Operation là bộ phận quan trọng trong nhiều loại hình doanh nghiệp: sản xuất, dịch vụ, kinh doanh… Vậy Operation là gì, đóng vai trò như thế nào? Tham khảo bài viết từ Nghề Nghiệp Việc Làm 24h để hiểu hơn về tầm quan trọng của Operation trong doanh nghiệp. Nếu có hứng thú làm việc trong bộ phận vận hành – bảo trì – bảo dưỡng, hãy nộp CV ứng tuyển ngay tại Việc Làm 24h nhé!
Operation là gì?
Operation là từ tiếng Anh chỉ hoạt động vận hành một quy trình nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ nói chung trong kinh doanh. Trong doanh nghiệp, Operation dùng để chỉ bộ phận vận hành.
Đây là bộ phận có nhiệm vụ đảm bảo mọi khâu giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh, bán hàng… diễn ra trơn tru, đúng theo tiêu chuẩn, mang về lợi nhuận và doanh thu cho công ty.
Do đó, công việc của bộ phận vận hành thường bao gồm việc lên kế hoạch, quy trình, giám sát triển khai, theo dõi, đánh giá hiệu quả, cải tiến… Tất cả các đầu việc đều nhằm mục tiêu giúp quá trình sản xuất, kinh doanh đạt hiệu quả tối ưu.
Operation Department là gì?
Operation Department là cụm từ chỉ bộ phận vận hành trong doanh nghiệp. Bộ phận vận hành có thể phụ trách chung các hoạt động của doanh nghiệp hoặc phụ trách riêng từng mảng hoạt động (ví dụ: vận hành sản xuất và vận hành kinh doanh, vận hành dịch vụ khách hàng…).
Ngoài ra, liên quan đến bộ phận vận hành còn có các cụm từ như:
- Operation team: Đội nhóm gồm nhiều thành viên có nhiệm vụ đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, hài hoà giữa các phòng ban để doanh nghiệp vận hành hiệu quả nhất.
- Operation Admin: Quản trị viên giúp đảm bảo các hoạt động của tổ chức luôn đi theo đúng quy trình và đạt hiệu quả tốt nhất.
- Operation Objective: Mục tiêu hoạt động, ngắn hạn hoặc dài hạn.
Doanh nghiệp nào thường có bộ phận vận hành?
Như vậy hẳn bạn đã hiểu Operation là gì. Ở mỗi doanh nghiệp có lĩnh vực hoạt động khác nhau, bộ phận Operation có nhiệm vụ khác nhau:
- Doanh nghiệp bán lẻ: Bộ phận Operation quản lý số lượng hàng hoá, hàng tồn kho, dữ liệu bán hàng, thỏa thuận mức giá, đàm phán điều khoản phù hợp giúp tăng lợi nhuận.
- Kinh doanh nhà hàng, F&B: Quản lý tồn kho, thu mua, thực phẩm, nhân sự, chăm sóc khách hàng nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng để đạt được kết quả kinh doanh theo kế hoạch.
- Dịch vụ: Xây dựng, kiểm soát và đánh giá quy trình cung cấp dịch vụ và quản lý tương tác với khách hàng. Thông thường, trong doanh nghiệp dịch vụ, khối Operation chia thành hai nhóm chính là: quản lý khách hàng và quản trị kinh doanh.
- Sản xuất: Giám sát quy trình sản xuất, lên ý tưởng cải tiến để đảm bảo việc sản xuất đạt hiệu quả, năng suất, chất lượng tốt nhất. Bộ phận này thực hiện đánh giá công việc nhằm tìm ra cách mua hàng, sản xuất, sử dụng nguyên liệu, vận chuyển hàng hoá sao cho đạt hiệu quả sản xuất tốt nhất.
- Công nghệ: Với các doanh nghiệp về công nghệ, bộ phận vận hành nhận nhiệm vụ tối ưu tuyển dụng, đào tạo, hỗ trợ nhân sự nội bộ bên trong doanh nghiệp giúp tối ưu chi phí về nhân sự nhưng vẫn đảm bảo quá trình và hiệu quả kinh doanh.
Nhiệm vụ của bộ phận Operation
Như vậy bạn đã hiểu Operation là gì. Bộ phận vận hành có mặt ở doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực: sản xuất, bán lẻ, nhà hàng, kinh doanh dịch vụ… Tuỳ theo hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà bộ phận này có các chức vụ và nhiệm vụ chi tiết khác nhau. Tuy nhiên, các nhiệm vụ chính thường bao gồm:
- Quản lý hoạt động vận hành: Điều phối, quản lý hoạt động sản xuất vận hành, kiểm soát chất lượng, quản lý nhân lực… đảm bảo việc sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ đáp ứng yêu cầu thị trường.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Đảm bảo liên kết với chuỗi cung ứng giúp hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục, điều phối mọi công đoạn trong chuỗi cung ứng như: mua hàng, quản lý tồn kho, phân phối, vận chuyển.
- Quản lý về dịch vụ khách hàng: Xây dựng, phát triển, duy trì quy trình hỗ trợ khách hàng, tiếp nhận yêu cầu, giải đáp, xử lý khiếu nại, cung cấp hậu mãi, bảo hành…
- Quản lý công nghệ, quy trình: Thiết lập, phân tích, quản lý và tối ưu quy trình làm việc, ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức.
- Quản lý chất lượng: Đảm bảo sự tuân thủ về quy trình, quy chuẩn sản xuất hoặc quy trình cung cấp dịch vụ
Cụ thể, những đầu việc của bộ phận Operation gồm:
- Tiếp thị, tìm kiếm thị trường.
- Lập kế hoạch kinh doanh.
- Thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt, đánh giá kết quả thực hiện.
- Đào tạo, phát triển nhân sự phòng ban.
Các vị trí trong bộ phận Operation
Để vận hành hiệu quả, bộ phận Operation cần có những vị trí với cơ cấu chức năng riêng. Sau đây là những vị trí thường gặp trong bộ phận vận hành:
Operation Manager là gì?
Operation Manager (OM) là người quản lý bộ phận vận hành. Nhiệm vụ của OM là giám sát hoạt động vận hành của doanh nghiệp, đảm bảo mọi hoạt động được vận hành trơn tru. Cụ thể như:
- Tuyển dụng, đào tạo, quản lý, điều phối nhân sự đảm bảo quy trình sản xuất hiệu quả.
- Quản lý hàng hoá, chuỗi cung ứng, hàng tồn kho…
- Quản lý tài chính, ngân sách, theo sát các báo cáo tài chính.
- Quản lý hoạt động sản xuất, Marketing, cung cấp dịch vụ, chăm sóc khách hàng, đánh giá chiến lược…
Thực tế, tuỳ theo loại hình kinh doanh, đặc thù của doanh nghiệp, OM thường có kiến thức chuyên môn sâu rộng về một lĩnh vực (sản xuất, kiểm soát chất lượng, marketing, kinh doanh…). Ngoài ra, OM cần có kiến thức sâu rộng, hiểu rõ về quy định hiện hành, đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất diễn ra thuận lợi.
Operation Executive là gì?
Vị trí phổ biến tiếp theo trong phòng vận hành là Operation Executive. Đây là vị trí nhân sự đảm nhiệm trực tiếp hoạt động quản lý, giám sát, triển khai hoạt động của doanh nghiệp. Những nhiệm vụ cụ thể của Operation Executive gồm:
- Giám sát, quản lý, thực hiện công việc tại quy trình vận hành được giao (sản xuất, kinh doanh, quản lý chuỗi cung ứng…).
- Thiết lập, điều chỉnh quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ để đảm bảo quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ diễn ra thuận lợi, trơn tru…
- Phát hiện, giải quyết những sự cố phát sinh trong quá trình sản xuất.
- Tổng kết, đánh giá, thực hiện các báo cáo về tình hình hoạt động, sản xuất gửi tới ban giám đốc.
Sales Operation là gì?
Sale Operation là vận hành kinh doanh. Nhiệm vụ của Sale Operation bao gồm toàn bộ các đầu việc nhằm đảm bảo quá trình kinh doanh được vận hành hiệu quả. Cụ thể, các đầu việc bao gồm:
- Lên chiến lược tìm khách hàng.
- Mở rộng thị trường.
- Tổng hợp, phân phối quá trình xử lý lead (khách hàng tiềm năng) nhận được từ bộ phận Marketing.
- Xây dựng, giám sát, đánh giá quy trình bán hàng, ký kết hợp đồng, hoá đơn, đảm bảo quá trình bán và cung cấp dịch vụ đúng theo tiêu chuẩn.
- Đào tạo nhân sự bán hàng.
- Sáng tạo nội dung, tài liệu hỗ trợ quá trình bán hàng.
- Lập báo cáo về chỉ số kinh doanh.
Operation Logistics là gì?
Nhân viên Operation Logistics (OPS trong Logistic) còn được gọi là nhân viên giao nhận hiện trường. Đây là vị trí thường xuất hiện trong phòng vận hành liên quan đến ngành Logistics. Cụ thể, nhân viên OPS trực tiếp tới hiện trường trong các công ty logistic (thường là các cảng biển, cảng hàng không) đảm bảo thông quan cho hàng hoá và giúp cho việc vận chuyển đến kho bãi thuận lợi.
Ngoài ra, nhân viên OPS còn đảm nhiệm các nhiệm vụ khác như: nhập kho, hoàn tất giấy tờ, thủ tục, chứng từ thuế, kiểm tra hoạt động bốc dỡ, vận chuyển, liên hệ khách hàng để hướng dẫn thủ tục vận chuyển…
Business Operation là gì?
Business Operation (vận hành kinh doanh) là vị trí có nhiệm vụ quản lý hoạt động kinh doanh thông qua uỷ quyền và giao việc hiệu quả cho các vị trí chuyên trách, giữ cho việc kinh doanh, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp luôn hiệu quả.
Operation Assistant
Operation Assistant là trợ lý vận hành – đây là vị trí hỗ trợ các đầu việc giúp cho phòng vận hành hoạt động trơn tru, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ được phân công. Đôi khi, vị trí này hỗ trợ trực tiếp cho OM giúp kiểm soát và đánh giá các hoạt động vận hành hiệu quả. Mô tả công việc cụ thể vị trí trợ lý vận hành rất đa dạng tùy theo đặc thù và yêu cầu của từng doanh nghiệp.
Operation Supervisor
Ở những doanh nghiệp lớn, Operation Supervisor là vị trí giám sát, hỗ trợ quản lý, điều phối hoạt động của cấp dưới.
Tuỳ theo quy mô hoạt động của từng doanh nghiệp, giám sát vận hành có phần mô tả công việc chi tiết khác nhau như:
- Giám sát hoạt động nhân sự: Giao việc, phân công, chia ca, đốc thúc khi cần thiết.
- Giám sát hàng hoá, sản phẩm: chất lượng hàng hoá, sản phẩm xuất kho, theo dõi, báo cáo dữ liệu…
- Giám sát tiến độ kinh doanh của bộ phận quản lý, theo dõi hoạt động của đối thủ cạnh tranh, đưa phương án thúc đẩy kinh doanh, hỗ trợ khách hàng, tham gia các buổi đàm phán, trao đổi về sản phẩm…
Operation Director
Đây là vị trí cấp cao trong nấc thang thăng tiến với những ai theo đuổi lĩnh vực quản lý vận hành. Thông thường, để đạt được vị trí này, nhân sự cần có ít nhất từ 5 năm kinh nghiệm quản lý trở lên.
Operation Director có nhiệm vụ hoạch định chiến lược, kế hoạch kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra giám đốc vận hành còn cần am hiểu về phân tích tài chính và giám sát nhân sự, biết cách thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
Lời kết
Trên đây, Việc Làm 24h đã chia sẻ tới bạn những thông tin cần biết cơ bản về Operation là gì và vai trò của bộ phận Operation trong doanh nghiệp. Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng tác động đến hiệu quả kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Với phạm vi đa dạng, nhu cầu tuyển dụng lớn, nếu bạn quan tâm tới các việc làm trong lĩnh vực Operation, đừng quên truy cập Việc Làm 24h để tham khảo những tin tuyển dụng mới nhất.
Xem thêm: Civil Engineering là gì? Kỹ sư dân dụng có thật sự là ngành hot để dấn thân?
