Phân chia công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn là một trong những cách mà các nhà quản lý giỏi thường xuyên áp dụng. Trong đó, công cụ mà họ thường hay sử dụng để triển khai kỹ thuật trên chính là cấu trúc phân chia công việc hay WBS. Vậy cụ thể WBS là viết tắt của từ gì? Cách triển khai như thế nào? Hãy cùng Vieclam24h.vn tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới nhé!
1. WBS là gì?
WBS là viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh “Work Breakdown Structure,” có nghĩa là “Cấu trúc phân chia công việc.” Đây là một công cụ quản lý dự án đơn giản, giúp phân chia và tổ chức các công việc thành các đơn vị nhỏ hơn, giảm bớt sự phức tạp và tăng khả năng quản lý cũng như kiểm soát. WBS thường được ứng dụng trong lĩnh vực quản lý dự án để định rõ nhiệm vụ cụ thể và phân phối công việc đến từng thành viên trong nhóm dự án.
WBS không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một trợ thủ đắc lực, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc thực hiện, triển khai và theo dõi tiến trình của dự án.
2. Lợi ích khi sử dụng WBS là gì?
Đơn giản hóa cấu trúc công việc
WBS giúp phân chia dự án thành các đơn vị nhỏ hơn để dễ kiểm soát. Khi các công việc có đặc điểm và cách thực hiện tương đồng, việc tổng hợp chúng lại trở nên dễ dàng, đồng thời tạo ra một cấu trúc rõ ràng và hệ thống cho các công việc, giảm thiểu sự phức tạp.
Quản lý tài chính chặt chẽ hơn
WBS cung cấp khả năng theo dõi và kiểm soát tài chính chi tiết. Bằng cách phân bổ ngân sách cho từng phần của WBS, bạn có thể đảm bảo rằng chi phí không vượt quá ngân sách, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
Linh hoạt trong việc điều chỉnh tiến độ chung
WBS giúp xác định các phần công việc riêng biệt trong dự án và mối quan hệ giữa chúng. Điều này cho phép bạn thiết lập thời hạn và phân quyền chi tiết cho từng phần công việc. Đồng thời, bạn có khả năng dễ dàng điều chỉnh tiến độ dự án khi có sự thay đổi hoặc ưu tiên khác thông qua các cảnh báo.
Xác định và đánh giá kịp thời các vấn đề
Với WBS, mỗi phần công việc được chia thành các gói nhỏ hơn, dễ quản lý. Điều này giúp bạn phát hiện và đánh giá kịp thời các vấn đề ảnh hưởng đến dự án.
Nâng cao hiệu suất làm việc
WBS giúp phân chia công việc rõ ràng và xác định trách nhiệm của từng thành viên trong dự án. Nhờ đó, bạn có thể cải thiện hiệu suất làm việc, tăng tính chủ động và tập trung của đội ngũ, đồng thời đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đúng yêu cầu.
3. Các thành phần quan trọng trong WBS là gì?
Gói công việc (Work Packages)
Đây là mức độ thấp nhất của WBS. Gói công việc là một nhóm các nhiệm vụ nhỏ liên quan được giao cho thành viên trong nhóm hoặc phòng ban.
Kết quả chuyển giao dự án (Project Deliverables)
Kết quả chuyển giao đại diện cho sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra từ các nhiệm vụ và gói công việc trong dự án. Chúng là những sản phẩm cuối cùng mà dự án cam kết giao cho khách hàng hoặc bên nội bộ.
Nhiệm vụ (Tasks)
Các nhiệm vụ chi tiết hơn tạo thành các gói công việc và xác định phạm vi của dự án. WBS đóng vai trò quan trọng trong việc xác định yêu cầu, trạng thái, đặc điểm, người thực hiện nhiệm vụ, mức độ phụ thuộc và thời gian hoàn thành của từng nhiệm vụ.
Từ điển WBS (WBS Dictionary)
Từ điển WBS định nghĩa chi tiết về các thành phần của WBS. Nó là một phần quan trọng của WBS, giúp các bên liên quan hiểu rõ các thuật ngữ và định nghĩa liên quan đến các phần của dự án.
Các cấp độ WBS (WBS Levels)
Các cấp độ WBS quyết định sự phân cấp của các thành phần trong WBS. Phần lớn WBS có 3 cấp độ, thể hiện kết quả chuyển giao chính, các điểm kiểm soát, kết quả chuyển giao và các gói công việc.
Điểm kiểm soát (Control Accounts)
Điểm kiểm soát được sử dụng để nhóm và đánh giá hiện trạng của các gói công việc. Các điểm này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các phần của phạm vi dự án, giúp đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch và đáp ứng các tiêu chí đặt ra.
4. Những cách để thể hiện WBS là gì?
Danh sách
Dạng phác thảo này là tập hợp các gói công việc, nhiệm vụ và kết quả chuyển giao được xếp thành một danh sách dễ đọc và theo dõi. Đây được xem là phương pháp đơn giản nhất để tạo ra WBS.
Biểu đồ
Biểu đồ WBS có thể được biểu diễn dưới dạng cấu trúc cây, tổ chức tất cả các thành phần WBS như giai đoạn, kết quả chuyển giao, nhiệm vụ và gói công việc.
Đồ thị
Đồ thị Gantt, bao gồm cả bảng và đường thời gian (timeline), là một phiên bản phổ biến của WBS, có thể chứa nhiều thông tin hơn so với danh sách hoặc biểu đồ cây. Đây là một trong những công cụ phổ biến trong lĩnh vực quản lý dự án.
5. Các phương pháp để tạo WBS là gì?
Có bốn phương pháp chính để tạo ra Work Breakdown Structure (WBS):
Top-down (Từ tổng quan đến chi tiết)
Phương pháp này bắt đầu bằng việc tạo ra cấu trúc phân chia công việc từ tổng quan đến chi tiết. Các giai đoạn và thành phần lớn được xác định trước, sau đó chia nhỏ thành các nhiệm vụ cụ thể.
Bottom-up (Từ chi tiết đến tổng quan)
Ngược lại, phương pháp này bắt đầu từ chi tiết và xây dựng từ dưới lên đến tổng quan.
Các công việc cụ thể được xác định trước, sau đó tổng hợp chúng thành các giai đoạn và thành phần lớn.
Analogy (Dựa trên kinh nghiệm tương tự)
Sử dụng kinh nghiệm từ các dự án tương tự đã triển khai để tạo ra cấu trúc phân chia công việc, hạn chế rủi ro và tận dụng kinh nghiệm đã có từ trước.
Brainstorming (Tổng hợp ý kiến)
Sử dụng tư duy sáng tạo và tổng hợp ý kiến của nhiều người để tạo lập cấu trúc phân chia công việc. Các ý kiến và đề xuất được đưa ra tự do và sau đó tổ chức thành cấu trúc WBS. Cũng có thể kết hợp phương pháp Top-down và Brainstorming trên cùng một WBS để đảm bảo sự toàn diện và đa chiều khi phát triển cấu trúc dự án.
6. Các bước để xây dựng WBS là gì?
Bước 1: Xác định phạm vi dự án WBS là gì?
Bước đầu tiên trong quá trình xây dựng cấu trúc công việc WBS là xác định phạm vi dự án. Bước này đòi hỏi hiểu biết về mục tiêu cuối cùng của dự án, những gì cần đạt được để hoàn thành mục tiêu đó, thời gian, ngân sách và thành viên.
Bước 2: Xác định sản phẩm cuối cùng của dự án
Sản phẩm cuối cùng là kết quả của các công việc được thực hiện trong dự án và có thể bao gồm nhiều sản phẩm cuối cùng. Việc xác định các sản phẩm cuối cùng này rất quan trọng để hiểu rõ những gì cần hoàn thành ở mỗi giai đoạn của dự án, có thể là các báo cáo, đề xuất, hoặc các sản phẩm khác.
Bước 3: Xác định các giai đoạn của dự án
Việc xác định các giai đoạn của dự án giúp nắm bắt những loại công việc cần thiết để hoàn thành dự án.
Bước 4: Phân cấp WBS là gì?
Ở bước này, cấp độ cao nhất của WBS nên là sản phẩm cuối cùng của dự án. Cấp độ phụ sau đó được sử dụng để xác định cấu trúc, có thể tùy thuộc vào loại WBS sử dụng. Có thể tạo các cấp độ này dựa trên sản phẩm cuối cùng hoặc theo giai đoạn của dự án.
Bước 5: Cụ thể hóa nhiệm vụ cho từng cấp WBS là gì?
Khi tạo cấu trúc công việc, WBS có thể được sử dụng để tạo và gán các hoạt động. Các sản phẩm cuối cùng được phân chia thành các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu. Dựa trên các nhiệm vụ chi tiết này, kế hoạch dự án có thể được xây dựng với thứ tự ưu tiên rõ ràng.
Bước 6: Phân chia trách nhiệm cụ thể
Trong quá trình làm việc với đội dự án, phân chia mỗi cấp độ WBS hoặc từng nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm là vô cùng quan trọng. Bước này giúp mỗi thành viên hiểu rõ vai trò trong dự án và tăng khả năng tự chủ trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Bước 7: Lựa chọn công cụ trình bày WBS là gì?
Tạo bản trình bày trực quan của WBS sẽ giúp cả nhóm dễ dàng tham khảo trong quá trình thực hiện dự án. Công cụ này có thể là một danh sách phân cấp, biểu đồ cây hoặc biểu đồ Gantt.
7. Các nguyên tắc cần lưu ý khi xây dựng sơ đồ WBS là gì?
Quy tắc 100%
Nguyên tắc quan trọng nhất khi xây dựng WBS, đảm bảo rằng mọi công việc trong phạm vi dự án đều được tổ chức thành các cấp chứa điểm kiểm soát, sản phẩm bàn giao, gói công việc và nhiệm vụ. Quy tắc này áp dụng ở mọi cấp độ trong hệ thống WBS, đồng thời đảm bảo tổng số công việc ở cấp “con” luôn bằng 100% công việc ở cấp “độ mẹ”.
Tập trung vào kết quả
Để tuân thủ quy tắc 100%, tạo WBS dưới dạng kết quả và sản phẩm chuyển giao, thay vì chỉ liệt kê cách thực hiện công việc. Điều này khuyến khích sự sáng tạo, cho phép nhóm dự án lựa chọn công cụ và đổi mới phương pháp để giải quyết công việc.
Mức độ chi tiết phù hợp khi xây dựng sơ đồ WBS là gì?
Cấu trúc phân chia công việc cần đủ chi tiết để hiểu rõ, nhưng không nên đi sâu quá mức và kéo dài thời gian thực hiện. Một WBS lý tưởng nên dừng lại ở ba đến năm cấp độ. Đồng thời, áp dụng nguyên tắc “2 tuần hoặc 80 giờ” khi phân chia công việc để giữ cho quá trình linh hoạt và hiệu quả.
Không trùng lặp
Mỗi đơn vị công việc chỉ xuất hiện một lần trong WBS để tránh sự chồng chéo trách nhiệm và nhầm lẫn khi tính toán chi phí. Điều này đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được quản lý rõ ràng, giảm thiểu rủi ro gặp sự cố và tăng tính minh bạch trong quản lý dự án.
WBS Training là gì?
Đào tạo về WBS giúp người học hiểu và áp dụng cách sử dụng công cụ này trong quản lý dự án. WBS Training hỗ trợ người học nắm bắt được kiến thức và kỹ năng liên quan đến việc sử dụng WBS trong quản lý dự án.
8. Một số phần mềm vẽ WBS bạn có thể tham khảo
Microsoft Excel
Đặc điểm nổi bật của Excel là khả năng dễ dàng tạo và điền thông tin. Việc nhập dữ liệu và thao tác chia sẻ cực kỳ thuận tiện, giúp ứng dụng này trở thành một công cụ phổ biến cho việc tạo và quản lý WBS. Bạn cũng có thể tận dụng các mẫu WBS có sẵn trong Excel để giảm thời gian và công sức.
Wrike
Wrike không chỉ là một giải pháp quản lý dự án mà còn áp dụng cho lĩnh vực Marketing, sáng tạo và phát triển sản phẩm. Ngoài việc cung cấp biểu đồ WBS và Gantt, Wrike cho phép nhà quản lý theo dõi sự phân bổ nguồn lực và hiệu suất dự án. Với giao diện thân thiện, Wrike hỗ trợ một quá trình quản lý dự án linh hoạt và hiệu quả.
Backlog
Backlog là một công cụ quản lý dự án với giao diện dễ sử dụng. Ngoài việc cung cấp biểu đồ WBS và Gantt, Backlog còn tích hợp chức năng burn-down chart và wiki. Điểm đặc biệt của Backlog là tính năng “Like,” giúp thúc đẩy giao tiếp bằng cách sử dụng hơn 300 biểu tượng nhân vật khác nhau. Tính năng này tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực giữa các thành viên trong dự án, thúc đẩy sự hợp tác và hiệu suất làm việc.
Tạm kết
WBS không chỉ là một công cụ phân chia công việc mà còn là một hệ thống có cấu trúc giúp hiểu rõ và kiểm soát mọi khía cạnh của dự án.
Hy vọng rằng thông qua bài viết trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan và chi tiết về WBS, từ đó, có thể áp dụng hiệu quả trong quản lý và triển khai dự án. Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại Vieclam24h.vn nhé!
Bên cạnh đó, Nghề Nghiệp Việc Làm 24h cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Crypto là gì? Hướng dẫn cách chơi Crypto dành cho người mới bắt đầu
