Giới thiệu ma trận Eisenhower
Ma trận này được nghiên cứu bởi Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông đã phục vụ trong 2 nhiệm kỳ liên tiếp. Mặc dù rất bận rộn, nhưng ông luôn biết cách sắp xếp, cân bằng cuộc sống và công việc. Ngoài thời gian làm việc, ông còn có thời gian để giải trí như chơi golf, vẽ tranh.
Mọi người rất bất ngờ về khả năng duy trì năng suất của ông không chỉ trong nhiều tuần hay nhiều tháng, mà cả trong nhiều thập kỷ. Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ đơn giản, giúp bạn có thể ra quyết định dễ dàng.
Phân biệt khẩn cấp và quan trọng
Quan trọng là những việc giúp bạn đạt được mục tiêu và cần phải lên kế hoạch để thực hiện, cho dù là công việc nhóm hay cá nhân.
Khẩn cấp là những công việc cần phải có hành động thực hiện ngay lập tức nếu không sẽ để lại hậu quả, đòi hỏi phải tập trung thực hiện công việc.
Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ dàng. Điều tuyệt vời của phương pháp Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại.
Sử dụng ma trận Eisenhower
Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên 2 yếu tố: tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
- Khẩn cấp và quan trọng (cần phải làm ngay lập tức).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (công việc nên bàn giao cho người khác).
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (công việc được lên kế hoạch để thực hiện sau).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (không cần thiết và phải được loại bỏ).
4 mức độ ưu tiên này được sử dụng để phân bổ những nhiệm vụ cần phải được giải quyết đầu tiên và những nhiệm vụ nào có thể để lại để giải quyết sau cùng. Bằng cách xác định rõ tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ nào đó sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Bạn hãy dành thời gian để xem xét danh sách các nhiệm vụ của bạn, xác định tầm quan trọng và cấp bách của nhiệm vụ bạn cần hoàn thành, bằng cách tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
- Nhiệm vụ có thời hạn không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng.
- Thời hạn có sát không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ khẩn cấp.
- Đây có phải là nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ khác không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng.
- Nhiệm vụ này liệu tôi có thể ủy nhiệm cho người khác không? Nếu có, thì đó không phải nhiệm vụ quan trọng.
Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.
