Trong hành trình tìm kiếm việc làm, nhận được lời mời phỏng vấn không đồng nghĩa với việc lúc nào bạn cũng nhận được cơ hội phù hợp. Đôi khi, vì nhiều lý do khác nhau, bạn cần phải từ chối một lời mời phỏng vấn. Tuy nhiên, việc này cần được thực hiện một cách khéo léo và tinh tế để duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn top 10+ mẫu thư từ chối phỏng vấn và cách từ chối phỏng vấn qua tin nhắn hiệu quả, giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng. Khám phá ngay!
1. Thư từ chối phỏng vấn là gì? Những lý do khiến bạn quyết định từ chối lời mời phỏng vấn?
Thư từ chối phỏng vấn (hay còn gọi là email từ chối phỏng vấn) là một văn bản chính thức mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng với mục đích thông báo về việc từ chối lời mời phỏng vấn đã được sắp xếp trước đó. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng và giúp ứng viên duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai.
Thư từ chối phỏng vấn không chỉ khẳng định ứng viên quyết định không tiếp tục theo đuổi cơ hội nghề nghiệp tại công ty ứng tuyển, mà còn giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và có thể tập trung vào các ứng viên khác. Đây là một bước đi cần thiết trong quá trình tuyển dụng, giúp cả hai bên tối ưu hoá các bước.
Mặc dù, nhiều ứng viên thường cảm thấy e ngại khi từ chối lời mời phỏng vấn. Bởi lẽ, họ từng là người đã chủ động gửi đơn ứng tuyển. Nhưng, cách từ chối phỏng vấn khéo léo sẽ giúp các ứng viên làm hài lòng nhà tuyển dụng nếu có những lý do chính đáng đi kèm.
Dưới đây là một số lý do phổ biến mà ứng viên có thể cân nhắc khi quyết định không tham gia phỏng vấn:
- Nhận được lời mời làm việc tốt hơn: Nếu bạn đã nhận được lời mời làm việc từ một công ty khác mà bạn cảm thấy phù hợp hơn với kỹ năng, sở thích và mục tiêu nghề nghiệp của mình, việc từ chối lời mời phỏng vấn là một lựa chọn hợp lý.
- Thay đổi trong cuộc sống cá nhân: Đôi khi, cuộc sống cá nhân có thể xảy ra những thay đổi bất ngờ, như chuyển nhà, thay đổi tình trạng gia đình, hay các vấn đề sức khỏe, khiến bạn không có khả năng tìm kiếm việc làm ngay lúc này.
- Sự không tương thích với giá trị công ty: sau khi tìm hiểu kỹ về công ty, bạn nhận ra rằng giá trị và mục tiêu của bạn không phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của công ty, từ chối lời mời phỏng vấn là cách tốt nhất để bạn bảo vệ các nguyên tắc và định hướng cá nhân của mình.
- Lo ngại về tình hình tài chính của công ty: Nếu bạn phát hiện ra rằng công ty đang gặp khó khăn về tài chính hoặc có dấu hiệu bất ổn, việc từ chối lời mời phỏng vấn có thể giúp bạn tránh những rủi ro không đáng có trong sự nghiệp.
- Đánh giá môi trường làm việc: Nếu bạn đã tham khảo ý kiến từ những nhân viên cũ và nhận thấy rằng môi trường làm việc không lành mạnh hoặc có nhiều bất cập, từ chối phỏng vấn là cách để bạn bảo vệ sức khỏe tinh thần của mình.
- Thiếu hứng thú sau các vòng phỏng vấn: Nếu bạn đã tham gia một hoặc hai vòng phỏng vấn nhưng cảm thấy thiếu hứng thú với công việc hoặc không thấy phù hợp với văn hóa công ty, từ chối cơ hội này là một quyết định chính đáng.
2. Các nội dung quan trọng cần có trong email từ chối phỏng vấn
2.1 Tiêu đề email từ chối phỏng vấn
Khi từ chối lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, ứng viên nên trả lời email bằng cách sử dụng tiêu đề của thông báo mời phỏng vấn mà họ đã gửi. Cách này giúp người phụ trách dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin.
Ngoài ra, bạn có thể thêm cụm từ “Từ chối phỏng vấn” ở đầu tiêu đề email phản hồi, ví dụ: “Từ chối phỏng vấn – [Tên vị trí]”. Điều này giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nhận ra nội dung và thể hiện sự chuyên nghiệp. Cách giao tiếp rõ ràng và lịch sự sẽ để lại ấn tượng tích cực và mở ra cơ hội trong tương lai.
2.2 Lời chào mở đầu thư
Phần mở đầu của email từ chối phỏng vấn nên sử dụng cụm từ “Kính gửi:” theo sau là tên người trực tiếp gửi lời mời phỏng vấn và chức danh công việc của họ. Thông tin này thường được tìm thấy trong chữ ký ở cuối email mời phỏng vấn.
Việc sử dụng cách xưng hô trang trọng này thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận và tạo ấn tượng tích cực về tính chuyên nghiệp của bạn trong giao tiếp. Điều này sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng, đồng thời thể hiện rằng bạn nghiêm túc trong mọi tương tác liên quan đến quá trình tuyển dụng.
2.3 Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng
Quá trình lựa chọn ứng viên vào danh sách phỏng vấn là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức từ phía nhà tuyển dụng, bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau từ việc sàng lọc hồ sơ đến gửi lịch phỏng vấn. Chính vì vậy, khi từ chối lời mời phỏng vấn, bạn không nên quên gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng.
Việc bày tỏ lòng biết ơn thể hiện sự tôn trọng và giúp ứng viên xây dựng hình ảnh tích cực trong mắt nhà tuyển dụng. Một lời cảm ơn ngắn gọn nhưng chân thành có thể tạo ấn tượng tốt, giữ mối quan hệ tốt đẹp cho những cơ hội hợp tác trong tương lai. Hãy nhớ rằng, sự lịch thiệp và tôn trọng trong giao tiếp mở ra nhiều cánh cửa mới trong sự nghiệp.
>>> Xem thêm: Top 10 mẫu thư cảm ơn sau phỏng vấn ấn tượng, thu hút nhất hiện nay.
2.4 Xác nhận việc từ chối tham dự phỏng vấn
Mục đích chính khi gửi email từ chối phỏng vấn là thông báo rõ ràng quyết định tới nhà tuyển dụng. Vì người đọc thường rất bận rộn và không có nhiều thời gian, ứng viên nên viết nội dung một cách ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề.
Hãy bắt đầu với lý do từ chối một cách rõ ràng và kết thúc bằng lời cảm ơn. Việc truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin.
2.5 Gửi lời chúc
Một lời chúc tốt đẹp gửi đến công ty trong email từ chối phỏng vấn có thể giúp giảm bớt phần nào sự thất vọng của nhà tuyển dụng đồng thời thể hiện sự lịch sự và cho thấy bạn trân trọng cơ hội mà họ đã dành cho bạn. Chẳng hạn như bạn có thể viết: “Chúc công ty ngày càng phát triển và gặt hái nhiều thành công trong tương lai”.
2.6 Kết thúc email một cách trang trọng
Một email từ chối phỏng vấn hoàn chỉnh cần phải bao gồm phần kết thúc rõ ràng, trong đó có lời chào lịch sự, họ tên đầy đủ của bạn cùng với thông tin liên lạc cá nhân. Việc này tạo nên sự chuyên nghiệp cho bức thư.
3. Một số điều cần lưu ý quan trọng khi từ chối phỏng vấn không làm mất lòng nhà tuyển dụng
3.1 Đảm bảo chắc chắn với quyết định từ chối
Nếu bạn đã trải qua một vòng phỏng vấn trước đó hoặc đọc những đánh giá không tích cực trên mạng xã hội. thì bạn có thể hình thành những ấn tượng sai lầm về công ty. Tuy nhiên, hãy kiên nhẫn và đánh giá một cách khách quan hơn, bởi thực tế có thể không giống như những gì bạn đã nghe hoặc thấy.
Ngoài ra, cần nhớ rằng lời mời phỏng vấn không đồng nghĩa với việc bạn đã nhận được việc . Tham gia phỏng vấn là cơ hội quý giá để bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp và phỏng vấn của mình, bất kể bạn có chắc chắn về vị trí hoặc công ty hay không.
3.2 Giữ thái độ lịch sự, nhã nhặn
Dù bạn không còn quan tâm đến vị trí việc làm hiện tại, vẫn có khả năng gặp được những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn hơn với công ty mà bạn đã ứng tuyển trong tương lai. Vì vậy, điều quan trọng là bạn nên duy trì thái độ lịch sự và chuyên nghiệp trong mọi giao tiếp với nhà tuyển dụng.
Để thể hiện sự tôn trọng và thiện chí, bạn nên giữ lại ấn tượng tích cực về bản thân và mở ra cánh cửa cho những cơ hội hợp tác sau này. Việc này giúp ứng viên xây dựng mối quan hệ với công ty, tạo tiền đề cho những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn hơn. Đồng thời, thái độ chuyên nghiệp sẽ khẳng định giá trị cá nhân, khiến nhà tuyển dụng dễ dàng cân nhắc bạn cho những vị trí phù hợp sau này.
3.3 Tránh đi quá sâu vào lý do từ chối
Dù bạn chọn gửi email hay gọi điện để từ chối phỏng vấn, sự đơn giản, chân thành và ngắn gọn là yếu tố quan trọng nhất. Bạn không cần phải cung cấp lý do chi tiết nào cho quyết định của mình. Việc viện dẫn lý do có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có, khiến bạn bị coi là thô lỗ hoặc thiếu quyết đoán, từ đó ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn.
Thay vào đó, hãy tập trung vào việc truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và tôn trọng. Một lời từ chối lịch sự sẽ không chỉ giúp bạn lưu lại hình ảnh tích cực mà còn tạo điều kiện cho những cơ hội trong tương lai. Thể hiện sự chuyên nghiệp ngay cả trong tình huống từ chối cũng là cách khẳng định giá trị bản thân và duy trì mối quan hệ tốt với công ty.
3.4 Từ chối càng sớm càng tốt
Mặc dù việc đưa ra quyết định có thể cần thời gian để bạn suy nghĩ kỹ lưỡng, nhưng bạn nên thông báo cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt.
Điều này giúp nhà tuyển dụng sắp xếp lại kế hoạch phỏng vấn. Thông báo sớm còn cho thấy bạn là một ứng viên chuyên nghiệp, có tinh thần trách nhiệm và đáng tin cậy. Hành động này có thể để lại ấn tượng tốt đẹp, mở ra khả năng hợp tác trong tương lai, cho dù quyết định của bạn là gì.
3.5 Gợi ý ứng viên phù hợp nếu có thể
Một cách hiệu quả để “ghi điểm” với nhà tuyển dụng khi bạn quyết định từ chối phỏng vấn là đề xuất một ứng viên khác có khả năng phù hợp hơn. Hành động này cho thấy sự quan tâm chân thành của bạn đối với công ty và giúp nhà tuyển dụng có thêm lựa chọn trong quá trình tìm kiếm nhân sự.
Tuy nhiên, trước khi giới thiệu, bạn nên thảo luận với ứng viên đó để đảm bảo rằng họ đồng ý và sẵn sàng cho cơ hội này. Một đề xuất chất lượng sẽ giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, cho thấy bạn không chỉ suy nghĩ đến bản thân mà còn quan tâm đến sự phát triển của công ty. Điều này có thể xây dựng lòng tin và gia tăng khả năng bạn được cân nhắc cho những cơ hội khác trong tương lai.
4. Các mẫu mail từ chối phỏng vấn khéo léo, lịch sự
4.1. Mẫu mail lý do chung chung
Mẫu mail lý do chung chung.docx
4.2. Mẫu mail lý do cụ thể
Dưới đây là một số mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn, email từ chối phỏng vấn. Các mẫu cụ thể theo từng lý do từ chối phỏng vấn.
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 1: Từ chối vì không thấy phù hợp
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 1_ Từ chối vì không thấy phù hợp.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 2: Từ chối kèm gợi ý ứng viên mới
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 2_ Từ chối kèm gợi ý ứng viên mới.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 3: Từ chối vào phút chót
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 3_ Từ chối vào phút chót.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 4: Từ chối vì đã có lựa chọn khác
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 4_ Từ chối vì đã có lựa chọn khác.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 5: Từ chối phỏng vấn vòng tiếp theo
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 5_ Từ chối phỏng vấn vòng tiếp theo.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 6: Từ chối vì lý do cá nhân
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 6_ Từ chối vì lý do cá nhân.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 7: Từ chối vì thay đổi kế hoạch công việc
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 7_ Từ chối vì thay đổi kế hoạch công việc.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 8: Từ chối do công việc đột xuất
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 8_ Từ chối do công việc đột xuất.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 9: Từ chối vì chuyển chỗ ở
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 9_ Từ chối vì chuyển chỗ ở.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 10: Từ chối do lịch trình cá nhân thay đổi
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 10_ Từ chối do lịch trình cá nhân thay đổi.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 11: Từ chối vì lý do sức khỏe
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 11_ Từ chối vì lý do sức khỏe.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 12: Từ chối vì chưa sẵn sàng phỏng vấn ở thời điểm này
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 12_ Từ chối vì chưa sẵn sàng phỏng vấn ở thời điểm này.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 13: Từ chối vì không có nhu cầu cho vị trí được mời phỏng vấn
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 13_ Từ chối vì không có nhu cầu cho vị trí được mời phỏng vấn.docx
Mẫu từ chối phỏng vấn số 14: Từ chối sau khi đã nhận lời
Mẫu từ chối phỏng vấn số 14_ Từ chối sau khi đã nhận lời.docx
4.3 Viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
Dưới đây là một số mẫu thư từ chối phỏng vấn và viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng anh:
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 1 bằng tiếng Anh: Từ chối vì không thấy phù hợp
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 1 bằng tiếng Anh_ Từ chối vì không thấy phù hợp.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 2 bằng tiếng Anh: Từ chối kèm gợi ý ứng viên mới
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 2 bằng tiếng Anh_ Từ chối kèm gợi ý ứng viên mới.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 3 bằng tiếng Anh: Từ chối vào phút chót
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 3 bằng tiếng Anh_ Từ chối vào phút chót.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 4 bằng tiếng Anh: Từ chối vì đã có lựa chọn khác
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 4 bằng tiếng Anh_ Từ chối vì đã có lựa chọn khác.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 5 bằng tiếng Anh: Từ chối phỏng vấn vòng tiếp theo
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 5 bằng tiếng Anh_ Từ chối phỏng vấn vòng tiếp theo.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 6 bằng tiếng Anh: Từ chối vì lý do cá nhân
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 6 bằng tiếng Anh_ Từ chối vì lý do cá nhân.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 7 bằng tiếng Anh: Từ chối vì thay đổi kế hoạch công việc
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 7 bằng tiếng Anh_ Từ chối vì thay đổi kế hoạch công việc.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 8 bằng tiếng Anh: Từ chối do công việc đột xuất
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 8 bằng tiếng Anh_ Từ chối do công việc đột xuất.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 9 bằng tiếng Anh: Từ chối vì chuyển chỗ ở
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 9 bằng tiếng Anh_ Từ chối vì chuyển chỗ ở.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 10 bằng tiếng Anh: Từ chối do lịch trình cá nhân thay đổi
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 10 bằng tiếng Anh_ Từ chối do lịch trình cá nhân thay đổi.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 11 bằng tiếng Anh: Từ chối vì lý do sức khỏe
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 11 bằng tiếng Anh_ Từ chối vì lý do sức khỏe.docx
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 12 bằng tiếng Anh: Từ chối vì chưa sẵn sàng phỏng vấn ở thời điểm này
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 13 bằng tiếng Anh: Từ chối vì không có nhu cầu cho vị trí được mời phỏng vấn
Mẫu từ chối phỏng vấn số 14 bằng tiếng Anh: Từ chối sau khi đã nhận lời
Mẫu từ chối phỏng vấn số 14 bằng tiếng Anh_ Từ chối sau khi đã nhận lời.docx
Qua bài viết này, Việc Làm 24h hy vọng người đọc sẽ tìm thấy những mẫu thư từ chối phỏng vấn và cách từ chối phỏng vấn qua email khéo léo và tinh tế. Điều này giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Hãy nhớ rằng, cách bạn từ chối cũng có thể để lại ấn tượng tích cực, mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.
Bên cạnh đó, Vieclam24h.vn cung cấp công cụ tạo CV online với hàng trăm mẫu CV hoàn toàn miễn phí. Ngoài nội dung đúng chuẩn dựa theo vị trí công việc và lĩnh vực ứng tuyển, các bạn có thể thỏa sức sáng tạo CV cá nhân với chức năng tùy chỉnh màu sắc, nội dung, bố cục,… để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.
Xem thêm: Cái giá phải trả cho những lời nói dối trong CV khi phỏng vấn xin việc
