Trong mỗi tổ chức, vai trò của thư ký không chỉ là vị trí công việc, mà còn là người đảm bảo các hoạt động văn phòng diễn ra mượt mà và hiệu quả. Từ việc quản lý thời gian, tổ chức thông tin đến việc giao tiếp và giải quyết vấn đề, vai trò của thư ký đòi hỏi một loạt các kỹ năng đa dạng và linh hoạt. Trong bài viết này, hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h khám phá sâu hơn về công việc của thư ký là gì bao gồm các nhiệm vụ chính, kỹ năng cần có và mức lương tham khảo.
Thư ký là gì?
Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Họ đảm nhận nhiều nhiệm vụ đa dạng, từ xử lý công việc hành chính, sắp xếp lịch trình, tổ chức cuộc họp, cho đến soạn thảo văn bản, tiếp khách và hỗ trợ cấp trên.
Thư ký là một vị trí quan trọng trong môi trường văn phòng, thường được coi là “trụ cột” đảm bảo sự tổ chức và hiệu suất. Vai trò của thư ký rất đa dạng và bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau, nhưng mục tiêu chung là trợ giúp các quản lý cấp cao sắp xếp công việc và đảm bảo các hoạt động văn phòng diễn ra mượt mà và hiệu quả.
Các nhiệm vụ chính của thư ký là gì?
Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm:
Hỗ trợ công việc hành chính
Quản lý hồ sơ, tài liệu:
Thu thập, phân loại, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.
Tra cứu, cung cấp hồ sơ, tài liệu khi cần thiết.
Soạn thảo văn bản:
Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của cấp trên.
Kiểm tra, chỉnh sửa văn bản trước khi gửi đi.
Lưu trữ văn bản theo quy định.
Lên lịch trình, sắp xếp cuộc họp:
Lên lịch trình công việc cho cấp trên.
Sắp xếp các cuộc họp, hội nghị.
Thông báo lịch họp, hội nghị cho các bên liên quan.
Tiếp khách:
Tiếp đón khách hàng, đối tác đến công ty.
Giới thiệu khách hàng, đối tác gặp cấp trên.
Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, đối tác.
Xử lý thư từ, email:
Nhận, phân loại thư từ, email.
Soạn thảo, gửi thư từ, email.
Lưu trữ thư từ, email theo quy định.
Đặt vé máy bay, khách sạn:
Đặt vé máy bay, khách sạn cho cấp trên và các nhân viên khác.
Xác nhận thông tin đặt vé, khách sạn.
Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến việc đặt vé, khách sạn.
Hỗ trợ các công việc văn phòng khác
Photocopy, in ấn tài liệu.
Dọn dẹp, vệ sinh văn phòng.
Hỗ trợ các công việc khác theo yêu cầu.
Hỗ trợ cấp trên
Lên lịch trình, sắp xếp công việc cho cấp trên:
Lên lịch trình công việc cho cấp trên.
Sắp xếp các cuộc họp, hội nghị.
Thông báo lịch họp, hội nghị cho các bên liên quan.
Thu thập thông tin, báo cáo cho cấp trên:
Thu thập thông tin theo yêu cầu của cấp trên.
Báo cáo tình hình công việc.
Soạn thảo báo cáo theo yêu cầu.
Hỗ trợ các buổi họp, hội nghị:
Chuẩn bị tài liệu cho các buổi họp, hội nghị.
Ghi chép biên bản cuộc họp
Hỗ trợ cấp trên trong các buổi thuyết trình.
Giải quyết các vấn đề phát sinh:
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc.
Báo cáo cho cấp trên các vấn đề quan trọng.
Đề xuất giải pháp cho các vấn đề phát sinh.
Nhiệm vụ của thư ký có thể thay đổi tùy thuộc vào vị trí công việc và yêu cầu của công ty.
Các kỹ năng thư ký cần có để phát triển trong sự nghiệp
Các kỹ năng cần có của một thư ký là gì? Các kỹ năng này bao gồm cả kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn. Với mong muốn thăng tiến và phát triển trong sự nghiệp, những người làm thư ký cần đáp ứng được những kỹ năng cơ bản dưới đây:
Kỹ năng tổ chức
Quản lý thời gian: Khả năng quản lý lịch trình, ưu tiên công việc và hoàn thành đúng thời hạn.
Tổ chức thông tin: Khả năng tổ chức tài liệu, hồ sơ và thông tin logic và dễ tìm kiếm.
Chi tiết và tỉ mỉ: Sự chú ý đến chi tiết giúp tránh sai sót và đảm bảo công việc được hoàn thành chính xác.
Kỹ năng giao tiếp
- Giao tiếp bằng văn bản: Khả năng viết email, thư từ và báo cáo rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Giao tiếp trực tiếp: Khả năng trò chuyện và giao tiếp với cấp trên và các phòng ban khác, đối tác bên ngoài tự tin và đúng trọng tâm.
- Lắng nghe: Khả năng lắng nghe và hiểu rõ yêu cầu của các bên liên quan.
- Ngoại ngữ: Có khả năng giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác.
Kỹ năng tin học văn phòng
- Sử dụng phần mềm văn phòng: Sử dụng thành thạo các công cụ như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) hoặc Google Workspace.
- Quản lý email: Hiểu biết về cách sử dụng hệ thống email, lọc và phân loại thư từ.
- Kỹ năng nhập liệu: Khả năng nhập liệu nhanh chóng và chính xác trên máy tính.
Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt trong Excel mà dân văn phòng nào cũng cần biết
Kỹ năng quản lý stress
- Linh hoạt: Khả năng làm việc dưới áp lực và thích ứng với các tình huống không mong muốn.
- Tự quản lý: Khả năng tự quản lý công việc và stress để duy trì hiệu suất làm việc.
- Giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý vấn đề và tìm kiếm giải pháp khi gặp khó khăn.
Kỹ năng mềm
- Tính trung thực và đạo đức, giữ bí mật với thông tin kinh doanh của công ty.
- Tinh thần đồng đội: Khả năng làm việc trong nhóm và hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết.
- Kiên nhẫn: Khả năng kiên nhẫn khi xử lý các tình huống khó khăn và khách hàng khó tính.
Sự kết hợp giữa kỹ năng mềm và cứng thành thục là chìa khóa để thư ký thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình trong môi trường văn phòng.
Làm thư ký học ngành gì?
Thực tế, có nhiều ngành học đều có thể cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký. Dưới đây là một số ngành học phổ biến mà bạn có thể xem xét thi ứng tuyển nếu đây là công việc mơ ước của bạn
Quản trị kinh doanh:
- Ngành quản trị kinh doanh cung cấp kiến thức về quản lý tổ chức, quản lý thời gian và giao tiếp doanh nghiệp.
- Các môn học thường bao gồm quản trị tài chính, quản lý nhân sự, kinh doanh quốc tế và quản trị dự án.
Xem thêm: Học quản trị kinh doanh ra làm gì? Điểm danh trường đào tạo quản trị kinh doanh
Hành chính văn phòng:
- Ngành hành chính văn phòng tập trung vào việc phát triển kỹ năng tổ chức, giao tiếp và quản lý thông tin trong môi trường văn phòng.
- Các môn học có thể bao gồm quản lý văn phòng, giao tiếp kinh doanh và kỹ năng văn phòng.
Ngôn ngữ hoặc Văn học:
- Nếu bạn quan tâm đến viết và giao tiếp, ngành học trong lĩnh vực ngôn ngữ như Anh, Pháp, Trung, Nhật,… hoặc văn học có thể cung cấp cho bạn kỹ năng viết và biểu đạt tốt.
- Theo học các ngôn ngữ khác tạo điều kiện cho bạn làm việc ở các doanh nghiệp nước ngoài.
Tài chính hoặc kế toán:
- Ngành tài chính hoặc kế toán cung cấp kiến thức về quản lý số liệu, xử lý tài liệu tài chính và kỹ năng tính toán.
- Các môn học có thể bao gồm kế toán tài chính, quản lý tài chính và kiểm toán, rất phù hợp nếu bạn muốn quản lý sổ sách văn phòng sau này.
Các trường đại học, cao đẳng bạn có thể tham khảo:
- Đại học Công Nghiệp Hà Nội
- Đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn – Đại Học Quốc Gia Hà Nội
- Đại học Nội vụ
- Đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn – Đại Học Quốc Gia TP.HCM
- Đại học Sài Gòn
- Học Viện Hành Chính Quốc Gia
- Cao đẳng Công thương Việt Nam
Ngoài ra, việc học các khóa huấn luyện hoặc chứng chỉ về quản lý văn phòng, kỹ năng tổ chức và giao tiếp cũng có thể là một lựa chọn tốt để phát triển kỹ năng cần thiết cho vai trò thư ký. Điều quan trọng là bạn không chỉ học về kiến thức lý thuyết mà còn phát triển kỹ năng thực hành thông qua trải nghiệm thực tế hoặc thực tập trong môi trường văn phòng.
Lương thư ký bao nhiêu, có cao không?
Mức lương công việc thư ký phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Kinh nghiệm làm việc: Thư ký có kinh nghiệm làm việc lâu năm sẽ có mức lương cao hơn so với thư ký mới vào nghề.
- Kỹ năng và kiến thức: Thư ký có kỹ năng và kiến thức chuyên môn cao sẽ có mức lương cao hơn.
- Vị trí công việc: Thư ký tổng giám đốc sẽ có mức lương cao hơn so với thư ký văn phòng hoặc thư ký phòng ban.
- Quy mô công ty: Thư ký làm việc tại các công ty lớn, tập đoàn đa quốc gia sẽ có mức lương cao hơn so với thư ký làm việc tại các công ty nhỏ.
- Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh cũng ảnh hưởng đến mức lương của thư ký. Ví dụ, thư ký làm việc trong ngành tài chính, ngân hàng sẽ có mức lương cao hơn so với thư ký làm việc trong ngành giáo dục, y tế.
| Kinh nghiệm | Mức lương trung bình (triệu đồng/tháng) | Mức lương thấp nhất (triệu đồng/tháng) | Mức lương cao nhất (triệu đồng/tháng) |
|---|---|---|---|
| Dưới 1 năm | 5 – 7 | 4 | 8 |
| 1 – 3 năm | 7 – 10 | 5 | 12 |
| 3 – 5 năm | 10 – 13 | 7 | 15 |
| Trên 5 năm | 13 – 16 | 9 | 18 |
Lưu ý đây chỉ là mức lương tham khảo, các bạn ứng tuyển công việc nên hỏi kỹ nhà tuyển dụng để biết lương chính xác.
Với những thông tin trên, hy vọng bạn đã hiểu thư ký là gì gì và có cái nhìn tổng quan về nghề, có thể tự tin định hướng con đường sự nghiệp. Hãy cùng bắt đầu hành trình khám phá bí quyết chinh phục thành công nghề thư ký ngay hôm nay. Vieclam24h.vn chúc bạn sẽ sớm đạt được ước mơ.
_170295172452.jpg?v=220513)
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn hiện đã có tính năng tạo CV cực đơn giản với hàng ngàn mẫu CV ấn tượng, đầy đủ thông tin giúp bạn dễ dàng ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng trong lần gặp đầu tiên. Truy cập ngay để thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước nhé.
Xem thêm: Assistant Manager là gì? 5 kỹ năng để đạt được vị trí dưới một người, trên vạn người
