Lưu hành nội bộ rất quan trọng trong quá trình quản lý và sử dụng các tài liệu, văn bản, thông tin nội bộ của hầu hết các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ lưu hành nội bộ là gì cũng như các quy định về tài liệu lưu hành nội bộ? Để hiểu hơn về văn bản lưu hành nội bộ, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h nhé!
Lưu hành nội bộ là gì?
Đây là việc ban hành văn bản quy định về nguyên tắc ứng xử và quy chế hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân trong cùng một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Lưu hành nội bộ mang tính bắt buộc chung nhằm đảm bảo các hoạt động trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được điều hành một cách thống nhất, đồng bộ.
Tài liệu lưu hành nội bộ là gì?
Đây là những văn bản và tài liệu được sử dụng và lưu trữ bên trong các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Những tài liệu này thường chứa thông tin về các quy trình, quy định và chỉ thị liên quan đến nguyên tắc hoạt động của tổ chức đó và không được công khai hoặc tiết lộ ra bên ngoài, trừ khi có quy định rõ ràng theo pháp luật.
Tài liệu lưu hành có thể bao gồm nhiều loại văn bản như hợp đồng, báo cáo, biên bản, quy chế, qui định, chính sách, hướng dẫn, bản vẽ kỹ thuật, danh mục vật tư,… Tùy thuộc vào từng loại tài liệu và mức độ quan trọng mà các tài liệu này thường được lưu trữ trong hệ thống quản lý của tổ chức để đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy cập, sử dụng.
Việc đảm bảo tính bảo mật cho các tài liệu lưu hành là rất quan trọng, vì những thông tin này có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh và chính trị. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp thường có các quy định nghiêm ngặt về việc quản lý và bảo vệ tài liệu lưu hành nội bộ.
Xem thêm: Bí quyết xử đẹp nhân viên liên tục phạm lỗi mà quản lý cần biết
Văn bản lưu hành nội bộ có những đặc điểm gì?
Các văn bản lưu hành nội bộ được ban hành phụ thuộc vào cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhưng phải tuân theo quy định pháp luật.
Văn bản lưu hành nội bộ có những đặc điểm như sau:
- Văn bản lưu hành nội bộ mang tính cơ chế quản lý điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính lâu dài, ổn định trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm mục đích thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật; các chính sách của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
- Văn bản lưu hành nội bộ mang tính sự vụ, giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp như kỷ luật, sa thải, lập biên bản,…. Các vấn đề này thường được quy định trong nhiều loại văn bản nội bộ khác nhau và có hiệu lực tuỳ theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp, có giá trị áp dụng với từng đối tượng cụ thể mà các văn bản này điều chỉnh.
- Văn bản nội bộ không áp dụng với các cá nhân hay tổ chức khác bên ngoài phạm vi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Một số loại văn bản lưu hành nội bộ phổ biến hiện nay
1. Điều lệ doanh nghiệp
Điều lệ doanh nghiệp là một biên bản pháp lý rất quan trọng, mô tả quyền và nghĩa vụ của các thành viên sáng lập doanh nghiệp và quy định về hoạt động của doanh nghiệp. Điều lệ doanh nghiệp là một văn bản bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp và phải được đăng ký với Phòng đăng ký kinh doanh. Văn bản này tồn tại cùng với sự phát triển và hoạt động của doanh nghiệp, từ khi thành lập cho đến khi kết thúc hoạt động kinh doanh.
Tất cả các quy chế, quy ước và thỏa thuận phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều phải tuân thủ Điều lệ doanh nghiệp và không được vi phạm. Do đó, Điều lệ doanh nghiệp là một tài liệu rất quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hợp pháp, minh bạch và ổn định của doanh nghiệp.
2. Quy chế hoạt động
Quy chế hoạt động là quy phạm được doanh nghiệp lập ra nhằm điều chỉnh các vấn đề về chế độ chính sách, công tác nhân sự, công tác tổ chức hoạt động, phân công và phân cấp nhiệm vụ đối với từng bộ phận, phòng ban. Quy chế hoạt động chỉ lưu hành nội bộ, mang yếu tố bắt buộc về các quy định căn cứ pháp lý; các điều khoản về mục đích, đối tượng, phạm vi và nguyên tắc áp dụng, thực hiện. Đồng thời, quy chế còn phải thể hiện rõ thẩm quyền và trách nhiệm của các đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân có liên quan.
Quy chế hoạt động cần xây dựng và ban hành phù hợp với công ty, bao gồm tính hợp pháp và tính thực tiễn. Cụ thể thì quy chế phải dựa trên quy định pháp luật và phù hợp với các hoạt động và lĩnh vực kinh doanh, đặc điểm loại hình, cơ cấu tổ chức,… của doanh nghiệp.
3. Thoả ước lao động tập thể
Theo Điều 75 Bộ Luật lao động 2019 quy định, thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết bằng văn bản. Cũng như các văn bản lưu hành nội bộ khác, nội dung thỏa ước lao động tập thể không được trái quy định pháp luật và phải đảm bảo quyền cũng như lợi ích cho các bên tham gia thoả ước. Đặc biệt, thoả ước lao động tập thể khuyến khích xây dựng có lợi hơn cho người lao động so với quy định pháp luật và thỏa ước phải được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.
Nội dung của thỏa ước lao động tập thể chủ yếu về:
- Việc làm, đảm bảo việc làm cho người lao động
- Tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp khác trả cho người lao động
- Thời gian làm việc
- Bảo hiểm
- Điều kiện lao động
- Chế độ khen thưởng và kỷ luật
- …
4. Nội quy lao động
Theo quy định của Bộ luật lao động 2019, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Nội quy lao động là văn bản lưu hành mang tính pháp lý quan trọng và là căn cứ để doanh nghiệp xử lý các hành vi vi phạm trong nội bộ. Do đó, nội quy lao động không được trái với quy định của pháp luật về lao động cũng như các quy định có liên quan khác.
Nội quy lao động gồm những nội dung như:
- Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi
- Trật tự tại nơi làm việc
- An toàn và vệ sinh lao động
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và các trình tự cũng như thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động; các hình thức xử lý kỷ luật lao động
- Trách nhiệm vật chất
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
- …
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội dung nội quy lao động, người sử dụng lao động buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Bên cạnh đó, nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Xem thêm: Một số mẫu nội quy công ty ngắn gọn đúng chuẩn mà doanh nghiệp nên biết
Các quy định khi soạn thảo và ban hành văn bản lưu hành nội bộ
Khi soạn thảo và ban hành văn bản nội bộ, doanh nghiệp cần chú ý những điều sau:
– Nội dung văn bản nội bộ phải phù hợp với thực tiễn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và đảm bảo không trái với các quy định của pháp luật hiện hành.
– Về hình thức, văn bản cần trình bày đầy đủ các thành phần:
- Quốc hiệu, Tiêu ngữ
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành
- Số, ký hiệu
- Địa danh, thời gian ban hành
- Nội dung
- Chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền
- Con dấu nội bộ và chữ ký số của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Nơi nhận.
Các văn bản nội bộ được sử dụng và lưu giữ trong phạm vi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn bản lưu hành phải được đánh số thứ tự hoặc đánh dấu bảo mật theo quy định cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và được lưu trữ đầy đủ, chính xác, rõ ràng theo thời hạn quy định. Ngoài ra, để đảm bảo tính chính xác, bảo mật và quyền lợi của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, văn bản lưu hành phải được kiểm soát chặt chẽ. Cụ thể, các tài liệu quan trọng chỉ được phân phát cho các đối tượng cần thiết và tuân thủ theo quy trình nhất định đảm bảo an toàn thông tin.
Kết luận
Bài viết mà Vieclam24h.vn chia sẻ trên đã giúp các bạn hiểu lưu hành nội bộ là gì cũng như các quy định liên quan đến việc soạn thảo và ban hành văn bản lưu hành nội bộ. Hy vọng những thông tin hữu ích này sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định để quản lý và sử dụng các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ một cách hiệu quả.
Hiện nay, các bạn có thể tạo CV xin việc đúng chuẩn và tải các mẫu CV dễ dàng ngay trên Vieclam24h.vn hoàn toàn miễn phí chỉ trong vài cú nhấp chuột. Đặc biệt, mỗi mẫu CV đều có hướng dẫn cụ thể giúp bạn ghi điểm trước nhà tuyển dụng. Chỉ trong vài phút, các bạn đã có thể sở hữu một CV nhân viên chuyên nghiệp và đầy ấn tượng.
Xem thêm: Trào lưu FIRE là gì? Làm thế nào để được tự do tài chính và nghỉ hưu sớm?
