Theo khảo sát hơn 18.000 nhân viên văn phòng toàn cầu, bao gồm nhà lãnh đạo của Slack và hãng nghiên cứu Qualtrics (Mỹ) cho thấy tỷ lệ thời gian làm việc thực sự ở Nhật Bản là 63%, Singapore 63% và Ấn Độ 57%, cao nhất tại Hàn Quốc 72%, Australia, Đức, Mỹ 71%, Anh 70%. Theo các chuyên gia, việc nhân viên cố gắng tỏ ra bận rộn thường ảnh hưởng từ cách đánh giá hiệu suất của nhà quản lý. Nhìn bề ngoài, việc hoạt động hết công suất tưởng chừng như sẽ tạo ra năng suất thật. Nhưng thực tế lại trái ngược, họ thường không hoạt động tốt như bề ngoài. Có một thuật ngữ mô tả hiện tượng này đó là “Productivity Paranoia”. Vậy Productivity Paranoia là gì? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây.
Giải nghĩa Productivity Paranoia
Productivity Paranoia có nghĩa là chứng hoang tưởng hay ám ảnh về năng suất, đề cập đến sự mất kết nối giữa các nhà quản lý, lãnh đạo và nhân viên về năng suất. Cụ thể nhà lãnh đạo lo sợ nhân viên không thực sự làm việc, do đó đẩy mạnh hoạt động giám sát bằng nhiều cách như tăng tần suất họp, số lần báo cáo công việc… Về phía nhân viên, do ảnh hưởng từ cấp trên nên họ cố gắng thể hiện vỏ bọc hoàn hảo là mình đang bận rộn dù sự thật có thể không như thế.
Thuật ngữ này đã được nhắc đến trong một cuộc khảo sát 09/2022 của Microsoft với hơn 20.000 nhân viên ở 11 quốc gia để đánh giá hiệu quả của hình thức làm việc từ xa và hybrid. Kết quả cho thấy 87% nhân viên cảm thấy họ đang làm việc hiệu quả, trong khi chỉ 12% lãnh đạo hoàn toàn tin tưởng vào đánh giá của nhân viên. Ngoài ra, 85% nhà quản lý cho biết hình thức làm việc này khiến họ khó tin tưởng vào nhân viên của mình.
Vậy giải thích như thế nào cho sự chênh lệch, mất kết nối giữa lãnh đạo và nhân viên trong việc đánh giá năng suất? Microsoft cho rằng đó là vì việc chuyển sang hình thức làm việc hybrid khiến các nhà lãnh đạo, quản lý không còn biết được các thành viên nào có mặt và đang làm gì hàng ngày.
Những vấn đề tiềm ẩn đằng sau chứng ám ảnh về năng suất
Ở đâu có Productivity Paranoia, ở đó gần như luôn có những vấn đề khác gây khó khăn, thách thức cho nhóm, bộ phận hoặc cả tổ chức, tiêu biểu như:
1. Không hiểu nhân viên
Thông thường mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên sẽ có khoảng cách. Điều này thể hiện qua việc nhà lãnh đạo không hiểu được động lực đúng để thúc đẩy nhân viên là gì. Do đó, họ cố gắng truyền cảm hứng cho nhân viên theo những cách không hiệu quả.
2. Kỳ vọng mơ hồ
Thông thường, Productivity Paranoia xuất hiện khi các nhà lãnh đạo không thể hiện rõ ràng những kỳ vọng của họ. Trong những trường hợp khác, vấn đề không nằm ở việc thể hiện kỳ vọng như thế nào mà là ở bản chất phi thực tế của kỳ vọng. Khi đó, nhà lãnh đạo sẽ luôn lo lắng về năng suất vì những kỳ vọng đặt ra không được đáp ứng. Đây chẳng phải là cách họ tự mua dây buộc mình hay sao?
3. Độ tin cậy thấp
Đây là vấn đề phổ biến dẫn đến sự ám ảnh về năng suất. Ở những tổ chức lớn, các nhà lãnh đạo còn đầu tư phần mềm để theo dõi hoạt động của nhân viên. Mặc dù vậy, đây vẫn chưa phải là giải pháp giải quyết vấn đề một cách triệt để. Cốt lõi vẫn là niềm tin giữa nhà quản lý và nhân viên. Bằng việc xây dựng lại niềm tin, bạn không chỉ vượt qua nỗi ám ảnh về năng suất đang gây ra trục trặc cho đội nhóm mà còn thúc đẩy năng suất cao hơn.
Một nghiên cứu năm 2017 được thực hiện bởi Paul K.Zak, Giám đốc sáng lập Center for Neuroeconomics Studies tại Claremont Graduate University, cho thấy niềm tin có tác động mạnh mẽ đến hiệu suất làm việc. Những người khảo sát đến từ các công ty có hoạt động thúc đẩy niềm tin ở nơi làm việc cho biết họ có nhiều năng lượng và gắn kết hơn. Ngoài ra, họ cũng ít có nguy cơ kiệt sức trong công việc hơn 40%.
4. Thiếu hiểu biết về dòng chảy/hiệu suất tối ưu (flow/optimal performance)
Khái niệm flow dựa trên công trình tiên phong của nhà tâm lý học Mihaly Csikszentmihalyi. Về cốt lõi, đây là những điều kiện giúp chúng ta cảm nhận và thể hiện bản thân tốt nhất. Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy khi ở trong dòng chảy, chúng ta sẽ làm việc hiệu quả gấp 5 lần so với bình thường. Điều thú vị là dòng chảy đó có nhiều khả năng xảy ra nhất ở nơi làm việc khi chúng ta cảm nhận được năng lực bản thân và được đánh giá cao (động lực nội tại). Productivity Paranoia dường như đi ngược lại với việc tạo ra cả 2 điều kiện này.
Ngoài ra, điều cần thiết là cần phải có thời gian nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng. Nói một cách đơn giản, để trải nghiệm dòng chảy và làm việc hiệu quả hơn gấp 5 lần, bạn thực sự cần được thư giãn, rời khỏi chỗ làm việc trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, với cách làm việc và đánh giá về năng suất của đại đa số tổ chức hiện nay, thì về cơ bản việc đạt được dòng chảy là điều không thể.
Làm thế nào để các nhà lãnh đạo có thể tránh khỏi chứng ám ảnh về năng suất?
Niềm tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất ở bất kỳ môi trường làm việc nào. Nếu không có niềm tin, tổ chức ấy đích thị chỉ là “nơi để làm việc” mà không hề có bất kỳ mối gắn kết nào. Môi trường làm việc tiêu cực có thể làm trầm trọng thêm các hành vi như làm việc quá mức và buộc phải có mặt. Điều này dễ dẫn đến trạng thái căng thẳng, ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần, thể chất. Do đó, người lãnh đạo cần biết cách đánh giá liệu Productivity Paranoia có đang len lỏi vào đội nhóm hay tổ chức không? Nếu có, làm thế nào để tránh bị ảnh hưởng bởi chứng ám ảnh năng suất? Dưới đây là những gợi ý để nhà lãnh đạo xem xét và tham khảo để thay đổi:
Linh hoạt trong cách quản lý
Để chấm dứt chứng ám ảnh về năng suất, các nhà quản lý cần nhận ra rằng trải nghiệm của họ với tư cách là nhà lãnh đạo không giống với trải nghiệm của các thành viên trong nhóm. Nhân viên mong muốn được thông cảm, hỗ trợ và quan tâm đến công việc, hoàn toàn không phải là theo dõi sát sao. Tuy nhiên việc quản lý là cần thiết để đo lường hiệu suất của nhân viên.
Có nhiều cách khác nhau để quản lý, nhà lãnh đạo cần phân biệt giữa “checking” (kiểm tra, theo dõi) và “micromanaging” (quản lý cực đoan). Các cuộc họp không nên chỉ tập trung vào kết quả, tính chuyên cần hay danh sách các công việc chưa hoàn thiện. Tốt hơn hết nên chú trọng vào chất lượng tổng thể của công việc, khen ngợi thành tích và phân tích những điều cần được cải thiện. Các cuộc thảo luận cởi mở sẽ giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và chịu trách nhiệm về công việc của mình.
Ngoài ra, nếu có thể. nhà quản lý cần lập kế hoạch làm việc tại công ty hoặc hybrid linh hoạt, phù hợp với từng cá nhân. Đây là cách để biến niềm tin thành một phần văn hóa của tổ chức – trái ngược với Productivity Paranoia.
Xem thêm: Bật mí 5 yếu tố cần thiết giúp bạn trở thành nhà quản lý nhân sự giỏi
Cải thiện giao tiếp và thiết lập kỳ vọng
Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, thiết lập mục tiêu rất quan trọng để khắc phục chứng ám ảnh năng suất cũng như thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên. Việc giao tiếp thường xuyên và hiệu quả với nhân viên cũng giúp nhà quản lý phát hiện ra những yếu tố năng suất khó đo lường. Chẳng hạn như ý tưởng sáng tạo, cần thiết để làm việc thành công nhưng không thể đo lường qua công nghệ phân tích. Nhiều nhân viên cũng cảm thấy áp lực phải chứng minh rằng họ đang làm việc, do đó các nhà lãnh đạo cần thiết lập những kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng.
Thay vì đo lường hiệu suất của nhân viên qua thao tác gõ phím, thời gian làm việc, số ngày đi làm…, các nhà lãnh đạo có thể điều chỉnh lại các số liệu của mình để tập trung vào con người. Nhà quản lý và nhân viên nên cùng thiết lập mục tiêu để có sự thống nhất của hai bên, sau đó thường xuyên kiểm tra để đánh giá tiến độ. Trong nghiên cứu của Microsoft, 81% nhân viên cho biết họ cần người quản lý hỗ trợ sắp xếp mức độ ưu tiên của khối lượng công việc nhưng chưa đến 31% nhận được sự hướng dẫn rõ ràng trong các cuộc họp riêng.
Hiểu về lực lượng lao động thuộc các thế hệ khác nhau
Ở môi trường công sở ngày nay, 5 thế hệ làm việc cùng nhau không phải là hiếm. Họ bao gồm thế hệ Boombers, Baby Boombers, Gen X, Millennials và Gen Z. Sự đa dạng về độ tuổi sẽ thúc đẩy đổi mới nhưng không thiếu yếu tố kinh nghiệm. Tuy nhiên, mỗi thế hệ lại có phong cách và động lực khác nhau. Do đó, việc hiểu về họ là cần thiết để các nhà quản lý làm việc hiệu quả với các nhóm tuổi khác nhau.
Xem thêm: Nắm bắt 7 đặc điểm của Gen Z, giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả
Quan tâm đến hiệu suất của nhân viên là vấn đề của mọi nhà lãnh đạo và quản lý. Tuy nhiên, việc khiến họ tỏ ra bận rộn không phải là cách duy nhất hoặc tốt nhất để nâng cao năng suất. Mà rất có thể là biểu hiện của chứng ám ảnh năng suất. Do đó, cần phát hiện ra vấn đề và tìm cách cải thiện để Productivity Paranoia không còn là tác nhân kìm hãm hiệu suất làm việc. Qua bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu hơn về Productivity Paranoia. Để tìm việc phù hợp, uy tín, đừng quên truy cập Việc Làm 24h ngay nhé!
Xem thêm: Growth Mindset? 8 cách nuôi dưỡng tư duy tăng trưởng trong con người bạn
