứng từ, ghi rõ từng loại hóa đơn hoặc chứng từ.
Kết luận
Hy vọng những thông tin hữu ích trên trên đã giúp các bạn hiểu rõ giấy đề nghị thanh toán là gì và cách viết đúng chuẩn. Các bạn có thể tham khảo thêm nhiều việc làm hấp dẫn hiện nay tại Việc Làm 24h giới thiệu trên sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình phát triển sự nghiệp.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV thực tập hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Có nên chọn việc làm lương cao, vị trí tốt nhưng không phải đam mê của bạn?
