Kick off là khái niệm được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực hiện nay như: thể thao, kinh doanh, marketing, công nghệ thông tin. Mời bạn cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu kỹ hơn Kick off là gì cũng như các lưu ý để triển khai kick off dự án thành công.
Kick off là gì?
Kick off là từ tiếng Anh ban đầu được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực thể thao. Cụ thể, từ điển Cambridge (*) định nghĩa:
- Trong thể thao, Kick off là thời điểm trận bóng bắt đầu hoặc khi trận đấu tiếp tục lại sau một bàn thắng.
- Trong các sự kiện khác: kick off là thời điểm khi một hoạt động bắt đầu.
Hiện nay, thuật ngữ Kick off được sử dụng rộng rãi trong marketing, kinh doanh hoặc công nghệ thông tin mang ý nghĩa khởi động một dự án, một chiến dịch hoặc sự kiện.
Ví dụ: kick off chiến dịch truyền thông mùa Tết, kick off dự án lập trình một ứng dụng di động, kick off dự án giới thiệu sản phẩm mới…
Vai trò của kick off là gì?
Vai trò chính của kick off là tạo bước đệm ban đầu nhằm gây tiếng vang, tạo lòng tin với khách hàng, đối tác hoặc truyền đạt thông tin tới toàn bộ các bên liên quan. Từ đó giúp việc triển khai các giai đoạn sau thuận lợi hơn. Muốn vậy, người triển khai cần lựa chọn thời điểm kick off phù hợp cũng như có sự chuẩn bị kỹ càng.
Kick off thường diễn ra dưới hình thức một buổi họp kick off (kick off meeting) vừa mang ý nghĩa giới thiệu thông tin, vừa là nơi các nhân sự liên quan đến sự kiện có thể gặp gỡ, tương tác, làm quen với nhau. Buổi kick off có thể diễn ra sau khi hợp đồng và các thoả thuận liên quan được ký kết xong.
Vai trò chính của họp kick off là gì?
- Thông báo chính thức cho các bên liên quan về việc dự án hoặc chiến dịch bắt đầu được triển khai.
- Giúp các bên tham gia hiểu hơn về mục tiêu và các thông tin của dự án.
- Giúp các bên tham gia nắm được trách nhiệm của mình trong dự án hoặc chiến dịch.
- Tăng sự hiểu biết, gắn kết cho các bên tham gia.
Cách triển khai Kick off dự án
Vậy, các bước để triển khai kick off là gì? Thông thường, hoạt động này chỉ bao gồm hai bước chính: lập kế hoạch và triển khai kick off meeting.
Lập kế hoạch
Đây là bước người tổ chức kick off rà soát lại toàn bộ thông tin và chuẩn bị cho kick off meeting. Để lên kế hoạch chu đáo, bạn cần trực tiếp tham gia vào dự án hoặc chiến dịch, hiểu rõ nhất mục tiêu cũng như điều kiện triển khai.
Việc Làm 24h gợi ý, bạn có thể sử dụng công thức 5W1H để giúp không bỏ sót thông tin khi lên kế hoạch.
WHY: Vì sao cần triển khai buổi kick off dự án/hoạt động này? Mục tiêu của buổi kick off meeting là gì? (thông báo thông tin nội bộ, giới thiệu với đối tác và truyền thông, tạo tiếng vang ban đầu trước khi chính thức tung sản phẩm…)
Mục tiêu càng kỹ càng bao nhiêu, bạn sẽ càng dễ lên khung nội dung cho buổi kick off.
WHAT: Nội dung chính của buổi kick off meeting là gì? Các thông tin nào cần được trình bày và trình bày tới ai? Thông thường, các thông tin chính của buổi kick off bao gồm:
- Giới thiệu mục tiêu, lý do ra đời của dự án hoặc chiến dịch
- Phạm vi và thời gian triển khai
- Các mốc tiến độ
- Ngân sách triển khai
- Yêu cầu về chất lượng
- Nhân sự liên quan
- Truyền thông
- Rủi ro có thể
- Các thông tin liên quan khác
Tuỳ theo mục tiêu và đối tượng tham gia kick off mà bạn xây dựng nội dung cho phù hợp.
WHO: Những ai là người tham gia kick off meeting? (bạn có thể phân chia theo vai trò, nhiệm vụ: ban tổ chức, các bên tham gia chính, khách mời, đơn vị truyền thông đưa tin…)
WHEN: Thời điểm diễn ra kick off meeting là khi nào? (ngày giờ cụ thể)
WHERE: Địa điểm diễn ra kick off meeting là ở đâu? (địa chỉ cụ thể)
HOW: Các hoạt động cụ thể nào sẽ diễn ra trong buổi kick off là gì và theo trình tự nào?
Để đảm bảo buổi kick off meeting diễn ra hiệu quả, đôi khi cần có các buổi họp trước đó để phân công giao việc, trao đổi thông tin về tiến độ cũng như liên tục theo dõi để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng timeline.
Tổ chức kick off meeting
Sau khi đã lên kế hoạch hoàn tất, bạn tiến hành triển khai buổi kick off meeting theo đúng lộ trình.
Bạn cần lưu ý rằng kick off meeting được thực hiện vào thời điểm bắt đầu triển khai thực hiện dự án (không phải là cuộc họp lúc khởi tạo dự án). Với các dự án hoặc chiến dịch nhỏ, đây chỉ là cuộc họp nội bộ giữa các bên tham gia triển khai. Với các dự án lớn hơn có sự tham gia của đối tác hoặc các đơn vị truyền thông, quá trình tổ chức cần hết sức chỉn chu khoa học.
Các lưu ý để triển khai kick off dự án thành công
Như vậy, hẳn bạn đã hiểu sơ lược kick off là gì cũng như vai trò và các bước triển khai kick off là gì. Sau đây là một số lưu ý giúp bạn triển khai kick off , cụ thể là buổi kick off meeting thành công .
Lưu ý khi chuẩn bị
Bên cạnh việc liệt kê đầy đủ các đầu mục chuẩn bị, bạn có thể soạn trước nội dung sơ lược của buổi kick off rồi gửi cho các bên tham gia trước khi diễn ra buổi họp.
Tại buổi họp, trước khi bắt đầu, đừng quên chuẩn bị tài liệu giới thiệu, agenda buổi meeting và các thông tin liên quan cho tất cả thành viên tham gia buổi kick off. Điều này vừa cho thấy sự chuyên nghiệp của ban tổ chức, vừa giúp các bên tham gia nắm trước thông tin và có sự chuẩn bị hoặc đặt câu hỏi, giúp tăng hiệu quả cho buổi kick off.
Lưu ý khi triển khai kick off là gì?
Khi triển khai, buổi kick off meeting có thể bắt đầu với các mini-game hoặc văn nghệ để tạo không khí tươi vui và sự thoải mái cho người tham gia.
Nếu là người dẫn dắt buổi kick off, bạn cần lưu ý đặt các quy tắc chung để buổi kick off đi đúng hướng, không lan man, hạn chế sự cố có thể xảy ra.
Lưu ý khi kết thúc
Buổi kick off nên kết thúc bằng phần hỏi đáp thắc mắc giúp đảm bảo các bên tham gia đều nắm rõ thông tin. Bạn có thể phát thêm bảng khảo sát để thu lại phản hồi cũng như thắc mắc của người tham gia, đảm bảo không có sự hiểu nhầm không đáng có nào.
Bên cạnh đó, đừng quên tổng hợp lại các thông tin cần thiết như kế hoạch hành động, nhân sự phụ trách, deadline từng hành động và gửi bản tổng hợp này cho các bên liên quan. Thao tác này giúp nhân sự tham gia nắm rõ lại vai trò, nhiệm vụ của mình trong dự án và thực hiện theo đúng hạng mục đã được phân công.
Lời kết
Trên đây là sơ lược về kick off là gì? Việc Làm 24h cũng đã gợi ý cách thức giúp bạn có thể triển khai một buổi kick off meeting thành công. Nếu bạn đang cần chuẩn bị cho buổi kick off sắp tới, bài viết mong rằng đem đến cho bạn thông tin hữu ích để tự tin hơn khi thực hiện công việc.
Đừng quên thường xuyên theo dõi Việc Làm 24h để cập nhật thêm nhiều kiến thức nghề nghiệp thú vị mỗi ngày.
Xem thêm: AI là gì? Cơ hội việc làm trong ngành trí tuệ nhân tạo ra sao?
