Kế hoạch truyền thông là một phần quan trọng của chiến lược tiếp thị của mọi doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch truyền thông quả không chỉ giúp bạn tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu mà còn định hình và xây dựng thương hiệu hiệu quả. Nếu bạn đang tự hỏi kế hoạch truyền thông là gì và cách lên kế hoạch truyền thông tổng thể, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h.
Kế hoạch truyền thông là gì?
Kế hoạch truyền thông là bản kế hoạch triển khai dự án truyền thông. Kế hoạch này mô tả chi tiết đối tượng mục tiêu, phương thức triển khai, ngân sách cần thiết,… trong các giai đoạn chiến lược truyền thông cụ thể. Kế hoạch truyền thông giúp bạn có một hướng dẫn rõ ràng và chặt chẽ để thúc đẩy các hoạt động tiếp thị tới đối tượng mục tiêu.
Lập kế hoạch truyền thông cần có những yếu tố quan trọng nào?
Mô hình SMCRFN (Source, Message, Channel, Receiver, Feedback, Noise) là cơ sở quan trọng để xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả. Tuy nhiên, mỗi kế hoạch truyền thông sẽ có những thay đổi dựa trên quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, thời điểm thực hiện chiến dịch, ngành,…
- S – Source/Sender (Nguồn): Đây là nguồn gốc của thông điệp truyền thông, có thể là một cá nhân hay tổ chức. Nguồn cần phải thể hiện đúng giá trị và thông điệp của doanh nghiệp.
- M – Message (Thông điệp): Thông điệp là những gì bạn muốn gửi đến khách hàng. Nó cần được xây dựng ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ và gây ấn tượng để tiếp cận khách hàng hiệu quả.
- C – Channel (Kênh): Cách bạn truyền tải thông điệp đến khách hàng cũng rất quan trọng. Các kênh truyền thông có thể online hoặc offline phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp.
- Người nhận (R – Receiver): Đối tượng mà bạn muốn truyền tải thông điệp tới. Để hiệu quả, bạn cần phải hiểu rõ đối tượng mục tiêu và tạo chiến lược dựa trên những thông tin này.
- F – Feedback (Phản hồi): Lắng nghe ý kiến và phản hồi của khách hàng là vô cùng cần thiết để doanh nghiệp cải thiện các chiến dịch truyền thông trong tương lai.
- N – Noise (Nhiễu): Nhiễu là những yếu tố tác động đến thông điệp mà doanh nghiệp truyền tải, có thể là yếu tố cạnh tranh và ảnh hưởng từ thị trường,…
Quy trình lên kế hoạch truyền thông tổng thể
Bước 1: Phân tích tổng quan dựa trên mô hình SWOT
Mô hình SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) giúp doanh nghiệp đánh giá tổng quan tình hình cạnh tranh trên thị trường, từ đó xác định phương hướng truyền thông hiệu quả.
Dưới đây là cách mô hình SWOT hoạt động:
Điểm mạnh (Strengths): Các thế mạnh của doanh nghiệp. Đây là những lợi thế về nguồn lực bên trong mà doanh nghiệp có, như thương hiệu mạnh, sản phẩm chất lượng, đội ngũ nhân viên tài năng,… Phân tích điểm mạnh giúp doanh nghiệp tận dụng những lợi thế này hiệu quả.
Điểm yếu (Weaknesses): Các yếu tố hạn chế hay khó khăn bên như kỹ thuật kém, quản lý kém hiệu quả, sản phẩm cạnh tranh kém chất lượng,… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tìm cách khắc phục hoặc giảm thiểu những yếu điểm này.
Cơ hội (Opportunities): Các yếu tố thuận lợi từ môi trường bên ngoài mà doanh nghiệp có thể tận dụng như sự thay đổi trong thị trường, xu hướng mới, nhu cầu tiêu dùng tăng cao,…
Rủi ro (Threats): Các yếu tố gây hại từ môi trường bên ngoài có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thay đổi chính trị, kinh tế, dịch bệnh, thiên tai, biến động thị trường, chính sách của chính phủ,… Phân tích rủi ro giúp doanh nghiệp dự phòng và lập kế hoạch đối phó trước những tình huống khó khăn.
Xem thêm: SWOT là gì? Cách các doanh nghiệp ứng dụng mô hình SWOT đạt hiệu quả cao
Bước 2: Xác định mục tiêu trong kế hoạch truyền thông
Đây là bước quan trọng để định hướng cho chiến dịch truyền thông và thống nhất mọi hoạt động. Mục tiêu thường được thiết lập dựa theo nguyên tắc SMART:
- S – Specific: Rõ ràng, cụ thể.
- M – Measurable: Đo lường được.
- A – Attainable: Khả thi, có thể đạt được.
- R – Relevant: Thực tế
- T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành.
Xem thêm: Phương pháp SMART là gì? Cách cực hữu ích ứng dụng SMART vào công việc
Lưu ý: Mục tiêu của kế hoạch truyền thông khác với mục tiêu kinh doanh.
Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu
Đối tượng truyền thông là người hoặc nhóm người mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông điệp. Đó có thể là nhóm khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, đối tác, công chúng nói chung,…
Để hiểu rõ hơn về đối tượng truyền thông và triển khai các hoạt động truyền thông mục tiêu, bạn cần xác định rõ chân dung của họ. Dưới đây là một số cách phổ biến để xác định đối tượng truyền thông:
Nhân khẩu học: Tuổi, giới tính, thu nhập, nghề nghiệp, vị trí địa lý, trình độ học vấn, tình trạng hôn nhân.
Tâm lý hành vi: Sở thích, thói quen, hoạt động, thái độ, ý kiến của đối tượng truyền thông.
Đơn vị ra quyết định (DMU – Decision Making Unit): Đối tượng truyền thông không phải chỉ là một đối tượng duy nhất. DMU có thể là những người liên quan đến việc khởi xướng, quyết định mua sắm hoặc sử dụng sản phẩm/dịch vụ.
Bước 4: Xác định thông điệp truyền thông
Mục tiêu của thông điệp là gây ấn tượng và khiến khách hàng nhớ đến doanh nghiệp. Thông điệp truyền thông phải hấp dẫn, ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ, gắn kết với mục tiêu truyền thông và tập trung vào việc giải quyết insight khách hàng. Đồng thời, thông điệp cần phải phản ánh giá trị cốt lõi hoặc lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp mang lại cho khách hàng. Nó phải dựa trên những yếu tố mà khách hàng quan tâm và kích thích sự tương tác, hành động từ phía khách hàng.
Doanh nghiệp có thể xác định thông điệp truyền thông theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm:
- Theo hình thức truyền tải: Văn bản, hình ảnh, âm thanh, báo chí, mạng xã hội, phát thanh, truyền hình,…
- Theo mục đích: Quảng cáo, bán hàng, giáo dục, tuyên truyền, chia sẻ thông tin, thúc đẩy nhận thức,…
- Theo đối tượng: Khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư, cộng đồng,…
- Theo phương tiện truyền thông: Mạng xã hội, báo chí, tạp chí, truyền hình, phát thanh, blog,…
- Theo thời gian: ngay lập tức, dài hạn, trong tương lai,…
- Theo hình thức sáng tạo: Hình ảnh, video, văn bản, thơ, nhạc,…
Bước 5: Lựa chọn phương tiện hoặc kênh truyền thông phù hợp
Thông điệp truyền thông sẽ thúc đẩy sự kết nối sâu sắc và gây ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng. Để thông điệp truyền thông “chạm” đúng đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp cần chú ý phân bổ thông điệp truyền thông vào các kênh truyền thông. Đó có thể là truyền thông trực tiếp như gọi điện thoại, tổ chức sự kiện,…; phương tiện truyền hình, radio,…; truyền thông trực tuyến trên website, email marketing,…; mạng xã hội Facebook, TikTok, Instagram,… Nhờ đó, thông điệp được truyền tải hiệu quả và thu hút sự chú ý của đúng đối tượng mục tiêu.
Bước 6: Thiết lập budget
Kế hoạch truyền thông không thể triển khai mà không có nguồn kinh phí. Khi lên ngân sách chi tiêu (Budget), doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiêu hợp lý cho từng hạng mục trong kế hoạch truyền thông, bao gồm sử dụng các phương tiện truyền thông, tạo nội dung, quảng cáo, tổ chức sự kiện,… Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần dự trù kinh phí cho các vấn đề phát sinh có thể xảy ra trong quá trình triển khai kế hoạch truyền thông.
Bước 7: Thiết lập lịch trình kế hoạch truyền thông
Nhờ thiết lập lịch trình, doanh nghiệp có thể đảm bảo mọi hoạt động trong kế hoạch truyền thông được thực hiện đúng thời gian và đúng cách. Doanh nghiệp nên xác định thời gian cụ thể để thực hiện từng hoạt động trong kế hoạch truyền thông. Tạo ra lịch trình chi tiết cho toàn bộ kế hoạch truyền thông, đánh dấu các ngày diễn ra sự kiện, chương trình,… và các giai đoạn quan trọng trong quá trình triển khai. Tiếp đến, doanh nghiệp tiến hành giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm, và thiết lập nguồn lực cần thiết.
Bước 7: Thực hiện kế hoạch truyền thông và theo dõi quá trình
Doanh nghiệp bắt tay vào thực hiện các hoạt động truyền thông theo kế hoạch đã lập trước. Các nhiệm vụ cụ thể được thực hiện như phát hành nội dung, tổ chức sự kiện, quảng cáo, tương tác trên mạng xã hội,… Trong quá trình này, doanh nghiệp cần theo dõi cẩn thận để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra đều theo kế hoạch và đảm bảo hiệu suất.
Bước 8: Dự trù rủi ro
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến hoạt động truyền thông. Sau đó, doanh nghiệp cần ước lượng tầm quan trọng của từng rủi ro. Điều này giúp xác định rằng rủi ro nào có ảnh hưởng lớn nhất đối với kế hoạch truyền thông và cần được ưu tiên xử lý.
Việc phân tích nguyên nhân và hậu quả của rủi ro là yếu tố quan trọng để thiết lập biện pháp dự phòng lý tưởng. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của các rủi ro và cách chúng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch truyền thông tổng thể. Quan trọng là doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch dự phòng để ứng phó với các tình huống rủi ro ngoài ý muốn.
Bước 9: Đánh giá hiệu suất
Doanh nghiệp cần đo lường hiệu suất và đánh giá chiến dịch truyền thông, so sánh kết quả thực tế với mục tiêu và kế hoạch ban đầu. Nếu có bất kỳ sự sai lệch nào, doanh nghiệp có thể thực hiện các điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu. Một vài chỉ số quan trọng mà doanh nghiệp thường chú ý như lưu lượng trang web, tần suất xuất hiện trên các phương tiện truyền thông,…
Các mẫu kế hoạch truyền thông chi tiết từ A đến Z
Dưới đây là các mẫu kế hoạch truyền thông chi tiết nhất, các bạn có thể tham khảo và ứng dụng vào kế hoạch truyền thông của mình nhé!
Tư vấn kế hoạch truyền thông Marketing
Mục tiêu Marketing:
Tăng doanh số bán hàng: Tăng doanh số bán hàng tháng lên 20% trong vòng 6 tháng bằng cách tập trung vào việc chạy chương trình khuyến mãi và giảm giá sản phẩm.
Tạo nhận thức về thương hiệu: Tăng nhận thức về thương hiệu trong ngành bằng cách chạy chiến dịch quảng cáo trực tuyến và tham gia vào các sự kiện truyền thông có uy tín trong lĩnh vực.
Đối tượng truyền thông: Những người dưới 40 tuổi, độc thân hoặc có gia đình, thu nhập trung bình trở lên, quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ.
Nội dung truyền thông:
Thông điệp 1: “Sản phẩm A – Lựa chọn hoàn hảo cho cuộc sống sáng tạo.”
Thông điệp 2: “Giảm giá đặc biệt – Cơ hội không thể bỏ lỡ!”
Phương tiện truyền thông:
Mạng xã hội: Quảng cáo trên Facebook và Instagram để tạo sự quan tâm và tương tác với khách hàng tiềm năng.
Quảng cáo trực tuyến: Sử dụng Google Ads để tối ưu hóa tìm kiếm và quảng cáo hiển thị trực tuyến.
Email Marketing: Gửi email hàng tuần đến danh sách khách hàng tiềm năng với các ưu đãi đặc biệt.
Truyền hình: Sử dụng quảng cáo truyền hình trong các khung giờ cao điểm trên các kênh truyền hình phổ biến.
Radio: Quảng cáo trên các đài phát thanh phù hợp với đối tượng mục tiêu.
Lịch trình truyền thông:
Tháng 1 – Tháng 2: Chạy chiến dịch quảng cáo trực tuyến và trên mạng xã hội.
Tháng 3: Phát sóng quảng cáo truyền hình và radio.
Tháng 4: Gửi email marketing hàng tuần.
Các thời gian khác: Tạo nội dung định kỳ trên mạng xã hội và website.
Dự trù chi phí: Bảng dự trù chi phí chi tiêu cụ thể cho từng hạng mục, bao gồm quảng cáo, sản xuất nội dung, và các khoản phí liên quan.
Dự phòng rủi ro: Xác định rủi ro có thể xảy ra như sự cố kỹ thuật, thay đổi trong thị trường, hoặc phản ứng tiêu cực từ khách hàng và xây dựng kế hoạch ứng phó cụ thể.
Lập lịch và phân công: Xây dựng lịch trình chi tiết cho từng hoạt động truyền thông và phân công nhiệm vụ cho người hoặc đội ngũ thực hiện.
Thực hiện và giám sát: Triển khai các hoạt động theo lịch trình và theo dõi tiến trình để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
Phân tích kết quả: Đánh giá hiệu suất hàng tháng bằng số lượng đơn hàng, lượt truy cập trang web, số lượng tương tác trên mạng xã hội, và tỷ lệ chuyển đổi.
Điều chỉnh và cải tiến: Điều chỉnh thông điệp, thay đổi phương tiện truyền thông hoặc thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết.
Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện
Thông tin cơ bản
Thông tin cơ bản
Sự kiện: Tên sự kiện
Thời gian: Ngày/Tháng/Năm
Địa điểm: Địa điểm sự kiện
Mục tiêu truyền thông: Tạo sự quan tâm đối với sự kiện, tăng sự nhận diện thương hiệu, tương tác với khán giả,…
Đối tượng truyền thông
Đối tượng mục tiêu: Ví dụ: Truyền thông đến các chuyên gia trong lĩnh vực, khách hàng tiềm năng, cộng đồng địa phương,…
Thông điệp chính: Thông điệp truyền thông chính bạn muốn truyền tải.
Kênh truyền thông: Danh sách các kênh truyền thông sẽ được sử dụng như mạng xã hội, Email Marketing, truyền hình, radio, báo chí,…
Chiến lược truyền thông
Phương tiện truyền thông: Xác định các phương tiện hoặc kênh truyền thông sẽ sử dụng, ví dụ: mạng xã hội, truyền hình, radio, truyền thông trực tuyến.
Nội dung truyền thông: Nội dung cụ thể sẽ được truyền tải thông qua mỗi phương tiện truyền thông.
Lịch trình truyền thông: Thời điểm cụ thể mà thông điệp sẽ được phát sóng hoặc xuất bản.
Xây dựng nội dung
Xây dựng nội dung: Mô tả cụ thể về việc tạo ra nội dung, bao gồm viết bài, thiết kế hình ảnh/video, tạo ra quảng cáo.
Người thực hiện: Tên và vị trí của người hoặc đội ngũ thực hiện.
Thời gian thực hiện: Thời gian cụ thể cho việc xây dựng nội dung.
Dự trù chi phí
Bảng dự trù chi phí: Liệt kê chi tiết các khoản chi phí ước tính cho kế hoạch truyền thông.
Thống kê ngân Sách dự kiến: Tổng cộng ngân sách dự kiến cho truyền thông sự kiện.
Lập lịch và phân công
Lịch trình truyền thông: Lập lịch cụ thể cho việc triển khai truyền thông.
Phân công nhiệm vụ: Xác định người hoặc đội ngũ nào chịu trách nhiệm cho từng phần trong kế hoạch truyền thông.
Thực hiện và giám sát
Thực hiện kế hoạch: Tổ chức và triển khai kế hoạch truyền thông theo lịch trình.
Giám sát tiến trình: Đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra theo kế hoạch.
Dự phòng rủi ro
Xác định rủi ro: Liệt kê các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình truyền thông sự kiện.
Biện pháp phòng ngừa: Các biện pháp được áp dụng để ngăn chặn hoặc giảm thiểu các rủi ro..
Kế hoạch khẩn cấp: Phương án sẽ được thực hiện khi xảy ra rủi ro không mong muốn.
Phân tích kết quả
Công cụ đo lường: Danh sách công cụ hoặc phương pháp để đo lường hiệu suất truyền thông, ví dụ: Google Analytics, lượt tương tác trên mạng xã hội, tỷ lệ mở email.
Thời gian đo lường: Khoảng thời gian mà bạn sẽ sử dụng để đánh giá hiệu suất truyền thông, ví dụ: sau sự kiện, hàng tuần, hàng tháng.
Báo cáo kết quả: Mô tả cách bạn sẽ tổ chức và báo cáo kết quả truyền thông.
Điều chỉnh và cải tiến
Phân tích kết quả: Xem xét kết quả đo lường và so sánh với mục tiêu ban đầu.
Điều chỉnh chiến lược: Nếu cần, đề xuất điều chỉnh trong chiến lược truyền thông.
Kết luận
Hy vọng bài viết trên của Việc Làm 24h đã mang lại những thông tin hữu ích về quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông. Trong thời buổi kinh doanh ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc lập kế hoạch truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc đưa doanh nghiệp của bạn tới gần hơn với khách hàng. Hãy bắt tay vào lập kế hoạch cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay!
Xem thêm: Tổng hợp các kỹ năng Growth Marketing để tiếp thị tăng trưởng vượt bậc
