Phương pháp 1-3-5 (1-3-5 rules) giúp bạn luôn có thể sắp xếp, cân bằng mọi công việc hiệu quả dù bao nhiêu nhiệm vụ khó khăn đi chăng nữa. Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu kỹ hơn về quy tắc này cũng như 10+ tips để sử dụng quy tắc 1-3-5 hiệu quả hơn qua bài viết.
Quy tắc 1-3-5 là gì?
Biên tập viên của tờ The Muse – Alyse Kalish đã từng chia sẻ về cách mà chủ tịch Alex Cavoulacos dùng để “chinh phục” núi công việc hàng ngày chính là quy tắc 1-3-5. Mỗi ngày, to-do-list chỉ nên có 9 việc cần làm – đây là những việc mà bạn sẽ cam kết làm trong ngày. Cách chia đơn giản theo 1, 3 và 5.
- 1 việc lớn nhất chắc chắn phải hoàn thành – độ quan trọng cao và cần hoàn thành sớm nhất
- 3 việc vừa, ít quan trọng hơn bạn sẽ hoàn thành, cần ưu tiên làm ngay khi có thể
- 5 việc nhỏ sẽ hoàn thành, có hạn (deadline) trong ngày, là những việc bạn muốn làm cho sở thích, các mối quan hệ bạn bè, gia đình hay dự án cá nhân.
Cách đặt “lớn”, “vừa” hay “nhỏ” ở đây nói về cả quy mô lẫn tác động của công việc đó. Khi tạo danh sách 1-3-5, các đầu việc cũng đồng thời được liệt kê theo độ quan trọng tăng dần:
- Việc quan trọng nhất nằm ở đầu danh sách.
- Việc quan trọng nhưng không quá cần thiết nằm ở vị trí tiếp theo.
- Những việc ít quan trọng hơn, ít cần thiết hơn nằm ở cuối cùng.
Xem thêm: Deadline là chuyện nhỏ với ma trận Eisenhower giúp quản lý thời gian hiệu quả
Cách áp dụng quy tắc 1-3-5
Phương pháp 1-3-5 tương đối đơn giản và không quá phức tạp. Mấu chốt nằm ở chỗ, bạn chọn số 1, số 3, và số 5 này như thế nào. Cách áp dụng quy tắc này cụ thể như sau:
1 nhiệm vụ lớn – “big win” của ngày
Đó phải là nhiệm vụ quan trọng nhất và đóng vai trò cấp bách nhất trong ngày. Bạn nên ưu tiên xử lý việc này trước nhất trong ngày. Như Mark Twain từng nói: Hãy ăn “con ếch” đầu tiên (eat the frog first).
Đó có thể là một việc khó khăn mà bạn nghĩ tới thôi đã không muốn làm. Đó có thể là việc đang trì trệ đã lâu tới thời điểm cần cho nó một cái kết. Đó có thể là việc bạn đã trì hoãn suốt một thời gian vì thiếu nguồn lực.
Nhiệm vụ lớn nhất cũng thường là nhiệm vụ khó hoàn thành nhất, do đó tốt nhất bạn nên hoàn thành nhiệm vụ này đầu tiên để có thể tiếp tục thực hiện những việc khác.
3 nhiệm vụ cỡ “vừa” – những điều bạn cần hoàn thành
Nếu nhiệm vụ chính thường là những đầu việc ngốn nhiều thời gian (khoảng 3 đến 4 giờ) thậm chí nửa ngày, thì nhiệm vụ cỡ vừa sẽ lấy của bạn trung bình 1 đến 2 giờ.
Đây là những nhiệm vụ không quá khó, không quá phức tạp nhưng cần hoàn thành trong ngày. Các nhiệm vụ này cũng thường không tốn nhiều chất xám của bạn như công việc số 1. Những đầu việc này bạn có thể hoàn thành sớm hơn nếu bạn dậy sớm thêm 1 giờ hoặc sắp xếp thời gian riêng phù hợp.
5 nhiệm vụ nhỏ – nhỏ nhưng có “võ”
Đó có thể là những deadline nho nhỏ khác trong ngày: đóng tiền điện, ăn tối cùng gia đình, đi xem phim với bạn, thực hiện một task nhỏ trong dự án cá nhân đã “ngâm” từ lâu.
Việc thực hiện những nhiệm vụ nhỏ này giống như một cách giúp bạn sắp xếp lại đầu óc, chúng không quá tốn nhiều năng lượng hay chất xám và có thể phân bổ xem việc nào làm trước, việc nào “có thể chờ”.
Lợi ích khi áp dụng quy tắc 1-3-5
Thứ nhất, việc phân loại công việc từ sớm giúp bạn có cái nhìn khách quan, không còn bị choáng ngợp hay bối rối và không biết bắt đầu từ đâu.
Thứ hai, công việc khó được hoàn thành càng sớm sẽ càng giảm rủi ro chúng tác động tới việc khác ngoài ý muốn. Đồng thời, khi làm việc sớm, nếu có tình huống ngoài ý muốn xuất hiện, bạn có thời gian để kịp xoay sở.
Thứ ba, quy tắc này giúp bạn không bị ôm đồm quá nhiều việc, nhưng cũng không để cho bản thân quá rảnh rang mà bỏ bê công việc.
Thứ tư, đầu ngày thường là thời gian đầu óc tỉnh táo, cơ thể dồi dào năng lượng, ít lo lắng và dễ tập trung hơn. Làm những việc khó đầu ngày có thể giúp bạn có thêm sự tập trung, nâng cao hiệu quả, đồng thời không bị ảnh hưởng do mất năng lượng hay mệt mỏi ở giai đoạn cuối ngày.
Đồng thời hoàn thành việc khó đầu tiên sẽ giúp bạn có tâm lý thoải mái, có thêm dopamin (một trong những hoocmon “vui vẻ” sẽ tiết ra khi bạn tưởng thưởng cho bản thân sau khi hoàn thành tốt công việc) và tinh thần tích cực để xử lý những việc dễ hơn tiếp theo.
Thứ năm, quy tắc này giúp bạn dần hình thành thói quen nói không với sự trì trệ, lười biếng, làm việc theo cảm tính, đợi có chuyện mới xử lý hay nước đến chân mới nhảy. Đồng thời, bạn dần học được cách làm việc khoa học, sắp xếp công việc hợp lý – một điều sẽ mang lại sự tích cực cho cả tinh thần lẫn hiệu quả công việc của bạn.
10+ lưu ý để vận dụng thành công quy tắc 1-3-5
Như vậy, hẳn bạn đã hiểu rõ quy tắc 1-3-5 là gì, sau đây là một vài mẹo hữu ích giúp bạn sử dụng quy tắc này hiệu quả hơn.
- Khi lập danh sách công việc phải làm, hãy cứ để các đầu việc “tuôn trào” xuống, sau đó bạn sẽ lọc lại.
- Rạch ròi giữa việc của hôm nay phải hoàn thành và việc chuẩn bị cho ngày mai.
- Phân chia đều giữa “niềm vui” và “trách nhiệm”, đừng để 5 việc nhỏ của bạn đều bị chiếm giữ bởi công việc. Điều này sẽ khiến bạn nhanh nản chí và chóng kiệt sức.
- Đầu việc nên thật chi tiết (ví dụ: thay vì ôn tập môn Toán, bạn nên ghi rõ: đọc lại lý thuyết, tổng hợp kiến thức 3 chương 11, 12, 13 và làm bài tập).
- Bạn có thể làm danh sách 1-3-5 cho ngày hoặc tuần tùy theo đặc thù, tính chất công việc.
- Nếu công việc của bạn có đặc điểm là thường xuyên có việc chen ngang, hãy dành ra từ 2 đến 3 mục trống trong nhóm 3, nhóm 5 để “trở tay” kịp.
- Nếu có thể, hãy phân thời gian cho từng nhóm: ví dụ nhóm 1 là 3-4 giờ hoặc buổi sáng; nhóm 3 là 1-2 giờ; nhóm 5 là 30 phút – 1 giờ.
- Thử xem những đầu việc nào không nhất thiết bạn cần hoàn thành, thay vào đó có thể uỷ quyền hoặc loại bỏ.
- Nhóm những công việc lặt vặt nhưng chỉ tốn khoảng 30 phút vào 1 đầu việc (ví dụ: dọn phòng, lên thực đơn, trả lời email..) đây là những việc không cần nhiều chất xám nhưng khi hoàn thành vẫn mang lại cho bạn cảm giác năng suất và niềm vui.
- Đừng quá ôm đồm, làm hết danh sách 1-3-5 là bạn đã xong tới 9 việc trong ngày để đạt được tiêu chuẩn.
- Có thể kết hợp danh sách 1-3-5 cùng phương pháp Pomodoro (làm việc ngắt quãng – tập trung làm 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút) để tăng sự tập trung. Lưu ý nên điều chỉnh thời gian này cho phù hợp với đặc thù công việc.
Tạm kết
Với những chia sẻ về cách sắp xếp công việc theo quy tắc 1-3-5, Vieclam24h.vn mong rằng bạn đã bỏ túi thêm một kinh nghiệm quản lý đầu việc hiệu quả. Đừng quên theo dõi Blog Vieclam24h.vn mỗi ngày để biết thêm nhiều tips giúp làm việc năng suất và hiệu quả hơn nhé.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Trở thành bậc thầy quản lý thời gian hiệu quả chỉ trong 3 bước
