Time Management Matrix (ma trận quản lý thời gian) là công cụ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách dùng đúng công cụ này. Tham khảo ngay 7 lời khuyên từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để ứng dụng Time Management Matrix chất lượng hơn.
Time Management Matrix là gì?
Mô hình quản lý thời gian (Time Management Matrix) được giới thiệu bởi Stephen R. Covey – tác giả sách 7 thói quen của người thành đạt.
Đây là cách quản lý thời gian theo phân nhóm công việc: quan trọng, khẩn cấp, không quan trọng, không khẩn cấp. Sau khi chia công việc vào từng nhóm, bạn sẽ biết nhóm việc nào cần hoàn thiện trước, nhóm việc nào có thể thực hiện sau. Từ đó, bạn phân bổ thời gian và nguồn lực phù hợp.
- Việc quan trọng, khẩn cấp: Những nhiệm vụ ảnh hưởng đến bạn hoặc người khác và cần xử lý ngay – không thể không làm. Ví dụ: bài thuyết trình cần nộp sáng mai, CV cần gửi đi tối nay, bài kiểm tra vào ngày mai, báo cáo phải hoàn thành.
Cách giải quyết với nhóm việc này là: làm ngay!
- Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những nhiệm vụ có tác động đến tương lai nhưng không cần thiết phải thực hiện ngay – việc cần làm nhưng cần thời gian. Ví dụ: tập thể dục, tự học, lên kế hoạch cá nhân, đổ rác, dọn dẹp phòng…
Với nhóm việc này, bạn nên lên kế hoạch phù hợp để thực hiện.
- Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Những việc không quan trọng nhưng cần xử lý luôn. Ví dụ: trả lời cuộc gọi đến từ đồng nghiệp/bạn bè, phản hồi tin nhắn thông báo trong nhóm, nhận đơn hàng shipper đang chờ giao…
Nhiều người thường ưu tiên công việc này bởi cảm giác cấp bách và không thể bỏ lỡ. Tuy nhiên, dành thời gian quá nhiều cho công việc này thường khiến bạn có cảm giác lãng phí thời gian – chưa làm được việc gì ngoảnh đi ngoảnh lại đã hết ngày.
Nhóm việc này nên cân nhắc thực hiện ngay hoặc uỷ thác cho người khác thực hiện.
- Việc không quan trọng, cũng không khẩn cấp: Nhóm việc được xếp sau cùng và có thể bỏ qua. Bạn không cần thực hiện chúng hoặc khi nào rảnh thì thực hiện cũng không muộn. Ví dụ: lướt facebook, xem video giải trí, tham gia chat chit trên nhóm chung…
Nhóm việc này nếu có thể thì nên cắt bớt, bởi chúng không mang lại giá trị cho tương lai, cũng không thực sự cấp bách.
Xem thêm: Digital Detox: Xu hướng thải độc kỹ thuật số để sống trọn vẹn cho hiện tại
Ví dụ về ma trận quản lý thời gian
Để hiểu hơn về một ma trận quản lý thời gian, bạn có thể xem ví dụ sau.
Ma trận quản lý thời gian của nhân viên văn phòng
| Nhóm I (việc quan trọng, khẩn cấp) | Nhóm II (việc quan trọng, không khẩn cấp) |
| +Chuẩn bị tài liệu họp buổi chiều + Nộp báo cáo hoạt động cho sếp trước 10 giờ + Gọi điện phản hồi với khách hàng về hợp đồng trước 12 giờ + Gọi cho đồng nghiệp thông báo điều chỉnh thời gian sự kiện ngày mai | + Học tiếng Anh + Lên kế hoạch cho chương trình hoạt cuối tuần của team + Lập kế hoạch hội chợ tháng tiếp theo + Tự học Photoshop + Thay card màn hình + Lấy văn phòng phẩm trong tháng |
| Nhóm III (việc không quan trọng, khẩn cấp) | Nhóm IV (việc không quan trọng, không khẩn cấp) |
| + Phản hồi tin nhắn của đồng nghiệp trên nhóm chat + Phản hồi tin rủ đi chơi tối nay của bạn thân + Nhận đơn hàng online | Lướt Facebook giải trí |
Ma trận quản lý thời gian của học sinh, sinh viên
| Nhóm I (việc quan trọng, khẩn cấp) | Nhóm II (việc quan trọng, không khẩn cấp) |
| + Làm bài tập về nhà môn toán và nộp cho cô trước 15h + Ôn tập cho bài thi | + Tự học Photoshop + Tập thể dục + Dọn dẹp giá sách + Dọn phòng, đổ rác |
| Nhóm III (việc không quan trọng, khẩn cấp) | Nhóm IV (việc không quan trọng, không khẩn cấp) |
| Phản hồi tin nhắn rủ đi chơi tối nay của hội bạn | Lướt Facebook giải trí |
Cách sử dụng Time Management Matrix
Sau đây là một vài lời khuyên từ Vieclam24h.vn để bạn sử dụng Time Management Matrix hiệu quả hơn.
Phân loại đúng công việc vào từng nhóm
Mấu chốt của việc sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả là bạn phân loại đúng đầu việc vào từng nhóm. Phân chia sai có thể dẫn đến việc dành thời gian sai và gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Trong đó, hai nhóm việc khó phân loại nhất thường là nhóm 2 và nhóm 3.
Nhóm 2 – những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
Các việc xếp trong nhóm 2 thường là những việc mang tính chất dài hạn hoặc thực hiện theo lộ trình. Với người quản lý, nhóm công việc thứ 2 có thể chia thành 2 nhóm:
- Major Wins (thắng lớn): nhóm việc đòi hỏi nhiều thời gian và công sức nhưng có thể mang lại sự thay đổi lớn (ví dụ như việc chuẩn bị chào hàng một đối tác lớn sẽ cần thời gian chuẩn bị và không thể một sớm một chiều hoàn thành).
- Quick Wins (thắng nhanh): những công việc có thể giúp đội nhóm, công ty nhanh chóng thu được thành quả và lợi nhuận.
Bạn có thể phân hai loại công việc này dựa theo tình hình thực tế.
Nhóm 3 – những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
Đây là những công việc không mang lại ý nghĩa hoàn thành bất cứ mục tiêu nào nhưng chúng khẩn cấp. Đôi khi các việc đột xuất cũng có thể xếp vào nhóm 3. Cách xử lý với nhóm công việc này là xử lý càng nhanh càng tốt hoặc uỷ quyền cho người khác. Uỷ quyền không đồng nghĩa với bỏ mặc, hãy đảm bảo người được uỷ quyền có thể hoàn thành công việc đó đúng yêu cầu.
Nếu số lượng công việc ở nhóm 3 tăng lên, có thể bạn chỉ dẫn người được ủy quyền thiếu chuẩn xác, khiến họ gặp khó khăn khi triển khai. Hoặc, bạn đang quản lý thời gian không tốt, thiếu sót ở quy trình làm việc khiến cho công việc phát sinh thêm nhiều và mang tính chất vụn vặt.
Chi tiết và có kèm timeline
Liệt kê đầu việc càng chi tiết, bạn càng không bỏ sót công việc. Đồng thời, đặt timeline đi cùng cho từng đầu việc cũng giúp bạn phân loại luôn mức độ ưu tiên và phân bổ thời gian phù hợp cho từng nhóm.
Ví dụ, trong nhóm các việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, bạn cũng cần phân loại đầu việc ưu tiên xem việc nào làm trước, việc nào làm sau, deadline cho từng việc như thế nào.
Time Management Matrix giúp sắp xếp thông tin gọn gàng
Một trong những cách giúp bạn sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả là biết cách sắp xếp các tài liệu, danh sách email, thư mục trên máy tính khoa học gọn gàng. Cách này giúp bạn luôn làm chủ thông tin, nắm bắt tổng quan đầu việc nào cần phân chia vào ma trận quản lý thời gian mỗi ngày.
Đánh giá hiệu quả
Thói quen đánh giá hiệu quả công việc thường xuyên cũng sẽ giúp bạn sử dụng Time Management Matrix hiệu quả hơn. Bạn có thể đặt câu hỏi:
- Cách phân bổ thời gian như vậy đã thực sự tối ưu chưa?
- Vì sao lượng công việc khẩn cấp của bạn nhiều lên?
- Có thể làm khác đi để cải thiện kết quả không?
- Có cần đến hỗ trợ từ người khác không?
Việc mải mê vùi đầu theo timeline thực hiện công việc mà thiếu đi sự đánh giá lại có thể khiến bạn dễ mắc bẫy:
- Sự trì hoãn.
- Làm việc chóng vánh cho xong.
- Giảm sức sáng tạo (công việc đều đều ngày này qua ngày khác, không có cải thiện…).
Xây dựng mối quan hệ nhờ Time Management Matrix
Đôi khi trả lời tin nhắn của đồng nghiệp bị xếp vào nhóm việc thứ 3 hoặc thứ 4 (những nhóm không quan trọng).
Đừng quên rằng việc phản hồi thông tin, giao tiếp với đồng nghiệp, sếp, khách hàng liên tục là những yếu tố quan trọng giúp duy trì những mối quan hệ tốt đẹp tại nơi làm việc. Do đó, nên cân nhắc thông tin nào nên phản hồi ngay, thông tin nào có thể phản hồi sau vài giờ, những thông tin nào không cần phản hồi.
Thư giãn
Dành cho bản thân những phút thư giãn đôi khi bị xếp vào nhóm 4 – không cần thiết, cũng không quan trọng. Với nhiều người, mục này thường bị bỏ qua hoặc không có trong Time Management Matrix.
Thực tế, những phút thư giãn vừa phải là những quãng nghỉ vô cùng quý giá để bạn cho tâm trí, đầu óc được thư thả trước khi trở lại guồng làm việc cao độ. Hãy thêm cho mình một đến hai hoạt động mang tính chất thư giãn vào nhóm 2 để không bỏ quên bản thân.
5 phút phân bổ mỗi ngày
Chủ tịch của Productivity Partners, Cynthia Kyriazis từng chia sẻ: 5 phút lập kế hoạch sẽ giúp tiết kiệm tới 30 phút thực hiện. Bạn chỉ mất 5 phút mỗi buổi sáng để phân bổ những đầu việc phải làm hôm nay vào ma trận quản lý thời gian. Đồng thời, bạn có thể lập danh sách công việc cho ngày mai ngay cuối giờ làm việc hôm nay.
Bên cạnh đó, tập thói quen vài phút ghi chú và mang cuốn sổ với Time Management Matrix mọi lúc mọi nơi để bổ sung, cập nhật liên tục. Khi nhìn lại bảng quản lý thời gian trong ngày, bạn sẽ giật mình vì số đầu việc thực sự mang lại giá trị và số đầu việc “không tên” bạn vẫn thực hiện mỗi ngày.
Xem thêm: 5 bước lập kế hoạch phát triển bản thân để mỗi ngày đều là phiên bản tốt hơn
Lời kết
Mong rằng bài viết từ Vieclam24h.vn sẽ giúp bạn biết cách sử dụng Time Management Matrix hiệu quả hơn để từng bước làm chủ thời gian của bản thân và nâng cao hiệu suất mỗi ngày.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Trở thành bậc thầy quản lý thời gian hiệu quả chỉ trong 3 bước
