1. Tiêu đề email
Sẽ không hay chút nào khi nhà tuyển dụng mở mail của bạn ra mà không biết bạn đang muốn ứng tuyển cho vị trí nào. Bạn không nên ghi tiêu đề chỉ có “Hồ sơ xin việc” hoặc là “Nguyễn Thị A – Hồ sơ xin việc”, vì một công ty có thể tuyển rất nhiều vị trí cho nên họ cần phân loại ngay từ lúc nhận được email chứ không phải là khi mở CV ra xem là vị trí nào rồi họ mới lưu lại.
Hãy đọc kỹ lại tin tuyển dụng xem có yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp gì không, nếu không yêu cầu thì hãy ghi tiêu đề đủ 3 yếu tố sau:
Họ tên – Vị trí công việc – ngày tháng. Ví dụ: Nguyễn Thị A – Vị trí Kế toán – 19062015.
Lưu ý: Tên file CV đính kèm của các bạn cũng nên ghi theo cú pháp này và không có dấu.
2. Mở đầu ra sao?
Hãy nhớ phải ghi là “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng tổ chức, tôn trọng người nhận email. Tuyệt đối không nên dùng “Gửi”, “Thân gửi”, “Chào Anh/chị”…vì nó không thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự giữa hai chủ thể. Kể cả khi bạn vào làm việc rồi thì các bạn cũng phải “Kính gửi” khi đối tượng nhận là một đơn vị, tổ chức, người lớn tuổi hoặc một người lãnh đạo nào đó.
Bạn cũng không nên dùng từ “Dear”, đó là từ rất trung tính không thể hiện được cảm xúc người gửi, thế nên hãy nhớ dùng “Kính gửi” để bắt đầu email.
3. Gửi cho ai?
Hãy đọc lại tin tuyển dụng xem người nhận email là ai thì hãy gửi đến người đó. Nếu người nhận là cá nhân cụ thể thì hãy Kính gửi Anh/chị gì đó và ghi bên cạnh là phòng ban, còn nếu bạn lo lắng Anh/chị không đủ trân trọng thì dùng tiếng Anh Mr hoặc Ms. Ví dụ: Kính gửi Ms Ngọc Trinh – Bộ phận nhân sự.
Nhưng nếu không ghi cụ thể là ai mà chỉ ghi bộ phận thì hãy ghi Kính gửi Bộ phận đó và kèm tên Công ty. Ví dụ: Kính gửi Phòng Tuyển dụng nhân sự – Công ty ABC.
4. Viết thế nào?
Nội dung email phải nói sơ qua cách mà bạn biết được thông tin tuyển dụng, nói sơ qua kinh nghiệm như nào (nói ngắn gọn làm gì trong bao lâu) và nhớ là nó có liên quan đến công việc ứng tuyển.
Cách viết hay nhất là gợi trí tò mò của nhà tuyển dụng và kích thích họ mở CV của bạn ra, tránh tuyệt đối kiểu viết liệt kê lại những thứ đã ghi trong CV như là học vấn, chứng chỉ abc…vì họ không có nhiều thời gian để đọc hết đâu.
Rất nhiều bạn liệt kê thành từng dòng 1 những thứ mà ai cũng có như là các chứng chỉ và bằng Đại học. Hãy bày tỏ rằng bạn phù hợp với vị trí này ra sao và bạn sẽ đáp ứng tốt như thế nào công việc này, có nhiều bạn ghi trong mail rằng “Em hứa sẽ cố gắng..” hoặc “Em cam đoan”, “Em cam kết”….mấy cái này là vô nghĩa vì họ không quan tâm, họ chỉ quan tâm rằng bạn phù hợp ra sao với công việc.
Một phần quan trọng không kém đó là hãy cám ơn công ty đã tạo cơ hội cho bạn được thể hiện khả năng. Cuối cùng là để lại thông tin liên lạc của bạn, cách chuyên nghiệp nhất là tạo phần chữ ký dưới email.
5. Cách trình bày và văn phong email
Hãy bôi đậm phần Kính gửi và dãn các dòng trình bày trong email ra để nhìn cho dễ. Những email viết dài và chi chít không có các đoạn cách dòng, xuống dòng, chấm phẩy khiến người đọc mệt mỏi khi đọc mail và đương nhiên bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội ghi điểm ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.
Mẹo nhỏ cho bạn, đó là hãy soạn email ra bản word trước và căn chỉnh mọi thứ đẹp như tranh vẽ rồi mới paste vào mail. Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức có thể. Lỗi tệ nhất đó là sai chính tả, vì nó đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả của bạn.
6. Sức mạnh của câu cám ơn
Hãy nhớ Cám ơn nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho các bạn, cái này là đương nhiên nhưng nếu chẳng may các bạn bị loại khỏi vòng loại và nhận được email “Rất tiếc” của nhà tuyển dụng thì vẫn còn 10% cơ hội cho các bạn để được chấp nhận, đó là lời cám ơn.
Đã không ít lần nhà tuyển dụng đã gọi lại ứng viên đã bị loại từ vòng đầu vì email cám ơn này. Bạn biết đấy, cám ơn khi người khác trao cơ hội cho mình thì quá dễ hiểu nhưng vẫn cám ơn lần nữa khi bị từ chối thì không phải ai cũng làm được.
Lời cám ơn sau khi bị từ chối có sức mạnh hơn gấp nhiều lần Lời cám ơn khi bạn mới nộp CV. Không phải hiếm gặp, khi nhà tuyển dụng phỏng vấn nhiều ứng viên và họ không hài lòng, bỗng nhiên họ nhớ ra email của bạn đã cám ơn họ lúc bạn bị từ chối, lúc này tự nhiên bạn lại thành người có cơ hội vì đơn giản bạn là người biết trước biết sau.
Hãy biết cám ơn nhà tuyển dụng khi bạn nộp CV và cũng cám ơn họ khi chẳng may bạn bị loại vì biết đâu bạn lại là Điểm khác biệt duy nhất trong đám đông rất nhiều người.
Chúc bạn ứng dụng thành công và đạt được công việc bạn luôn theo đuổi!
