Assistant là vị trí mà gần như mọi ngành nghề đều cần đến. Vậy assistant là gì, làm thế nào để trở thành assistant? Hãy cùng Việc làm 24h tìm hiểu ở bài viết dưới đây. Vậy assistant là gì, làm thế nào để trở thành assistant? Hãy cùng Việc Làm 24h tìm hiểu ở bài viết dưới đây.
Assistant là gì? Nhiệm vụ chính và những điều cần thiết để trở thành assistant
Về nguồn gốc của assistant là gì, đây là một từ trong tiếng Anh, có nghĩa là trợ lý. Trong công việc Assistant là vị trí phổ biến và quen thuộc ở nhiều ngành nghề. Assistant thường sẽ xuất hiện trên các bảng tin việc làm dưới những vị trí như Assistant Manager, Assistant HR Manager, Assistant Brand Manager…
Tùy vào từng ngành nghề hay hoạt động của doanh nghiệp mà vị trí Assistant sẽ đảm nhận những công việc cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung nhiệm vụ chính của người trợ lý là hỗ trợ cấp trên điều hành, quản lý nhân viên và phân bổ công việc một cách hiệu quả, trơn tru. Dễ dàng nhận thấy Assistant là một vị trí quan trọng, được xem như cánh tay đắc lực cho những nhà lãnh đạo. Chính vì yếu tố này mà để trở thành Assistant xuất sắc, bạn cần phải sở hữu những điều kiện cần và đủ.
Điều kiện cần:
- Nền tảng kiến thức vững chắc.
- Kinh nghiệm trong ngành.
- Kỹ năng quản lý, lãnh đạo.
- Kỹ năng giao tiếp, biết lắng nghe và xử lý vấn đề.
- Kỹ năng tin học.
Điều kiện đủ:
- Khả năng thích ứng, linh hoạt.
- Chịu được áp lực.
- Có ngoại ngữ.
- Có đam mê, tinh thần cống hiến và trách nhiệm cao.
Sau khi đã hiểu về assistant là gì, cùng phân tích những lợi ích và thách thức khi trở thành assistant.
4 lợi ích tuyệt vời khi trở thành một assistant
- Tiếp xúc với nhiều công việc trong các lĩnh khác nhau như kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… sẽ giúp bạn có nhiều trải nghiệm và kiến thức, tích lũy kinh nghiệm, phát triển bản thân hơn.
- Có mối quan hệ rộng. Vì tính chất công việc cần đối nội đối ngoại nên assistant nắm giữ rất nhiều mối liên hệ. Đây là một trong những ưu điểm khi đảm nhận vị trí này. Có nhiều mối quan hệ sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội hơn trong công việc cũng như xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng hơn.
- Cơ hội thăng tiến rộng mở. Khi làm việc ở vị trí assistant, bạn sẽ có được học hỏi từ cấp trên nhiều kiến thức về quản lý, chiến lược phát triển hay kỹ năng làm việc, tư duy lãnh đạo… Do đó sẽ tạo một nền tảng vững chắc cho bạn trên lộ trình thăng tiến. Trên thực tế, đã có nhiều quản lý có xuất phát điểm từ assistant.
3 thách thức assistant phải đối mặt
Bất kỳ vị trí nào cũng đều có khó khăn. Vậy thách thức của assistant là gì?
- Áp lực làm việc trực tiếp với sếp. Là một assistant thì thường xuyên tương tác với cấp trên là lẽ hiển nhiên. Đây vừa là cơ hội, nhưng cũng đầy thách thức vì sẽ khiến bạn căng thẳng, đặc biệt là ở giai đoạn đầu hay khi công việc đang bất ổn. Đồng thời, kỳ vọng của sếp dành cho bạn cũng là một áp lực vô hình mà bạn phải đối mặt.
- Sự xa cách, dè chừng của đồng nghiệp. Với tư cách là một assistant, bạn sẽ được xem là “người của sếp”. Do đó, sẽ trải qua cảm giác dè chừng từ đồng nghiệp. Họ sẽ dò xét bạn có kể xấu về họ với sếp không. Bạn có thể tin tưởng được không, có là “đồng nghiệp” đứng về phe họ không…
- Nhận thức đúng về thẩm quyền. Một trong những nhiệm vụ của assistant đó là truyền tải thông tin, quyết định của sếp đến các nhân viên khác. Nhiều lúc còn xử lý các vấn đề từ cấp dưới nằm trong quyền hạn. Do đó sẽ không tránh khỏi việc các nhân viên khác sẽ tìm đến assistant để hỏi thông tin hay yêu cầu quyết định công việc. Do đó bạn cần ý thức được vị trí và quyền hạn của mình để tránh trường hợp bị cho là vượt quyền.
5 công việc assistant phổ biến hiện nay
Marketing Assistant
Assistant là gì trong Marketing? Tùy vào quy mô doanh nghiệp và cơ cấu phòng ban mà assistant trong ngành marketing sẽ được phân bổ sao cho phù hợp. Có thể kể đến một số vị trí như Assistant Brand Manager, Digital Marketing Assistant…
Nhiệm vụ chính của Marketing Assistant:
- Quản lý ngân sách cho các hoạt động sao cho phù hợp với từng giai đoạn và mục tiêu.
- Đề xuất các chiến lược tiếp thị. Để thực hiện nhiệm vụ này, Marketing Assistant cần phải phân tích thị trường, tìm hiểu insight khách hàng, thông tin sản phẩm…
- Hỗ trợ thực thi các chiến dịch. Ở mỗi chiến dịch đều cần có sự kết hợp giữa nhiều team/phòng ban khác nhau, hay thậm chí là làm việc với các đối tác, agency. Do đó để đảm bảo hiệu quả tốt nhất, Marketing Assistant phải giữ tâm thế hỗ trợ các bên liên quan và quản lý sát sao các hoạt động của chiến dịch.
- Điều phối công việc trong team/phòng ban nhằm đảm bảo sự vận hành nhịp nhàng và hoàn thành tốt công việc được giao.
- Báo cáo hiệu quả công việc. Thông thường khi thực hiện công việc này, assistant sẽ tổng hợp báo cáo từ các team/phòng ban khác nhau và tạo thành một báo cáo hoàn chỉnh.
Những yêu cầu công việc của Assistant Marketing:
- Kỹ năng tin học văn phòng.
- Kỹ năng giao tiếp.
- Kỹ năng làm việc nhóm.
- Kỹ năng phân tích, quản lý.
- Khả năng sáng tạo.
- Có kiến thức chuyên ngành.
HR Assistant – Trợ lý nhân sự
HR Assistant là vị trí phổ biến ở các doanh nghiệp quy mô lớn, có phòng nhân sự riêng.
Nhiệm vụ chính của HR Assistant:
- Quản lý thông tin nhân viên, bao gồm việc tổng hợp, lưu trữ và sắp xếp dữ liệu.
- Hỗ trợ công tác tuyển dụng như: đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn,…
- Hỗ trợ quy trình tiếp nhận nhân sự mới như: sắp xếp nơi làm việc, vật dụng cần thiết, tiếp đón nhân viên, phổ biến các quy định công ty…
- Hỗ trợ quản lý tiền lương và quyền lợi, bao gồm phê duyệt bảng lương, quản lý chấm công, giải quyết các thắc mắc của nhân viên về tiền lương…
- Ngoài ra còn một số công việc khác như thực hiện công tác hậu cần cho những cuộc họp, sự kiện, hội thảo… Xây dựng kế hoạch du lịch hàng năm, tổ chức sinh nhật, tiệc nội bộ, các sự kiện lễ Tết… của công ty.
Những yêu cầu công việc của HR Assistant:
- Kiến thức chuyên môn.
- Kỹ năng quản lý.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề.
- Khả năng lắng nghe và thấu hiểu.
Sales Assistant – Trợ lý kinh doanh
Bộ phận kinh doanh là một trong những bộ phận chủ chốt của một doanh nghiệp. Vậy trong kinh doanh, assistant là gì và sẽ làm gì? Đó chính là vị trí trợ lý kinh doanh và đảm nhận các nhiệm vụ chính như:
- Tư vấn, phục vụ khách hàng bằng cách tìm hiểu nhu cầu, đề xuất các sản phẩm phù hợp.
- Chăm sóc khách hàng để thiết lập mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng.
- Xử lý các khiếu nại, vấn đề của khách hàng.
- Thực hiện và quản lý quy trình thanh toán, bao gồm: ký kết hợp đồng, hoàn thiện các giấy tờ, chứng từ thanh toán…
- Báo cáo kết quả, doanh số hàng tháng/quý.
Những yêu cầu công việc của Sales Assistant:
- Kỹ năng giao tiếp.
- Kỹ năng phân tích.
- Kỹ năng ra quyết định.
- Kiên trì, chịu được áp lực cao.
Assistant Restaurant Manager
Assistant Restaurant Manager hay còn gọi là trợ lý quản lý nhà hàng là công việc được nhiều bạn trẻ lựa chọn.
Nhiệm vụ chính của Assistant Restaurant Manager:
- Quản lý nhân viên như: tuyển dụng, lên lịch làm việc, tổ chức training…
- Quản lý hàng hóa, tài sản.
- Giải quyết sự cố và khiếu nại của khách hàng trong thẩm quyền.
- Quản lý bàn, bao gồm: theo dõi số lượng khách, kiểm tra việc chuẩn bị thực đơn, ghi lại bàn và set up bàn.
- Hỗ trợ điều phối công việc trong nhà hàng.
- Báo cáo công việc cho quản lý.
Những yêu cầu công việc của Assistant Restaurant Manager:
- Giao tiếp tiếng Anh.
- Có ngoại hình, tự tin, năng động.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề.
- Kỹ năng thuyết phục.
Assistant Teacher – Trợ giảng
Đây là công việc dành cho các bạn giỏi ngoại ngữ, có đam mê về giáo dục, hay mong muốn tìm kiếm việc làm thêm linh động thời gian.
Nhiệm vụ chính của Assistant Teacher:
- Làm việc trực tiếp với giáo viên/giảng viên về thời gian, số lượng học sinh, tiến độ bài giảng…
- Hỗ trợ giáo viên/giảng viên soạn bài.
- Chuẩn bị tài liệu, thiết bị hỗ trợ công tác giảng dạy.
- Hỗ trợ quản lý lớp học.
- Hỗ trợ giải đáp các vấn đề của học sinh/sinh viên.
Những yêu cầu công việc ở vị trí Assistant Teacher:
- Kiến thức chuyên môn.
- Kỹ năng giao tiếp.
- Kỹ năng quan sát và đánh giá.
- Kỹ năng tổ chức.
Chúng ta đã cùng tìm hiểu qua những thông tin assistant là gì và các công việc assistant phổ biến. Nếu bạn đang theo đuổi vị trí này, hãy đến ngay với Việc Làm 24h, nơi có đa dạng các ngành nghề để bạn ứng tuyển. Chúc các bạn thành công trên con đường trở thành assistant tài ba.
