Power BI là gì là khái niệm đang được nhiều người quan tâm tìm hiểu. Bởi lẽ, khi nắm được công dụng, tính năng cũng như ưu nhược điểm của nó, doanh nghiệp mới biết cách sử dụng sao cho phát huy hết tiềm năng trong kinh doanh. Ngay sau đây, Việc Làm 24h sẽ cung cấp những thông tin thú vị xoay quanh công cụ này để mọi người cùng theo dõi!
1. Power BI là gì?
Trước tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về khái niệm Power BI là gì. Power BI do Microsoft phát triển vào năm 2013, là công cụ cho phép người dùng kết nối và chuyển dữ liệu từ những nguồn không liên quan (tập hợp đám mây, Excel,…) thành tổ hợp thông tin trực quan, dễ tương tác và chia sẻ. Theo đó, dữ liệu sẽ được phân tích và thể hiện dưới dạng báo cáo, biểu đồ để ai cũng theo dõi được.
2. Power BI gồm những thành phần nào?
Cấu trúc của Power BI bao gồm 4 thành phần chính, cụ thể là:
- Power BI Desktop: Đóng vai trò tập hợp, xử lý và xây dựng cấu trúc dữ liệu để trực quan hóa cho các báo cáo. Đây thực chất là một phần mềm thuộc hệ điều hành Windows.
- Power BI Apps: Là Power BI nhưng triển khai dưới dạng ứng dụng để người dùng sử dụng được trên nền tảng Android, iOS.
- Power BI Online (Dịch vụ đám mây Power BI Service ): Là dịch vụ của Power BI cho phép lưu trữ dữ liệu báo cáo (dashboard) mọi lúc mọi nơi.
- Power BI Report Server: Là nơi người dùng được phép xuất báo cáo sau khi đã hoàn thành lên hệ thống của doanh nghiệp.
3. Những tính năng nổi bật mà Power BI triển khai
Được đánh giá là một trong những công cụ có độ khả dụng cao trên đa nền tảng, Power BI đem đến nhiều tính năng vượt trội. Vậy những lợi ích nổi bật của Power BI là gì? Sau đây sẽ là thông tin chia sẻ chi tiết:
3.1. Cho phép kết nối và xuất dữ liệu từ nhiều nguồn
Power BI cho phép người dùng có thể kết nối và xuất dữ liệu từ nhiều nguồn, bao gồm cơ sở dữ liệu (CSDL) trực tuyến lẫn ngoại tuyến. Cụ thể, một số nguồn thường được sử dụng là CSDL đám mây Azure SQL Database, bảng tính Excel, dịch vụ web Google Analytics,… Thông qua việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, bạn sẽ đánh giá được tổng quát mọi khía cạnh của DN.
3.2. Làm sạch và chuyển đổi dữ liệu
Trước khi tổng hợp vào báo cáo phân tích, phần mềm sẽ tiến hành công đoạn làm sạch và chuyển dữ liệu. Theo đó, những thao tác phức tạp có thể được thực hiện như lọc dữ liệu, thay đổi định dạng, xóa thông tin trùng, tạo bảng tính toán,… Điều này đảm bảo dữ liệu trả về có sự chính xác, đầy đủ và thỏa mãn điều kiện phân tích.
3.3. Trực quan hóa dữ liệu
Khi làm sạch dữ liệu xong, Power BI sẽ trình bày thông tin rõ ràng thông qua những biểu đồ, đồ thị trực quan. Cụ thể, người dùng có thể lựa chọn thông qua các biểu đồ như biểu đồ tròn, đường, hoặc cột,… để so sánh sự khác nhau của dữ liệu.
3.4. Phân tích dữ liệu dựa theo thời gian thực
Power BI cho phép kết nối dữ liệu hỗ trợ truy vấn và cập nhật báo cáo dựa trên thời gian thực (real-time). Đối với những nguồn khác, phần mềm cũng hỗ trợ cập nhật tự động theo lịch trình thông qua phím “F5”. Với tính năng này, bạn có thể theo dõi chi tiết những chỉ số hiệu suất của DN để kịp thời phát hiện bất thường, đánh giá chính xác và điều chỉnh kịp thời.
3.5. Trao đổi bằng ngôn ngữ giao tiếp tự nhiên
Ngoài những lợi ích kể trên, Power BI còn được trang bị tính năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Nhờ vậy, người dùng có thể đưa ra những thắc mắc về dữ liệu chỉ với ngôn ngữ giao tiếp hằng ngày. Cụ thể, bạn chỉ cần nhập câu hỏi bằng Q&A, hệ thống sẽ cung cấp đáp án dựa trên những dữ liệu lấy từ bản báo cáo. Đây là tính năng thuận tiện hỗ trợ bạn kiểm tra toàn bộ dữ liệu DN một cách nhanh chóng mà không đòi hỏi ngôn ngữ truy vấn phức tạp.
3.6. Hợp tác và chia sẻ
Mặt khác, phần mềm cũng tạo điều kiện để người dùng dễ dàng hợp tác và chia sẻ dữ liệu. Báo cáo có thể được xuất lên Power BI Service để chia sẻ an toàn với đồng nghiệp hay những bên liên quan. Ngoài ra, Power BI còn cho phép hợp tác theo thời gian thực, hỗ trợ nhiều người dùng có thể làm việc ở báo cáo trong cùng một thời điểm,giúp tăng cường khả năng hợp tác và đồng thuận trong phân tích thông tin.
3.7. Truy cập được ở nền tảng di động
Với công cụ này, bạn hoàn toàn có thể truy cập trên thiết bị di động và xem báo cáo một cách dễ dàng. Power BI Mobile tạo điều kiện cho bạn theo dõi, tương tác cũng như chia sẻ dữ liệu phân tích cực kỳ tiện lợi, từ đó đưa ra quyết định vào bất cứ lúc nào, bất cứ đâu.
4. Ưu điểm và hạn chế của công cụ Power BI
Để đánh giá khách quan về công cụ Power BI, bạn cần quan tâm đến những ưu nhược điểm của nó. Sau đây sẽ là các phân tích cụ thể:
4.1. Ưu điểm
- Do Machine Learning (máy học) và nền tảng AI (trí tuệ nhân tạo) xây dựng nên công cụ có khả năng xử lý dữ liệu cực kỳ nhạy bén.
- Cung cấp các báo cáo có sẵn.
- Kết nối các nguồn dữ liệu (qua hệ thống doanh nghiệp hay đám mây) đảm bảo tính bảo mật cao.
- Các bảng trình bày dữ liệu (dashboard) luôn được cập nhật ở trạng thái real-time.
- Truy vấn ngôn ngữ một cách tự nhiên trong quá trình khai thác dữ liệu.
- Tích hợp code Python và R nhằm nâng cao hiệu quả trực quan hóa.
- Power Query cho phép người truy cập dễ dàng sử dụng cũng như làm gọn dữ liệu.
- Triển khai website hỗ trợ giải đáp những thắc mắc mà người dùng đặt ra thông qua cơ sở dữ liệu mở rộng.
- Thay vì thực hiện thao tác thủ công tốn thời gian, người dùng được hỗ trợ tạo lịch trình với dữ liệu được cập nhật tự động.
4.2. Hạn chế
- Tuy kết nối real-time nhưng những dữ liệu, báo cáo và dashboard vẫn còn khá ít.
- Không hỗ trợ những file có dung lượng lớn hơn 250MB hay bị dữ liệu X nén.
- Chỉ những người dùng sở hữu cùng tên miền email thì mới được phép chia sẻ báo cáo và dashboard cho nhau.
5. Power BI dành cho những ai trong doanh nghiệp?
Hiện nay, Power BI được ứng dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, cụ thể là những đối tượng sau:
- Bộ phận phân tích dữ liệu: Power BI cung cấp cho bộ phận này những dữ liệu để khai thác và phân tích một cách dễ dàng. Họ có thể kết nối với nhiều nguồn khác nhau (Excel, SQL, Azure, SharePoint,…), tạo ra các báo cáo trực quan để tìm ra những thông tin giá trị cho doanh nghiệp.
- Nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao: Công cụ Power BI giúp các nhà quản lý và lãnh đạo theo dõi, đánh giá chỉ số hiệu suất chính (KPIs), cùng nhiều yếu tố quan trọng khác trong doanh nghiệp. Những dữ liệu này thể hiện thông qua các báo cáo, dashboard trên mọi thiết bị để hỗ trợ người dùng đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng.
- Nhân viên thực thi ở các bộ phận: Power BI được thiết kế sao cho người dùng không chuyên về công nghệ cũng dễ dàng sử dụng. Nhờ vào giao diện kéo và thả, nhân viên có thể tự tạo các báo cáo đơn giản cùng thao tác với bảng điều khiển thuận tiện. Từ đó, họ mới theo dõi và đưa ra quyết định của mình dựa trên dữ liệu đã có mà không cần phải trang bị kỹ năng lập trình.
Có thể thấy, Power BI là công cụ hữu ích cho mọi đối tượng trong doanh nghiệp, từ quản lý, chuyên viên phân tích, đến người dùng không chuyên về công nghệ. Tuỳ vào phân quyền của doanh nghiệp, nhân viên có thể chủ động tạo các báo cáo và dashboard trên Power BI sao cho hợp lý.
6. Ứng dụng của Power BI ở cấp độ doanh nghiệp
6.1. Trong quản trị nhân sự
Power BI có nhiều ứng dụng trong quản trị nhân sự. Cụ thể, nó giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên, theo dõi hiệu suất và đưa ra các quyết định chiến lược về nguồn nhân lực. Cụ thể:
- Phân tích dữ liệu nhân sự: Power BI hỗ trợ quản lý nhân sự tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn như hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống chấm công, quản lý đào tạo,… để có cái nhìn toàn diện về nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
- Theo dõi hiệu suất nhân viên: Power BI cho phép bộ phận nhân sự theo dõi và phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua các chỉ số KPIs. Những báo cáo về năng suất, chất lượng công việc, và mục tiêu hoàn thành được thể hiện trực quan giúp đưa ra quyết định hợp lý về công tác nhận sự.
- Phân tích động lực và giữ chân nhân viên: Power BI có thể tích hợp với công cụ khảo sát nội bộ để phân tích mức độ hài lòng của nhân viên và xác định các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc, tinh thần của họ. Bộ phận nhân sự có thể tạo dashboard theo dõi, phân tích độ gắn kết của nhân viên, và từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện môi trường làm việc.
- Đánh giá và tối ưu hóa quy trình nhân sự: Power BI giúp bộ phận nhân sự theo dõi toàn bộ quá trình tuyển dụng, từ đăng tuyển, nhận hồ sơ đến phỏng vấn, tuyển chọn, cùng quy trình đào tạo và phát triển,… một cách chi tiết. Mặt khác, họ cũng có thể phân tích nguồn ứng viên này để tối ưu hóa chiến lược, quy trình tuyển dụng.
6.2. Trong quản trị tài chính
Power BI giúp các chuyên gia tài chính, lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi, phân tích và đưa ra quyết định một cách hiệu quả, nhanh chóng. Một số báo cáo tài chính phổ biến được xây dựng trên Power BI như:
- Báo cáo tài chính tổng quan: Thể hiện thông tin chung về tình hình tài chính của doanh nghiệp như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tài sản, nợ,… giúp nhà quản trị có dữ liệu tổng thể và toàn diện.
- Báo cáo doanh thu và lợi nhuận: Phân tích lợi nhuận của từng bộ phận, sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án trong doanh nghiệp nhằm xác định điểm mạnh và hạn chế từ đó đưa ra điều chỉnh phù hợp.
- Báo cáo dòng tiền: Cung cấp thông tin về dòng tiền vào ra của doanh nghiệp, tạo mô hình dự báo dòng tiền cho tương lai giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý tài chính công ty.
- Báo cáo về nợ và tín dụng: Tập trung vào báo cáo tình hình nợ và tín dụng của doanh nghiệp như nợ vay, công nợ thu hoặc phải trả,… nhằm theo dõi và quản lý rủi ro về nợ và tín dụng, đảm bảo uy tín cũng như danh tiếng công ty trên thị trường.
Trên đây là giải đáp của Việc Làm 24h về khái niệm Power BI là gì cũng như những đóng góp của nó trong kinh doanh. Bằng cách ứng dụng Power BI, bạn có thể thực hiện các thao tác tự động đơn giản mà không tốn kém nhiều thời gian, công sức. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ có giải pháp đúng đắn đến hiệu suất công việc luôn được tối ưu!
