Dù bạn là người mới bắt đầu hay có kinh nghiệm sử dụng Email, việc hiểu rõ các thuật ngữ và ký hiệu thường gặp trong Email rất quan trọng. Có thể bạn đã từng thấy qua ATTN nhưng chưa rõ ATTN là gì? Hãy cùng Nghề Nghiệp Việc Làm 24h tìm hiểu và khám phá qua bài viết dưới đây nhé!
ATTN là gì?
ATTN là viết tắt của từ “Attention” trong tiếng Anh, có nghĩa là “Chú ý đến” hoặc “Lưu ý đến”. Trong email, ATTN thường được sử dụng để chỉ định rõ người hoặc nhóm mà bạn muốn thu hút sự chú ý đối với nội dung cụ thể.
Trong công việc, ATTN trong Email hoặc tài liệu làm việc còn được hiểu là “To” – tức là gửi đến ai đó, nhằm thể hiện sự tôn trọng dành cho người nhận.
Những trường hợp cần dùng đến ATTN là gì?
1. ATTN trong Email
Trong công việc, việc sử dụng ATTN trong Email là cách hiệu quả để thu hút sự chú ý của người nhận và đảm bảo thông điệp được đọc và xử lý chính xác. Attention thường được biểu thị dưới dạng “To” và “Cc”. Trong đó, “To” là tên người nhận chính (người mà bạn muốn nhận phản hồi) và “Cc” là các địa chỉ Email nhận kèm theo hoặc là các địa chỉ phụ, những người nhận liên quan.
Một số trường hợp phổ biến nên sử dụng ATTN trong Email:
- Gửi Email qua địa chỉ chung: Khi không có địa chỉ Email của người nhận, bạn có thể gửi Email qua một địa chỉ Email chung và sử dụng “ATTN” để chỉ rõ người cần nhận thông điệp. Ví dụ: “ATTN: Phòng Kế Toán – Invoice #12345”.
- Yêu cầu phản hồi nhanh: Khi cần một người phản hồi nhanh, việc sử dụng ATTN là vô cùng cần thiết. Ví dụ: “ATTN: Anh Nguyễn Văn A – Cập nhật thời gian dự án” để Nguyễn Văn A phản hồi Email kịp thời.
- Chuyển tiếp thông tin: Khi chuyển tiếp Email chứa thông tin quan trọng hoặc cần xử lý từ một đồng nghiệp khác, bạn có thể sử dụng ATTN để chỉ định người đó chú ý đến nội dung này. Ví dụ: “ATTN: Bộ phận kinh doanh” để bộ phận kinh doanh biết rằng Email này liên quan đến họ.
- Phân công nhiệm vụ: Khi gửi email để phân công nhiệm vụ, ATTN giúp xác định người chịu trách nhiệm rõ ràng. Ví dụ: “ATTN: Project Manager” để quản lý dự án biết rằng nhiệm vụ này là của họ.
- Thông báo quan trọng đến nhiều người: Khi có thông báo khẩn cấp, cần được truyền đạt ngay lập tức, sử dụng ATTN giúp đảm bảo thông báo không bị bỏ sót. Ví dụ: “ATTN: Tất cả nhân viên Công ty ABC – Thông báo đóng cửa văn phòng”.
2. Thư truyền thống
Trong thư truyền thống, ATTN thường được sử dụng 2 lần để đảm bảo thư đến đúng người nhận và giúp quá trình chuyển phát diễn ra suôn sẻ. Trên phong bì thư gửi đến công ty hoặc tổ chức, bạn có thể ghi ATTN để chỉ rõ người hoặc bộ phận nhận thư.
Ví dụ: Công Ty ABC
ATTN: Phòng Nhân Sự
123 Đường ABC, Quận 1
Thành phố Hồ Chí Minh
Sau khi mở bì thư, người nhận sẽ thấy ATTN xuất hiện lần thứ 2 ở phần đầu nội dung bức thư để xác định rõ ràng thư này dành cho ai ngay khi nội dung được đọc. Thông tin tên và địa chỉ người nhận rất quan trọng để tránh các sai sót có thể gây ảnh hưởng đến quá trình chuyển phát hoặc thậm chí thất lạc thư.
3. Thư xin việc
Trong các đơn xin việc, đặc biệt là những đơn viết bằng tiếng Anh, bạn có thể sử dụng ATTN để chỉ rõ người hoặc bộ phận tuyển dụng. Nhờ đó, thể hiện sự trân trọng, chỉnh chu và giúp thư xin việc của bạn nổi bật, thu hút sự chú ý của người nhận.
ATTN thường xuất hiện ở đầu bức thư nằm ở góc trái, thường đi kèm với tên công ty, bộ phận hoặc tên nhà tuyển dụng. Ví dụ: “ATTN: Bộ phận tuyển dụng Công ty XYZ”.
Xem thêm: Cách viết tiêu đề email xin việc thu hút nhà tuyển dụng
4. Tài liệu nội bộ
Trong các tài liệu, báo cáo hoặc thông báo nội bộ, ATTN có thể được sử dụng để chỉ định cá nhân cụ thể cần xem xét hoặc phê duyệt nội dung. Nhờ đó, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong công việc.
Xem thêm: Lưu hành nội bộ là gì? Có các loại tài liệu lưu hành nội bộ nào?
5. Gửi thông báo quan trọng
Khi có thông báo hoặc thông tin khẩn cấp cần gửi đến một nhóm hoặc cá nhân cụ thể như hợp đồng, giấy tờ pháp lý hoặc báo cáo,… ATTN nhấn mạnh tầm quan trọng của thông điệp và đảm bảo người nhận chú ý. Ví dụ: “ATTN: Ban Giám Đốc” để ban giám đốc nhận được thông báo quan trọng.
Bí quyết sử dụng ATTN trong Email hiệu quả
Xác định mục tiêu rõ ràng: Trước khi sử dụng ATTN, hãy chắc chắn rằng bạn biết rõ mục tiêu của Email và người nhận mà bạn muốn nhấn mạnh nội dung Email. Nhờ đó, ATTN được gửi cho đúng người, đúng mục đích.
Sử dụng ATTN khi Email quan trọng: Chỉ nên sử dụng ATTN khi Email của bạn chứa nội dung quan trọng hoặc khẩn cấp mà bạn muốn người nhận chú ý và phản hồi ngay lập tức. Tránh lạm dụng để tránh làm mất hiệu quả.
Đặt ATTN ở vị trí dễ thấy: ATTN nên nằm ở dòng đầu tiên trong phần nội dung Email hoặc tiêu đề Email, giúp người nhận biết rằng Email này đặc biệt gửi đến họ. Tiêu đề Email cần viết rõ ràng, ngắn gọn, nêu bật những thông tin quan trọng để người nhận dễ dàng nắm bắt. Ví dụ: “ATTN: Anh Nguyễn Văn A – Khẩn cấp: Hạn chót của dự án”.
Không bỏ trống phần chủ đề: Phần chủ đề Email bị bỏ trống sẽ khiến Email dễ bị rơi vào mục spam.
Tiêu đề ngắn gọn, súc tích: Đặt tiêu đề Email ngắn gọn, súc tích với độ dài từ 20 – 25 ký tự, không vượt quá 60 ký tự.
Kết hợp ATTN với tên và chức vụ: Khi sử dụng ATTN, hãy kết hợp với tên và chức vụ của người nhận để làm rõ ai là người cần chú ý đến Email. Ví dụ: “ATTN: Anh Nguyễn Văn A, Quản lý dự án X”
Nhấn mạnh khi gửi thông báo chung: Khi gửi thông báo chung đến nhiều người nhưng muốn nhấn mạnh sự chú ý của một cá nhân hoặc bộ phận cụ thể. Ví dụ: “ATTN: Anh Nguyễn Văn A – Cập nhật chính sách”
Cung cấp thông tin rõ ràng và chính xác: Hãy đảm bảo rằng thông tin sau ATTN chính xác và đầy đủ. Ví dụ: “ATTN: Anh Nguyễn Văn A, Trưởng phòng Marketing, Công ty XYZ”
Tránh lạm dụng ATTN: Hãy sử dụng ATTN hợp lý, tránh lạm dụng trong các Email không quan trọng hoặc không cần thiết.
Tránh thiếu lịch sự và chuyên nghiệp: Dù sử dụng ATTN, Email vẫn cần giữ được sự lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh viết tắt quá nhiều hoặc sử dụng ngôn ngữ thiếu tôn trọng. Bạn không thể viết thế này, “ATTN: Linh, cần hoàn thành gấp!”.
Kết luận
Việc hiểu rõ ATTN là gì sẽ giúp bạn gửi và nhận Email chuyên nghiệp hơn. Hy vọng sau khi đọc bài viết này của Vieclam24h.vn, bạn đã hiểu rõ hơn về ý nghĩa và cách sử dụng ATTN trong Email. Đừng quên áp dụng vào công việc cũng như học tập trong quá trình giao tiếp qua Email để đạt được hiệu quả cao nhất nhé! Chúc bạn thành công.
Đồng thời, để tăng cường khả năng thành công, ứng viên cần chú trọng đến việc xây dựng một CV chất lượng, hấp dẫn nhà tuyển dụng. Đừng quên rằng Vieclam24h.vn cũng cung cấp công cụ tạo CV online với nhiều mẫu template đa dạng, giúp ứng viên dễ dàng tạo ra CV chuyên nghiệp và nhanh chóng, giúp họ kết nối hiệu quả với doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Xem thêm: Các cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp mà bạn không thể bỏ lỡ
