Trong một tổ chức, vai trò của administration là trụ cột quan trọng, giúp duy trì sự hoạt động mượt mà và hiệu quả cho mọi hoạt động. Từ quản lý tài nguyên đến hỗ trợ quy trình kinh doanh hàng ngày, administration đóng vai trò không thể phủ nhận. Cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h khám phá lĩnh vực nghề nghiệp liên quan đến administration là gì và các nhiệm vụ chính cần biết.
Administration là gì?
Administration là thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa là quản trị, hành chính. Nó có thể được hiểu như một tập hợp các hoạt động nhằm điều hành, quản lý tổ chức, doanh nghiệp hay một hệ thống.
Administration bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, từ việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối đến việc kiểm soát, đánh giá hoạt động của tổ chức. Mục tiêu chính của administration là đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra.
Administration có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như:
- Quản trị doanh nghiệp: Các hoạt động như quản lý nhân sự, tài chính, marketing, sản xuất,…
- Quản trị nhà nước: Các hoạt động như quản lý các lĩnh vực hành chính, công, tư pháp,…
- Quản trị giáo dục: Quản lý nhà trường, giáo viên, học sinh,…
- Quản trị hệ thống thông tin: Các hoạt động như quản lý mạng máy tính, phần mềm, dữ liệu,…
Các nhiệm vụ chính của administration
Tùy thuộc vào lĩnh vực cụ thể mà administration sẽ có những nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, các nhiệm vụ chính của administration bao gồm:
Lập kế hoạch
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của administration là lập kế hoạch, bao gồm xác định mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của tổ chức, phát triển chiến lược để đạt được những mục tiêu đó và thiết lập phương hướng phát triển cụ thể. Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi sự nắm bắt rõ ràng về tình hình thị trường, sức cạnh tranh, và nhu cầu của khách hàng.
Tổ chức
Nhiệm vụ này bao gồm việc xác định cấu trúc tổ chức, phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho các bộ phận và cá nhân và thiết lập quyền hạn và trách nhiệm. Một tổ chức được quy hoạch cụ thể sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường sự linh hoạt trong hoạt động.
Điều phối
Administration phải phối hợp hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung. Nhiệm vụ này đòi hỏi sự giao tiếp hiệu quả, sự linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết và khả năng giải quyết xung đột. Điều phối hoạt động hiệu quả giữa các bộ phận sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tăng cường khả năng tổ chức hoạt động.
Kiểm soát
Kiểm soát là một phần không thể thiếu của quản lý tổ chức. Administration phải theo dõi và giám sát để đảm bảo rằng mọi hoạt động đều diễn ra theo kế hoạch và đạt được các mục tiêu đề ra. Người quản trị phải theo dõi các chỉ số hiệu suất, đánh giá sự tiến triển và đưa ra biện pháp điều chỉnh khi cần thiết.
Đánh giá
Cuối cùng, administration phải đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức và đề xuất các biện pháp cải tiến. Bạn cần phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu suất và tìm kiếm cơ hội để cải thiện quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc. Đánh giá định kỳ sẽ giúp tổ chức điều chỉnh và phát triển theo thời gian để đáp ứng nhu cầu của thị trường và nâng cao sự cạnh tranh.
Các khái niệm liên quan đến nghề administration
Dưới đây là các khái niệm liên quan đến cụm từ administration:
1. Administrator là gì?
Trong ngữ cảnh tổ chức và quản lý, administrator là người có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của tổ chức hoặc một nhóm nhỏ trong tổ chức. Administrator cũng là thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực công nghệ thông tin (IT). Administrator chịu trách nhiệm quản lý cấu hình và duy trì hệ thống máy tính hoặc mạng máy tính. Công việc của administrator bao gồm việc cài đặt phần mềm, quản lý tài khoản người dùng, giải quyết sự cố kỹ thuật và bảo mật hệ thống.
2. Network Administrator là gì?
Network Administrator là administrator chuyên về quản lý và duy trì các mạng máy tính. Network administrator chịu trách nhiệm cấu hình và quản lý các thiết bị mạng như router, switch và firewall. Họ cũng phải giám sát hiệu suất mạng, xử lý sự cố và triển khai các biện pháp bảo mật để bảo vệ mạng khỏi các mối đe dọa.
3. HR Administration là gì?
HR Administration là một phần của lĩnh vực quản lý nhân sự (HR) liên quan đến việc quản lý và điều hành các hoạt động hành chính liên quan đến nhân sự trong một tổ chức. Các nhiệm vụ của HR administration bao gồm quản lý thông tin nhân viên, xử lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động và thực hiện các chính sách và quy định liên quan đến nhân sự.
Xem thêm: Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cần có của một HR chuyên nghiệp
4. Business Administration là gì?
Business Administration là lĩnh vực nghiên cứu và quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức. Nó bao gồm quản lý chiến lược, tài chính, marketing và quản lý nhân sự. Business administration nhấn mạnh vào việc phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo để đảm bảo sự thành công của tổ chức trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
5. Public Administration là gì?
Public Administration là lĩnh vực nghiên cứu và thực hiện các hoạt động quản lý trong các tổ chức và cơ quan hành chính công. Nó tập trung vào việc phát triển và thực thi chính sách công, quản lý tài nguyên công và cung cấp dịch vụ công cho cộng đồng. Các chuyên gia trong lĩnh vực public administration thường làm việc cho các cơ quan chính phủ, tổ chức phi chính phủ hoặc các tổ chức quốc tế.
6. Administration Manager là gì?
Administration Manager là vị trí quản lý trong một tổ chức, có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động hành chính và quản trị. Administration Manager thường chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự hành chính, quản lý văn phòng, quản lý thông tin, và các nhiệm vụ quản lý khác liên quan đến hoạt động hàng ngày. Đôi khi, vị trí này cũng có thể được gọi là Office Manager hoặc Operations Manager.
Các kỹ năng cần có của administration là gì
Người làm việc trong lĩnh vực administration cần phải sở hữu một loạt các kỹ năng để có thể hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với người làm administration. Bạn cần phải có khả năng truyền đạt thông điệp rõ ràng và dễ hiểu, cũng như lắng nghe và hiểu ý kiến của người khác vì phải làm việc với rất nhiều các phòng ban liên quan.
Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian là kỹ năng cần thiết để có thể sắp xếp ưu tiên và hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian quy định. Người làm administration thường phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ đồng thời, do đó, khả năng quản lý thời gian là điều rất quan trọng.
Kỹ năng tổ chức: Người làm administration cần phải có khả năng tổ chức công việc của họ cũng như sắp xếp các tài liệu, thông tin và tài nguyên khác. Việc tổ chức tốt giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và tránh những rủi ro không cần thiết.
Kiến thức về công nghệ thông tin: Mặc dù không phải tất cả các vị trí trong administration đòi hỏi kiến thức về công nghệ thông tin, nhưng có hiểu biết cơ bản về các công cụ và hệ thống công nghệ thông tin có thể giúp bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bạn cần sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và các công cụ quản lý dự án.
Kỹ năng làm việc nhóm: Trong một tổ chức, administration thường phải làm việc cùng với các bộ phận khác và đồng nghiệp. Do đó, kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng để có thể hợp tác và tương tác với những người khác.
Kỹ năng lãnh đạo: Trong một số trường hợp, người làm administration có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo. Điều này đòi hỏi khả năng định hình và hướng dẫn nhóm làm việc, đưa ra quyết định và giải quyết xung đột một cách hiệu quả.
Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề giúp xác định vấn đề, tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp phù hợp. Người làm administration cần phải có khả năng suy luận logic và tư duy phản biện để giải quyết các vấn đề hàng ngày trong công việc.
Thu nhập công việc Administration có cao không?
Ở Việt Nam, mức thu nhập cho các công việc administration cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, cấp bậc, kích thước và ngành nghề của tổ chức, cũng như địa điểm làm việc và kinh nghiệm của người làm việc. Dưới đây là một ước lượng về mức thu nhập trung bình cho các vị trí phổ biến trong lĩnh vực administration tại Việt Nam:
Trợ lý hành chính (Administrative Assistant)
Mức lương trung bình cho trợ lý hành chính ở Việt Nam có thể dao động từ khoảng 6 triệu đến 10 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào khu vực và quy mô của tổ chức.
Quản lý hành chính (Administrative Manager/Supervisor)
Các quản lý hành chính ở Việt Nam có thể mong đợi mức thu nhập trung bình từ khoảng 10 triệu đến 20 triệu đồng mỗi tháng, với mức lương cao hơn cho các vị trí cấp cao và trong các tổ chức lớn hơn.
Quản lý nhân sự (HR Manager)
Trong lĩnh vực quản lý nhân sự, mức lương cho quản lý nhân sự có thể từ khoảng 12 triệu đến 25 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào cấp bậc và quy mô của tổ chức.
Quản lý hoạt động (Operations Manager/Director)
Các quản lý hoạt động hoặc giám đốc có thể có thu nhập từ khoảng 15 triệu đến hơn 30 triệu đồng mỗi tháng, với các mức lương cao hơn thường áp dụng cho các vị trí cấp cao hơn và trong các tổ chức lớn hơn.
Quản lý kinh doanh (Business Manager/Director)
Mức thu nhập cho các quản lý kinh doanh hoặc giám đốc kinh doanh ở Việt Nam có thể từ khoảng 15 triệu đến hơn 40 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào vị trí và ngành nghề của doanh nghiệp.
Các con số thu nhập trên chỉ là ước lượng và có thể biến động tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Bạn cần trao đổi kỹ càng với nhà tuyển dụng để biết về mức lương trước khi quyết định ứng tuyển.
Kết luận
Administration là một lĩnh vực quan trọng trong mọi tổ chức. Để thành công trong lĩnh vực administration, bạn cần trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết. Mong rằng qua bài viết trên bạn đã hiểu administration là gì và các thuật ngữ liên quan. Chúc bạn sẽ thành công trong lĩnh vực này.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn hiện đã có tính năng tạo CV cực đơn giản với hàng ngàn mẫu CV ấn tượng, đầy đủ thông tin giúp bạn dễ dàng ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng trong lần gặp đầu tiên. Truy cập ngay để thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước nhé.
Xem thêm: Director là gì? Những tố chất nào sẽ giúp bạn vươn đến vị trí director?
