Bảng chấm công giúp doanh nghiệp quản lý ngày công và tính lương nhân viên minh bạch và công bằng theo đúng quy định. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng các mẫu bảng chấm công phù hợp. Bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h sẽ giới thiệu đến các bạn mẫu bảng chấm công phổ biến nhất hiện nay như mẫu theo ca, theo giờ, sáng chiều, hàng ngày,…
Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi ngày công thực tế mà người lao động làm việc, nghỉ việc hoặc nghỉ hưởng chế độ BHXH,… để đánh giá sự chuyên cần, tích cực và hiệu quả trong công việc của từng cá nhân, nhờ đó mà có cơ sở để trả lương.
Lợi ích của bảng chấm công
Bảng chấm công thể hiện rõ ràng và đầy đủ tình hình hoạt động và quản lý nhân viên của doanh nghiệp, mang đến nhiều lợi ích như:
Quản lý
Việc chấm công cho nhân viên giúp hoạt động quản lý của doanh nghiệp được ổn định, đặc biệt với các doanh nghiệp có đông nhân viên. Nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt hoạt động của nhân viên như số ngày đi làm, số ngày nghỉ phép hoặc các thông tin liên quan đến BHXH, BHYT,… Đồng thời, quá trình tính toán các chi phí cũng như phúc lợi của từng nhân viên trở nên dễ dàng và có cơ sở hơn.
Xem thêm: Leader là gì? Bí quyết nào để trở thành một Leader vừa có tâm vừa có tầm
Lưu trữ và truy xuất
Hiện nay, các bảng được sử dụng khá phổ biến giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin số ngày công đi làm của công nhân viên dễ dàng. Khi doanh nghiệp cần thông tin liên quan đến bất kỳ nhân viên nào, nhà quản lý có thể truy xuất dữ liệu từ bảng chấm công một cách nhanh chóng.
Minh bạch thông tin
Bản chấm công được tiến hành dựa trên thỏa thuận rõ ràng giữa doanh nghiệp và người lao động. Các bảng giúp đảm bảo quá trình đánh giá ngày công nhân viên trở nên minh bạch, rõ ràng và công bằng đối với tất cả nhân viên. Chính vì thế mà nếu có bất kỳ trường hợp nào phát sinh, bảng chấm công sẽ là căn cứ giúp doanh nghiệp xác thực thông tin minh bạch nhất.
Bảng chấm công có thể sử dụng cho những cách chấm công nào?
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những phương pháp chấm công khác nhau tùy theo mô hình hoạt động và tính chất công việc. Hình thức dựa vào bảng đòi hỏi các phòng ban tự lập bảng mẫu để tiến hành chấm công cho nhân viên. Đến cuối tháng, bảng chấm công sẽ được gửi đến phòng nhân sự để thực hiện các bước tiếp theo.
Dưới đây là một số cách sử dụng bảng chấm công phổ biến hiện nay:
1. Chấm công theo ngày
Nhân viên sẽ được chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc thời gian làm việc trong ngày. Mỗi ngày công sẽ được tính bằng 1 ký hiệu đã được quy định cụ thể trong bảng chấm công.
- Nếu trong ngày, nhân viên làm 2 công việc và thời gian làm việc khác nhau thì nhà quản lý sẽ thực hiện chấm công dựa theo ký hiệu công việc chiếm nhiều thời gian nhất. Ví dụ: Nhân viên A dự tham dự hội nghị 4 tiếng và thời gian làm việc tại công ty 3 tiếng thì chấm công theo công việc dự hội nghị.
- Nếu nhân viên làm 2 công việc và thời gian bằng nhau thì nhà quản lý tiến hành chấm công theo công việc diễn ra trước. Ví dụ: Nhân viên A tham dự hội nghị 4 tiếng và thời gian làm việc tại công ty 4 tiếng thì chấm công theo công việc dự hội nghị.
Thông thường, hình thức chấm công này được áp dụng cho công việc theo giờ hành chính (8 tiếng một ngày).
2. Chấm công theo giờ
Nhân viên làm được bao nhiêu công thì sẽ được chấm công dựa theo các ký hiệu được quy định cụ thể về ca làm trong bảng chấm công, đồng thời ghi số giờ làm việc theo ký hiệu tương ứng. Hình thức chấm công này thường được áp dụng cho các nhân viên làm part-time hoặc khối lượng công việc tính theo giờ làm, công việc được chia thành nhiều ca khác nhau.
Xem thêm: Cách xử lý khôn ngoan khi bị sếp giao nhiều việc gấp cuối giờ làm
3. Chấm công nghỉ bù
Hình thức chấm công này thường được áp dụng đối với nhân viên cần phải làm thêm giờ để hoàn thành công việc mà không được tính vào hưởng lương tăng ca. Vì thế, hình thức chấm công này được doanh nghiệp áp dụng đối với nhân viên làm thêm giờ được hưởng thời gian nghỉ bù tương ứng.
Xem thêm: Làm thế nào để không quá tải công việc khi đồng nghiệp nghỉ phép?
Cách làm bảng chấm công đúng chuẩn doanh nghiệp cần biết
Thông thường, bảng chấm công cần phải có các nội dung sau:
- Tên công ty và bộ phận thực hiện chấm công.
- Thời gian chấm công theo ca làm việc, theo ngày, theo tuần,…
- Bảng thông tin nhân viên bao gồm:
- Mã số nhân viên
- Họ và tên nhân viên
- Các ngày trong tháng chấm công, tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày tùy vào tháng làm việc.
- Các ngày làm việc trong tuần cụ thể từ thứ hai đến chủ nhật tương ứng với thời gian làm việc của công ty.
- Tổng cộng số giờ nhân viên làm việc chính thức, số giờ làm thêm, số ngày nhân viên nghỉ được hưởng lương, số ngày nghỉ không được hưởng lương và số ngày nghỉ phép.
- Chữ ký xác nhận của người tiến hành chấm công, trưởng bộ phận hoặc phòng ban và người xét duyệt bảng chấm công.
- Ghi chú các ký hiệu được sử dụng trong bảng chấm công.
Hàng ngày, các trưởng phòng ban, bộ phận hoặc người được ủy quyền sẽ căn cứ tình hình thực tế của bộ phận để tiến hành chấm công cho nhân viên và ghi vào các ngày tương ứng dựa theo ký hiệu được quy định trong bảng chấm công. Chẳng hạn như nhân viên đủ thời gian làm việc theo hợp đồng lao động và nội quy, quy chế doanh nghiệp sẽ được đánh dấu “x” vào ngày làm việc đó.
Cuối tháng, người tiến hành chấm công và người phụ trách bộ phận sẽ ký xác nhận vào bảng chấm công, sau đó chuyển bảng chấm công và các giấy tờ liên quan đến phòng kế toán để kiểm tra và đối chiếu.
Phòng kế toán sẽ xây dựng bảng lương tháng trả cho nhân viên và trình cùng bảng chấm công đến giám đốc hoặc tổng Giám đốc để ký phê duyệt.
Xem thêm: 5 cách thỏa thuận lương hiệu quả giúp bạn tự tin đạt được mức lương mong muốn
Mẫu bảng chấm công đúng chuẩn mới nhất 2023
1. Mẫu bảng chấm công theo ca làm việc
TÊN ĐƠN VỊ: …
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng … năm …
Ngày……tháng…….năm…….
| Mã số nhân viên | Họ và tên | Ca | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | … | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | Tổng cộng | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Thứ 2 | Thứ 3 | Thứ 4 | Thứ 5 | Thứ 6 | Thứ 7 | … | Thứ 2 | Thứ 3 | Thứ 4 | Thứ 5 | Thứ 6 | Thứ 7 | Chính thức | Làm thêm | |||
| NV001 | Nguyễn Văn A | Ca 1 | |||||||||||||||
| Ca 2 | |||||||||||||||||
| Ca 3 | |||||||||||||||||
| TC | |||||||||||||||||
| NV002 | Nguyễn Văn B | Ca 1 | |||||||||||||||
| Ca 2 | |||||||||||||||||
| Ca 3 | |||||||||||||||||
| TC | |||||||||||||||||
Ngày……tháng…….năm…….
| Người chấm công (Ký, họ tên) | Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) | Giám đốc (Ký, họ tên) |
2. Mẫu bảng chấm công sáng chiều
TÊN ĐƠN VỊ: …
BẢNG CHẤM CÔNG
Từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …
Ngày……tháng…….năm…….
| STT | Họ và tên | Mã số nhân viên | Thứ 2 | Thứ 3 | Thứ 4 | Thứ 5 | Thứ 6 | Thứ 7 | Ghi chú | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sáng | Chiều | Sáng | Chiều | Sáng | Chiều | Sáng | Chiều | Sáng | Chiều | Sáng | Chiều | ||||
| 1 | |||||||||||||||
| 2 | |||||||||||||||
| 3 | |||||||||||||||
| 4 | |||||||||||||||
| 5 | |||||||||||||||
| 6 | |||||||||||||||
| 7 | |||||||||||||||
| 8 | |||||||||||||||
| 9 | |||||||||||||||
Ngày……tháng…….năm…….
| Người chấm công (Ký, họ tên) | Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) | Giám đốc (Ký, họ tên) |
3. Mẫu bảng chấm công theo giờ
TÊN ĐƠN VỊ: …
BẢNG CHẤM CÔNG
Từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …
| STT | Họ và tên | Mã số nhân viên | Thứ 2 | Thứ 3 | Thứ 4 | Thứ 5 | Thứ 6 | Thứ 7 | Số phút đi muộn | Số phút về sớm | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vào | Ra | Vào | Ra | Vào | Ra | Vào | Ra | Vào | Ra | Vào | Ra | |||||
| 1 | ||||||||||||||||
| 2 | ||||||||||||||||
| 3 | ||||||||||||||||
| 4 | ||||||||||||||||
| 5 | ||||||||||||||||
| 6 | ||||||||||||||||
| 7 | ||||||||||||||||
| 8 | ||||||||||||||||
| 9 | ||||||||||||||||
Ngày……tháng…….năm…….
| Người chấm công (Ký, họ tên) | Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) | Giám đốc (Ký, họ tên) |
4. Mẫu hàng ngày
TÊN ĐƠN VỊ: …
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng…. năm 20…..
| STT | Họ và tên | Chức vụ | Ngày trong tháng | Tổng cộng | Ngày nghỉ | |||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | … |
25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | Nghỉ không lương | Nghỉ lễ | Nghỉ phép | ||||
| 1 | ||||||||||||||||||||||||
| 2 | ||||||||||||||||||||||||
| 3 | ||||||||||||||||||||||||
| 4 | ||||||||||||||||||||||||
| 5 | ||||||||||||||||||||||||
| 6 | ||||||||||||||||||||||||
| 7 | ||||||||||||||||||||||||
| 8 | ||||||||||||||||||||||||
| 9 | ||||||||||||||||||||||||
Ký hiệu chấm công:
- Ốm, điều dưỡng: Ô
- Con ốm: Cô
- Thai sản: TS
- Tai nạn: T
- Chủ nhật CN
- Nghỉ lễ NL
- Nghỉ bù: NB
- Nghỉ nửa ngày không lương: 1/2K
- Nghỉ không lương: K
- Ngừng việc: N
- Nghỉ phép: P
- Nghỉ nửa ngày tính phép: 1/2P
- Làm nửa ngày công: NN
Ngày……tháng…….năm…….
| Người chấm công (Ký, họ tên) | Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) | Giám đốc (Ký, họ tên) |
5. Mẫu làm thêm giờ
| Đơn vị:……………………….. | Mẫu số 01b – LĐTL |
| Bộ phận : …………………….. | (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTCNgày 26/08/2016 của Bộ Tài chính) |
Số:……………….
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng…..năm……
Số TT |
Ngày trong tháng | Cộng giờ làm thêm | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Họ và tên | 1 |
2 |
… |
31 |
Ngày làm việc |
Ngày thứ bảy, chủ nhật |
Ngày lễ, tết |
Làm đêm | |
| A | B | 1 | 2 | … | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 |
| Cộng | |||||||||
Ký hiệu chấm công
NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ…..đến giờ)
NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật (Từ giờ…..đến giờ)
NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ…..đến giờ)
Đ: Làm thêm buổi đêm
Ngày……tháng…….năm…….
| Xác nhận của bộ phận (phòng ban)có người làm thêm | Người chấm công | Người duyệt |
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) |
Kết luận
Chấm công là bước quan trọng và diễn ra thường xuyên, đòi hỏi doanh nghiệp phải có cách làm phù hợp để quản lý ngày công và tính lương đầy đủ cho nhân viên trong tháng. Với nội dung hữu ích mà Việc Làm 24h giới thiệu trên, hy vọng các bạn có thể chọn lựa cho mình các mẫu phù hợp để quá trình chấm công nhân viên dễ dàng hơn.
Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để cập nhật các công cụ quản lý nhân viên hiệu quả khác nhé!
Xem thêm: Trước khi nghỉ việc nên làm gì? 5 điều bạn cần làm trước khi quyết định thôi việc
