Đã bao giờ bạn cảm thấy vô cùng bối rối không biết viết email bằng tiếng Anh thế nào? Bạn băn khoăn không biết viết ra sao để người nhận cảm thấy hài lòng, vui vẻ? Lưu ý gì để email của bạn trở nên thật chuyên nghiệp? Hãy áp dụng ngay những quy tắc mà Nghề Nghiệp Việc Làm 24h gợi ý dưới đây. Chắc chắn rất hữu ích cho bạn trong cuộc sống và công việc.
Những quy tắc cần biết khi viết email bằng tiếng Anh
Quy tắc 1: Chủ đề ngắn gọn nhưng phải cụ thể
Nhiều người có thói quen viết email bằng tiếng Anh nhưng lại không điền tiêu đề email hoặc chỉ để nội dung rất chung chung. Ví dụ, thay vì viết là “Question about schedule for Tuesday’s meeting” (Câu hỏi về lịch trình của cuộc họp vào Thứ Ba), họ lại chỉ viết mỗi “Question” khi gửi.
Bằng cách đó, người nhận sẽ cảm thấy mất thiện cảm, và không hiểu bạn đang muốn nói về vấn đề gì. Nhất là khi nếu bạn mới gửi email cho họ lần đầu, rất có thể mail sẽ bị bỏ qua không được mở. Do đó hãy tránh mắc phải lỗi cơ bản này.
Xem thêm: Tiết lộ cách viết Email xin thực tập chuyên nghiệp dành cho sinh viên năm cuối
Quy tắc 2: Hãy mở đầu bằng một lời chào hỏi thích hợp
Trong phần mở đầu của email, bạn cần gửi lời chào người nhận. Nếu đó là một email mang tính chất thân mật, bạn có thể sử dụng cụm từ: “Hey/Hello/Hi” + tên người nhận là được. Nếu bạn không biết tên của họ, ví dụ trong trường hợp bạn gửi email đến bộ phận chăm sóc khách hàng/ tư vấn của một đơn vị nào đó, bạn có thể sử dụng cách nói chung chung là “to whom it may concern” (Gửi đến ai quan tâm đến vấn đề này). Lưu ý là sau lời chào nên dùng dấu phẩy và xuống dòng ngay sau đó.
Quy tắc 3: Cân nhắc việc hỏi thăm người nhận
Khi viết email bằng tiếng Anh, nếu như bạn và người nhận đã quen biết, có tương tác với nhau từ trước đó, bạn có thể hỏi thăm họ bên cạnh việc trao đổi những nội dung khác. Lời hỏi thăm xoay quanh chuyện về gia đình, sức khỏe của họ hay tình hình cuộc sống… Phần này có thể cho vào phía sau của nội dung trao đổi về công việc. Trong trường hợp bạn và họ chưa đủ thân thiết và bạn muốn gây thiện cảm hay nhờ họ giúp đỡ điều gì đó, bạn có thể nói ngay sau lời chào.
Quy tắc 4: Viết nội dung một cách chặt chẽ, dễ hiểu và logic
Cách viết email bằng tiếng Anh không giống với việc viết bài luận thông thường. Bạn nên tránh sử dụng những từ ngữ hoa mỹ hoặc những từ mang tính chất học thuật phức tạp, khó hiểu.
Thay vào đó hãy sử dụng những câu văn ngắn, tập trung vào nội dung chính và nói rõ những gìcái bạn cần. Mỗi khi viết được 1 đoạn 2 – 3 câu, hãy cách dòng để email dễ đọc hơn, giúp người nhận không bị choáng ngợp bởi thông tin bạn cần trao đổi.
Xem thêm: Tìm hiểu BCC, CC là gì? Cách sử dụng CC và BCC đúng chuẩn trong email
Quy tắc 5: Tạm biệt một cách phù hợp
Khi viết email bằng tiếng Anh, chào tạm biệt như thế nào sẽ phụ thuộc vào mục đích email của bạn. Nói cách khác đừng sử dụng những từ ngữ như kiểu “Love, Brian” với sếp của mình. Tương tự cũng không nên viết “Sincerely, Brian” (Trân trọng, Brian) khi muốn cảm ơn ai đó về món quà sinh nhật.
Hãy sử dụng những từ mang sắc thái lịch sự và trung lập phổ biến như “Best”, “Regards” kèm với tên người đó. Đôi khi bạn có thể dặn dò họ rằng “Looking forward to hearing from you” (Tôi đang mong sớm được nhận hồi âm của bạn) hoặc “Take care” (Bảo trọng nhé), “Thanks again” (Một lần nữa xin cảm ơn)… Cuối cùng là ký tên của mình ở dưới.
Cách viết email bằng tiếng Anh trong một số trường hợp
Viết email xin việc bằng tiếng Anh
Bố cục của một mẫu email xin việc bằng tiếng Anh gồm có 5 phần chính: Phần tiêu đề, lời chào, phần nội dung email, kết thư và tạm biệt kèm theo chữ ký.
Về phần tiêu đề, ứng viên nên ghi đầy đủ và rõ ràng. Một tiêu đề thư chỉn chu chắc chắn sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Mẫu tiêu đề email bạn có thể tham khảo là: Họ tên – Vị trí ứng tuyển ( Your name – Application for + [Job Title])..
Đoạn mở đầu email cần có lời chào và xưng hô với người nhận. Theo đó bạn phải tìm hiểu đầy đủ thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Có thể sử dụng cụm từ: “Dear Hiring Manager” hoặc “Dear Recruiting Team”. Trong trường hợp bạn biết danh tính người nhận thư thì có thể dùng “Dear + Mr/Ms/Mrs + tên của họ”.
Đối với nội dung chính, ứng viên cần giới thiệu thông tin cá nhân vừa đưa ra lý do/ lợi ích nhà tuyển dụng nên chọn mình với các thông tin như: Bạn là ai, kinh nghiệm bản thân đã có, lý do bạn muốn làm việc tại vị trí đó? Tất nhiên là đính kèm cả CV xin việc trong phần này.
Kết thư ứng viên nên tóm tắt lại vấn đề, thể hiện mong muốn được phỏng vấn cho vị trí này để có thể thảo luận kỹ hơn về khả năng, kinh nghiệm. Cùng với đó là cung cấp thông tin liên lạc, cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc và xem CV. Bên cạnh đó hãy bày tỏ mong muốn sớm nhận được phản hồi.
Cuối cùng khi kết thúc viết email gửi cv bằng tiếng anh, bạn nên sử dụng từ “Best” hoặc “Sincerely” để thể hiện sự trang trọng và lịch sự. Sau đó ký tên để hoàn thiện trọn vẹn email xin việc của mình.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp, chỉn chu cho mọi tình huống
Cách viết email bằng tiếng Anhanh cho đối tác
Đối với trường hợp viết email bằng tiếng Anh cho đối tác thì lời chào hỏi vô cùng quan trọng. Bạn nên sử dụng công thức “Dear + danh xưng + tên của họ” ngay trong lời chào. Ví dụ như Dear Mr. Long hoặc Dear Marketing Department.
Ngoài ra bạn có thể gửi lời hỏi thăm về tình hình sức khỏe hay kinh doanh nếu đã từng tương tác, có sự trao đổi từ trước đó. Riêng với trường hợp đối tác mới thì có thể hạn chế phần này, thay vào đó đi thẳng vào vấn đề để tránh mất thời gian của họ. Một số câu có thể sử dụng như: How is your business? (Tình hình kinh doanh của bạn dạo này thế nào?), hoặc Thank you for contacting XYZ Company (Cảm ơn vì đã liên hệ với công ty) trong trường hợp phản hồi đối tác.
Tiếp đó, tùy trường hợp đã từng kết nối hay chưa mà bạn cần có phần giới thiệu bản thân, bộ phận và công ty hoặc không. Rồi đi thẳng vào lý do vì sao mình viết email này một cách ngắn gọn và dễ hiểu.
Ví dụ: I am Duy Anh from the Marketing Department of SOC Company. I am writing this email to ask for more information about your email marketing solutions. (Tôi là Duy Anh đến từ bộ phận Marketing của công ty SOC. Tôi viết email này để hỏi thêm các thông tin về dịch vụ email marketing của bạn).
Trong phần nội dung chính người viết cần đi sâu vào chi tiết những gì bạn cần, ví dụ như muốn gặp họ để trao đổi thêm thông tin hay muốn họ đọc thêm tài liệu/ hợp đồng để triển khai…
Sau đó gửi lời cảm ơn chân thành vì họ đã dành thời gian để đọc email của bạn. Nếu muốn nhận phản hồi/ xác nhận từ họ hãy thẳng thắn đề cập ở phần cuối email này. Ví dụ như: Thank you for taking the time to read my email and I am looking forward to hearing from you (cảm ơn vì bạn đã dành thời gian đọc email và tôi rất mong sớm nhận được hồi âm của bạn).
Cuối cùng đừng quên để lại chữ ký bao gồm “Lời chào + tên + chức danh/công ty” của mình.
Xem thêm: Cách trả lời email phỏng vấn chuyên nghiệp tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng
Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh
Về cơ bản thì một email trả lời bằng tiếng Anh cũng sẽ đi theo những quy tắc thông thường của việc viết email. Tuy nhiên có một số điều bạn cần nhớ:
Phần chủ đề phải đảm bảo được 2 mục đích: Cung cấp thông tin bạn đã nhận đc trong email của họ và cho biết rằng bạn sẽ sớm trả lời.
Phần mở đầu dùng để chào hỏi người nhận với những cách viết như Hello + tên (nếu dùng với bạn bè, đồng nghiệp hay cấp dưới), Dear + tên (nếu dùng với khách hàng, sếp…)…
Phần thân cần nêu rõ lý do vì sao bạn gửi email này, phụ thuộc vào nội dung mà họ đã viết trong email từ trước đó. Hãy trả lời lần lượt từng câu hỏi của họ, mỗi câu hỏi là 1 đoạn văn.
Phần cuối email hãy gửi lời cảm ơn người nhận với mẫu câu đơn giản như “Thanks for the email, !”Kind, kind regards hay bBest rRegards…
Trên đây là những quy tắc viết email bằng tiếng Anh mà Việc Làm 24h gửi đến bạn. Hy vọng thông qua đó bạn đã tự tin hơn khi làm những điều này. Và đừng quên theo dõi chúng tôi thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích cho công việc của bạn nhé!
Xem thêm: Chronophobia là gì? Làm thế nào để bạn thôi ám ảnh với thời gian?
