Biên bản bàn giao công việc được sử dụng thường xuyên trong môi trường làm việc. Không chỉ đến khi thay đổi công ty bạn mới phải soạn thảo mẫu biên bản bàn giao công việc, ngay cả trong những kì nghỉ dài ngày – như nghỉ hậu sản, nghỉ không lương, hay khi chuyển sang một phòng ban mới, đảm nhiệm vị trí việc làm mới,… bạn đều cần tới biên bản bàn giao công việc.
Biên bản bàn giao ngoài việc giúp người mới nắm rõ các nhiệm vụ phải đảm trách, đồng thời còn giúp bạn thể hiện tính chuyên nghiệp và tránh được những phiền toái không đáng có sau này.
Vậy biên bản bàn giao công việc là gì và bạn cần phải chuẩn bị những gì để bàn giao công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiều ngay nhé!
Biên bản bàn giao công việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc là một văn bản được soạn thảo khi một nhân viên chuẩn bị nghỉ việc, chuyển công tác hoặc nghỉ dài hạn. Đây là loại văn bản quan trọng mà người lao động phải hoàn tất trước khi rời khỏi vị trí để người thay thế nắm rõ công việc và làm việc thuận lợi hơn.
Trong biên bản bàn giao công việc, người bàn giao sẽ thống kê lại toàn bộ những tài liệu, đầu công việc, phương tiện làm việc,… cho người nhận bàn giao. Thông thường, trong mẫu biên bản bàn giao công việc, sẽ có chữ ký xác nhận của một bên thứ ba – thường là của người quản lý trực tiếp. Điều này nhằm đảm bảo mọi thông tin trong biên bản bàn giao là đầy đủ, chính xác.
Biên bản bàn giao công việc sẽ giúp cho người nhận bàn giao nắm bắt một cách nhanh chóng, rõ ràng hơn về công việc mà mình tiếp nhận. Đồng thời, người nhận bàn giao cũng sẽ biết được mình phải chịu trách nhiệm về công việc, hồ sơ, tài sản gì, dự án nào đang thực hiện, tiến độ và họ phải làm gì tiếp theo.
Xem thêm: Có nên nhảy việc cuối năm? Thưởng Tết hay nghỉ việc đâu là sự lựa chọn tốt nhất?
Tại sao phải lập biên bản bàn giao công việc?
Biên bản bàn giao công việc là một văn bản vô cùng quan trọng, giúp bảo vệ quyền lợi cho các bên.
Đối với người chuẩn bị nghỉ việc
Biên bản sẽ xác định ai là người chịu trách nhiệm khi có thất thoát tài sản, tài liệu trong quá trình chuyển giao công việc; có tài sản nào bị chiếm dụng làm của riêng hay không; có bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ có thể bị phát tán, rò rỉ ra bên ngoài gây tổn thất cho doanh nghiệp;…
Biên bản bàn giao công việc cũng thể hiện trách nhiệm người bàn giao. Trước khi nghỉ, việc lập biên bản bàn giao công việc đầy đủ, chi tiết sẽ thể hiện bạn là một con người có tinh thần trách nhiệm đối với chính công việc và doanh nghiệp của mình.
Điều này sẽ để lại một ấn tượng tốt đẹp trong mắt lãnh đạo cũng như đồng nghiệp.
Đối với người tiếp nhận
Không phải công việc nào cũng dễ dàng tiếp nhận trong thời gian ngắn. Với người nhận bàn giao, biên bản bàn giao công việc với các mục chi tiết cùng sự hướng dẫn của người bàn giao sẽ hỗ trợ rất nhiều để biết rõ hơn về cách xử lý công việc.
Bên cạnh hồ sơ, giấy tờ, dự án đang thực hiện,…, người tiếp nhận bàn giao còn có thể biết thêm thông tin về những mối quan hệ cần thiết khác liên quan tới công việc, quy trình thực hiện một số tác vụ phức tạp và cần liên hệ đầu mối nào khi có vấn đề phát sinh.
Đối với công ty
Biên bản bàn giao công việc là một phần của quy trình làm việc. Việc bàn giao và hướng dẫn người tiếp nhận không chỉ là trách nhiệm của người lao động mà còn là yêu cầu cần thiết trong quy trình làm việc tại các doanh nghiệp.
Quy trình này phải được thực hiện nghiêm túc và có sự tham gia đầy đủ của người bàn giao và người tiếp nhận bàn giao. Doanh nghiệp cần thực hiện đủ quy trình này để nắm bắt được tiến độ công việc và chuyển giao lại cho người khác thực hiện.
Mặc dù nhân viên của bạn chia sẻ rằng họ sẵn lòng quay lại hỗ trợ khi cần, nhưng lời hứa đó rất khó thành hiện thật. Không phải vì nhân viên cũ của bạn thiếu nhiệt tình, mà bởi họ cũng phải nỗ lực rất nhiều để quen với môi trường mới.
Vì vậy, doanh nghiệp phải chủ động yêu cầu nhân viên thực hiện đúng và đủ quy trình bàn giao công việc trước khi rời khỏi vị trí việc làm. Vậy, mẫu biên bản bàn giao công việc cần những thông tin gì?
Mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất
Mẫu biên bản bàn giao công việc có thể khác nhau tùy từng công ty, tính chất công việc. Nhưng nhìn chung, một mẫu biên bản bàn giao công việc chuẩn chỉnh phải đảm bảo được những thông tin cơ bản dưới đây:
– Thời gian, địa điểm thực hiện việc bàn giao.
– Thông tin chi tiết về người bàn giao, người nhận bàn giao và của người chứng kiến.
– Nội dung bàn giao gồm có gì. Ví dụ như công cụ, dụng cụ, tài khoản, tài liệu nào và tình hình thực hiện công việc (số liệu, tình trạng, mức độ hoàn thành,…)
– Chữ ký của cả hai bên và chữ ký của người chứng kiến.
Ngoài ra, để bàn giao công việc nhanh chóng và thuận tiện, người bàn giao nên soạn sẵn các nội dung cần bàn giao và lập kế hoạch hướng dẫn người tiếp nhận theo một quy trình cụ thể.
Dưới đây là một mẫu bàn giao công việc đơn giản, bạn có thể tùy chỉnh thêm nếu cần:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC
Hôm nay, ngày…/…../….., tại……………………………………………………………..
Chúng tôi gồm:
Bên giao:
Ông/Bà: ………………………………………………………………………….
Chức danh:……………………………….. Bộ phận: …………………………
Bên nhận:
Ông/Bà: ………………………………………………………………………….
Chức danh:……………………………….. Bộ phận: …………………………
Với sự chứng kiến của:
Ông/Bà: ………………………………………………………………………….
Chức danh:……………………………….. Bộ phận: …………………………
Lý do bàn giao:
………………………………………………………………………………………,
Cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:
- Nội dung 1
- Nội dung 2
- Nội dung 3
- …
Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện và toàn bộ tài liệu, tài sản đang sử dụng đã được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành 03 bản, mỗi bên giữ một bản./.
Bên giao Bên nhận Bên làm chứng
Cả bên giao, bên nhận, bên làm chứng đều cần ký tên và ghi rõ họ tên dưới mẫu biên bản bàn giao công việc. Sau khi rời vị trí việc làm, bạn vẫn cần lưu giữ lại mẫu bàn giao công việc này để đối chiếu khi cần.
Cần lưu ý gì khi bàn giao công việc?
Dù nghỉ việc vì lý do gì, bạn cũng nên bàn giao công việc một cách chuyên nghiệp. Bàn giao công việc hiệu quả không chỉ giúp người tiếp nhận thuận lợi hơn mà còn giúp bạn tránh được những phiền toái sau này.
Thế giới rất nhỏ bé. Biết đâu bạn và người đồng nghiệp này có thể gặp nhau và hợp tác trong một dự án mới. Đối xử tử tế và chuyên nghiệp hôm nay sẽ dọn đường cho bạn thăng tiến trong tương tai.
Dưới đâu là 3 bước giúp bạn hoàn thành việc bàn giao công việc thuận lợi, nhanh chóng.
Lên danh sách công việc
Trước tiên, bạn hãy cập nhật lại danh sách công việc. Khi ở một vị trí quá lâu, chúng ta thường làm việc theo thói quen, vậy nên bạn hãy ghi xuống tất cả đầu công việc đã làm, KPI, quy trình làm việc, mục tiêu công việc… và kiểm tra lại với một đồng nghiệp cùng phòng ban để xem còn thiếu sót gì không.
Tiếp theo, bạn hãy nghĩ về các kỹ năng mà nhân sự mới sẽ cần, chẳng hạn như cách sử dụng phần mềm nội bộ. Thêm chúng vào mô tả công việc, để người mới có thể hình dung và chủ động tìm hiểu cách sử dụng.
Chuẩn bị thông tin chi tiết về công việc
Bạn hãy giúp người mới thuận lợi tiếp nhận công việc bằng cách soạn sẵn những thông tin quan trọng mà họ cần. Ví dụ như:
- Danh sách các đầu công việc, deadline cần thiết.
- Chi tiết các công việc hàng ngày.
- Thông tin về mọi dự án hiện tại, kết quả mong đợi, các bên liên quan, tiến độ và ngày hoàn thành dự kiến.
- Danh sách các khách hàng và đối tác chính, cùng những điều cần lưu ý khi làm việc với họ.
- Số điện thoại liên lạc với các đồng nghiệp quan trọng và ghi chú về trách nhiệm của họ.
- Bất kỳ vấn đề nào có khả năng xảy ra và cách bạn đã giải quyết chúng.
- Chi tiết về giao dịch, giảm giá hoặc hợp đồng với nhà cung cấp, cùng với bất kỳ điều khoản đặc biệt nào.
- Thông tin về những người sẽ quản lý và làm việc cùng, ví dụ như kế hoạch phát triển cá nhân, điểm mạnh và điểm yếu.
- Lưu ý về các quy trình, file và thông tin đăng nhập cụ thể mà đồng nghiệp mới sẽ cần đến.
Bạn cũng nên đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng, như hợp đồng và thư từ được sắp xếp và lưu trữ đúng chỗ trước khi nhân sự mới bắt đầu công việc. Nhờ đó, người nhận bàn giao sẽ dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết ngay cả khi bạn đã rời công ty.
Lên sẵn kế hoạch cho tuần làm việc đầu tiên
Người thay thế bạn chắc chắn sẽ rất cảm kích nếu bạn lên sẵn một kế hoạch gợi ý cho tuần làm việc đầu tiên của họ. Điều này sẽ giúp người mới hoàn thành các đầu việc đúng hạn và hiệu quả hơn.
Hãy cung cấp cho họ mọi thông tin cơ bản, chẳng hạn như lịch sử công ty, các hệ thống quản trị và các quy trình an toàn,… mà họ có thể cần. Tất cả những điều đó sẽ giúp người nhận bàn giao đỡ bỡ ngỡ hơn, có thể biết được bối cảnh công việc và hiểu họ phải làm những gì để đáp ứng được kỳ vọng của công ty.
Đừng quên thông báo trước cho các thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan về nhân sự mới. Khi thích hợp, hãy tạo điều kiện để giới thiệu họ với nhau.
Hãy khuyến khích người mới làm việc trong thời gian bàn giao, dưới sự hướng dẫn của bạn chứ không chỉ đứng quan sát và nghiên cứu trên giấy tờ, biên bản bàn giao. Điều này sẽ giúp họ áp dụng các kỹ năng mới vào ngữ cảnh cụ thể và sử dụng sau này. Hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp cho nhân sự mới đầy đủ thông tin và báo cáo chi tiết về vai trò mà họ phải đảm trách.
Cuối cùng, đừng quên chuẩn bị một mẫu biên bản rõ ràng, chi tiết như Việc Làm 24h đã chia sẻ ở phần trên. Hãy cố hết sức để giúp người nhận bàn giao hiểu và thực hiện trôi chảy các tác vụ được bàn giao.
Khi nhân sự mới bắt kịp công việc chung, có thể độc lập làm việc thì bạn cũng có lợi. Chắc chắn bạn không muốn đã rời khỏi công ty mà vẫn bị réo gọi “nhờ giúp đỡ” những vấn đề vốn dĩ không còn liên quan tới mình. Vậy nên, hãy hy vọng bạn có đủ thời gian để bàn giao và hướng dẫn nhân sự mới trước khi rời vị trí đến nơi làm việc mới!
Đừng quên cập nhật những thông tin về việc làm, kỹ năng mềm tại trang web của Việc Làm 24h nhé!
Xem thêm: Gợi ý cách từ chối nhận việc thật khéo léo để không gây mất lòng nhà tuyển dụng
