Là một trong những mô hình làm việc phổ biến hiện nay, văn phòng điện tử đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. So với văn phòng làm việc truyền thống, văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều bất cập về chi phí, hiệu suất làm việc, phương thức di chuyển. Vậy chính xác văn phòng điện tử là gì? Văn phòng điện tử có bao nhiêu loại? Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng mô hình? Mời bạn cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu chi tiết về loại hình làm việc này qua bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu tổng quan về văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử (E-office) là một mô hình làm việc áp dụng công nghệ hiện đại. Mô hình này được tích hợp đầy đủ những phần mềm có tính năng quản lý hồ sơ, công việc, thông tin, tài liệu, văn bản, báo cáo,…, của công ty. Mục tiêu là hiện đại hoá các phương thức quản lý truyền thống.
Bên cạnh đó, văn phòng điện tử còn bao gồm một hệ thống máy tính, thiết bị ngoại vi, mạng lưới máy tính, công cụ lưu trữ đám mây,… Trong một văn phòng điện tử, những công việc thông thường như viết văn bản, xử lý số liệu, quản lý tài liệu, trao đổi thông tin qua Email, tổ chức cuộc họp trực tuyến, quản lý dữ liệu,…, đều được thực hiện qua Internet.
Văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc, tăng tính linh hoạt, tăng tương tác và trao đổi thông tin. Bên cạnh đó, mô hình này còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự kết nối và giao tiếp hiệu quả giữa các văn phòng, tổ chức khác nhau trên toàn cầu.
Xem thêm: Big data là gì? Ứng dụng ra sao để làm chủ dữ liệu trong thời đại số?
Một số loại hình văn phòng điện tử phổ biến
1. Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là một loại hình phổ biến. Với mô hình này, nhân viên sẽ làm việc từ xa và kết nối với nhau qua các công nghệ truyền thông, làm việc trực tuyến. Điểm mạnh của văn phòng ảo là cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ địa điểm nào, sử dụng những công cụ thông minh như video hội nghị, tin nhắn, gọi thoại,…
2. Văn phòng xanh
Văn phòng xanh là mô hình được thiết kế để tối ưu hoá việc sử dụng tài nguyên, giảm tác động xấu đến môi trường. Điểm đặc biệt của văn phòng xanh là sử dụng công nghệ tân tiến để:
- Tiết kiệm năng lượng.
- Quản lý chất thải hiệu quả.
- Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh.
- Thân thiện với nhân viên.
3. Văn phòng đa chức năng
Văn phòng đa chức năng là nơi làm việc được thiết kế để phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Thay vì phân tách thành các khu làm việc riêng biệt, văn phòng đa chức năng sẽ bao gồm: khu làm việc cá nhân, khu vực họp nhóm, khu vực nghỉ ngơi và các khu vực khác để phù hợp với nhiều hoạt động làm việc khác nhau.
4. Văn phòng mở
Văn phòng mở là một mô hình không có các vùng phân cố định hoặc tường ngăn giữa các nhân viên. Với mô hình này, nhân viên sẽ được làm việc trong một không gian mở chung. Nhờ đó, tất cả nhân sự có thể dễ dàng tương tác, giao tiếp với nhau.
5. Văn phòng trọn gói
Với văn phòng trọn gói, các doanh nghiệp sẽ thuê một không gian văn phòng đã được trang bị đầy đủ tiện nghi, dịch vụ. Cơ sở hạ tầng của các văn phòng này bao gồm: mạng lưới Internet, điện thoại, quản lý hỗ trợ,… Bên cạnh đó, văn phòng trọn gói còn cung cấp một giải pháp thuận tiện cho các doanh nghiệp vừa thành lập. Ngoài ra, những doanh nghiệp không muốn đầu tư quá nhiều vào việc xây dựng, quản lý văn phòng truyền thống cũng có thể áp dụng mô hình làm việc này.
6. Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ cũng là một loại hình văn phòng điện tử rất phổ biến. Mô hình này cho phép nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân chia sẻ không gian làm việc chung. Các văn phòng chia sẻ thường được một tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp quản lý. Người sử dụng có thể thuê một không gian làm việc linh hoạt trong văn phòng chia sẻ cùng tiện ích đi kèm, như tiếp tân, phòng họp, phòng tiếp khách, khu vực tiếp khách,… Mô hình này rất phổ biến với những startup, freelancers và các công ty nhỏ không cần văn phòng riêng lẻ hoặc muốn tiết kiệm chi phí.
Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng mô hình văn phòng điện tử?
Về bản chất, mô hình văn phòng điện tử là một hệ thống tổ chức công việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp. Mô hình này hoạt động chủ yếu dựa trên công nghệ thông tin và truyền thông. Khi áp dụng văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ hưởng được nhiều lợi ích khác nhau.
1. Tăng năng suất làm việc
Văn phòng điện tử giúp cải thiện hiệu suất, tăng tốc độ làm việc. Nhờ sự tự động hóa, tích hợp dữ liệu thông minh, việc tìm kiếm thông tin, xử lý tài liệu và truyền đạt thông tin giữa các phòng ban diễn ra nhanh chóng, giảm thời gian chết và tăng năng suất làm việc cho nhân viên.
2. Tiết kiệm thời gian và tài nguyên
Mô hình văn phòng điện tử giúp giảm bớt, thậm chí là loại bỏ những công việc bàn giấy truyền thống. Việc trao đổi thông tin, lưu trữ tài liệu và quản lý công việc trở nên linh hoạt, thuận tiện và tối ưu hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí cho việc thuê văn phòng cũng như tài nguyên. Không những thế, việc này còn làm giảm sự ảnh hưởng đến môi trường.
3. Cải thiện quy trình làm việc
Mô hình văn phòng điện tử tạo điều kiện để doanh nghiệp tổ chức và quản lý quy trình làm việc chặt chẽ hơn. Từ việc giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, phê duyệt cho đến báo cáo kết quả. Mọi quy trình làm việc sẽ được tự động hoá và theo dõi một cách minh bạch. Đây là cách giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc, đồng thời giảm thiểu sai sót cũng như xung đột thông tin.
Xem thêm: Ứng viên thế hệ gen Z mong muốn gì từ nhà tuyển dụng?
4. Tăng tính linh hoạt và định vị địa lý
Với mô hình văn phòng điện tử, nhân viên có thể làm việc trực tuyến hoặc từ nhiều địa điểm khác nhau. Mô hình này cho phép nhân viên truy cập và chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng. Văn phòng điện tử góp phần tạo nên sự linh hoạt cho doanh nghiệp, tăng cường khả năng cộng tác giữa các nhân sự.
5. Tăng tính bảo mật và quản lý thông tin
Mô hình cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin doanh nghiệp. Dữ liệu được mã hóa và truyền đi một cách an toàn, đảm bảo chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem, sửa đổi thông tin. Đồng thời, việc quản lý thông tin trở nên dễ dàng hơn với khả năng tìm kiếm, lưu trữ thông tin nhanh chóng.
6. Tạo môi trường làm việc hiện đại, thu hút nhân tài
Mô hình phản ánh xu hướng công nghệ và kỷ nguyên số hiện đại, giúp doanh nghiệp trở thành một môi trường làm việc hấp dẫn và thu hút nhân tài. Trong bối cảnh hiện nay, phần lớn nhân sự trẻ tuổi đều cảm thấy hứng thú và thoải mái với việc áp dụng công nghệ khi làm việc.
Xem thêm: CHRO là gì? Tầm quan trọng của người đứng đầu bộ phận nhân sự
5 bước áp dụng mô hình văn phòng điện tử
Để đưa một văn phòng điện tử vào vận hành, doanh nghiệp phải trải qua những bước hoạch định kỹ lưỡng. Vì trên thực tế, thói quen sử dụng văn phòng truyền thống vẫn còn khá phổ biến. Dưới đây là 5 bước áp dụng văn phòng điện tử của doanh nghiệp.
Bước 1: Tiêu chuẩn hệ thống và quy trình nội bộ
Khi đề ra một phương án hoặc lối cách tân mới, nhất là khi thay đổi toàn bộ quy trình làm việc, doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp nội bộ. Bạn phải đảm bảo rằng hệ thống làm việc và quy trình nội bộ được chuẩn hoá, đồng nhất với nhau.
Thông qua các buổi hội thảo, người lãnh đạo sẽ dễ dàng phát hiện những lỗ hổng trong cách làm việc truyền thống. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ xác định các thách thức khi chuyển đổi sang văn phòng điện tử. Bước này giúp nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quan về việc triển khai văn phòng điện tử. Từ đó, họ sẽ không bỡ ngỡ trước sự đổi mới và thích ứng nhanh hơn.
Bước 2: Chọn loại hình lý tưởng
Trước tốc độ phát triển như “vũ bão” của công nghệ, các giải pháp phần mềm sẽ giải quyết được nhiều vấn đề của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp cần phải sáng suốt trong việc nhận định tình hình thực tế của công ty.
Khi hiểu rõ thực trạng của mình, doanh nghiệp mới có thể lựa chọn loại hình phù hợp. Trước khi đưa ra quyết định áp dụng mô hình mới, doanh nghiệp hãy tự đặt ra một vài câu hỏi, như:
- Mô hình nào phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp?
- Hoạt động của doanh nghiệp có tương thích với quy trình làm việc của văn phòng điện tử không?
Nếu đã chắc chắn với quyết định của mình, doanh nghiệp có thể chọn loại văn phòng phù hợp. Lúc này, sẽ trở thành “trợ thủ đắc lực” giúp doanh nghiệp phát triển kinh doanh.
Bước 3: Triển khai kế hoạch thực hiện
Trong bước tiếp theo, bạn sẽ bắt tay vào việc thực hiện kế hoạch chuyển đổi mô hình làm việc. Một số lưu ý bạn cần quan tâm khi triển khai bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ thông tin: Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn cần đảm bảo dữ liệu giữa các nhân viên được chia sẻ với nhau. Trong một số trường hợp, nền tảng có thể bị quá tải do tệp thông tin quá nhiều. Điều này khiến tài liệu dễ bị thất lạc hoặc không được tìm thấy. Hiện tại, có nhiều nền tảng phổ biến giúp bạn khắc phục vấn đề này như Asana, Dropbox, Google Drive,…
- Phần mềm hội họp, làm việc trực tuyến: Đối với những công việc từ xa, văn phòng kỹ thuật số, bạn cần đảm bảo mọi thành viên có thể kết nối và cộng tác với nhau liên tục. Vì vậy, bạn hãy chuẩn bị một nền tảng – nơi nhân viên có thể tương tác và làm việc cùng nhau thông qua Internet. Khi sử dụng các nền tảng này, bạn sẽ đơn giản hoá các tác vụ phức tạp thông qua Email, giúp chia sẻ thông tin, tài liệu dễ dàng hơn. Không những thế, đây cũng là cách để dễ dàng gắn kết nhân viên qua các buổi họp.
Bước 4: Đào tạo đội ngũ nhân sự
Khi triển khai một phương thức hoạt động mới, doanh nghiệp chắc chắn sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu nhân sự không hiểu rõ quy trình làm việc. Nếu không nắm rõ tầm quan trọng của việc đổi mới, nhân sự sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc chung. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng nhân sự được đào tạo kỹ lưỡng. Nếu không được đào tạo bài bản, nhân sự có thể sẽ trở về thói quen làm việc truyền thống.
Bước 5: Đo lường và đánh giá
Trong suốt quá trình triển khai, doanh nghiệp nên chú ý thường xuyên đo lường, lấy ý kiến của nhân sự từ bộ phận cấp cao đến cấp dưới. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên xác định những ưu điểm và hạn chế khi chuyển đổi mô hình làm việc. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức hoạt động phù hợp trong tương lai.
Nhìn chung, mô hình văn phòng điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu đối với doanh nghiệp hiện đại. Qua bài viết trên, Việc Làm 24h hy vọng bạn đã hiểu rõ văn phòng điện tử là gì cũng như cách triển khai mô hình làm việc này. Đừng quên theo dõi Việc Làm 24h để tiếp tục đón đọc những bài viết hữu ích khác bạn nhé!
Xem thêm: Naysayer là gì? Cách để làm việc với đồng nghiệp luôn nói không nơi công sở
