Không chỉ riêng Việt Nam, hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới đều áp dụng quy tắc 5S tại nơi làm việc. Điểm sáng của quy tắc 5S là giúp doanh nghiệp thúc đẩy năng suất làm việc, hạn chế lãng phí tài nguyên và chi phí. Quốc gia tiên phong trong việc phát triển và áp dụng quy tắc 5S là “xứ sở mặt trời mọc” – Nhật Bản. Sự thành công của quy tắc 5S đã tạo ra một bước ngoặt lớn đối với doanh nghiệp toàn cầu. Vậy chính xác quy tắc 5S là gì? Doanh nghiệp nên áp dụng quy tắc 5S như thế nào cho hiệu quả? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu ngay nhé
Tìm hiểu tổng quan về quy tắc 5S
5S là gì?
5S là tập hợp các giải pháp quản lý, cải thiện môi trường và không gian làm việc. Khái niệm 5S (5S methodology) có nguồn gốc từ Nhật Bản, chính thức xuất hiện vào đầu những năm 1980 của thế kỷ XX. Sau khi “xứ sở hoa anh đào” áp dụng thành công, quy tắc 5S bắt đầu lan rộng ra các quốc gia khác. Điển hình là năm 1986, quy tắc này được sử dụng phổ biến ở nhiều nước như Trung Quốc, Singapore, Ba Lan,… Quy tắc 5S tượng trưng cho văn hóa làm việc của Nhật với nhiều ưu điểm đáng học hỏi.
5S là viết tắt của 5 chữ S trong tiếng Nhật, cụ thể là:
- Seiri: sàng lọc.
- Seiton: sắp xếp.
- Seiso: sạch sẽ.
- Seiketsu: săn sóc.
- Shitsuke: sẵn sàng.
Mỗi chữ S là đại diện cho những quy chuẩn khác nhau đối với doanh nghiệp. Chỉ khi đáp ứng đủ 5 chữ S, doanh nghiệp bạn mới thực sự đạt tiêu chuẩn. Có thể nói, quy tắc 5S đã trở thành mục tiêu phát triển chung mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến.
Ý nghĩa quy tắc 5S là gì?
Về bản chất, trong quy tắc 5S mỗi chữ S là đại diện cho một bước của quy trình mà doanh nghiệp cần thực hiện.
Seiri (sàng lọc)
Chữ S đầu tiên đại diện cho việc sàng lọc, đơn giản hóa những yếu tố không cần thiết, không liên quan. Nghĩa là bạn cần xem xét, phân loại, lọc và loại bỏ những yếu tố kém hoặc không quan trọng. Trong khu vực làm việc, bạn chỉ cần giữ lại những thứ thật sự cần thiết để tối ưu không gian. Seiri là bước đầu tiên trong quy tắc 5S cũng là bước được thực hiện thường xuyên, theo định kỳ.
Seiton (sắp xếp)
Sau khi “dọn dẹp” những yếu tố không cần thiết, bước tiếp theo bạn cần làm là tổ chức, sắp xếp lại mọi thứ. Bước này giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình tìm kiếm đồ dùng. Đồng thời, sắp xếp gọn gàng cũng là cách giúp khu vực làm việc trông ngăn nắp, chuyên nghiệp hơn. Tại nơi làm việc, “seiton” đã trở thành bước bắt buộc mà mọi cá nhân đều phải tuân thủ.
Seiso (sạch sẽ)
Seiso hay sạch sẽ là yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp không nên bỏ qua. Để tạo ra một môi trường sạch sẽ, thoải mái, mọi người cần có ý thức dọn dẹp vệ sinh, thường xuyên lau chùi cẩn thận.
Trên thực tế, nơi làm việc cũng là không gian sống thứ 2 của mỗi chúng ta. Chính vì thế, giữ khu vực làm việc sạch sẽ chính là cách bạn khiến cuộc sống của mình thêm chất lượng. Không những thế, giữ gìn vệ sinh cũng giúp bạn bảo quản máy móc, thiết bị tốt hơn.
Seiketsu (săn sóc)
Chữ S thứ 4 mang ý nghĩa săn sóc biểu thị việc duy trì các tiêu chuẩn 3S phía trên được thực hiện liên tục. Để đảm bảo điều này, người quản lý có thể xây dựng kế hoạch rõ ràng về trách nhiệm, tần suất và phương thức thực hiện 3S của mỗi nhân viên.
Shitsuke (sẵn sàng)
Để “bức tranh” tiêu chuẩn doanh nghiệp trở nên hoàn thiện, mỗi cá nhân đều phải chuẩn bị sẵn sàng và luôn tự giác. Đây chính là tiêu chuẩn cuối cùng trong quy tắc 5S. Xây dựng thói quen tốt, tác phong chuyên nghiệp và tuân thủ quy định nơi làm việc là yếu tố hàng đầu giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng năng suất làm việc.
Tầm quan trọng của quy tắc 5s
Sau khi giải đáp thắc mắc “5S là gì?”, bạn cần hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn 5S thông qua những lợi ích thiết thực mà chúng mang lại.
Quản lý thời gian hiệu quả
Một trong những lợi ích lớn nhất khi doanh nghiệp áp dụng quy tắc 5S là quản lý thời gian hiệu quả. Khi loại bỏ những đồ dùng, vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại các vật dụng quan trọng, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian tìm kiếm. Thay vào đó, người lao động có thể tập trung làm việc năng suất hơn. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp quản lý nhiều kho bãi, hàng hóa, việc áp dụng quy tắc 5S càng hữu ích và tiết kiệm thời gian hiệu quả hơn.
Tối ưu không gian tốt hơn
Khi sàng lọc toàn bộ vật dụng không cần thiết, bạn sẽ có thêm không gian để chứa những đồ dùng hữu ích hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng tối đa để mở rộng không gian làm việc. Không chỉ giúp cải thiện không gian, quy tắc 5S còn góp phần tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hạn chế tình trạng thương tật
Nếu thường xuyên sắp xếp, dọn dẹp đồ dùng, vật dụng ngăn nắp, doanh nghiệp sẽ góp phần làm giảm nguy cơ gặp tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ.
Cải thiện tuổi thọ đồ dùng, thiết bị
Khi đồ dùng, thiết bị được giữ gìn sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, tuổi thọ của chúng sẽ kéo dài hơn. Đồng thời, việc bảo trì cũng trở nên đơn giản, hạn chế gặp các hỏng hóc lớn, gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc.
Tăng tính nhất quán và đồng bộ
Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể sự sai sót và cải thiện năng suất làm việc tốt hơn. Khi áp dụng quy tắc 5S, bộ máy hoạt động của doanh nghiệp cũng trở nên đồng bộ và nhất quán. Nhờ đó, quy trình vận hành cũng diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.
Thúc đẩy tinh thần nhân viên
Quy tắc 5S tạo nên những chuẩn mực riêng và thúc đẩy nhân sự phải tuân theo. Đặc biệt, khi áp dụng quy tắc này hiệu quả, người lao động sẽ cảm thấy sự đóng góp của mình được coi trọng. Từ đó, họ cảm thấy hãnh diện hơn về công việc mình đang làm và tích cực đóng góp cho doanh nghiệp hơn.
Trên thực tế, không phải người quản lý, chủ doanh nghiệp nào cũng biết tầm quan trọng của quy tắc 5S là gì. Vậy nên, thay vì chỉ tìm hiểu thông qua lý thuyết suông, bạn nên áp dụng quy tắc này vào công việc và cả cuộc sống thường nhật của mình.
Một ví dụ điển hình về sự thành công của quy tắc 5S là Đại học Georgia. Ban giám hiệu nhà trường đã thực thi chương trình tinh gọn theo quy tắc 5S vào năm 2009. Thông qua mô hình 5S, nhà trường đã giảm 83% khoảng cách di chuyển để xử lý vật tư, tiết kiệm từ 7.000 – 10.000 USD lao động vào mỗi năm. (Theo nghiên cứu của Busfin UGA).
Tương tự vậy, một bệnh viện đã áp dụng quy tắc 5S để tiết kiệm 37% thời gian chuẩn bị cho phòng mổ. Đồng thời, bệnh viện này cũng tiết kiệm được 70% số lượng dụng cụ cần thiết cho một số quy trình cụ thể. Theo như tiết lộ, bệnh viện đã tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu USD/năm (Theo thông tin từ Journal for Healthcare Quality, bản số 5, tập 37).
Xem thêm: Team Bonding là gì, những hoạt động Team Bonding cực vui cho dân văn phòng
Doanh nghiệp áp dụng quy tắc 5S bằng cách nào?
Về cơ bản, quy tắc 5S có thể được áp dụng ở bất kỳ nơi nào, hoạt động gì miễn sao doanh nghiệp hiểu rõ 5S là gì. Tuy nhiên, để áp dụng quy tắc này hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo một tiến trình cụ thể. Vì trên thực tế, doanh nghiệp không thể thực hiện 5S trong “một sớm một chiều”.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị
Để mô hình 5S được thực thi đúng đường lối, bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm là chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết. Doanh nghiệp cần chọn lựa những nhân sự cốt cán như trưởng ban, phó ban, thư ký và người phụ trách. Nhiệm vụ của họ chính là truyền đạt đến nhân sự trong các phòng banbán về quy tắc 5S, đào tạo, giám sát và đánh giá quy trình thực hiện của nhân viên.
Giai đoạn 2: Tuyên truyền, phát động quy tắc 5S
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều phải hiểu và nắm rõ quy tắc 5S là gì để thực hiện đúng cách. Bạn có thể phát động chương trình 5S thông qua các biểu ngữ, hình ảnh được trưng bày ở khắp công ty. Cách thức này mang tính gần gũi, giúp dễ tiếp cận nhân viên hơn. Trong trường hợp chưa có kinh nghiệm triển khai quy tắc 5S, doanh nghiệp có thể mời sự hỗ trợ của các chuyên gia để phổ biến cho toàn bộ nhân viên.
Giai đoạn 3: Tiến hành dọn vệ sinh khu vực
Bước tiếp theo, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân chia vệ sinh theo từng nhóm nhân viên cho từng khu vực cụ thể. Trong quá trình dọn vệ sinh, các nhân viên được phân công sẽ kiểm tra và đánh giá lẫn nhau.
Để động viên tinh thần cho nhân viên, doanh nghiệp có thể tổ chức ngày tổng vệ sinh thật sôi nổi, tạo điều kiện cho mọi người thi đua. Điều này giúp thúc đẩy tinh thần nhân viên, mang đến không khí dọn dẹp thú vị và vui vẻ. Đồng thời, nhân viên sẽ cảm thấy thoải và tham gia với tinh thần tự nguyện, có trách nhiệm mà không phải ràng buộc.
Giai đoạn 4: Loại bỏ những thứ không cần thiết
Nếu đang trong tình trạng chưa tối ưu được luồng công việc và vật dụng, quy tắc 5S sẽ trở thành phương pháp xử lý hữu hiệu. Ngoài ra, mỗi bộ phận cũng nên đánh giá và đặt tiêu chí cụ thể đối với từng nhóm vật dụng để việc sàng lọc diễn ra hiệu quả hơn.
Giai đoạn 5: Tiếp tục duy trì sàng lọc và sắp xếp
Trên thực tế, quy tắc 5S rất cần sự đồng bộ. Vì vậy, trong quá trình sàng lọc, sắp xếp và dọn dẹp, mỗi bộ phận cần thống nhất với nhau về cách sắp xếp, nơi đặt đồ vật để mọi người có thể tìm kiếm dễ dàng. Đồng thời, việc này cũng giúp khu vực làm việc luôn trong trạng thái gọn gàng, sạch sẽ.
Giai đoạn 6: Đánh giá lại mô hình 5S nội bộ
Mỗi thành viên trong ban quản lý hoặc được phân công sẽ chịu trách nhiệm cho mô hình 5S sau khi thực thi chiến lược. Đây cũng là bước cuối cùng trong quy trình áp dụng quy tắc 5S của doanh nghiệp. Ở bước này, doanh nghiệp có thể xác định điểm mạnh, điểm hạn chế của tổ chức và đưa ra giải pháp khắc phục nhanh chóng trong giai đoạn sắp tới.
Bí quyết áp dụng quy tắc 5s thành công
Áp dụng quy tắc 5S không diễn ra duy nhất một lần, doanh nghiệp cần phải thực hiện như một chu kỳ liên tục. Nghĩa là doanh nghiệp sẽ thực hiện quy tắc này nhiều lần như một phần của công việc hằng ngày. Tuỳ vào từng doanh nghiệp và đặc thù công việc, cách thức áp dụng quy tắc 5S sẽ khác nhau. Vậy các yếu tố đảm bảo sự thành công của quy tắc 5S là gì?
- Sự cam kết, hỗ trợ nhiệt tình từ các cấp quản lý như cung cấp công cụ, hướng dẫn và lên kế hoạch cho nhân sự hoàn thành tốt công việc của mình.
- Không ngừng đào tạo, cập nhật xu hướng mới cho các cấp nhân viên.
- Phải có mục tiêu thực hiện cụ thể, luôn đo lường và đánh giá các hoạt động của các nhân sự.
- Xác định điểm mạnh để phát huy và các điểm cần hạn chế.
- Đánh giá và ghi nhận thành tích của nhân viên để tạo động lực cho họ phấn đấu.
Kết luận
Có thể nói, quy tắc 5S là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cũng như bộ máy hoạt động. Bên cạnh đó, quy tắc này cũng góp phần tiết kiệm thời gian và công sức đào tạo nguồn nhân sự. Khi áp dụng quy tắc 5S, về lâu về dài, hiệu suất làm việc của doanh nghiệp sẽ trở nên trơn tru, giảm thiểu rủi ro và cải thiện chi phí hiệu quả nhất.
Qua bài viết trên, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h hy vọng bạn đã hiểu được 5S là gì cũng như cách áp dụng quy tắc này vào tổ chức, doanh nghiệp thậm chí là chính bản thân mình.
Xem thêm: Agile là gì? Ứng dụng như thế nào trong công việc để đạt hiệu quả tốt nhất?
