Làm việc tập trung cần một phương pháp phù hợp. Chính vì thế, Deep work đã được ra đời để giải quyết nan đề trên. Thoạt đầu, cái tên nghe có vẻ khá đơn giản. Chúng ta chỉ cần dành một chút thời gian yên tĩnh và tập trung vào một việc trong một khoảng thời gian. Nhưng thực sự cần kỷ luật và sự kiên định để duy trì. Vậy phương pháp làm việc tập trung Deep work là gì? Vì sao nó lại hữu ích? Có những quy tắc nào khi ứng dụng mà chúng ta cần lưu ý? Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu ngay trong bài viết sau nhé!
Phương pháp làm việc tập trung Deep work là gì?
Phương pháp làm việc tập trung Deep work là trạng thái tập trung cao điểm để xử công việc. Điều này cho phép bạn tập trung tạo ra công việc chất lượng một cách nhanh chóng. Thuật ngữ này được đặt ra bởi Cal Newport, một giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown và là tác giả của cuốn sách “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”. Trong cuốn sách của mình, Newport định nghĩa Deep work là trạng thái tập trung không bị phân tâm. Đây là lúc bộ não của bạn được chạy hết công suất và hiệu quả nhất.
Nói một cách đơn giản, lý thuyết về deep work của Newport cho thấy một góc nhìn thú vị về năng suất. Để làm việc hiệu quả, chúng ta nên tạm “ẩn mình” khỏi các ứng dụng & mạng xã hội. Đơn giản bằng cách đăng xuất khỏi tất cả các công cụ giao tiếp và công việc. Điều này nhằm giúp bạn thực thi công việc không bị gián đoạn, trong một khoảng thời gian.
Chúng ta có thể không thể hoàn toàn rời xa các công cụ giao tiếp nhóm. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu có thể dành ra từ 60-90 phút dành cho deep work. Đây cũng là cơ hội tốt giúp bạn trau dồi thêm kỹ năng quản lý thời gian của mình.
Xem thêm: Trở thành bậc thầy quản lý thời gian hiệu quả chỉ trong 3 bước
Phương pháp làm việc tập trung Deep work khác gì với phương pháp Shallow work?
Newport định nghĩa Shallow work là các tác vụ có thể thực hiện cùng một lúc. Ngoài ra, shallow work là những công việc có thể thực hiện mà không cần quá nhiều sự tập trung. Một vài ví dụ có thể kể đến như nhắn tin với đồng nghiệp hoặc trao đổi thông tin.
Vậy shallow work có khác gì so với thực hiện đa nhiệm công việc (Multitasking)? Có điểm giống và cũng có điểm khác. Giống nhau ở việc: shallow work và multitasking thường ám chỉ việc thực thi những việc nhanh, dễ, nhẹ. Những việc này có thể được luân chuyển qua lại mà không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng công việc. Khác nhau ở chỗ, shallow working ám chỉ cách thức bạn thực hiện. Ngược lại, multitasking là tính từ nhằm miêu tả tính cách của người thực thi.
Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Asana, 60% thời gian của nhân viên thường được dành cho các tác vụ Shallow work như trả lời email, điều phối dự án và lên lịch các cuộc họp. Việc loại bỏ tất cả các tác vụ Shallow work khỏi hầu hết các công việc là không thực tế. Tuy nhiên, việc giảm thời gian cho Shallow work thể tạo không gian cho chúng ta tập trung vào những việc quan trọng. Đây chính là lúc Deep work phát huy tác dụng.
Tính hiệu quả của phương pháp làm việc tập trung Deep work
Phương pháp làm việc tập trung Deep work được chứng minh hiệu quả vì 2 lý do. Một, nó giúp chúng ta tránh bị phân tâm. Hai, Deep work giúp bộ não được “tái khởi động” để xử lý việc nhanh hơn. Điều này giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn trong thời gian ngắn hơn. Cụ thể:
Deep work giảm phiền nhiễu
Loại bỏ phiền nhiễu là lý do lớn nhất chứng minh hiệu quả của Deep work. Bạn hoàn toàn không thể tập trung khi luân chuyển liên tục giữa các tác vụ. Thật khó để vừa nghe điện thoại trong khi tay thì soạn thảo đề xuất dự án. Não sẽ lưu trữ công việc trước khi bạn đang thực hiện tác vụ tiếp theo. Điều này tạo nên sự gián đoạn trong suy nghĩ, cản trở bạn sắp xếp công việc.
Nghiên cứu cho thấy bạn phải mất 20 phút để lấy lại sự tập trung sau khi bị gián đoạn. Hiện tượng này được gọi là attention residue và nó gây thiệt hại nghiêm trọng. Hãy tưởng tượng: 1 ngày bạn bị gián đoạn hơn 6 lần. Điều này đồng nghĩa với việc bạn đã mất đi gần 2 giờ quý báu. Nghĩ xem: trong 2 tiếng bạn có thể làm được gì? Chỉ một việc nhưng hiệu quả đến không ngờ, nếu áp dụng Deep work.
Deep work giúp tái khởi động bộ não để làm việc nhanh hơn
Làm việc chuyên sâu là cách tốt nhất để xử lý những tác vụ một cách nhanh chóng. Khi bạn tập trung sâu, các tế bào não bộ sẽ được tăng cường. Các liên kết thần kinh cũng trở nên mạnh mẽ hơn giúp bạn tập trung tốt hơn. Điều này cũng đồng nghĩa: Khi bạn tập trung xử lý một công việc, bạn đang yêu cầu bộ não “dồn hết lực” để đẩy cho việc nhanh và hiệu quả hơn. Bạn đã đặt ra cho mình một mục tiêu. Nhiệm vụ lúc này của bộ não là bằng mọi giá phải làm cho xong mục tiêu ấy.
Xem thêm: 4 kỹ năng cần có giúp bạn xác định và hoàn thành mục tiêu nhanh chóng
Sự cần thiết của phương pháp Deep work là gì?
Đơn giản vì phương pháp này giúp bạn tối ưu năng suất của mình với 1 khoảng thời gian ngắn. Ngoài ra, cũng còn có nhiều phương pháp giúp bạn tăng cường năng suất làm việc của mình. Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung về tính hiệu quả của deep work.
Deep work giúp chúng ta xử lý đơn nhiệm trong trạng thái tập trung cao độ. Chậm nhưng chắc chắn. Kỹ lưỡng nhưng hiệu quả. Đó chính là kết quả cuối cùng khi ta thực hành deep work. Vì sao Deep work lại cần thiết, có thể kể đến 3 lý do sau:
Xử lý đơn nhiệm: Nhiều nghiên cứu đã chứng minh: Đa nhiệm đôi lúc lại gây giảm hiệu suất. Chính vì thế, tập trung xử lý công việc đơn nhiệm sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất tốt hơn.
Xem thêm: Multitasking skill – Có nên trở thành người làm việc đa nhiệm?
Không bị gián đoạn: Nhìn 1 cách khách quan, càng yên tĩnh càng xử lý được nhiều việc hơn. Vì vậy, bạn hoàn thành nhiều công việc khi bạn không bị gián đoạn bởi những phiền nhiễu.
Tập trung cao độ: Nếu bạn có thể đặt tất cả sự tập trung vào 1 nhiệm bạn sẽ hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Bạn càng tập trung, bạn càng làm việc hiệu quả.
4 nguyên tắc hàng đầu của phương pháp làm việc tập trung Deep work là gì?
Nói một cách ngắn gọn, Deep work giúp chúng ta làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để ứng dụng một cách triệt để cũng cần có những nguyên tắc. Trong bài viết này, Việc Làm 24h sẽ trích dẫn 4 quy tắc cơ bản từ tác giả Newport:
Quy tắc số 1: Đã xác định deep work có nghĩa là chỉ tập trung mỗi lần một việc. Duy nhất một mục tiêu và làm cho đến khi ra việc. Điều này sẽ dẫn đến quy tắc số 2: Sẵn sàng cô lập mình.
Quy tắc số 2: Đi làm ai cũng thích vừa làm vừa đùa với đồng nghiệp để có năng lượng. Tuy nhiên, đã xác định deep work là chấp nhận với việc phải làm quen với sự cô lập. Bạn tự cô lập mình trong một khoảng thời gian với thế giới xung quanh. Chỉ có bạn, chiếc máy tính và một bộ não tập trung cao độ hết mức. Để làm được điều này, quy tắc số 3 là điều bắt buộc.
Quy tắc số 3: Tắt hết mọi ứng dụng mạng xã hội. Không phủ nhận sự tiện lợi và những tính năng tuyệt vời chúng mang lại cho công việc. Thế nhưng, bạn sẽ không thể tập trung xử lý việc nếu như tiếng tin nhắn cứ liên tục xuất hiện. Hoặc cứ làm việc vài phút, bạn lại rút điện thoại ra để lướt mạng xã hội trong vô thức. Do tính chất gây nghiện của nó, phương tiện truyền thông xã hội và deep work không thể “làm bạn cùng nhau”. Và đây cũng là lý do quy tắc số 4 là mấu chốt.
Quy tắc số 4: Ngưng đóng vai người đa nhiệm. Đừng luân phiên chuyển việc giữa những các tác vụ. Thay vào đó, hãy lên 1 danh sách những công việc ưu tiên. Xác định thứ tự quan trọng, bạn sẽ biết mình cần tập trung vào công việc nào trước. Để rồi, ta sẽ từ tốn giải quyết từng việc một, hiệu quả, chắc chắn.
Tạm kết
Hi vọng bài viết trên từ Việc Làm 24h đã giúp bạn biết thêm phương pháp Deep work là gì để làm việc hiệu quả hơn. Hi vọng giờ đây, chúng ta sẽ học cách phân bổ thời gian và sắp xếp công việc có tính hệ thống. Qua đó, mỗi người sẽ biết được trình tự ưu tiên để có thể tập trung xử lý từng việc một cách triệvt để. Chúc bạn áp dụng thành công. Cũng đừng quên theo dõi những bài viết hữu ích tiếp theo từ chuyên trang Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: Silent Treatment: Dày vò tinh thần người khác bằng sự im lặng
