Reminder Email có thể giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ và cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Reminder Email là gì mà lại có sức mạnh đến vậy? Trong bài viết dưới đây, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giúp bạn tìm hiểu về tầm quan trọng của Reminder Email. Mời bạn cùng tìm hiểu ngay nhé!
Reminder Email là gì?
Reminder Email (tạm dịch: Email nhắc nhở) là loại email được gửi đi với mục đích nhắc nhở người nhận về một sự kiện, nhiệm vụ hoặc hành động cụ thể. Đây được xem là công cụ hữu ích để đảm bảo người nhận không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Từ đó, họ có thể duy trì sự tương tác và hoàn thành các nhiệm vụ đúng hạn.
Ví dụ: Reminder Email nhắc nhở bạn về cuộc họp sắp tới, sự kiện quan trọng, hạn chót thanh toán hoá đơn hoặc khuyến khích bạn tái tương tác với sản phẩm/dịch vụ đã quan tâm trước đó.
Vì sao nên sử dụng Reminder Email?
Tăng tỷ lệ hoàn thành công việc
Trên thực tế, việc ghi nhớ và quản lý hàng loạt công việc đôi khi trở thành gánh nặng cho mỗi cá nhân. Reminder Email xuất hiện như một giải pháp đắc lực giúp giải quyết vấn đề này. Nhờ những lời nhắc nhở kịp thời và chính xác, người nhận dễ dàng sắp xếp thời gian, hoàn thành công việc đúng hạn và tránh bỏ sót những deadline quan trọng.
Hãy tưởng tượng bạn có một cuộc họp quan trọng vào sáng mai nhưng lại quên đặt lịch báo. Reminder Email sẽ giúp bạn ghi nhớ sự kiện này và gửi thông báo vào đúng thời điểm, đảm bảo bạn sẽ không bỏ lỡ cuộc họp.
Tăng sự tương tác
Reminder Email là công cụ Marketing hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng cường sự tương tác với khách hàng. Bằng cách gửi email nhắc nhở về các sự kiện, chương trình khuyến mại hoặc cập nhật mới nhất, doanh nghiệp có thể thu hút sự chú ý của khách hàng, thúc đẩy họ tham gia vào các hoạt động và tăng doanh số bán hàng.
Ví dụ, một cửa hàng thời trang có thể sử dụng Reminder Email để thông báo cho khách hàng về đợt giảm giá sắp tới, khuyến khích họ truy cập website hoặc đến cửa hàng để mua sắm.
Duy trì mối quan hệ
Reminder Email là cầu nối giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Thông qua việc gửi email hỏi thăm, chúc mừng sinh nhật hoặc cung cấp thông tin hữu ích, doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm và trân trọng khách hàng.
Ví dụ, một công ty du lịch có thể sử dụng Reminder Email để chúc mừng sinh nhật khách hàng và tặng họ mã giảm giá cho chuyến du lịch tiếp theo.
Khi nào nên sử dụng Reminder Email?
Reminder Email là dạng email nhắc nhở, nội dung theo sát email trước đó. Ví dụ, nếu đã gửi email cho đồng nghiệp để lên lịch họp nhưng chưa nhận được phản hồi, bạn hoàn toàn có thể gửi một Reminder Email để nhắc lại về yêu cầu sắp xếp cuộc họp.
Bạn cũng có thể sử dụng Reminder Email sau một cuộc gọi hay thậm chí là sau cuộc trò chuyện trực tiếp. Bất cứ khi nào bạn cần nhắc nhở người nhận về một vấn đề đã được thảo luận,Reminder Email sẽ trở thành công cụ giao tiếp hiệu quả.
Dưới đây là một số thời điểm lý tưởng để bạn cân nhắc sử dụng Reminder Email:
- Sau khi gửi email yêu cầu: Nếu đã gửi email yêu cầu ai đó thực hiện một hành động cụ thể (ví dụ như đặt hàng, gửi báo cáo,…) mà chưa nhận được phản hồi, bạn hãy cân nhắc gửi Reminder Email sau một khoảng thời gian nhất định (thường là 1-2 ngày).
- Trước một sự kiện quan trọng: Đối với những sự kiện quan trọng sắp diễn ra (ví dụ như cuộc họp, hội thảo,…) bạn có thể gửi Reminder Email để nhắc nhở người tham dự về ngày giờ, địa điểm và nội dung chương trình.
- Sau một cuộc trò chuyện: Nếu đã thảo luận về một vấn đề nào đó với đối tác hoặc đồng nghiệp qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp, bạn hãy gửi Reminder Email để tóm tắt lại những nội dung chính và xác nhận các bước hành động tiếp theo.
Reminder Email được phân loại như thế nào?
Phân loại theo mục đích
- Reminder Email cá nhân: Loại email này được sử dụng để nhắc nhở bản thân về các công việc, sự kiện hoặc thông tin quan trọng. Ví dụ, Reminder Email để nhắc nhở thanh toán hóa đơn, nộp bài tập, tập thể dục,…
- Reminder Email doanh nghiệp: Loại email này được sử dụng bởi các doanh nghiệp để nhắc nhở khách hàng về các cam kết, deadline, sự kiện,… Mục đích chính của Reminder Email doanh nghiệp là tăng cường tương tác với khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng.
- Reminder Email marketing: Loại email này được sử dụng để quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình khuyến mãi.Mục đích chính của Reminder Email marketing là thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng và khuyến khích họ thực hiện hành động mua hàng.
Phân loại theo tần suất
- Reminder Email hàng ngày: Loại email này được gửi đi hàng ngày để nhắc nhở người nhận về các công việc hoặc sự kiện cần thực hiện.
- Reminder Email hàng tuần: Loại email này được gửi đi hàng tuần để tóm tắt lại những công việc đã hoàn thành, những sự kiện đã diễn ra và những kế hoạch cho tuần tiếp theo.
- Reminder Email hàng tháng: Loại email này được gửi đi hàng tháng để tóm tắt lại những công việc đã hoàn thành trong tháng, những sự kiện đã diễn ra và những mục tiêu cho tháng tiếp theo.
Phân loại theo nội dung
- Reminder Email nhắc nhở lịch hẹn: Nhắc nhở người nhận về các cuộc hẹn sắp tới, bao gồm thời gian, địa điểm và nội dung cuộc hẹn.
- Reminder Email nhắc nhở thanh toán: Nhắc nhở người nhận về các hóa đơn cần thanh toán, bao gồm số tiền, hạn thanh toán và phương thức thanh toán.
- Reminder Email thông báo sự kiện: Loại email này được sử dụng để thông báo cho người nhận về các sự kiện sắp tới, bao gồm thời gian, địa điểm, chương trình sự kiện và cách thức tham gia.
- Reminder Email quảng cáo: Quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình khuyến mãi của doanh nghiệp.
4 thành phần cần có khi viết Reminder Email
1. Dòng chủ đề/Subject line
Dòng chủ đề (Subject line) là yếu tố đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy đầu tiên. Một dòng chủ đề hấp dẫn và rõ ràng sẽ thu hút sự chú ý của người nhận và khuyến khích họ mở email.
Để tăng sức hấp dẫn cho câu chủ đề, bạn hãy viết ngắn gọn, trực tiếp và truyền đạt rõ ràng mục đích. Ví dụ, “Nhắc nhở: Cuộc họp nhóm vào lúc 3 giờ chiều hôm nay”. Dòng chủ đề cần phải chính xác và không gây hiểu lầm, đồng thời tạo cảm giác khẩn cấp hoặc quan trọng.
2. Nội dung Email
Nội dung email cung cấp thông tin chi tiết mà bạn muốn nhắc nhở người nhận. Nội dung cần phải rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Hãy bắt đầu bằng việc nhắc lại thông tin quan trọng mà bạn đã đề cập trước đó. Sau đó, cung cấp thêm chi tiết cần thiết như thời gian, địa điểm hoặc các bước cần thực hiện tiếp theo.
Ví dụ, nếu đang nhắc nhở về một sự kiện, bạn hãy bổ sung thêm thời gian và địa điểm cụ thể cùng với thông tin bổ sung như tài liệu cần mang theo hoặc những điều cần chuẩn bị trước.
3. Call to Action
Call to Action (CTA) là phần quan trọng trong mỗi Reminder Email, hướng dẫn người nhận thực hiện một hành động cụ thể. CTA cũng cần phải rõ ràng, dễ hiểu và nổi bật trong email. Ví dụ, nếu muốn người nhận xác nhận tham gia một sự kiện, bạn có thể sử dụng CTA như “Xác nhận tham gia tại đây”. Đặt CTA ở vị trí dễ thấy, sử dụng nút bấm hoặc liên kết màu sắc nổi bật để thu hút sự chú ý.
Xem thêm: CTA là gì? Bỏ túi 4 tips tạo CTA thu hút và hiệu quả hiện nay
4. Lời chào cuối
Lời chào cuối là phần kết thúc email, thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp. Tốt nhất, bạn nên viết lời chào cuối ngắn gọn và thể hiện sự trân trọng đối với người nhận. Bạn có thể sử dụng các cụm từ như “Trân trọng,” “Cảm ơn,” hoặc “Kính chào” tuỳ vào mức độ trang trọng. Sau đó, bạn đừng quên ký tên hoặc cung cấp thông tin liên hệ nếu cần thiết.
4 mẹo viết Reminder Email hiệu quả
1. Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp
Khi viết Email nhắc nhở, bạn cần sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và lịch sự. Ví dụ: “Bạn có một cuộc hẹn với tôi lúc 2 giờ chiều mai. Hy vọng sẽ nhận được sự tham gia của bạn.”
2. Trình bày thẳng thắn
Nội dung Email nên rõ ràng và cụ thể. Bạn có thể đưa ra yêu cầu cụ thể để người nhận dễ hiểu và thực hiện. Ví dụ: “Xin vui lòng gửi lại cho tôi tài liệu báo cáo dự án trước 5 giờ chiều nay” hoặc “Vui lòng xác nhận tham gia cuộc họp vào ngày mai”.
3. Thời gian gửi email phù hợp
Thời gian gửi email phụ thuộc vào mức độ khẩn cấp của sự việc. Đối với các deadline gấp, bạn có thể gửi email nhắc nhở khoảng 24 giờ sau lần đầu liên lạc. Với những vấn đề ít khẩn cấp hơn, bạn có thể đợi vài ngày trước khi gửi Email nhắc nhở. Bạn cũng cần ghi rõ mốc thời gian. Bạn có thể ghi chú ngày liên lạc đầu tiên, deadline hoặc bất kỳ ngày quan trọng nào khác.
4. Không cần xin lỗi
Cuối cùng, bạn không cần gửi lời xin lỗi vì đã gửi Email nhắc nhở. Tốt nhất, bạn chỉ nên cung cấp cho người nhận một giải thích ngắn gọn và lịch sự yêu cầu họ thực hiện.
5 mẫu email Reminder phổ biến
Nhắc nhở thanh toán hóa đơn
Tiêu đề: Hóa đơn [Tên dịch vụ] tháng [Tháng] đã đến hạn thanh toán
Nội dung:
Kính gửi [Tên khách hàng],
Vui lòng thanh toán hóa đơn [Tên dịch vụ] tháng [Tháng] của bạn trước hạn chót [Ngày thanh toán].
Số tiền: [Số tiền]
Phương thức thanh toán:
Để biết thêm thông tin chi tiết về hóa đơn, vui lòng truy cập [Liên kết hóa đơn].
Trân trọng,
[Tên công ty]
Nhắc nhở cuộc họp
Tiêu đề: Nhắc nhở: Cuộc họp [Tên cuộc họp] vào [Thời gian]
Nội dung:
Kính gửi [Tên người tham dự],
Vui lòng ghi nhớ cuộc họp [Tên cuộc họp] sẽ diễn ra vào [Thời gian] tại [Địa điểm].
Chương trình nghị sự:
- [Điểm 1]
- [Điểm 2]
- [Điểm 3]
Vui lòng xác nhận sự tham dự của bạn bằng cách trả lời email này trước [Thời gian].
Trân trọng,
[Tên người gửi]
Nhắc nhở deadline nộp bài
Tiêu đề: Deadline nộp bài tập [Tên môn học] sắp đến
Nội dung:
Kính gửi các bạn sinh viên,
Vui lòng lưu ý rằng deadline nộp bài tập [Tên môn học] là vào [Thời gian] ngày [Ngày]. Bài tập cần được nộp qua [Cách thức nộp bài].
Yêu cầu:
Vui lòng đảm bảo nộp bài tập đúng hạn.
Trân trọng,
[Tên giảng viên]
Nhắc nhở sự kiện
Tiêu đề: Đừng bỏ lỡ! Sự kiện [Tên sự kiện] sắp diễn ra
Nội dung:
Kính gửi [Tên người nhận],
Bạn được mời tham dự sự kiện [Tên sự kiện] sẽ diễn ra vào [Thời gian] tại [Địa điểm].
Sự kiện này sẽ bao gồm: …
Để đăng ký tham dự, vui lòng truy cập [Liên kết đăng ký].
Số lượng chỗ có hạn, vì vậy hãy nhanh tay đăng ký!
Trân trọng,
[Tên ban tổ chức]
Nhắc nhở khảo sát
Tiêu đề: Hãy dành vài phút để tham gia khảo sát của chúng tôi
Nội dung:
Kính gửi [Tên người nhận],
Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến của bạn về [Chủ đề khảo sát]. Vui lòng dành vài phút để hoàn thành khảo sát của chúng tôi qua [Liên kết khảo sát].
Phản hồi của bạn sẽ giúp chúng tôi cải thiện [Sản phẩm/Dịch vụ].
Cảm ơn bạn đã dành thời gian!
Trân trọng,
[Tên công ty/Tổ chức]
Reminder Email là công cụ hữu ích giúp cá nhân và doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc. Sử dụng Reminder Email hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả hai bên. Đừng quên theo dõi Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Cách viết tiêu đề email xin việc thu hút nhà tuyển dụng
