Bảng chấm công (BCC) theo giờ là công cụ phổ biến giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả. Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu kỹ hơn về loại hình bảng chấm công này cũng như tham khảo những mẫu bảng chấm công theo giờ phổ biến.
Bảng chấm công theo giờ là gì?
Bảng chấm công theo giờ hiện nay được sử dụng nhiều để hỗ trợ doanh nghiệp tính công làm việc cho người lao động. Bảng chấm công này có vai trò như nhật ký thống kê lại giờ làm mỗi ngày của nhân viên. Từ đó, kế toán tiền lương có thể dễ dàng tính lương theo thời gian làm việc công bằng, chính xác. Đồng thời, bộ phận HR có thể theo dõi mức độ tuân thủ quy định về giờ làm của cán bộ nhân viên hiệu quả hơn.
Bên cạnh những vai trò trên, bảng chấm công theo giờ còn có nhiều ý nghĩa như:
- Tăng tính minh bạch khi công khai thông tin về việc chấm công cho người lao động theo dõi.
- Truy xuất lại dữ liệu dễ dàng khi cần thiết.
- Giúp nhà quản lý đánh giá việc tuân thủ quy định làm việc, nắm bắt tình hình chuyên cần của nhân viên và có giải pháp đốc thúc hiệu quả.
- Thông qua bảng chấm công tăng ca theo giờ, quản lý đánh giá được tình hình chung của năng lực sản xuất theo thời điểm, từ đó có điều chỉnh phù hợp.
- Làm căn cứ hỗ trợ cho việc xét khen thưởng, thi đua cuối kỳ, cuối năm của người lao động.
Mẫu bảng chấm công theo giờ
Hầu hết các bảng chấm công hiện nay đều trích xuất dưới dạng Excel để dễ thao tác và chỉnh sửa. Nội dung cơ bản của BCC theo giờ thường gồm:
+ Thời gian
+ Tên nhân viên
+ Mã nhân viên
+ Ca làm
+ Giờ vào làm
+ Giờ ra về
+ Giờ làm thêm
+ Tổng giờ làm theo thực tế
+ Số giờ nghỉ
+ Xác nhận của người lao động
Ngoài các thông tin trên, bạn có thể tùy chỉnh bảng chấm công sao cho phù hợp với đặc điểm và nhu cầu riêng của đơn vị, để dễ hình dung hơn, bạn có thể tham khảo một số mẫu sau
+ Mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel
+ Mẫu bảng chấm công tăng ca theo giờ
Cách làm bảng chấm công theo giờ bằng excel
Để lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel, bạn có thể thực hiện đơn giản bằng các bước sau.
Bước 1: Điền đầy đủ các mục thông tin bạn muốn có trong bảng chấm công. Ví dụ: Tên nhân viên, mã nhân viên, số giờ công theo ngày…
Bước 2: Trích xuất dữ liệu từ máy chấm công sang Excel.
Bạn có thể dùng Data/Filter để lọc các dòng không có dữ liệu theo cột mã nhân viên và sao chép tay dữ liệu vào bảng để xử lý. Lưu ý, nên dùng chức năng Paste Value (chỉ dán định dạng) để đảm bảo đúng dữ liệu.
Bước 3: Tính số giờ làm mỗi ngày của từng nhân sự dựa theo công thức:
Giờ làm = Giờ ra – Giờ vào
Ưu điểm khi lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel
- Excel có sẵn nhiều công thức tính, bạn chỉ cần nhập thông tin đã trích xuất từ máy chấm công.
- Việc copy, nhân bản, xử lý dữ liệu đơn giản.
- Dễ dàng tạo bảng chấm công tự động bằng cách thiết lập mẫu hoặc công thức sẵn, giúp cho việc tính tổng lương đơn giản.
- Tiết kiệm chi phí.
- Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ.
Hạn chế khi lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel
- Dễ sai sót.
- Khi cần gửi báo cáo có thể cần chuyển định dạng khiến tốn thời gian và dễ nhầm lẫn.
- Dễ bị lạc, mất file dẫn tới mất dữ liệu.
- Hạn chế nhiều thao tác.
- Nhà quản lý khi muốn xem bảng chấm công cần đợi cấp dưới chuẩn bị và xử lý dữ liệu, không thể tự vào xem dẫn tới khó khăn trong quản lý.
Xem thêm: Máy chấm công là gì? Tổng hợp các máy chấm công phổ biến cho doanh nghiệp
Một số phần mềm hỗ trợ lập bảng chấm công theo giờ
Hiện nay, bên cạnh phương pháp lập bảng chấm công Excel theo giờ, có nhiều phần mềm hỗ trợ người làm nhân sự lập bảng chấm công đơn giản. Hầu hết các phần mềm này được tích hợp với máy chấm công và có thể vào xem hoặc trích xuất dữ liệu bất cứ khi nào cần. Tới cuối tháng, bạn chỉ cần trích xuất thông tin là có được bản chấm công với đầy đủ nội dung.
Wise Eye
Wise Eye là phần mềm chấm công ra đời từ 2008 và được phát triển bởi người Việt. Phần mềm cung cấp nhiều cách chấm công đa dạng như: chấm công bằng vân tay, bằng gương mặt, nhận dạng sinh trắc học… Ngoài ra phần mềm hỗ trợ kiểm soát cửa cơ quan, theo dõi báo cáo nhân viên. Phần mềm tương thích tốt với nhiều nền tảng máy tính như Window, MacOs… và cho phép xuất bảng chấm công theo giờ đơn giản.
MITACO
MITACO là phần mềm chấm công Mitaco chạy trên nền Access và cho phép truy xuất bảng chấm công của nhân viên chỉ với vài thao tác đơn giản. Ngoài ra, công cụ này còn cung cấp bảng chấm công theo ngày hoặc theo tháng, xuất ra Excel đơn giản. Mitaco vận hành trơn tru trên hệ điều hành phổ biến hiện nay như Windows.
TAS-ERP
TAS-ERP là phần mềm chấm công chạy tốt trên nền tảng Windows, có thể cài đặt phần mềm trên cùng lúc nhiều máy tính. Ngay cả khi nhân sự thay đổi, bạn chỉ cần copy dữ liệu từ máy tính sang là có thể bắt đầu theo dõi quá trình quản lý đơn giản. Phần mềm này cũng cho phép xuất BCC theo giờ của nhân viên chỉ với vài thao tác.
TAS-ERP phù hợp với cơ quan có nhiều chi nhánh và hỗ trợ quản lý thời gian làm việc của nhân sự hiệu quả. Tuy nhiên, bạn cũng cần trả phí để sử dụng phần mềm này.
Hubstaff
Hubstaff là phần mềm chấm công và quản lý nhân sự phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Giao diện phần mềm có khoảng trống lớn cho phép người dùng nhập, phân tích dữ liệu đơn giản. Bên cạnh khả năng trích xuất bảng chấm công khi cần, phần mềm này còn đem đến nhiều tính năng thuận tiện khác cho quản lý nhân sự và hỗ trợ công tác theo dõi nhân sự.
Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm này, bạn cần trả mức chi phí khoảng 7 USD mỗi tháng.
FTA
FTA là phần mềm chấm công kết nối trực tiếp tới các máy chấm công và cho phép trích xuất thông tin bảng chấm công, ngày, tháng đơn giản. Ưu điểm của FTA là kết nối với nhiều dòng máy chấm công phổ biến hiện nay như: Suprema, ZKTeco, Virdi, WiseEye, FingerTech, Mita…
Phần mềm còn có thể tự động tìm ca làm việc khi cần, kể cả ca gãy hay ca làm việc xuyên đêm đơn giản. Nhờ đó, bộ phận HR có thể dễ dàng theo dõi và quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm này, bạn cũng cần trả phí hàng tháng.
Lời kết
Trên đây, Vieclam24h.vn đã chia sẻ tới bạn những thông tin về bảng chấm công, các mẫu tham khảo cũng như những phần mềm hỗ trợ người làm nhân sự trích xuất bảng chấm công theo giờ tự động, đơn giản. Mong rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả và trôi chảy hơn. Đừng quên theo dõi Vieclam24h.vn mỗi ngày để có thêm nhiều kiến thức giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Ngoài ra, đừng quên follow trang LinkedIn của Vieclam24h.vn để có thể học hỏi thêm những kỹ năng tuyển dụng và cập nhật các thông tin mới nhất về thị trường lao động nhé!
Xem thêm: Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Top 5 phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả
