Workflow là gì? Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng Workflow vào quy trình hoạt động? Làm thế nào vẽ Workflow hiệu quả? Mời bạn cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu chi tiết về thuật ngữ Workflow qua bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu đôi nét về Workflow là gì?
Workflow là gì?
Workflow là sự kết hợp của hai từ “work” và “flow” trong tiếng Anh. Trong đó, “Work” có nghĩa là công việc, hoạt động làm việc, trong khi “flow” đề cập đến dòng chảy, sự liên tục. Khi hai từ này được kết hợp với nhau, chúng tạo ra khái niệm về luồng công việc hoặc quy trình công việc.
Workflow là thuật ngữ được sử dụng để miêu tả quá trình tổ chức, điều phối và quản lý các hoạt động trong một quy trình công việc hoặc dự án. Thuật ngữ này biểu thị chuỗi hành động, quy trình hoặc luồng công việc mà người dùng hoặc một tổ chức thực hiện để hoàn thành một hoặc một chuỗi các tác vụ.
Workflow cung cấp cho người dùng một cái nhìn tổng quan về quy trình công việc, giúp tăng tính logic và sự nhất quán trong hoạt động của một tổ chức hay một nhóm làm việc.
Để vẽ Workflow, người ta thường sử dụng phần mềm hoặc công cụ đồ họa. Sự hỗ trợ của các công cụ giúp trực quan hóa quy trình công việc, tạo nên một biểu đồ hoặc sơ đồ minh họa cho các bước, quy trình trong một Workflow. Nhờ đó, người dùng sẽ dễ hình dung và thực hiện công việc một cách rõ ràng, đúng quy trình.
Xem thêm: Checklist là gì? Vì sao checklist lại quan trọng trong quản lý công việc?
Vai trò của Workflow là gì trong doanh nghiệp?
Nếu đã hiểu Workflow là gì, bạn cần nắm rõ vai trò của Workflow đối với doanh nghiệp. Dưới đây là một số nguyên nhân mà một doanh nghiệp cần áp dụng Workflow.
Tăng năng suất làm việc
Workflow giúp doanh nghiệp tổ chức công việc, quy trình hoạt động rõ ràng, có cấu trúc. Từ đó, năng suất làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện. Việc sở hữu một quy trình hoạt động hợp lý giúp nhân viên biết rõ trách nhiệm, deadline, những việc cần làm của mình. Đây là cách doanh nghiệp giảm sự mơ hồ và lặp lại công việc không cần thiết.
Cải thiện chất lượng công việc
Workflow giúp kiểm soát quy trình làm việc một cách chặt chẽ, đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo các tiêu chuẩn hoàn chỉnh. Các bước kiểm tra và phê duyệt trong quy trình Workflow giúp doanh nghiệp phát hiện lỗi, đảm bảo sản phẩm/dịch vụ cuối cùng đáp ứng yêu cầu chất lượng của khách hàng.
Tối ưu hóa quy trình làm việc
Với Workflow, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc hiện tại. Bằng cách phân tích và đánh giá quy trình, những công việc không cần thiết hoặc trùng lặp sẽ được loại bỏ, các bước tối ưu được thêm vào. Đồng thời, đây cũng là cách để quy trình được tái cấu trúc giúp đạt được hiệu quả tối đa và tiết kiệm thời gian.
Tăng khả năng cộng tác
Workflow tạo ra một hệ thống rõ ràng và cấu trúc cho các quy trình làm việc, từ đó tăng khả năng cộng tác giữa các thành viên trong tổ chức. Những công việc và trách nhiệm được phân phối rõ ràng. Ngoài ra, thông tin và tài liệu cũng dễ dàng được chia sẻ giữa các thành viên trong quy trình. Điều này giúp tăng tốc độ làm việc và khả năng hợp tác của đội ngũ.
Đảm bảo tuân thủ và tuân thủ quy trình
Workflow cung cấp một khung pháp lý rõ ràng, tuân thủ theo quy trình làm việc. Việc áp dụng Workflow giúp đảm bảo tuân thủ các quy định, quy trình của tổ chức. Yếu tố này đặc biệt quan trọng trong các ngành công nghiệp có quy định chặt chẽ, như y tế, tài chính, chứng khoán. Đây đều là những lĩnh vực yêu cầu sự chính xác, mức độ tuân thủ nghiêm ngặt.
Định rõ trách nhiệm và chủ thể
Workflow giúp xác định rõ ràng trách nhiệm của mỗi thành viên trong quy trình làm việc. Mỗi bước trong quy trình cần có người chịu trách nhiệm, đảm bảo công việc không bị trì hoãn hoặc bỏ qua. Đây là cách giúp doanh nghiệp tránh sự nhầm lẫn, xung đột trong việc phân công công việc. Hơn hết, Workflow giúp mỗi cá nhân đảm nhiệm đúng trách nhiệm của mình, hoàn thành tác vụ tốt hơn.
Giảm thiểu sai sót và rủi ro
Quy trình Workflow đảm bảo công việc được thực hiện theo các bước cụ thể. Dựa trên Workflow, doanh nghiệp có thể định hình được những rủi ro, hạn chế và đưa ra biện pháp phòng ngừa phù hợp. Việc áp dụng kiểm soát, phê duyệt trong quy trình giúp doanh nghiệp phát hiện và sửa chữa lỗi trước khi vấn đề xảy ra. Điều này giúp tăng độ tin cậy, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
Xem thêm: Bucket list là gì? Cách tạo bucket list để sống một cuộc đời trọn vẹn hơn!
Hướng dẫn cách vẽ Workflow hiệu quả
Lựa chọn phần mềm vẽ Workflow
Để vẽ Workflow, bạn có thể sử dụng nhiều phần mềm đồ hoạ và công cụ thiết kế khác nhau. Vậy phần mềm vẽ Workflow là gì?
Microsoft Visio
Microsoft Visio là một phần mềm hiện đại, được sử dụng phổ biến để tạo ra các biểu đồ cũng như sơ đồ cho quy trình công việc. Phần mềm này cung cấp một loạt các công cụ, ký hiệu để thiết kế Workflow chi tiết. Với Microsoft Visio, bạn có thể dễ dàng vẽ Workflow mà không cần có kinh nghiệm thiết kế.
Trải nghiệm ứng dụng: Tại đây
Lucidchart
Lucidchart là một công cụ trực tuyến cho phép bạn tạo ra các biểu đồ, sơ đồ và Workflow chi tiết. Với giao diện người dùng trực quan, thân thiện, Lucidchart cung cấp nhiều loại hình, biểu đồ và mẫu có sẵn để bạn có thể tạo ra Workflow theo ý muốn.
Trải nghiệm ứng dụng: Tại đây
Draw.io
Draw.io là một công cụ vẽ sơ đồ trực tuyến miễn phí và mã nguồn mở. Công cụ này cho phép người dùng tạo ra các biểu đồ, sơ đồ và Workflow chi tiết. Chỉ với vài thao tác đơn giản như kéo thả các hình, ký hiệu và mẫu có sẵn, bạn đã có thể tạo Workflow theo phong cách của mình. Draw.io cũng hỗ trợ tích hợp các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive và Dropbox.
Trải nghiệm ứng dụng: Tại đây
Gliffy
Gliffy là một phần mềm vẽ sơ đồ và Workflow trên website. Ứng dụng cung cấp một giao diện trực quan, tính năng đa dạng để hỗ trợ người dùng thiết kế Workflow theo ý thích. Ngoài ra, Gliffy còn có nhiều mẫu và ký hiệu, giúp bạn tạo ra những mẫu Workflow phức tạp hơn.
Trải nghiệm ứng dụng tại: Tại đây
SmartDraw
SmartDraw là công cụ vẽ sơ đồ và Workflow được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp. Công cụ này cung cấp nhiều mẫu và ký hiệu để bạn tạo ra những Workflow chuyên dụng. SmartDraw cũng tích hợp với ứng dụng Microsoft Office và các dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến khác.
Trải nghiệm ứng dụng tại: Tại đây
Các bước vẽ Workflow là gì?
Bước 1: Xác định quy trình làm việc cần biểu diễn
Trước khi bắt đầu vẽ Workflow, bạn cần hiểu rõ quy trình làm việc mà mình muốn triển khai. Quy trình này có thể là: xác định các bước, những nhiệm vụ và luồng công việc trong quy trình đó. Đồng thời, bạn cũng nên tìm hiểu về các bước và những quyết định quan trọng trong quy trình.
Bước 2: Tạo các biểu đồ và sơ đồ cho từng bước trong quy trình
Sử dụng phần mềm vẽ Workflow đã chọn, tạo các biểu đồ và sơ đồ để biểu diễn từng bước trong quy trình làm việc. Bạn có thể tạo một hình dạng hoặc biểu tượng đại diện cho bước đầu tiên trên bảng vẽ. Tiếp theo, bạn tạo các hình dạng và biểu tượng cho các bước tiếp theo trong quy trình. Sử dụng mũi tên để kết nối các bước với nhau. Những mũi tên này nên khác nhau để biểu thị sự liên kết giữa các bước, chẳng hạn như mũi tên thẳng hoặc cong.
Bước 3: Thiết kế các ký hiệu và biểu tượng
Để làm cho Workflow dễ hiểu và trực quan hơn, bạn hãy sử dụng những ký hiệu, biểu tượng đại diện cho các hoạt động, quyết định và điều kiện trong quy trình làm việc. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hình tròn để đại diện cho một hoạt động, hình tam giác để đại diện cho một quyết định và hình chữ nhật để đại diện cho một đầu vào hoặc đầu ra. Đảm bảo rằng các ký hiệu và biểu tượng được sử dụng một cách nhất quán và dễ hiểu cho người đọc.
Bước 4: Kết hợp các bước thành một Workflow hoàn chỉnh
Sau khi đã tạo các biểu đồ, sơ đồ cho từng bước trong quy trình, bạn cần kết hợp chúng thành một Workflow hoàn chỉnh. Bạn có thể sắp xếp các biểu đồ theo thứ tự chính xác của quy trình làm việc, kết nối chúng với nhau bằng những mũi tên. Bên cạnh đó, bạn cần đảm bảo quá trình làm việc được trình bày từ đầu đến cuối dễ hiểu nhất.
Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh Workflow
Cuối cùng, sau khi hoàn thành việc vẽ Workflow, bạn hãy kiểm tra và điều chỉnh để đảm bảo tính logic, rõ ràng. Hãy xem xét lại các bước, quyết định và điều kiện có được biểu diễn đúng cách không. Nếu cần thiết, điều chỉnh các biểu đồ hoặc sơ đồ để đảm bảo rằng Workflow phản ánh chính xác quy trình làm việc.
Xem thêm: To do list là gì? Các app To do list và các mẫu To do list không thể bỏ lỡ
5 bước xây dựng Workflow cho doanh nghiệp
1. Định nghĩa mục tiêu và quy trình
Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu và kết quả mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua Workflow. Ví dụ: cải thiện quy trình bán hàng, tăng hiệu suất sản xuất, tối ưu hóa dịch vụ khách hàng,…
Tiếp theo, bạn sẽ xác định các bước cụ thể mà người dùng hoặc nhân viên phải thực hiện để đạt được kết quả mong muốn. Lưu ý rõ ràng về luồng công việc và thứ tự các bước.
2. Phân loại và gán người dùng
Xác định những nhiệm vụ và người dùng tham gia vào Workflow. Hoạt động này bao gồm: xác định người dùng chính, quyền truy cập và trách nhiệm của từng vai trò trong quá trình làm việc. Ví dụ: người quản lý, nhân viên bán hàng, kế toán,… Xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của mỗi vai trò. Điều này giúp bạn đảm bảo mọi người trong công ty đều nắm rõ nhiệm vụ của họ.
3. Thiết kế quy trình làm việc
Trong bước tiếp theo, bạn cần xác định chi tiết các bước cần thiết trong quy trình làm việc. Hãy đặt ra một số câu hỏi, như: Mỗi bước là gì? Các công việc nào cần được hoàn thành ở mỗi bước?
Để tạo ra một luồng công việc liền mạch và hiệu quả, bạn cần xác định các chuỗi chi tiết trong các bước. Bạn hãy xác định bước tiếp theo dựa trên kết quả của bước trước đó, hoặc xác định những công việc song song có thể được thực hiện đồng thời.
4. Đánh giá và tối ưu hoá
Bạn tiếp tục dõi hiệu suất của Workflow và thu thập các dữ liệu liên quan để phân tích hiệu suất. Đồng thời, bạn nên sử dụng công cụ và hệ thống để thu thập dữ liệu về thời gian hoàn thành, số lượng lỗi, hiệu suất công việc, các chỉ số khác liên quan đến quy trình làm việc.
Dựa trên dữ liệu thu thập được, bạn hãy đánh giá những vấn đề và rào cản có thể xảy ra trong quy trình làm việc. Xác định những khía cạnh gây trở ngại, sự thiếu hụt hoặc lãng phí trong công việc cũng giúp bạn xây dựng Workflow chi tiết hơn.
Ngoài ra, bạn có thể đề xuất những cải tiến để tăng cường hiệu suất, tối ưu hóa quá trình. Những cải tiến này bao gồm: thay đổi quy trình, đề xuất các công nghệ mới, đào tạo nhân viên, cải thiện các hệ thống và quy trình tự động hóa.
5. Triển khai và theo dõi
Cuối cùng, bạn cần áp dụng Workflow vào quy trình vận hành bằng cách thông báo, đào tạo và hướng dẫn cho những nhân sự liên quan. Tốt nhất, bạn nên đảm bảo các bước và quy trình được thực hiện đúng cách, mỗi nhân sự trong công ty được hỗ trợ để tuân thủ quy trình làm việc.
Bên cạnh đó, bạn nên liên tục theo dõi quá trình làm việc, đánh giá kết quả và hiệu suất của Workflow. Sử dụng các công cụ và chỉ số đã thiết lập để đánh giá sự liên tục, đo lường mức độ thành công của quy trình.
Dựa trên phản hồi và dữ liệu thu thập được, bạn có thể sửa đổi và cải tiến quy trình làm việc khi cần thiết. Điều này đảm bảo rằng workflow được cải thiện liên tục và thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Nhìn chung, quy trình xây dựng Workflow không chỉ dừng lại ở việc triển khai ban đầu mà cần được theo dõi, đánh giá và tối ưu liên tục. Việc này giúp đảm bảo quy trình làm việc đạt hiệu suất tối đa, giúp doanh nghiệp chinh phục mục tiêu hiệu quả. Qua bài viết trên, Việc Làm 24h hy vọng bạn đã hiểu rõ Workflow là gì cũng như cách xây dựng Workflow hiệu quả. Hãy tiếp tục theo dõi Việc Làm 24h để khám phá thêm những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!
Xem thêm: Vì sao nhiều người trẻ bỏ việc văn phòng, ước mơ làm việc tự do thu nhập trăm củ?
