Tạm ứng lương cho nhân viên là một trong những chính sách quan trọng trong quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chi tạm ứng lương cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật để đảm quyền lợi cho nhân viên và tránh những vi phạm không đáng có. Trong bài viết dưới đây của Nghề Nghiệp Việc Làm 24h, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu quy định về tạm ứng lương nhân viên đúng chuẩn hiện nay nhé!
Tạm ứng lương là gì?
Tạm ứng lương là hình thức tạm ứng trước một khoản hoặc toàn bộ tiền lương thuộc về người lao động mà người lao động muốn lấy trước nhưng chưa đến thời hạn thanh toán lương theo quy định.
Vì sao doanh nghiệp nên có chính sách tạm ứng lương cho nhân viên?
- Giải quyết bài toán tài chính cho người lao động.
- Khuyến khích lao động và cải thiện năng suất cho doanh nghiệp.
- Xây dựng chính sách phúc lợi nhân văn cho người lao động.
- Nâng cao chất lượng thương hiệu và tạo dựng niềm tin cho người lao động. Đồng thời giảm thiểu rủi ro khi người lao động có xu hướng “nhờ cậy” các quỹ tín dụng đen hay các dịch vụ tài chính gây ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp, gây mất lòng tin đối với nhân viên và khách hàng.
- Tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động bằng chính sách phúc lợi nhân văn, hấp dẫn.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải chi tạm ứng lương nhân viên không?
Theo quy định tại Điều 97, Điều 101 và Điều 113 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động bắt buộc phải chi tạm ứng lương nhân viên đối với các trường hợp sau đây:
(1) Đối với người lao động được hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của 02 bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng người lao động sẽ được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.
(2) Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động buộc phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
(3) Người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ hàng năm.
(4) Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 128 Bộ luật Lao động năm 2019, trong trường hợp mà người lao động bị tạm đình chỉ công việc thì được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.
Do đó, pháp luật không quy định doanh nghiệp phải chi tạm ứng lương nhân viên trong mọi trường hợp mà chỉ bắt buộc tạm ứng lương đối với 01 trong số 04 trường hợp nêu trên. Nếu người sử dụng lao động không chi tạm ứng lương nhân viên hoặc tạm ứng không đủ trong thời gian sẽ bị tạm đình chỉ công việc theo quy định tại Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP và phải chịu mức xử phạt hành chính từ 5.000.000 đồng – 50.000.000 đồng tùy vào số lượng lao động.
Đối với trường hợp người lao động thỏa thuận tạm ứng mà không thuộc 01 trong số 04 trường hợp phải tạm ứng nên trên, thì người sử dụng lao động có thể quyết định đồng ý hoặc không tạm ứng. Khi này, việc từ chối tạm ứng lương nhân viên sẽ không trái với quy định pháp luật.
Xem thêm: Lương cứng là gì? Hiểu đúng về lương cứng để deal lương chuẩn hơn khi đi làm
Quy định về tạm ứng lương cho nhân viên
Tạm ứng lương ảnh hưởng trực tiếp đến việc lưu động vốn và dòng tiền của người sử dụng lao động. Căn cứ theo Điều 101 Bộ luật Lao động năm 2019, quy định về tạm ứng lương nhân viên như sau:
1. Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do 02 bên thỏa thuận và không bị tính lãi.
2. Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
Người lao động nhập ngũ theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự thì không được tạm ứng tiền lương.
3. Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.
Do đó, người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận và thống các điều kiện khi tạm ứng tiền lương như thời gian, mức lương tạm ứng, tần suất tạm ứng, trường hợp xử lý vi phạm cụ thể,…. khi ký hợp đồng lao động hoặc được quy định cụ thể trong chính sách tạm ứng lương cho nhân viên của doanh nghiệp. Đồng thời, người sử dụng lao động không được tính lãi tiền lương tạm ứng.
Quy trình chi tiền mặt tạm ứng lương cho nhân viên
Bước 1: Người lao động làm Giấy đề nghị tạm ứng số 03/TT theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính.
Bước 2: Trình đơn đề nghị tạm ứng lên Trưởng phòng xét duyệt tạm ứng.
Bước 3: Trình đơn lên Giám đốc xem xét và duyệt tạm ứng
Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán lập Phiếu chi tạm ứng lương cho nhân viên – Mẫu số 02-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Bước 5: Kế toán trưởng duyệt phiếu chi
Bước 6: Giám đốc ký duyệt chi
Bước 7: Thủ quỹ chi tiền mặt tạm ứng lương cho nhân viên
Bước 8: Lưu trữ chứng từ bao gồm đơn đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng đầy đủ nội dung, chữ ký của các bên liên quan để làm căn cứ hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên vào Tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
Bước 9: Đến kỳ trả lương tháng, doanh nghiệp tiến hành khấu trừ vào bảng lương khoản tương ứng với số tiền tạm ứng lương trước đó.
Xem thêm: Công ty có được trừ lương nhân viên? Pháp luật quy định như thế nào về điều này?
Hướng dẫn định khoản tạm ứng lương cho nhân viên
Ví dụ: Doanh nghiệp chi tiền mặt tạm ứng lương cho nhân viên là 10 triệu đồng, kế toán hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên như sau:
- Nợ TK 334: 10.000.000 đồng
- Có TK 111: 10.000.000 đồng
=> Tạm ứng lương không hạch toán vào TK 141.
Căn cứ vào điểm b, khoản 1, điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, đây là tạm ứng lương nên doanh nghiệp phải có nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho nhân viên theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng lao động và Luật lao động. Do khó, bản chất hạch toán tạm ứng lương là doanh nghiệp thanh toán một phần tiền lương nhằm mục đích giải quyết nhu cầu cấp thiết của người lao động. Vấn đề tạm ứng lương bản chất là nợ phải trả. Vì vậy, tạm ứng lương được hạch toán vào TK 334 (xem thêm tại điều 53, Thông tư 200/2014/TT-BTC).
Kết luận
Các doanh nghiệp cần xây dựng quy định rõ ràng về tạm ứng lương và thực hiện việc tạm ứng lương theo đúng quy định để bảo đảm hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Hy vọng bài viết trên Nghề Nghiệp Việc Làm 24h đã giúp bạn nắm rõ quy định đúng chuẩn hiện nay. Các bạn có thể theo dõi các bài viết mới nhất của Việc Làm 24h để cập nhập các chủ đề hữu ích cùng đội ngũ nhân sự tài năng nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn cách tính lương ngày lễ cho người lao động
