Dưới đây là một vài sai lầm phổ biến khi viết email mà chúng ta nên tránh.
1. Thái độ thiếu nghiêm túc
Một email chuyên nghiệp nên được thể hiện với ngôn ngữ và văn phong lịch sự, phù hợp. Đó không phải là nơi dành cho ngôn ngữ nói, từ lóng hay những biểu tượng cảm xúc. Trong các công việc mang tính chất tương tác đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước ra khỏi email trừ khi bạn biết rõ người nhận. Điều này cũng thể hiện thái độ tôn trọng của bạn với người nhận.
2. Các yêu cầu dài dòng không đúng trọng tâm
Tùy trường hợp cụ thể mà một email có thể bao gồm nhiều thông tin, yêu cầu. Tuy nhiên, bạn phải nêu bật nội dung trọng tâm của email. Nếu không thì người nhận sẽ khó nắm bắt được nội dung chính mà bạn muốn nói đến trong email. Vì vậy, bạn nên tránh phần giải thích email dài dòng hoặc không đúng trọng tâm. Bạn không muốn kết quả nhận được không đúng với yêu cầu đã đề ra phải không nào?
3. Những bất đồng, tranh cãi
Nếu bạn đang gặp những bất đồng với đồng nghiệp hoặc nhìn thấy tiềm năng của điều đó, bạn không nên thảo luận điều đó qua email. Mọi khúc mắc, rắc rối nên được giải quyết bằng cuộc trò chuyện trực tiếp. Nó sẽ dễ dàng hơn việc lao vào bàn phím với sự tức giận và nói ra điều bạn không bao giờ muốn nói với người khác vào lúc bốc đồng. Điều này chỉ làm cho vấn đề càng trở nên tồi tệ hơn mà thôi. Bạn cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” khiến bản thân phải hối hận về sau.
4. Thảo luận những vấn đề nhạy cảm
Giám đốc CIA David Petraeus đã nói: “Mọi thư điện tử đều để lại một dấu vết, manh mối”. Vì vậy, bạn không nên gửi email về những vấn đề bí mật hoặc nhạy cảm, những gì có thể làm tổn hại đến người khác như kế hoạch, dự án mới của công ty, nói xấu sếp và đồng nghiệp… Bởi email của bạn có thể chuyển trực tiếp đến người được đề cập trong email. Điều này chỉ khiến hình ảnh của bạn xấu đi trong mắt sếp và đồng nghiệp mà thôi.
5. Đơn từ chức qua email
Chắc chắn trước khi xin nghỉ việc bạn cần thông báo đến sếp và đồng nghiệp. Nhưng việc chỉ gửi một vài dòng ngắn gọn qua email sẽ không thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Hãy đề nghị một cuộc nói chuyện trực tiếp với sếp của bạn để thảo luận về vấn đề này. Như vậy, bạn sẽ để lại ấn tượng tốt cho những người ở lại.
6. Lỗi chính tả
Lỗi chính tả là một trong những điều bạn nên tuân thủ để viết một email chuyên nghiệp. Bởi vì, qua đó người nhận có thể đánh giá không tốt về bạn và điều này có thể gây mất thiện cảm với đối tác và cũng ảnh hưởng đến công việc hiện tại và sự nghiệp về lâu dài. Vì vậy, hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi gửi để chắc chắn những điều bạn viết không có sai sót.
7. Gửi cùng 1 email cho các đối tượng khác nhau
Bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần xác định từng đối tượng để định hướng phong cách viết và sử dụng từ ngữ cho phù hợp. Nếu người nhận là khách hàng, đối tác mới, văn phong nên thể hiện sự trang trọng, chú ý đến cách trình bày và lối hành văn sao cho phù hợp. Còn với đồng nghiệp thì bạn có thể sử dụng những từ ngữ thân thiện hơn nhưng vẫn đảm bảo lịch sự. Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày linh hoạt cho thích hợp.
8. Thông điệp, nội dung không rõ ràng
Một yêu cầu cần tránh khi viết email chuyên nghiệp đó là nội dung không rõ ràng. Email thực chất là sự kết nối, liên lạc, vậy nên nếu bạn không làm rõ nội dung mà mình muốn truyền tải thì vô tình đã làm mất đi tác dụng của email. Nếu bạn cảm thấy thông điệp của bạn không rõ ràng, thì hãy sửa chữa nó trước khi gửi. Ngoài ra, khi bắt đầu soạn một email, nên suy nghĩ kỹ về điều bạn muốn trình bày, yêu cầu và thông tin bạn muốn truyền đạt. Như vậy, bạn mới không bị sa lầy vào những điều không cần thiết khi viết email.
9. Gửi quá nhiều file đính kèm
Trong mọi trường hợp, bạn nên giữ thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn với file đính kèm không có quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Người nhận sẽ không có thời gian để xem đầy đủ các file này. Bạn nên nêu nội dung chính kèm theo 2-3 hình ảnh, file minh hoạ cần thiết. Như vậy sẽ giúp email của bạn dễ dàng đạt được mục tiêu đã đề ra hơn.
Bạn thấy đấy, để viết được một email chuyên nghiệp, làm nổi bật bản thân không hề khó. Miễn là bạn chú ý hơn trong cách trình bày, văn phong và tránh một số sai lầm như trên. Có như vậy, bạn mới xây dựng được một hình ảnh lịch sự, chuyên nghiệp trong mắt mọi người xung quanh. Chúc bạn thành công trong sự nghiệp của mình.
