PDCA là một chu trình cải tiến quan trọng, ứng dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. PDCA được ví như một “bí quyết phát triển thần kỳ của các doanh nghiệp Nhật Bản”. Vậy cụ thể PDCA là gì? Lợi ích mà PDCA mang lại cho doanh nghiệp? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h khám phá qua bài viết dưới đây nhé!
PDCA là gì?
PDCA là một chu trình cải tiến liên tục do Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật vào những năm 1950 thế kỷ trước. Đây là viết tắt của 4 từ: Plan – Do – Check và Act, đại diện cho 4 việc nhất định phải làm một cách tuần tự, liên tục để việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu.
Cụ thể: Plan là việc lên kế hoạch, bao gồm xác định mục tiêu, nguồn lực triển khai, thời gian và phương pháp để đạt kết quả… Do: là quá trình thực hiện kế hoạch. Check: Việc kiểm tra và rà soát lại kết quả thực hiện. Act: Thay đổi dựa trên thông số có được từ việc kiểm tra.
4 bước này sẽ lặp đi lặp lại liên tục, thành một vòng tuần hoàn khép kín. Từ đó tạo ra sự cải tiến không ngừng nghỉ, giúp doanh nghiệp phát triển.
Vì sao doanh nghiệp cần áp dụng PDCA là gì?
Sau khi đã nắm được PDCA là gì, có lẽ bạn không khỏi băn khoăn: PDCA mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Có thể nói, lợi ích của chu trình PDCA là vô cùng to lớn. Đây cũng chính là lý do các công ty/ đơn vị nên áp dụng PDCA vào quy trình.
Xem thêm: Kiểm soát nội bộ là gì? Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ
PDCA giúp cải tiến các quy trình hoạt động
PDCA sẽ thúc đẩy sự cải tiến liên tục với độ chính xác cao. Lý do bởi nó hoạt động theo chu kỳ, mỗi một phần trong dự án hay hoạt động của công ty đều phải trải qua cùng một giai đoạn lặp đi lặp lại. Điều đó đảm bảo rằng các lỗi sẽ được sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tại.
Làm thay đổi cách thức quản lý trong công ty dựa vào mô hình PDCA là gì?
Quy trình PDCA không chỉ khuyến khích những thay đổi đột phá để nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc, nó còn giúp việc quản lý trở nên hiệu quả hơn. Nhờ việc kết hợp các tham số yêu cầu thay đổi về các khâu: lên kế hoạch, triển khai, đánh giá và cải tiến, PDCA sẽ góp phần tích tác động, khiến cho quy trình quản lý trở nên liền mạch và trơn tru.
Xem thêm: Cách xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp mới nhất
PDCA giúp việc quản lý chất lượng trở nên toàn diện
Đây chính là một trong những công dụng chính của PDCA. Vòng phản hồi liên tục của chu trình này cho phép chúng ta phân tích, đo lường và xác định một cách cụ thể những yêu cầu của khách hàng. Từ đó dẫn lối cho những hành động khắc phục vấn đề đã xảy ra, xử lý đúng nguyên nhân gốc rễ.
PDCA giúp nâng cao năng lực nhân viên
Cụ thể, PDCA sẽ cung cấp đáp án cho câu hỏi: Ai? Cái gì và ở đâu… của dự án. Nhờ đó làm tăng kiến thức, giúp nhân sự dễ dàng tìm ra những cách thức thay thế khác nhau, chọn ra được một phương án phù hợp.
Bên cạnh đó, PDCA sẽ cung cấp các dữ liệu chính xác góp phần đưa ra quyết định kịp thời và hiệu quả; cho phép người áp dụng nhìn nhận rõ nét vấn đề, đề ra được kế hoạch nâng cấp và phát triển bản thân.
PDCA giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
Việc áp dụng PDCA sẽ giúp cho tổ chức, công ty của bạn trở nên nhanh nhẹn, linh hoạt trong việc cải tiến, thay đổi; góp phần loại bỏ hoặc giảm bớt các tác động tiêu cực bất cứ khi nào có thể.
Quá trình này cũng sẽ giúp tích hợp các chức năng quản lý nhu cầu – cung ứng và thực hiện, đóng vai trò to lớn trong việc cấu hình lại doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Chính những điều đó sẽ thúc đẩy chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của đơn vị.
Khi nào chúng ta cần áp dụng mô hình PDCA?
Như vậy, PDCA là gì chúng ta đều đã biết, lợi ích của PDCA bạn cũng đã nắm trong lòng bàn tay. Câu hỏi tiếp theo được đặt ra là khi nào cần áp dụng PDCA trong doanh nghiệp?
Mô hình PDCA có thể được áp dụng vào các thời điểm:
- Công ty/ doanh nghiệp bắt đầu một dự án mới.
- Muốn cải tiến một quy trình hay dự án nào đó đang sẵn có.
- Muốn xác định cụ thể vòng lặp của một quy trình.
- Cần lập kế hoạch và phân tích dữ liệu để xác định đâu là ưu tiên khi kinh doanh.
- Xác định các nguyên nhân gốc rễ gây ra sai sót, sự cố trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Cụ thể cách triển khai trong doanh nghiệp theo mô hình PDCA là gì?
Plan – lên kế hoạch
Có thể nói đây là phần quan trọng nhất trong việc triển khai PDCA. Bạn cần thực sự hiểu rõ PDCA là gì để đưa ra một kế hoạch hợp lý.
- Xác định được vấn đề: Bạn muốn làm gì? Bạn đang gặp phải sự cố gì? Hoặc bạn đang đứng trước cơ hội nào?
- Xác định mục tiêu mong muốn: Bạn muốn đạt được điều gì trong kế hoạch này? Nên nêu rõ ra mục tiêu có các con số cụ thể.
- Bối cảnh hiện tại: Tình hình thực tế đang ra sao? Hãy thu thập các thông tin liên quan, đi khảo sát thực tế, xuất dữ liệu từ các hệ thống…
- Giải pháp đề ra là gì? Hãy chọn một phương án bạn thấy khả thi nhất với ngân sách phù hợp nhất để thực hiện.
Do – Tiến hành triển khai
Đây là bước hiện thực hoá tất cả mong muốn và kế hoạch của bạn. Bạn có thể chia thành các giai đoạn nhỏ khác nhau để dễ bề thực thi, kiểm soát. Hãy lưu ý đến những sự cố phát sinh, những điểm tắc nghẽn khó xác định khi vận hành…
Check – Duy trì quan sát và kiểm tra
Bạn cần xem xét lại xem kế hoạch có thực sự mang lại hiệu quả không? Mục tiêu đã đề ra có đạt được?
Act – Phân loại kết quả và đưa ra phương án thay đổi
Đối với những kết quả không tốt bạn cần tìm ra nguyên nhân và cân nhắc xem có cải tiến không hay dừng lại. Nếu cải tiến thì bạn cần một kế hoạch PDCA mới. Nếu dừng lại điều đó có nghĩa là bạn nên cải thiện các yếu tố có tính chiến lược hơn.
Đối với kết quả tốt hay duy trì và chuẩn hóa nó tốt hơn. Tuy nhiên vẫn phải tiếp tục suy nghĩ xem vấn đề nào tiếp theo cần giải quyết.
Ví dụ thực tế về ứng dụng chu trình PDCA là gì?
Dưới đây, Việc Làm 24h sẽ đưa ra một vài ví dụ về chu trình PDCA để bạn hiểu rõ hơn và dễ áp dụng.
Ví dụ 1: Bối cảnh câu chuyện: Bạn dự tính cuối năm nay sẽ đi du lịch nước ngoài, cụ thể là Thái Lan và bạn cần ít nhất là 10 triệu để thực hiện. Bạn bắt đầu lên mô hình PDCA như sau:
– Plan – Kế hoạch: Bạn sẽ tiết kiệm 2 triệu/ 1 tháng bằng cách làm thêm kết hợp với giảm các chi phí không cần thiết, ví dụ như ăn vặt.
– Do – Thực thi: Bạn nhận một công việc làm thêm tại nhà và hạn chế tối đa ăn uống với bạn bè.
– Check – Kiểm tra: Sau một tháng thực hiện bạn thấy mình không đạt mục tiêu, chỉ để được 1.5 triệu/ tháng. Lý do bởi bạn tốn quá nhiều tiền cho mua sắm.
– Act – Cải tiến: Khi đã nhận ra vấn đề, bạn bắt đầu khắc phục chúng. Ngoài làm thêm và hạn chế chi tiêu bạn quyết định giảm cả việc mua sắm. Cứ thế, bạn liên tục làm tuần tự 4 bước lặp lại như vậy cho đến khi đạt mục tiêu.
Ví dụ 2: Công ty bạn có kế hoạch tổ chức chương trình chăm sóc, đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ. Khi lên kế hoạch, bạn sẽ cần xác định rõ mục tiêu, nguồn lực, thời gian triển khai, tiêu chí đánh giá thành công hay thất bại…
Tiếp đó, bạn đưa kế hoạch vào thực tế vận hành. Bước tiếp theo – kiểm tra, bạn đánh giá quy trình dựa trên số lượng khách hàng đã chăm sóc, tỷ lệ hài lòng và khiếu nại, các biện pháp đã giải quyết…
Cuối cùng bạn tiến hành cải tiến dựa trên việc xem xét lại kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra. Nếu không đạt mục tiêu bạn cần làm gì cải thiện?
Vậy là bạn đã có đáp án cho câu hỏi PDCA là gì cũng như cách ứng dụng PDCA ra sao. Ngoài PDCA, còn rất nhiều mô hình, cách thức khác có thể tham khảo thêm để công việc của bạn thêm hiệu quả. Hãy theo dõi Việc Làm 24h thường xuyên để cập nhật những cơ hội nghề nghiệp cùng các thông tin việc làm hữu ích nhé!
Xem thêm: Hiểu tường tận Product Marketing là gì để chọn đúng nghề
