Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng cần có sơ đồ tổ chức để thể hiện bộ máy hoạt động cũng như mối liên hệ giữa các phòng ban. Để hiểu rõ hơn về sơ đồ tổ chức công ty cũng như cách lập sơ đồ tổ chức, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h.
Sơ đồ tổ chức công ty là gì?
Đây là dạng sơ đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của doanh nghiệp bằng cách nêu rõ vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các phòng ban hoặc cá nhân. Sơ đồ tổ chức có thể mô tả ở phạm vi rộng là tổng thể công ty hoặc cụ thể theo bộ phận, đơn vị. Hầu hết các sơ đồ tổ chức này đều được cấu trúc theo mô hình thứ bậc để thể hiện vị trí của bộ phận quản lý và nhân viên cấp dưới.
Tại sao các công ty lại cần sơ đồ tổ chức?
Sơ đồ giúp ban lãnh đạo hay người quản lý biết được các phòng ban, nhân viên trong công ty được kết nối với nhau như thế nào. Với nhân viên, thông qua sơ đồ họ sẽ biết được người quản lý của mình là ai, cần liên lạc hoặc báo cáo cho ai khi có vấn đề xảy ra Đồng thời nhờ sơ đồ tổ chức công ty, mọi người sẽ biết được vai trò, trách nhiệm và hoạt động cần thực hiện để góp phần tạo dựng công ty phát triển và bền vững.
Có những loại sơ đồ nào?
Sơ đồ tổ chức phân cấp
Loại sơ đồ này được sử dụng cho cả doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn với hàng trăm phòng ban. Cách thể hiện của sơ đồ này là các vị trí cao nhất sẽ ở trên cùng và những vị trí thấp hơn sẽ ở bên dưới. Hệ thống phân cấp thường phụ thuộc vào ngành, vị trí địa lý và quy mô công ty.
Sơ đồ tổ chức theo chiều ngang
Sơ đồ tổ chức theo chiều ngang hay còn được gọi là sơ đồ tổ chức phẳng. Đặc điểm của sơ đồ này là thể hiện các cá nhân ở cùng cấp độ, cho thấy sự bình đẳng về quyền lực và tự chủ hơn so với sơ đồ tổ chức phân cấp.
Sơ đồ tổ chức ma trận
Loại sơ đồ này được sử dụng trong các công ty có hệ thống phân cấp phức tạp với nhiều phòng ban và nhân viên làm việc theo chức năng chéo. Với các công ty hoạt động đa chức năng, sơ đồ tổ chức ma trận là công cụ giúp nhà lãnh đạo quản lý tốt hơn.
Sơ đồ tổ chức bộ phận
Sơ đồ tổ chức bộ phận được sử dụng trong những trường hợp công ty có nhiều phòng ban trải rộng ở nhiều địa điểm khác nhau. Ví dụ như bộ phận sản xuất, lắp ráp bàn ghế ở Long An, bộ phận sơn ở TP.HCM.
Sơ đồ tổ chức theo chức năng
Đặc điểm của loại sơ đồ này là mỗi chức năng quản lý sẽ do một bộ phận đảm nhận. Do đó đòi hỏi nhân sự cần nắm vững kỹ năng chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý.
Làm thế nào để lập sơ đồ?
Lập sơ đồ không phải là việc dễ dàng. Bạn cần phải thực hiện nhiều công việc thu thập và sắp xếp dữ liệu. Nếu chưa có kinh nghiệm và hiểu biết trước đó về lập sơ đồ, hãy tham khảo các bước dưới đây:
Tìm hiểu về các loại sơ đồ tổ chức
Bước đầu tiên, bạn cần biết các loại sơ đồ tổ chức phổ biến như đã nêu trên. Đây là kiến thức nền tảng giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về cách thể hiện của một sơ đồ tổ chức.
Thu thập, sắp xếp dữ liệu của nhân viên và công ty
Đây là công việc quan trọng nhất. Bạn cần thu thập dữ liệu về từng bộ phận, nhân viên, cách họ kết nối với nhau, họ đang làm việc với những bộ phận khác như thế nào, các trưởng bộ phận, người quản lý… Về cơ bản là thu thập tất cả các dữ liệu liên quan đến hệ thống phân cấp của tổ chức.
Sử dụng công cụ phù hợp để lập sơ đồ
Bạn có thể sử dụng các công cụ như Excel, PowerPoint, Word, Google Sheets và Edraw Max online để lập sơ đồ.
Xem thêm: 10 cách sử dụng Word hữu ích cho dân văn phòng giúp làm việc dễ dàng hơn
Hoàn thiện sơ đồ
Ở bước này, bạn có thể sử dụng các hình dạng, ký tự cần thiết để kết nối và thể hiện sơ đồ tổ chức rõ ràng hơn. Khi đã hoàn thành, hãy gửi cho các bộ phận xem xét và trình với ban lãnh đạo hoặc cấp quản lý đã chỉ định để được phê duyệt.
Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức
- Nguyên tắc thống nhất: công việc sẽ được báo cáo và phê duyệt qua một người.
- Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: bộ máy tổ chức của công ty phải được xây dựng phù hợp với mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc cân đối: các bộ phận trong tổ chức cần có sự cân đối giữa trách nhiệm và quyền hành.
- Nguyên tắc hiệu quả: doanh nghiệp cần xây dựng bộ máy tổ chức đảm bảo hiệu quả về chi phí quản lý và vận hành.
- Nguyên tắc linh hoạt: các bộ phận trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp phải thích nghi và xử lý công việc cũng như các tác động bên ngoài thì sơ đồ tổ chức mới có hiệu quả.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ tổ chức dành cho công ty cổ phần
Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được thành lập bởi các cổ đông góp vốn. Số lượng cổ đông tối thiểu là 3 và không có giới hạn tối đa. Sơ đồ thường có 2 mô hình đó là:
- Mô hình 1: đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, ban kiểm soát, ban giám đốc.
- Mô hình 2: đại hội đồng cổ đồng, hội đồng quản trị, ban giám đốc.
Xem thêm: Kiểm soát nội bộ là gì? Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ
Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng
Các sơ đồ phù hợp với công ty xây dựng đó là sơ đồ phân cấp và sơ đồ ma trận. Dưới đây là sơ đồ tổ chức tham khảo cho công ty xây dựng:
Sơ đồ tổ chức của Apple
Sơ đồ tổ chức của Microsoft
Qua bài viết này, hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về sơ đồ tổ chức công ty và có những ý tưởng để lập sơ đồ cho doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi Vieclam24h.vn để cập nhật thường xuyên những cơ hội nghề nghiệp với mức lương hấp dẫn bạn nhé!
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Làm việc 4 ngày 1 tuần: Liệu có thành xu hướng tương lai hay chỉ sớm nở chóng tàn?
