Với tư cách là nhà quản lý, sẽ có lúc bạn cần phải khiển trách nhân viên mặc. Nếu bạn ngó lơ và cho phép một nhân viên vi phạm quy tắc, bạn sẽ vô tình tạo ra tiền lệ để các thành viên khác trong nhóm làm theo. Khi bạn khiển trách đúng, nhân viên sẽ thay đổi. Và ngược lại, khi bạn làm sai sẽ khiến vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Khiển trách là gì, làm thế nào để khiển trách cấp dưới khéo léo? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ở bài viết dưới đây.
Khiển trách là gì?
Khiển trách là hành động người quản lý, bộ phận nhân sự phê bình những hành vi không đúng quy định hoặc thiếu sót, lỗi lầm trong công việc của nhân viên. Tùy vào mỗi công ty sẽ có những hình thức khiển trách khác nhau:
– Khiển trách bằng lời nói: Thường được thực hiện ngay lập tức khi phát hiện ra sai phạm.
– Khiển trách bằng văn bản: Áp dụng cho những vi phạm nghiệm trọng hơn.
– Khiển trách chính thức và không chính thức: Khiển trách chính thức thường bằng văn bản, trong khi khiển trách không chính thức mang tính chất nhắc nhở nhẹ nhàng.
Vì sao nhân viên không thích bị khiển trách?
Đối với nhân viên, khiển trách bị xem như một trải nghiệm tiêu cực. Nhiều người lao động cảm thấy không hài lòng khi bị khiển trách, điều này có thể làm giảm sự tôn trọng và lòng trung thành đối với người quản lý hoặc cả tổ chức. Phản ứng của nhân viên đối với việc khiển trách phụ thuộc nhiều vào cách thức và hoàn cảnh diễn ra.
Nếu khiển trách được thực hiện công khai trước mặt đồng nghiệp hoặc cấp trên, nhân viên có thể cảm thấy xấu hổ và phẫn nộ, dẫn đến tâm lý phòng thủ hoặc mất tinh thần làm việc.
Ngược lại, khiển trách được thực hiện khéo léo, trong không gian riêng tư và với thái độ tôn trọng, có thể giúp nhân viên nhận ra lỗi lầm mà không cảm thấy bị xúc phạm. Việc này sẽ biến khiển trách thành một cơ hội học hỏi, giúp họ cải thiện bản thân và hiệu suất làm việc mà không mang lại cảm giác tội lỗi.
Cách để xây dựng quy trình khiển trách khéo léo
Xây dựng và thực hiện nhất quán theo một quy trình khiển trách sẽ giúp nhà quản lý cũng như tổ chức dễ dàng xử lý vấn đề. Dưới đây là 4 bước thiết lập quy trình khiển trách người lao động mà bạn có thể tham khảo:
1. Xây dựng hình thức và mức độ kỷ luật
Khiển trách bằng lời nói và văn bản chỉ là một phần của quy trình kỷ luật trong tổ chức. Tuy nhiên, không ít trường hợp nhân viên vẫn tiếp tục vi phạm quy định dù đã nhận khiển trách. Do đó, việc xây dựng các hình thức và mức độ kỷ luật rõ ràng là cách để tạo ra một khuôn khổ nhất quán cho toàn bộ tổ chức.
Quy trình này bao gồm các hành vi vi phạm cùng với các biện pháp kỷ luật tương ứng, như khiển trách chính thức, đình chỉ công việc, quản chế, hoặc thậm chí chấm dứt hợp đồng. Điều này không chỉ đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong xử lý vi phạm mà còn giúp duy trì kỷ luật.
Xem thêm: Công tư phân minh là gì? Cách giữ công tư phân minh ở nơi làm việc
2. Bắt đầu với hình thức khiển trách nhẹ nhàng
Đối với những lỗi nhỏ hoặc mới vi phạm lần đầu thì khiển trách bằng lời nói là phù hợp nhất. Những vi phạm không đáng kể có thể dễ dàng được giải quyết bằng một cuộc trò chuyện. Chẳng hạn như nhân viên không nhận ra rằng họ đang vi phạm chính sách của công ty hoặc họ biết mình làm sai nhưng lại không nhận ra tác động của hành vi này đối với tổ chức. Vì vậy hãy nói chuyện và tìm ra cách xử lý trước khi chính thức khiển trách để họ điều chỉnh hành vi cũng như khắc phục lỗi.
3. Khiển trách chính thức
Nếu khiển trách bằng lời nói không giải quyết được vấn đề hoặc đó là một vấn đề nghiêm trọng hơn thì vẫn khiển trách chính thức bằng văn bản. Khi đó, biểu mẫu xử lý kỷ luật sẽ rất cần thiết. Quan trọng là liệt kê các thông tin chi tiết, khách quan, thực tế về sự việc.
4. Trao đổi với nhân viên
Tổ chức một cuộc họp với nhân viên là bước quan trọng trong quy trình kỷ luật, giúp thông báo kết quả liên quan đến hành vi hoặc hiệu suất nhân viên. Trong cuộc họp, hãy thể hiện sự đồng cảm và tránh phán xét, tạo môi trường thân thiện để nhân viên thoải mái chia sẻ quan điểm.
Quản lý nên lắng nghe phản hồi từ nhân viên để xác định cách hỗ trợ hiệu quả. Cuối cùng là kết thúc cuộc họp bằng kế hoạch hành động cụ thể, đưa ra hướng dẫn và mục tiêu cải thiện rõ ràng. Điều này không chỉ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn xây dựng môi trường làm việc tích cực.
Làm thế nào để khiển trách nhân viên thật khéo léo?
Khiển trách nhân viên hiệu quả là một thách thức vì bạn cần truyền đạt rằng hành vi của họ không phù hợp mà vẫn phải giữ cho họ không phẫn nộ. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn làm điều này dễ dàng hơn:
1. Giải quyết vấn đề ngay lập tức
Nếu nhân viên làm việc kém hiệu quả hoặc cư xử không đúng mực thì cần giải quyết vấn đề này ngay. Việc trì hoãn trao đổi với nhân viên và hy vọng vấn đề sẽ tự biến mất là một sai lầm vì điều này hiếm khi xảy ra. Khi bạn nhắm mắt cho qua, rất có thể nhân viên sẽ nghĩ rằng hành vi của họ được chấp nhận. Điều này chỉ khiến vấn đề càng trở nên khó giải quyết hơn. Tuy nhiên cũng đừng vội khiển trách trước khi bạn đánh giá đầy đủ tình hình.
2. Kiểm soát cảm xúc
Hành vi sai trái của nhân viên có thể khiến bạn bực bội nhưng hãy nhớ rằng, kiểm soát cảm xúc là rất quan trọng. Nếu mất bình tĩnh, bạn sẽ mất cả quyền kiểm soát tình huống và vị thế của người quản lý. Quá xúc động có thể làm giảm sự tôn trọng của nhân viên dành cho bạn.
Do đó, hãy giữ thái độ bình tĩnh và tập trung vào các sự kiện và thông tin cụ thể. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp mà còn tạo ra một môi trường trao đổi tích cực, giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề cũng như cùng nhau tìm ra giải pháp hiệu quả và không biến cuộc trò chuyện trở thành cuộc tranh luận nảy lửa.
Xem thêm: Kiểm soát cảm xúc: Làm gì để không nổi điên nơi công sở?
3. Tiến hành khiển trách riêng tư
Hãy tiến hành các cuộc họp kỷ luật nào riêng tư. Bất kể nhân viên đã phạm phải sai lầm gì thì họ xứng đáng được tôn trọng. Việc khiển trách nhân viên trước mặt đồng nghiệp không chỉ làm cho họ mất mặt mà còn ảnh hưởng đến tâm lý của các thành viên khác trong nhóm.
Bằng cách xử lý các vấn đề kỷ luật riêng tư và tôn trọng, bạn không chỉ bảo vệ nhân viên mà còn duy trì môi trường làm việc tích cực, giúp mọi người cảm thấy an tâm và có động lực cống hiến.
4. Tập trung vào hành vi chứ không phải thái độ
Khi khiển trách nhân viên, tránh nói những câu như “bạn luôn thô lỗ với khách hàng”. Hãy tập trung vào những hành vi cụ thể và không gán cho họ bất kỳ thái độ hay đặc điểm nào chẳng hạn như lười biếng, nhu nhược…
Bạn không thể khiển trách nhân viên về bất cứ điều gì nếu bạn không có ví dụ cụ thể về hành vi sai phạm. Nếu bạn không thể chỉ ra điều gì cụ thể mà nhân viên đã làm sai, bạn không thể mong đợi nhân viên đó sửa đổi hành vi.
Ví dụ: Nếu bạn muốn khiển trách nhân viên về vấn đề đi trễ, hãy lấy ví dụ cụ thể về thời gian đi làm ghi nhận trên hệ thống chấm công. Không có ví dụ cụ thể có thể biến lời khiển trách thành một cuộc tranh cãi.
5. Công bằng và nhất quán
Khi bất kỳ nhân viên nào phạm lỗi, người quản lý cần đảm bảo cách thức khiển trách họ như nhau. Điều này sẽ tạo ra sự công bằng, tránh những “tai tiếng” thiên vị hoặc phân biệt đối xử không cần thiết. Ngoài ra, điều này cũng giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn những mong đợi của bạn.
Việc khiển trách nhân viên không phải là dễ dàng nhưng lại là một phần thiết yếu trong quy trình quản lý đội nhóm. Điều quan trọng là phải công bằng, hợp lý và nhất quán với tất cả nhân viên. Với bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu hơn về khiển trách là gì. Đừng quên theo dõi blog của Vieclam24h.vn mỗi ngày để đón đọc những chủ đề bổ ích khác nhé!
Hiện nay, các bạn có thể tạo CV xin việc đúng chuẩn và tải các mẫu CV dễ dàng ngay trên Vieclam24h.vn hoàn toàn miễn phí chỉ trong vài cú nhấp chuột. Đặc biệt, mỗi mẫu CV đều có hướng dẫn cụ thể giúp bạn ghi điểm trước nhà tuyển dụng. Chỉ trong vài phút, các bạn đã có thể sở hữu một CV nhân viên chuyên nghiệp và đầy ấn tượng.
Xem thêm: 7 cách hiệu quả giúp bạn trở thành sếp tốt trong mắt nhân viên
